Aproximadamente 200.000 sociedades civiles (GbR) operan bajo el registro de las autoridades financieras alemanas. Además, existe un gran número de asociaciones privadas que operan bajo la forma de las denominadas sociedades del Código Civil alemán (BGB). La ventaja de optar por la constitución de una GbR es que es flexible y no excesivamente compleja, pero aún así hay que cumplir varios requisitos legales. En este sentido, son especialmente importantes las cuestiones relativas a la persona que dirige el negocio y a quién está autorizado a representar a la empresa ante terceros. Esto se debe a que estas normas específicas determinan la capacidad de la empresa para llevar a cabo sus actividades diarias y proporcionan una red de seguridad a los socios, protegiendo sus derechos.

Este artículo explica la diferencia entre gestionar y actuar en nombre de una GbR, incluyendo quién dirige el negocio y quién puede representar a la empresa. También explicaremos cómo transferir la responsabilidad de supervisar el funcionamiento a socios individuales, junto con las ventajas de este enfoque. Además, te enseñaremos qué opciones tienes para transmitir el poder de representación a personas que no son socios.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Quién puede gestionar una GbR?
  
• ¿Cómo se puede transferir la gestión a socios individuales?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de transferir la gestión a una sola persona?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre administrar y representar una GbR?
  
• ¿Quién puede representar a una GbR?
  
• ¿Cómo se transfiere el poder de representación a los no socios?
  

¿Quién puede gestionar una GbR?

En principio, todos los socios de una GbR comparten la autoridad de gestión conjunta, lo que significa que toman decisiones conjuntas sobre asuntos que afectan a la estructura interna de la organización para garantizar que cada miembro tenga la misma influencia en los asuntos importantes.

Sin embargo, el acuerdo de asociación puede establecer disposiciones alternativas. Por ejemplo, puede transferir la supervisión exclusivamente a socios individuales. También es posible limitarla a varias personas. Este enfoque permite que la empresa sea flexible y, al mismo tiempo, regula los procesos de toma de decisiones de manera eficiente.

¿Cómo se puede transferir la gestión a socios individuales?

La autoridad administrativa regula quién se encarga de qué a nivel interno y define claramente sus actividades. El acuerdo también define qué actividades y acciones se consideran asuntos internos y las asigna a la responsabilidad de la dirección.

Gestión conjunta

En principio, la legislación alemana establece un sistema de gestión conjunta, en virtud del cual varios miembros supervisan colectivamente los asuntos de la GbR. Cada paso requiere el consentimiento de todos los gerentes, en cuyo caso hablamos de supervisión colectiva unánime, o bien los socios pueden acordar que, en el caso de la gestión conjunta por mayoría, basta con una decisión mayoritaria.

Autoridad de gestión limitada

Al constituir una GbR en Alemania, el acuerdo puede asignar responsabilidades específicas a cada uno de los socios. Por ejemplo, la autoridad de cada persona podría limitarse a determinadas funciones o actividades, a menudo cuantificadas mediante límites monetarios: los socios pueden autorizar transacciones hasta una determinada cantidad, mientras que las de mayor cuantía requieren la aprobación colectiva de todos los miembros.

Gestión individual

Otra modalidad es la autoridad de gestión individual, que permite a los socios actuar de forma independiente sin necesidad de obtener el consentimiento previo de los demás. Sin embargo, los demás miembros conservan el derecho a oponerse a tales acciones, mientras que aquellos que quedan totalmente excluidos de la supervisión no tienen ese derecho.

Gestión provisional

La gestión provisional puede ser necesaria en casos que requieran medidas urgentes para salvaguardar los activos de la sociedad o hacer frente a una amenaza inminente para la empresa. En estas situaciones, los socios individuales podrían tomar medidas sin necesidad del consentimiento de los demás. El objetivo es evitar consecuencias graves derivadas de la incapacidad de la organización para actuar en una emergencia. Entre los ejemplos típicos de gestión provisional se incluyen la reparación inmediata de una tubería de agua rota en las instalaciones de la empresa o la defensa oportuna de reclamaciones mediante la presentación de un recurso legal sujeto a un plazo fijo.

¿Cuáles son las ventajas de transferir la gestión a una sola persona?

La gestión conjunta suele resultar engorrosa en la práctica, ya que todos los participantes deben participar en cada decisión, ya sea por unanimidad o por mayoría, lo que puede obstaculizar la capacidad de la GbR para funcionar de manera eficiente en el día a día. Por lo tanto, la transferencia de la gestión a una sola persona presenta varias ventajas:

• Procesos de toma de decisiones más rápidos: una sola persona puede actuar de inmediato sin tener que dedicar horas o días a obtener aprobaciones, lo que agiliza las decisiones rutinarias y mejora la capacidad de respuesta de la GbR en las operaciones diarias.

• Evita los obstáculos en la toma de decisiones: si varias personas comparten la misma responsabilidad en la supervisión, siempre existirá el riesgo de que surjan conflictos entre diferentes intereses o puntos de vista. Las deliberaciones pueden ralentizar considerablemente el proceso o, en el peor de los casos, impedir que se llegue a una resolución. La gestión individual reduce la necesidad de consenso y evita que la empresa se paralice.

• Autoridades claras: poner la gestión en manos de determinadas personas crea estructuras definidas. Las divisiones claras de autoridad eliminan el solapamiento y la ambigüedad en cuanto a quién toma las decisiones y quién representa a la empresa externamente, lo que simplifica la coordinación interna y reduce los conflictos entre los miembros. También refuerza una imagen profesional de cara al exterior, al indicar claramente a los socios comerciales con quién pueden ponerse en contacto.

• Mayor eficiencia: otra buena razón para optar por la supervisión por parte de una sola persona es el potencial aumento de la eficiencia. La gestión individual acorta los procesos de toma de decisiones, evita pérdidas por fricción y simplifica los flujos de trabajo. La verdadera recompensa llega cuando una situación requiere una acción rápida, como solicitudes de última hora de los clientes, negociaciones de contratos o cambios inesperados en el mercado. En estas situaciones, concentrar la capacidad para elegir la GbR genera la rapidez necesaria para aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos de forma temprana.

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¿Cuál es la diferencia entre administrar y representar una GbR?

La gestión de una GbR implica llevar a cabo todos los pasos necesarios para dirigir la empresa en el día a día con el fin de alcanzar el objetivo común. Por lo tanto, abarca todas las operaciones internas. Esto incluye las decisiones organizativas sobre el uso de los recursos y las medidas relacionadas con el trabajo en curso. A modo de ejemplo, los gestores suelen tomar decisiones sobre las compras, la ejecución de contratos o la contratación de nuevos compañeros.

Representar a una GbR no solo tiene que ver con el funcionamiento interno de una empresa, sino también con la imagen externa de un negocio. Regula quién está autorizado a celebrar contratos, emitir declaraciones o contraer obligaciones legalmente vinculantes en nombre de la sociedad.

Es fundamental contar con definiciones claras; por lo tanto, la gestión se refiere a la organización de las operaciones internas de la empresa, mientras que la representación se refiere a quién puede interactuar con terceros externos. Esto significa que una persona que es responsable internamente de la supervisión no está automáticamente autorizada para defenderla externamente. Del mismo modo, el poder de representación puede ser más o menos restrictivo que la autoridad de gestión.

¿Quién puede representar a una GbR?

La representación externa en una GbR determina quién está autorizado a realizar transacciones legales vinculantes. Por defecto, cada miembro comparte la autoridad conjunta para actuar en nombre de la sociedad, a menos que el acuerdo establezca lo contrario, ya que los derechos de representación se derivan de la autoridad de gestión. Esto significa, en términos generales, que todos los socios tienen el mismo derecho a celebrar contratos externos o emitir declaraciones vinculantes para la GbR.

Sin embargo, en la práctica suele tener sentido establecer normas específicas en torno a la designación. El acuerdo de asociación es una forma de otorgar a determinadas personas el poder de representación exclusiva o de limitar dichos derechos a varios miembros.

Esta libertad de acción es relevante principalmente en términos de las consecuencias legales que conlleva la representación. Cualquier persona que actúe en nombre de la GbR asume un compromiso no solo para con ella misma, sino para con todos los socios. Dado que cada miembro tiene una responsabilidad personal e ilimitada , contar con normas explícitas sobre la representación es fundamental para minimizar el riesgo.

¿Cómo se transfiere el poder de representación a los no socios?

La GbR sigue el principio de gestión interna: la responsabilidad de dirigir la empresa recae exclusivamente en los propios miembros. Si bien los socios individuales pueden quedar excluidos de la supervisión por acuerdo, la ley no permite revocar la autoridad de gestión de todos los miembros y transferirla íntegramente a una parte externa.

Dicho esto, en la práctica, muchas empresas contratan a especialistas externos para aprovechar su experiencia o reducir la carga de trabajo de los miembros. El acuerdo se formaliza mediante un contrato, que permite a un tercero asumir todas las funciones de supervisión en virtud de un contrato de servicios o de trabajo. Estas personas actúan como agentes designados, facultados para dirigir las operaciones y representar a la GbR ante terceros.

Aunque desde el punto de vista jurídico, la gestión sigue recayendo en los socios en este caso. Estos siguen asumiendo toda la responsabilidad y son personalmente responsables de las decisiones tomadas. En cierta medida, los representantes contratados actúan «de forma temporal» y en el marco de un poder notarial designado contractualmente.