Omkring 200 000 civilrättsliga partnerskap (GbR) är registrerade hos Tysklands finansinspektion. Dessutom finns det ett stort antal privata föreningar som verkar i form av så kallade BGB-företag (tyska civillagen). Fördelen med att välja en GbR-bildning är att den är flexibel och inte alltför komplicerad, men det finns fortfarande flera lagkrav att förhålla sig till. Särskilt viktiga är frågorna om vem som ska driva företaget och vem som får representera företaget utåt. Det beror på att dessa specifika regler bestämmer företagets förmåga att bedriva verksamhet dagligen och tillhandahålla ett skyddsnät för partner och skydda deras rättigheter.

I denna artikel förklaras skillnaden mellan att förvalta och att agera för ett GbR, inklusive vem som driver verksamheten och vem som kan föra bolagets talan. Vi förklarar också hur du kan överföra ansvaret för att övervaka verksamheten till enskilda delägare, tillsammans med fördelarna med detta tillvägagångssätt. Dessutom visar vi dig vilka alternativ du har för att överföra representationsbefogenheter till icke-partner.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vem kan hantera ett GbR?
  
• Hur kan ledningen överföras till enskilda delägare?
  
• Vilka är fördelarna med att överföra ledningen till en person?
  
• Vad är skillnaden mellan att förvalta och företräda ett GbR?
  
• Vem kan företräda ett GbR?
  
• Hur överför du befogenheten att företräda till icke-partner?
  

Vem kan hantera ett GbR?

I princip delar alla delägare i ett GbR gemensam förvaltningsrätt, vilket innebär att de tillsammans beslutar om frågor som rör organisationens interna struktur för att säkerställa att varje medlem har lika stort inflytande över viktiga frågor.

Partnerskapsavtalet kan emellertid innehålla alternativa bestämmelser. Det kan till exempel överföra tillsynen enbart till enskilda partner. Det är också möjligt att begränsa den till flera personer. Detta tillvägagångssätt gör att verksamheten kan vara flexibel samtidigt som beslutsprocesserna regleras på ett effektivt sätt.

Hur kan förvaltningen överföras till enskilda partner?

Ledningens befogenhet styr vem som hanterar vad internt och definierar tydligt deras aktiviteter. Avtalet definierar också vilka aktiviteter och åtgärder som kvalificerar sig som interna frågor och tilldelar dem till ledningens ansvar.

Gemensam förvaltning

I princip föreskriver tysk lag ett system för gemensam förvaltning, enligt vilket olika medlemmar kollektivt övervakar GbR: s angelägenheter. Varje steg kräver antingen samtycke från alla chefer – i vilket fall vi talar om enhällig kollektiv tillsyn – eller så kan partner komma överens om att, i händelse av majoritetsbaserad gemensam förvaltning, ett majoritetsbeslut är tillräckligt.

Begränsade förvaltningsmöjligheter

När ett GbR införlivas i Tyskland kan avtalet tilldela specifika ansvarsområden till enskilda partner. Till exempel kan varje persons auktoritet begränsas till särskilda uppgifter eller aktiviteter, ofta kvantifierade av monetära gränser: partner kan godkänna transaktioner upp till ett visst belopp, medan större belopp kräver kollektivt godkännande av varje medlem.

Individuell förvaltning

Ett annat arrangemang är individuell förvaltningsbehörighet, vilket gör det möjligt för partner att agera självständigt utan att få förhandsgodkännande från de andra. De återstående medlemmarna behåller dock rätten att invända mot sådana åtgärder, medan de som är helt uteslutna från tillsyn inte har någon sådan rätt.

Interimistisk förvaltning

Interimhantering kan vara nödvändigt i fall som kräver brådskande åtgärder för att skydda partnerskapets tillgångar eller hantera ett överhängande hot mot företaget. I dessa situationer kan enskilda partner vidta åtgärder utan att behöva de andras samtycke. Syftet är här att förhindra allvarliga konsekvenser till följd av organisationens oförmåga att agera i en nödsituation. Typiska exempel på interimistisk hantering är att omedelbart reparera en vattenledning som har brustit i företagets lokaler eller att i god tid försvara sig mot anspråk genom att lämna in en stämningsansökan inom en fastställd tidsfrist.

Vilka är fördelarna med att överföra förvaltningen till en person?

Gemensam förvaltning visar sig ofta vara besvärlig i praktiken, eftersom alla deltagare måste delta i varje beslut – antingen enhälligt eller genom majoritetsomröstning – vilket kan hindra GbR:s förmåga att fungera effektivt på daglig basis. Det finns därför olika fördelar med att överföra förvaltningen till en enda individ:

• Snabbare beslutsprocesser: En enskild person kan agera omedelbart utan att behöva ägna timmar eller dagar åt att söka godkännande, vilket påskyndar rutinbeslut och förbättrar GbR:s lyhördhet i den dagliga verksamheten.

• Undvik beslutshinder: Om flera personer har lika stort ansvar för tillsynen finns det alltid en risk för att olika intressen eller synpunkter kan komma i konflikt med varandra. Överläggningar kan kraftigt fördröja processen eller i värsta fall förhindra att någon lösning nås. Individuellt ledarskap minskar behovet av konsensus och förhindrar att verksamheten stannar upp.

• Tydliga befogenheter: Genom att lägga ledningen i händerna på enskilda personer skapas tydliga strukturer. En tydlig ansvarsfördelning eliminerar överlappningar och oklarheter om vem som fattar beslut och vem som företräder företaget utåt, vilket förenklar den interna samordningen och minskar konflikterna mellan medlemmarna. Det bekräftar också en professionell framtoning utåt genom att tydligt ange för affärspartner vem de kan kontakta.

• Ökad effektivitet: Ett annat bra skäl till att välja enmansledning är möjligheten att öka effektiviteten. Individuell ledning förkortar beslutsvägarna, undviker friktionsförluster och förenklar arbetsflödena. Den verkliga vinsten kommer när en situation kräver snabba åtgärder, t.ex. kundförfrågningar i sista minuten, avtalsförhandlingar eller oväntade marknadsförändringar. I dessa situationer skapar koncentrationen av kapaciteten att välja GbR den snabbhet som krävs för att dra nytta av möjligheter och minska risker tidigt.

Stripe Tax kan hjälpa till att hantera din verksamhet genom att automatisera komplexa skatteprocesser. Tax beräknar och överför korrekta lokala skatter globalt, samtidigt som den sammanställer den dokumentation du behöver för rapportering och rabatter – vilket ger partner mer tid att fokusera på strategiska beslut och verksamhet.

Vad är skillnaden mellan att förvalta och företräda ett GbR?

Att förvalta ett GbR innebär att genomföra alla de steg som krävs för att driva företaget från dag till dag för att uppnå det gemensamma målet. Det omfattar därmed all intern verksamhet. Det inkluderar organisatoriska val om användning av resurser och åtgärder som rör det pågående arbetet. Som exempel kan nämnas att ledningen vanligtvis fattar beslut om upphandling, genomförande av kontrakt eller anställning av nya medarbetare.

Att företräda ett GbR handlar inte bara om det interna arbetet i ett företag, det handlar också om företagets yttre framtoning. Det reglerar vem som är behörig att ingå avtal, utfärda förklaringar eller ingå juridiskt bindande skyldigheter på uppdrag av partnerskapet.

Tydliga definitioner är viktiga. Ledning handlar alltså om att organisera den interna verksamheten i företaget, medan representation handlar om vem som kan engagera sig med utomstående parter. Det innebär att en person som internt ansvarar för tillsynen inte automatiskt har rätt att förespråka den externt. På samma sätt kan en representationsbefogenhet vara mer eller mindre restriktiv än en ledningsbefogenhet.

Vem kan företräda ett GbR?

Extern representation i ett GbR reglerar vem som har rätt att genomföra bindande juridiska transaktioner. Som standard delar varje medlem gemensam behörighet att agera för partnerskapet om inte avtalet anger något annat, eftersom företrädanderättigheter härrör från förvaltningsbehörighet. Det innebär, generellt sett, att varje delägare har lika stor rätt att ingå externa avtal eller utfärda bindande deklarationer för GbR.

Ändå är det ofta vettigt i praktiken att fastställa särskilda regler om utnämning. Partnerskapsavtalet är ett sätt att ge vissa personer rätt att ensam företräda bolaget eller att begränsa sådana rättigheter till flera medlemmar.

Detta handlingsutrymme är främst relevant när det gäller de rättsliga konsekvenser som representation medför. Den som agerar för GbR:s räkning åtar sig ett åtagande inte bara för egen del utan för samtliga delägare. Med tanke på att varje medlem bär ett personligt och obegränsat ansvar är det grundläggande för att minimera riskerna att ha uttryckliga regler om representation.

Hur överför du behörigheten att representera till icke-partner?

GbR följer principen om intern förvaltning: ansvaret för att driva företaget ligger uteslutande hos medlemmarna själva. Även om enskilda partner kan uteslutas från tillsyn genom avtalet, är det inte tillåtet enligt lag att återkalla förvaltningsbehörigheten från alla medlemmar och överföra den i sin helhet till en extern part.

I praktiken anlitar dock många företag externa specialister för att dra nytta av deras expertis eller minska medlemmarnas arbetsbörda. Arrangemanget formaliseras genom ett avtal, vilket gör det möjligt för en tredje part att ta på sig fullständiga tillsynsuppgifter enligt ett tjänste- eller anställningsavtal. Dessa personer fungerar som utsedda ombud, med befogenhet att driva verksamheten och representera GbR externt.

Ur juridisk synvinkel ligger dock förvaltningen kvar hos delägarna i det här fallet. De fortsätter att bära det fulla ansvaret och är personligen ansvariga för de beslut som fattas. I viss utsträckning agerar de anlitade representanterna på ”tillfällig basis” och inom ramen för en avtalsenlig fullmakt.