Ongeveer 200.000 burgerlijke rechtspersonen (GbR) zijn geregistreerd bij de Duitse financiële toezichthouders. Daarnaast is er een groot aantal particuliere verenigingen die opereren in de vorm van zogenaamde BGB-bedrijven (Duits Burgerlijk Wetboek). Het voordeel van een GbR is dat deze flexibel en niet al te complex is, maar er zijn nog steeds verschillende wettelijke vereisten waaraan moet worden voldaan. Van bijzonder belang zijn hierbij de vragen wie de onderneming leidt en wie de onderneming naar buiten toe mag vertegenwoordigen. Deze specifieke voorschriften bepalen namelijk het vermogen van het bedrijf om dagelijks zaken te doen en bieden een vangnet voor partners, waardoor hun rechten worden beschermd.

In dit artikel leggen we het verschil uit tussen het beheren van en optreden namens een GbR, inclusief wie de onderneming runt en wie het bedrijf mag vertegenwoordigen. We leggen ook uit hoe je de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering kunt overdragen aan individuele partners, en wat de voordelen van deze aanpak zijn. Daarnaast laten we zien welke mogelijkheden je hebt om de vertegenwoordigingsbevoegdheid over te dragen aan niet-partners.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie kan een GbR leiden?
  
• Hoe kan het beheer worden overgedragen aan individuele partners?
  
• Wat zijn de voordelen van het overdrachten van het management aan één persoon?
  
• Wat is het verschil tussen het beheren en vertegenwoordigen van een GbR?
  
• Wie kan een GbR vertegenwoordigen?
  
• Hoe geef je de vertegenwoordigingsbevoegdheid door aan niet-partners?
  

Wie kan een GbR beheren?

In principe hebben alle partners van een GbR samen de leiding, wat betekent dat ze samen beslissen over dingen die de interne structuur van de organisatie raken, zodat iedereen evenveel invloed heeft op belangrijke zaken.

De partnerschapsovereenkomst kan echter ook andere bepalingen bevatten. Zo kan het toezicht bijvoorbeeld uitsluitend aan individuele partners worden overgedragen. Het is ook mogelijk om het toezicht te beperken tot meerdere personen. Deze aanpak maakt het mogelijk om flexibel te zijn en tegelijkertijd de besluitvormingsprocessen efficiënt te regelen.

Hoe kan het management worden overgedragen aan individuele partners?

Het management bepaalt wie wat doet binnen het bedrijf en maakt duidelijk wat hun taken zijn. De overeenkomst zegt ook welke dingen en acties onder interne zaken vallen en legt die bij het management.

Gezamenlijk beheer

In principe zegt de Duitse wet dat er een systeem van gezamenlijk beheer is, waarbij verschillende leden samen de zaken van de GbR regelen. Voor elke stap is ofwel de toestemming van alle managers nodig – dan hebben we het over unaniem collectief toezicht – ofwel kunnen de partners afspreken dat, in het geval van meerderheidsgezamenlijk beheer, een meerderheidsbeslissing voldoende is.

Beperkte beheersbevoegdheid

Bij het oprichten van een GbR in Duitsland kan in de overeenkomst worden bepaald welke verantwoordelijkheden bij welke partners horen. Zo kan de bevoegdheid van iemand beperkt worden tot bepaalde taken of activiteiten, vaak met een financieel limiet: partners kunnen transacties tot een bepaald bedrag goedkeuren, terwijl grotere transacties door iedereen moeten worden goedgekeurd.

Individueel beheer

Een andere regeling is individuele beheersbevoegdheid, waardoor partners zelfstandig kunnen handelen zonder voorafgaande toestemming van de anderen. De overige leden behouden echter het recht om bezwaar te maken tegen dergelijke handelingen, terwijl degenen die volledig van toezicht zijn uitgesloten, dat recht niet hebben.

Tijdelijk beheer

Interim-management kan nodig zijn als er snel iets moet gebeuren om de spullen van het partnerschap te beschermen of een dreigend gevaar voor de onderneming weg te nemen. In deze situaties kunnen individuele partners actie ondernemen zonder dat ze daarvoor toestemming van de anderen nodig hebben. Het doel hiervan is om ernstige gevolgen te voorkomen die het gevolg zijn van het onvermogen van de organisatie om in een noodsituatie op te treden. Typische voorbeelden van interim-management zijn het onmiddellijk repareren van een gebarsten waterleiding op het bedrijfsterrein of het tijdig verdedigen van vorderingen door binnen een vaste termijn een rechtsmiddel in te stellen.

Wat zijn de voordelen van het overdragen van het management aan één persoon?

Gezamenlijk beheer blijkt in de praktijk vaak lastig, omdat iedereen bij elke beslissing betrokken moet zijn – ofwel unaniem ofwel bij meerderheid van stemmen – wat het dagelijks functioneren van de GbR kan belemmeren. Het overdrachten van het beheer aan één persoon heeft dan ook verschillende voordelen:

• Snellere besluitvormingsprocessen: Eén persoon kan onmiddellijk handelen zonder uren of dagen te hoeven wachten op goedkeuring, waardoor routinematige beslissingen sneller worden genomen en de GbR sneller kan reageren in de dagelijkse bedrijfsvoering.

• Vermijd belemmeringen voor beslissingen: Als meerdere mensen evenveel verantwoordelijkheid dragen voor het toezicht, bestaat er altijd een risico op conflicten tussen verschillende belangen of standpunten. Overleg kan het proces aanzienlijk vertragen of, in het ergste geval, verhinderen dat er een oplossing wordt gevonden. Individueel management vermindert de noodzaak van consensus en voorkomt dat de onderneming tot stilstand komt.

• Duidelijke bevoegdheden: Door het management in handen van individuen te leggen, ontstaan er duidelijke structuren. Een duidelijke verdeling van bevoegdheden voorkomt overlap en onduidelijkheid over wie beslissingen neemt en wie het bedrijf naar buiten toe vertegenwoordigt, wat de interne coördinatie vereenvoudigt en conflicten tussen leden vermindert. Het zorgt ook voor een professionele uitstraling naar buiten toe, omdat het duidelijk is aan wie zakenpartners zich kunnen wenden.

• Meer efficiëntie: nog een goede reden om voor één persoon als leidinggevende te gaan, is dat het de efficiëntie kan verbeteren. Individueel management maakt het nemen van beslissingen makkelijker, voorkomt wrijving en maakt de werkprocessen eenvoudiger. Het echte voordeel zie je als er snel gehandeld moet worden, zoals bij last-minute verzoeken van klanten, contractonderhandelingen of onverwachte veranderingen in de markt. In deze situaties zorgt het concentreren van de beslissingsbevoegdheid bij de GbR voor de snelheid die nodig is om kansen te benutten en risico's vroeg te beperken.

Stripe Tax kan je helpen bij het beheren van je bedrijf door complexe belastingprocessen te automatiseren. Tax berekent en betaalt wereldwijd de juiste lokale belastingen, terwijl het tegelijkertijd de documentatie samenstelt die je nodig hebt voor rapportage en teruggaven, waardoor partners meer tijd hebben om zich te concentreren op strategische beslissingen en activiteiten.

Wat is het verschil tussen het beheren en vertegenwoordigen van een GbR?

Het beheren van een GbR houdt in dat je alle stappen doet die nodig zijn om het bedrijf dagelijks te runnen en zo het gemeenschappelijke doel te bereiken. Het omvat dus alle interne activiteiten van de . Dat zijn bijvoorbeeld organisatorische keuzes over het gebruik van middelen en maatregelen met betrekking tot lopende werkzaamheden. Het management beslist bijvoorbeeld over inkoop, het uitvoeren van contracten of het aannemen van nieuwe collega's.

Het vertegenwoordigen van een GbR gaat niet alleen over de interne werking van een bedrijf, maar ook over de externe uitstraling ervan. Het bepaalt wie bevoegd is om namens het partnerschap contracten te sluiten, verklaringen af te geven of juridisch bindende verplichtingen aan te gaan.

Duidelijke definities zijn essentieel; management gaat dus over het organiseren van de interne bedrijfsvoering, terwijl vertegenwoordiging gaat over wie met externe partijen mag communiceren. Dat betekent dat iemand die intern verantwoordelijk is voor toezicht, niet automatisch bevoegd is om dit extern te vertegenwoordigen. Evenzo kan een vertegenwoordigingsbevoegdheid meer of minder restrictief zijn dan een managementbevoegdheid.

Wie kan een GbR vertegenwoordigen?

Externe vertegenwoordiging in een GbR bepaalt wie er bindende juridische transacties mag doen. Standaard heeft elk lid dezelfde bevoegdheid om namens het partnerschap op te treden, tenzij er iets anders in de overeenkomst staat, omdat vertegenwoordigingsrechten voortkomen uit de bevoegdheid om te beheren. Dit betekent dat, over het algemeen gesproken, elke partner evenveel recht heeft om externe contracten af te sluiten of bindende verklaringen af te leggen voor de GbR.

Toch is het in de praktijk vaak handig om specifieke regels voor aanwijzingen op te stellen. De partnerschapsovereenkomst is een manier om bepaalde personen de bevoegdheid te geven om alleen te vertegenwoordigen of om dergelijke rechten te beperken tot meerdere leden.

Deze speelruimte is vooral belangrijk als het gaat om de juridische gevolgen van vertegenwoordiging. Iedereen die namens de GbR optreedt, gaat niet alleen een verplichting aan voor zichzelf, maar voor alle partners. Aangezien elk lid persoonlijk en onbeperkt aansprakelijk is, zijn duidelijke regels over vertegenwoordiging essentieel om risico's te beperken.

Hoe draag je de vertegenwoordigingsbevoegdheid over aan niet-partners?

De GbR volgt het principe van intern beheer: de verantwoordelijkheid voor het runnen van het bedrijf ligt uitsluitend bij de leden zelf. Hoewel individuele partners door middel van een overeenkomst van toezicht kunnen worden uitgesloten, is het wettelijk niet toegestaan om de beheersbevoegdheid van alle leden in te trekken en deze volledig over te dragen aan een externe partij.

Dat gezegd hebbende, in de praktijk huren veel bedrijven externe specialisten in om gebruik te maken van hun expertise of om de werklast van de leden te verminderen. De regeling wordt geformaliseerd door middel van een contract, waardoor een derde partij alle toezichthoudende taken op zich kan nemen in het kader van een dienstverlenings- of arbeidsovereenkomst. Deze personen treden op als aangestelde vertegenwoordigers, die bevoegd zijn om de activiteiten te leiden en de GbR naar buiten toe te vertegenwoordigen.

Vanuit juridisch oogpunt blijft het management in dit geval echter bij de partners. Zij blijven volledig verantwoordelijk en zijn persoonlijk aansprakelijk voor de genomen beslissingen. Tot op zekere hoogte handelen de ingeschakelde vertegenwoordigers op "tijdelijke basis" en binnen het kader van een contractueel vastgelegde volmacht.