Das Rechnungswesen und die Nachverfolgung überfälliger Rechnungen gehören zu den größten Belastungen für Unternehmen. Aus diesem Grund entscheiden sich viele für automatische Kreditkartenzahlungen. Bei automatischen Kreditkartenzahlungen werden die Kundenkarten nach einem festgelegten Zeitplan belastet. Dadurch entfällt das manuelle Versenden von Erinnerungen. Sie wirken sich auf den Cashflow aus und reduzieren die Wahrscheinlichkeit von verspäteten Zahlungen. Die Verbreitungsrate von Kreditkarten in den USA wird im Jahr 2024 auf etwa 67 % geschätzt. Diese Art der Abrechnung ist also für viele zugänglich.

Im Folgenden erörtern wir, was Sie über automatische Kreditkartenzahlungen wissen müssen: wie sie funktionieren, welche Vor- und Nachteile sie haben und wie Stripe Unternehmen die wiederkehrende Abrechnung erleichtert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die automatische Kreditkartenzahlung?
  
• Wie funktionieren automatische Zahlungen für Unternehmen?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile von automatischen Kreditkartenzahlungen?
  
• In welchen Branchen werden automatische Kreditkartenzahlungen verwendet?
  
• Wie können Unternehmen für die Sicherheit ihrer automatischen Zahlungen sorgen?
  
• Wie kann Stripe Unternehmen bei der Verwaltung der wiederkehrenden Abrechnung unterstützen?
  

Was ist die automatische Kreditkartenzahlung?

Bei der automatischen Kreditkartenzahlung handelt es sich um eine Abrechnungsvereinbarung, bei der ein Unternehmen die gespeicherten Kartendaten eines Kunden in regelmäßigen Intervallen belastet – wöchentlich, monatlich, jährlich oder in einem anderen Intervall, dem beide Parteien zugestimmt haben. Wenn der Kunde die Zustimmung erteilt und die Kartendaten mitgeteilt hat, werden die Zahlungen am Abrechnungsdatum durchgeführt.

Dadurch entfallen wiederholte Dateneingaben und Probleme oder Zweifel bezüglich der Zahlung. Für viele Unternehmen ist dies eine attraktive Option im Vergleich zu manuellen Methoden wie Schecks und einmaligen Rechnungen mit Zahlungslinks. Kunden schätzen auch den Komfort automatischer Kreditkartenzahlungen, die ihre Rechnungseinrichtung erheblich vereinfachen können.

Wie funktionieren automatische Zahlungen für Unternehmen?

Automatische Zahlungen werden von einem System oder einer Reihe von Tools unterstützt, die die Abrechnungsintervalle, Zahlungsautorisierungen und Aufzeichnungen verwalten. Eine effektive Strategie für automatische Zahlungen umfasst in der Regel die folgenden Schritte:

• Kundenvereinbarung: Der Nutzer muss wiederkehrenden Zahlungen zustimmen. Während des Anmeldevorgangs teilt er seine Kreditkartendaten mit und stimmt den Abrechnungsintervallen zu. Dadurch ist das Unternehmen berechtigt, die Karte in regelmäßigen Abständen zu belasten, bis der Kunde sein Abonnement kündigt. Es liegt jedoch in der Verantwortung des Unternehmens, die Zahlungen transparent zu machen.

• Gespeicherte Zahlungsdaten: Die Kundenkreditkartendaten müssen in einer sicheren digitalen Umgebung gespeichert werden, die strenge Sicherheitsanforderungen erfüllt, um die Wahrscheinlichkeit von Datenlecks oder anderen Problemen zu verringern. Viele Unternehmen verwenden Drittanbieterlösungen, um Kartendaten nicht selbst speichern zu müssen.

• Periodischer Abrechnungszyklus: Wenn die Zahlungsdaten vorliegen, beginnt der Abrechnungszyklus. Eine Software oder eine Online-Plattform fordert die Zahlung am angegebenen Datum an. Es werden automatisch mehrere Zahlungsversuche ausgelöst und der Service wird bei erfolgreicher Zahlung fortgesetzt.

• Fehlgeschlagene Transaktionen: Wenn eine Zahlung fehlschlägt, sollte das System sowohl das Unternehmen als auch den Kunden benachrichtigen. Das System sendet möglicherweise eine E-Mail, in der Kunden aufgefordert werden, ihre Kartendetails zu aktualisieren oder eine alternative Zahlungsmethode zu versuchen.

• Belege und Bestätigung: Wenn eine Zahlung erfolgreich war, sollte die Plattform eine Bestätigung an den Kunden senden, in der Regel per E-Mail oder Dashboard-Benachrichtigung.

• Reporting und Abgleich: Ein Reporting-System sollte Aufschluss darüber geben, welche Kunden eine ausgeglichene Bilanz haben, welche Kunden offene Forderungen haben und welche Zahlungen zurückerstattet wurden. Diese Erkenntnisse können einem Unternehmen helfen, den Umsatz zu prognostizieren und Bereiche zu identifizieren, die Aufmerksamkeit erfordern.

Was sind die Vor- und Nachteile automatischer Kreditkartenzahlungen?

Wie jedes Zahlungsmodell hat auch die automatische Kreditkartenabrechnung Vor- und Nachteile. Hier sind einige davon:

Vorteile

Planbare Einnahmen

Viele Unternehmen arbeiten mit Abonnement-Modellen oder Mitgliedsbeiträgen und haben dadurch einen eine stetige Einnahmequelle. Anstatt jede Rechnung einzeln zu bearbeiten und darauf zu warten, dass sie irgendwann eingehen, erhalten Unternehmen Zahlungen zu einem festgelegten Zeitpunkt. Diese Planbarkeit kann besonders hilfreich für die Planung von Budgets und Erweiterungen sein.

Zeit- und Arbeitsersparnis

Mit automatischen Kartenzahlungen sparen Sie Zeit für manuelle Rechnungen und Folgenachrichten. Ihre Mitarbeiter können sich auf wichtige Tätigkeiten konzentrieren, wie z. B. die Verbesserung des Produkts und die Entwicklung neuer Funktionen, anstatt säumigen Kunden hinterherzulaufen.

Besseres Kundenerlebnis

Kunden schätzen die Bequemlichkeit, nicht an Zahlungen denken zu müssen, was ihre Loyalität zu Ihren Unternehmen stärken kann. Dieser Komfort kann auch die Abwanderung verringern, da Kunden ihre Zahlungsdaten nicht erneut eingeben müssen.

Weniger Zahlungsverzug

Automatische Zahlungen helfen, Verzögerungen zu vermeiden. Die Kunden erhalten umgehend Rechnungen, sodass Verzugsgebühren und stressige Erinnerungen seltener sind. Dies trägt dazu bei, bessere Beziehungen zwischen Käufern und Verkäufern zu schaffen.

Nachteile

Kundenzweifel

Manchen Menschen ist es unangenehm, wiederkehrenden Zahlungen zuzustimmen. Sie machen sich Sorgen über versteckte Gebühren, versehentliche Einzüge oder dass sie vergessen, nach der kostenlosen Testphase zu kündigen. Unternehmen sollten in leicht zugänglichen Stornorichtlinien ihre Bedingungen klar und deutlich machen.

Potenzial für Anfechtung

Automatische Abbuchungen, die monatelang unbemerkt bleiben, können Kunden verärgern. Wenn ein Kunde vergisst, ein Abonnement zu kündigen, oder die Verlängerungsbedingungen übersieht, kann dies zu Rückbuchungen führen, die den Finanzen und dem Ruf eines Unternehmens schaden können, wenn sie zu häufig auftreten.

Abgelehnte Karten

Wenn eine Kundenkarte abläuft oder gesperrt wird, wird die automatische Zahlung ausgesetzt, bis der Nutzer seine Details aktualisiert. Dies kann zu Serviceunterbrechungen oder Umsatzeinbußen führen. Eine gründliche Kommunikationsstrategie ist wichtig, um Rechnungsinformationen auf dem neuesten Stand zu halten.

Zusätzliche Sicherheitsrisiken

Die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen umfasst das Speichern sensibler Daten oder die Arbeit mit einem Tresor eines Drittanbieters. Beide Optionen bergen ein gewisses Risiko der Offenlegung von Daten. Die Wahl einer Plattform, die sich auf ein sicheres Datenmanagement konzentriert, ist wichtig, um beruhigt zu sein.

In welchen Branchen werden automatische Kreditkartenzahlungen verwendet?

Der Anteil von wiederkehrenden Abrechnungen steigt in einer Vielzahl von Branchen. Darunter:

Software-as-a-Service (SaaS)

Monats- oder Jahresabonnements sind seit Jahren ein Markenzeichen von Tech-Produkten. Ganz gleich, ob es sich um eine Projektmanagement-Plattform, ein Design-Tool oder eine Marketing-Suite handelt, SaaS-Plattformen verlassen sich oft auf automatische Kreditkartenabrechnungen, um ihren Nutzern fortlaufenden, uneingeschränkten Zugriff zu gewähren.

Abo-Boxen und Mitgliederclubs

Unternehmen, die Kochboxen, Bastelboxen und ausgewählte Snack-Abos verkaufen, arbeiten mit regelmäßigen Lieferungen, was automatische wiederkehrende Zahlungen zu einer natürlichen Ergänzung macht. Das Gleiche gilt für Fitnessstudios, private Vereine und Organisationen, die auf Mitgliedschaft basieren.

Medien- und Nachrichtenstreaming

Film- und Musik-Streaming-Dienste basieren auf monatlichen oder jährlichen Mitgliedschaften. Zeitungen und Zeitschriften haben das gleiche Konzept mit digitalen Abonnements übernommen, damit die Leser nicht daran denken müssen, jeden Monat die Rechnung zu bezahlen.

Energie- und Telekommunikationsanbieter

Strom-, Internet-, Mobilfunk- und ähnliche Anbieter bieten häufig die Möglichkeit, die Kreditkartendaten für die automatische Abrechnung zu speichern. Dies verringert das Risiko von fehlgeschlagenen Zahlungen und verbessert den Zahlungsprozess für Kunden und Unternehmen.

Online-Lernplattformen

E-Learning-Dienste, die monatliche oder jährliche Gebühren erheben, verwenden wiederkehrende Zahlungen, um das Abonnement aufrechtzuerhalten.

Wie können Unternehmen dafür sorgen, dass ihre automatischen Zahlungen sicher sind?

Kunden, die ihre Kreditkarten online nutzen, erwarten, dass ihre Finanzdaten privat bleiben und dass das Unternehmen die Buchungen korrekt verarbeitet. Obwohl kein System völlig immun gegen Hacking-Versuche oder menschliche Fehler ist, gibt es Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten.

Einhaltung der PCI DSS-Anforderungen

Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) regelt die Art und Weise, wie Unternehmen Kartendaten speichern, übertragen und verarbeiten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist obligatorisch. Das bedeutet, dass Unternehmen validierte Zahlungsplattformen verwenden, Daten verschlüsseln und die Sicherheitsprotokolle regelmäßig überprüfen müssen.

Vertrauenswürdige Zahlungsdienstleister

Eine Möglichkeit, die Sicherheit zu verbessern, besteht darin, mit einer Zahlungsplattform zusammenzuarbeiten, die der Datensicherheit Priorität einräumt. Dies entlastet Unternehmen von der Last des Aufbaus und der Wartung eigener erstklassiger Sicherheitsmaßnahmen, die teuer und zeitaufwändig sein können. Ein starker Anbieter unterstützt Sie auch bei der Tokenisierung und der Einhaltung von Datensicherheitsvorschriften.

Ordnungsgemäße Authentifizierung verwenden

Wenn Sie Ihre Kunden dazu verpflichten, sichere Passwörter zu verwenden oder die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zu aktivieren, kann dies die Wahrscheinlichkeit eines unbefugten Zugriffs deutlich reduzieren. Wenn jemand Zugriff auf eine Kontoanmeldung erhält, kann diese Person die gespeicherten Zahlungsdaten sehen. Daher ist es wichtig, einen zusätzlichen Verifizierungsschritt hinzuzufügen.

Kaufbenachrichtigungen senden

Wenn Sie Ihre Kunden vor jeder geplanten Transaktion informieren, können sie nicht autorisierte oder falsche Abbuchungen leichter erkennen. Kunden fühlen sich auch sicherer, wenn sie eine kurze E-Mail oder Push-Benachrichtigung erhalten, die bestätigt, dass ihre Karte belastet wurde.

Klare Storno- und Rückerstattungsrichtlinien formulieren

Versehen können passieren, ebenso wie Meinungsverschiedenheiten. Wenn Sie genau erklären, wie Ihre Kunden kündigen und/oder ihr Geld zurückerhalten können, können Sie langwierige Zahlungsanfechtungen vermeiden. Wenn Sie Prozess schnell und schmerzlos gestalten, hinterlassen Sie einen positiven Eindruck bei den Kunden, auch wenn sie letztendlich doch kündigen.

Regelmäßige Sicherheitsaudits

Mit dem Unternehmenswachstum steigen auch die Anforderungen an die Zahlungssysteme. Routinemäßige Schwachstellentests und Patches können vor Bedrohungen schützen. Wenn Sie etwas Verdächtiges bemerken, reagieren Sie schnell, um den Schaden zu begrenzen.

Wie kann Stripe Unternehmen bei der Verwaltung der wiederkehrenden Abrechnung unterstützen?

So vereinfacht Stripe die wiederkehrende Rechnungsstellung und bietet Flexibilität auch bei hohem Abrechnungsvolumen:

Flexible Abo-Modelle

Unternehmen strukturieren ihre Zahlungen auf unterschiedliche Weise, von der Berechnung monatlicher Pauschalgebühren über nutzungsbasierte Pläne bis hin zur Möglichkeit der anteilmäßigen Verrechnung, wenn ein Kunde sein Abo etwa mitten im Abrechnungszyklus hochstuft. Stripe Billing unterstützt verschiedene Preisstrategien, u. a.:

• Abonnements mit Pauschalgebühren

• Nutzer- oder lizenzbasierte Gebühren

• Gestaffelte Preisgestaltung nach Nutzung

• Rabatte und Testzeiträume

Integrierte Zahlungsseiten

Für Unternehmen, die sofort loslegen möchten, bietet Stripe Checkout gehostete Zahlungsseiten, die für Abonnements und wiederkehrende Zahlungen optimiert sind. Sie sind schnell, einfach zu bedienen und passen sich automatisch an verschiedene Geräte an. Über das Kundenportal von Stripe können Nutzer ihre Abonnements direkt verwalten, einschließlich der Aktualisierung von Zahlungsmethoden und der Kündigung ihrer Pläne.

Automatische Kartenaktualisierungen

Fehlgeschlagene Zahlungen werden immer wieder einmal vorkommen, aber sie müssen Ihren Cashflow nicht beeinträchtigen. Stripe kann den Schaden durch abgelaufene Karten verringern, indem wir in Zusammenarbeit mit den großen Kartenanbietern die Kartendaten von Kunden über einen Kartenaktualisierer (CAU) automatisch aktualisieren. Dies geschieht im Hintergrund, ohne umständliche E-Mail-Anfragen nach aktualisierten Zahlungsinformationen. Durch die Minimierung von Unterbrechungen können Unternehmen die Abwanderung verringern und weniger Zeit für die Zahlungsverfolgung aufwenden.

Funktionen zur Umsatzsicherung

Stripe ist auch für Sie da, wenn Zahlungen einmal fehlschlagen. Smart Retries wiederholt den Zahlungsvorgang automatisch in fein abgestimmten Intervallen, um die Erfolgswahrscheinlichkeit zu erhöhen. Das Dunning, also die Benachrichtigung von Kunden über fehlgeschlagene oder überfällige Zahlungen, ist in die Plattform von Stripe integriert. Sie müssen also keine separaten Workflows erstellen, um diese Interaktionen zu verwalten.

Erweiterte anteilmäßige Verrechnung

Bei vielen Abonnementmodellen kann es vorkommen, dass Kunden mitten im Abrechnungszyklus auf eine andere Abonnementstufe wechseln. Die Abrechnungslogik von Stripe kann Teilzahlungen und Rückerstattungen automatisch handhaben.

Umfassende Analysen und Einblicke

Stripe bietet Unternehmen Echtzeit-Einblicke in ihre Abonnement-Performance. Das Stripe Dashboard zeigt Metriken wie monatlich wiederkehrende Einkünfte (MRR), den Customer Lifetime Value (LTV) und die Abwanderungsquote an und liefert Ihnen so den Einblick, wo Sie erfolgreich sind und wo Sie sich verbessern können. Diese Analysen helfen dabei, Trends zu erkennen, potenzielle Probleme zu kennzeichnen und umfassendere Entscheidungen über Preisgestaltung oder Taktiken zur Kundenbindung zu treffen.

Entwicklerorientiertes Design

Stripe ist eine entwicklerfreundliche Plattform mit gut dokumentierten APIs, die sich leicht in benutzerdefinierte Workflows integrieren lassen. Für Unternehmen, die mehr Kontrolle wünschen, bietet Stripe Webhooks und benutzerdefinierte Logikfunktionen, damit jeder Aspekt des Abrechnungsprozesses in ihre Systeme passt. Ganz gleich, ob Sie ein Start-up ausbauen oder ein bereits global agierendes Unternehmen führen – Sie können eine Lösung entwickeln, die genau Ihren Anforderungen entspricht.

Internationaler und lokaler Support

Stripe bietet wiederkehrende Rechnungsstellung in mehr als 135 Währungen und ist damit eine vertrauenswürdige Wahl für Unternehmen mit internationalen Kunden. Stripe verarbeitet auch lokale Lastschriftverfahren wie SEPA in Europa und BECS in Australien, um es Ihnen einfacher zu machen, die Zahlungspräferenzen Ihrer globalen Kunden zu erfüllen.

Sicherheit und Compliance

Sicherheitsfunktionen wie Tokenisierung ersetzen Kartenrohdaten durch sichere Kennungen, um Ihr Gefährdungsrisiko zu verringern. Stripe ist auch zur Gänze mit PCI DSS konform, was bedeutet, dass Ihr Unternehmen diese Anforderungen nicht alleine erfüllen muss.