Environ 200 000 sociétés de droit civil (GbR) sont enregistrées auprès des autorités financières allemandes. En outre, il existe un grand nombre d’associations privées opérant sous la forme d’entreprises dites du code civil allemand (BGB). L’avantage d’opter pour la création d’une GbR est qu’elle est flexible et pas trop complexe, mais il y a tout de même plusieurs exigences juridiques à respecter. Les questions relatives à la personne qui dirige l’entreprise et à celle qui est autorisée à représenter l’entreprise à l’extérieur revêtent une importance particulière. En effet, ces règles spécifiques déterminent la capacité de l’entreprise à mener ses activités au jour le jour et constituent un filet de sécurité pour les associés, en protégeant leurs droits.

Cet article explique la différence entre gérer et agir pour le compte d’une GbR, et notamment qui dirige l’entreprise et qui peut défendre ses intérêts. Nous vous expliquons également comment transférer la responsabilité de la supervision des opérations à des associés particuliers, et quels sont les avantages de cette approche. Enfin, nous vous présenterons les possibilités qui s’offrent à vous pour transmettre le pouvoir de représentation à des personnes qui ne sont pas des associés.

Contenu de l’article

• Qui peut gérer une GbR?
  
• Comment transférer la gestion à des associés particuliers?
  
• Quels sont les avantages de transférer la gestion à une seule personne?
  
• Quelle est la différence entre la gestion et la représentation d’une GbR?
  
• Qui peut représenter une GbR?
  
• Comment transférer le pouvoir de représentation à des non-associés?
  

Qui peut gérer une GbR?

En principe, tous les partenaires d’une GbR partagent une autorité de gestion commune, ce qui signifie qu’ils décident ensemble des questions touchant à la structure interne de l’organisation afin que chaque membre ait une influence égale sur les affaires importantes.

L’accord de partenariat peut toutefois prévoir d’autres dispositions. Par exemple, il peut transférer le droit de regard uniquement à des partenaires particuliers. Il est également possible de la limiter à plusieurs personnes. Cette approche permet à l’entreprise d’être flexible tout en régulant efficacement les processus de décision.

Comment transférer la gestion à des particuliers partenaires?

L’autorité de gestion détermine qui s’occupe de quoi en interne et définit clairement ses activités. L’accord définit également les activités et les actions qui peuvent être considérées comme des questions internes et les attribue à la direction.

Gestion conjointe

En principe, le droit allemand prévoit un système de gestion conjointe, en vertu duquel divers membres supervisent collectivement les affaires de la GbR. Chaque étape nécessite soit le consentement de tous les gérants - auquel cas on parle de surveillance collective unanime - soit les partenaires peuvent convenir que, dans le cas d’une gestion conjointe majoritaire, une décision à la majorité est suffisante.

Autorité de gestion limitée

Lors d’une constitution d’une GbR en Allemagne, l’accord peut attribuer des responsabilités spécifiques à chaque particulier partenaire. Par exemple, l’autorité de chacun peut être limitée à des tâches ou activités particulières, souvent quantifiées par des limites monétaires : les associés peuvent autoriser des transactions jusqu’à un certain montant, tandis que les transactions plus importantes nécessitent l’approbation collective de tous les membres.

Gestion particulière

Une autre formule est celle de l’autorité de gestion par particulier, qui autorise les associés à agir de manière indépendante sans obtenir l’accord préalable des autres. Toutefois, les autres membres conservent le droit de s’opposer à ces actions, tandis que ceux qui sont entièrement exclus du contrôle n’ont pas ce droit.

Gestion intérimaire

La gestion intérimaire peut s’avérer nécessaire dans les cas où des mesures urgentes doivent être prises pour sauvegarder les actifs de la société ou faire face à une menace imminente pour l’entreprise. Dans ces situations, les associés particuliers pourraient prendre des mesures sans avoir besoin du consentement des autres. L’objectif est ici de prévenir les conséquences graves résultant de l’incapacité de l’organisation à agir en cas d’urgence. Parmi les exemples typiques de gestion intérimaire, citons la réparation immédiate d’une canalisation d’eau qui a éclaté dans les locaux de l’entreprise ou la défense en temps utile contre des réclamations en déposant une déclaration juridique soumis à un délai fixe.

Quels sont les avantages de transférer la gestion à une seule personne?

La gestion conjointe s’avère souvent lourde dans la pratique, car chaque participant doit s’engager dans chaque décision, soit à l’unanimité, soit à la majorité, ce qui peut entraver la capacité de la GbR à fonctionner efficacement au quotidien. Transférer la gestion à un seul particulier présente donc plusieurs avantages :

• _Des processus décisionnels plus rapides : _ une seule personne peut agir immédiatement sans passer des heures ou des jours à obtenir une approbation, ce qui accélère les décisions de routine et améliore la réactivité de la GbR dans les opérations quotidiennes.

• _Éviter les obstacles aux décisions : _ si plusieurs personnes assument une responsabilité égale en matière de supervision, il y a toujours un risque de conflit entre des intérêts ou des points de vue différents. Les délibérations peuvent considérablement ralentir le processus ou, dans le pire des cas, empêcher toute résolution. La gestion individuelle réduit le besoin de consensus et empêche l’entreprise de s’arrêter.

• Des autorisations claires : le fait de confier la gestion à des individus crée des structures définies. Une répartition claire des pouvoirs élimine les chevauchements et les ambiguïtés quant à la personne qui prend les décisions et à celle qui représente l’entreprise à l’extérieur, ce qui simplifie la coordination interne et réduit les conflits entre les membres. Cela permet également d’affirmer une image professionnelle vers l’extérieur en indiquant clairement aux partenaires de l’entreprise à qui ils peuvent s’adresser.

• _Efficacité accrue : _une autre bonne raison d’opter pour une supervision par une seule personne est le potentiel d’augmentation de l’efficacité. La gestion individuelle raccourcit les voies de décision, évite les pertes dues aux frictions et simplifie les flux de travail. Le véritable avantage apparaît lorsqu’une situation exige une action rapide, par exemple en cas de requête de dernière minute d’un client, de négociation d’un contrat ou d’évolution inattendue du marché. Dans ces situations, la concentration des capacités de décision au sein de la GbR permet d’agir rapidement pour tirer parti des opportunités et atténuer les risques à un stade précoce.

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Quelle est la différence entre la gestion et la représentation d’une GbR?

La gestion d’une GbR consiste à mener toutes les étapes nécessaires au fonctionnement quotidien de l’entreprise pour atteindre l’objectif commun. Elle englobe donc toutes les opérations internes. Cela inclut les choix organisationnels concernant l’utilisation des ressources et les mesures relatives au travail en cours. Par exemple, la direction décide généralement des achats, de l’exécution des contrats ou de l’embauche de nouveaux collègues.

La représentation d’une GbR ne concerne pas seulement le fonctionnement interne d’une entreprise, mais aussi son apparence extérieure. Elle régit les personnes autorisées à conclure des contrats, à émettre des déclarations ou à contracter des obligations juridiquement contraignantes au nom de la société.

Des définitions claires sont essentielles; ainsi, la gestion concerne l’organisation des opérations internes de l’entreprise, tandis que la représentation concerne les personnes habilitées à s’engager avec des parties extérieures. Cela signifie qu’une personne chargée en interne de la surveillance n’est pas automatiquement autorisée à la défendre à l’extérieur. De même, un pouvoir de représentation peut être plus ou moins limité qu’un pouvoir de gestion.

Qui peut représenter une GbR?

La représentation externe dans une GbR régit qui est autorisé à effectuer des transactions juridiques contraignantes. Par défaut, chaque membre partage l’autorité conjointe d’agir au nom du partenariat, à moins que l’autorisation n’en dispose autrement, car les droits de représentation découlent de l’autorité de gestion. Cela signifie, d’une manière générale, que chaque associé a le même droit de conclure des contrats externes ou d’émettre des déclarations contraignantes pour la GbR.

Néanmoins, il est souvent utile, dans la pratique, d’établir des règles spécifiques en matière de désignation. Le contrat de partenariat est un moyen de donner à certaines personnes le pouvoir de représentation unique ou de limiter ces droits à plusieurs membres.

Cette marge de manœuvre est particulièrement importante en ce qui concerne les conséquences juridiques qu’entraîne la représentation. Toute personne agissant au nom de la GbR prend un engagement non seulement pour elle-même, mais aussi pour tous les associés. Étant donné que chaque membre porte une responsabilité personnelle et illimitée, l’établissement de règles explicites en matière de représentation est essentiel pour minimiser les risques.

Comment transférer le pouvoir de représentation à des non-associés?

La GbR suit le principe de gestion interne : la responsabilité de la gestion de l’entreprise incombe exclusivement aux membres eux-mêmes. Si des associés particuliers peuvent être exclus de la surveillance par l’accord, révoquer l’autorisation de gestion à tous les membres et la transférer intégralement à un tiers n’est pas autorisé par la loi.

Cela dit, dans la pratique, de nombreuses entreprises font appel à des spécialistes externes pour bénéficier de leur expertise ou réduire la charge de travail des membres. Cet arrangement est formalisé par un contrat, permettant à un tiers d’assumer l’intégralité des tâches de supervision dans le cadre d’un contrat de prestation de services ou d’un contrat de travail. Ces personnes agissent comme des agents désignés, habilités à diriger les opérations et à représenter la GbR à l’extérieur.

Bien que d’un point de vue juridique, la gestion reste dans ce cas aux mains des associés. Ils continuent d’assumer l’entière responsabilité et sont personnellement responsables des décisions prises. Dans une certaine mesure, les représentants engagés agissent à « titre temporaire » et dans le cadre d’une procuration contractuelle.