En Allemagne, la facturation est réglementée en détail par la loi. Par exemple, les entreprises sont généralement tenues d’indiquer leur numéro d’identification fiscale sur les factures sortantes. Cela dit, il ne s’agit pas d’une règle générale.

Cet article passe en revue le rôle que jouent les numéros d’identification fiscale dans la facturation, les cas où vous avez l’autorisation d’émettre des factures sans numéro d’identification fiscale et les risques liés à la facturation sans numéro d’identification fiscale. Nous explorerons également les éléments à connaître sur les numéros d’identification fiscale et la protection des données. Enfin, nous vous donnerons quelques conseils pour créer votre entreprise.

Contenu de cet article

• Quelles sont les exigences juridiques auxquelles une facture doit répondre en Allemagne?
  
• Les entreprises allemandes peuvent-elles émettre des factures sans numéro d’identification fiscale?
  
• Facturation sans numéro d’identification fiscale : risques, pénalités et corrections
  
• Quels sont les risques liés aux données autour des numéros d’identification fiscale?
  
• Points à retenir lors de la création de votre entreprise
  

Quelles sont les exigences juridiques auxquelles une facture doit répondre en Allemagne?

La loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ou UStG, définit une facture comme un document que les fournisseurs utilisent pour facturer une livraison, une prestation ou un autre service, quelle que soit la façon dont le document est désigné dans la transaction. Le document doit contenir certaines informations obligatoires pour être considéré comme une facture conforme.

Numéro d’identification fiscale

Un numéro d’identification fiscale est l’une des informations essentielles requises sur une facture. Conformément à la Section 14 de l’UStG, le numéro d’identification fiscale est un numéro d’identification fiscale unique délivré par le bureau des services fiscaux aux personnes physiques et morales taxables en Allemagne, afin que les déclarations et paiement d’impôts puissent être clairement rapprochés de leurs expéditeurs. Les petits entrepreneurs et les travailleurs indépendants ont également besoin d’un numéro d’identification fiscale. Alors que les artisans reçoivent automatiquement un numéro d’identification fiscale, les pigistes doivent demander un formulaire d’inscription fiscale au bureau des services fiscaux. Le bureau des services fiscaux vérifie ensuite le formulaire et délivre un numéro d’identification fiscale.

NUMÉRO DE TVA

Selon la Section 14, paragraphe 4 de l’UStG, vous pouvez utiliser un numéro de TVA sur vos factures à la place d’un numéro d’identification fiscale. En effet, ce numéro sert également à déterminer votre entreprise. Vous pouvez demander un numéro de TVA lorsque vous remplissez votre formulaire d’inscription fiscale, ou, à défaut, vous pouvez en faire la requête auprès du Bureau des services fiscaux central fédéral.

Les entreprises allemandes émettrices de factures sur leur territoire ont le choix : elles peuvent indiquer leur numéro d’identification fiscale ou de TVA sur leurs factures. Toutefois, si elles effectuent des transactions transfrontalières avec d’autres États membres de l’UE (c’est-à-dire des transactions intracommunautaires), elles sont tenues d’utiliser leur numéro de TVA. En effet, ces transactions sont soumises au mécanisme de taxe au preneur. Cette procédure stipule que les factures relatives aux transactions intracommunautaires doivent indiquer le numéro de TVA des deux parties.

Autres informations obligatoires

En plus du numéro d’identification fiscale ou du numéro de TVA, les factures conformes en Allemagne doivent également contenir les informations obligatoires suivantes :

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise qui fournit les biens ou les services
  
• Le nom complet et l’adresse du bénéficiaire du produit ou du service
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• La date d’émission de la facture
  
• La date de livraison ou d’une autre fourniture (c’est-à-dire la période d’exécution)
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et le type d’autres prestations
  
• Le montant net et brut
  
• Le taux d’imposition applicable et le montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  

Les entreprises allemandes peuvent-elles émettre des factures sans numéro d’identification fiscale

En principe, il est obligatoire de fournir un numéro d’identification fiscale (ou numéro de TVA) sur les factures. Cependant, la loi fiscale allemande permet certaines exemptions à cette règle.

Factures de faible montant

Les entreprises n’ont pas besoin d’indiquer un numéro taxé ou TVA sur les factures dont le montant brut ne dépasse pas 250 €, à condition que le total indiqué comprenne déjà la TVA. La raison de cette simplification des règles est qu’elle réduit la bureaucratie pour les petites transactions du quotidien. Les exemples typiques de factures de faible montant sont les reçus de caisse enregistreuse, les reçus d’achat de gaz, les reçus de parking ou les tickets de transit. Bien que ces documents ne soient pas tenus de contenir autant d’informations que les factures ordinaires, ils sont toujours reconnus comme des documents conformes sur le plan fiscal, à condition qu’ils remplissent les exigences minimales légales pour les factures de faible montant. Cela signifie qu’ils doivent inclure :

• Le nom complet et l’adresse de l’entreprise qui fournit les biens ou les services
  
• La date d’émission de la facture
  
• La quantité et le type de marchandises livrées ou l’étendue et le type d’autres prestations
  
• Le montant net et brut
  
• Le taux d’imposition applicable et le montant de la taxe correspondant ou, en cas d’exemption fiscale, une référence à l’exemption fiscale
  

Émission de factures pendant la phase de démarrage

En Allemagne, une entreprise est considérée comme ayant la capacité juridique dès son inscription au registre du commerce ou dès qu’elle a commencé à exercer son activité. Cependant, vous pourriez atteindre ce stade et attendre encore votre numéro d’identification fiscale ou de TVA. La procédure d’obtention d’un numéro varie d’un bureau des services fiscaux local à l’autre et peut prendre entre une semaine et trois mois.

Pendant cette période, vous pouvez préparer des factures sans numéro d’identification fiscale ou de TVA, puis fournir le numéro à une date ultérieure aux bénéficiaires de la facture. Ce n’est généralement pas un problème pour les transactions d’entreprise à consommateur (B2C), en particulier, puisque les bénéficiaires de la facture ne peuvent de toute façon pas demander de remboursement de la taxe sur les intrants. Cependant, si vous émettez une facture à une entreprise sans fournir de numéro d’identification fiscale ou de TVA, cette entreprise peut refuser le paiement. En effet, elle ne peut pas déduire la taxe sur les intrants sans le numéro d’identification fiscale de votre entreprise.

Facturation sans numéro d’identification fiscale : risques, pénalités et corrections

Émettre des factures sans numéro d’identification fiscale ou numéro de TVA empêche non seulement les bénéficiaires de demander des déductions d’impôt sur les intrants, mais présente également des inconvénients pour vous.

Le bureau des services fiscaux peut signaler les factures sans numéro d’identification fiscale et considérer que la déclaration fiscale de votre entreprise est incorrecte ou incomplète. Cela peut entraîner le rejet des montants de TVA après coup. Si la facture incorrecte établit une obligation fiscale au titre de la TVA, vous pourriez vous voir imposer des arriérés d’impôts et des intérêts de pénalité. Par conséquent,pour éviter tout problème fiscal ultérieur, vous devez toujours vous assurer que toutes vos factures sortantes comportent un numéro d’identification fiscale.

Si vous émettez régulièrement des factures sans numéro d’identification fiscale, vous ne courez pas seulement le risque de problèmes avec l’administration fiscale, vous mettez également vos relations commerciales en danger, car des factures incorrectes peuvent avoir un impact négatif sur la confiance de vos clients. Des erreurs de facturation répétées entraînent plus de travail administratif, tant pour vous que pour les bénéficiaires de la facture. De plus, vos clients peuvent refuser de payer une facture non conforme. Dans le pire des scénarios, vous pourriez perdre votre client, ce qui aurait un impact négatif sur vos revenus.

Corrections de factures

Si vous avez accidentellement émis une facture sans numéro d’identification fiscale ou de TVA, vous devez la corriger. Une façon de le faire est d’annuler la facture incorrecte et d’émettre une nouvelle facture correcte. Vous devez corriger la facture le plus rapidement possible, car le bureau des services fiscaux peut ne pas accepter la correction si elle est effectuée trop longtemps après le fait. Il est également important pour les bénéficiaires de la facture d’obtenir une facture correcte indiquant la taxe sur les intrants, afin qu’ils puissent demande une déduction d’impôt sur les intrants.

Quels sont les risques liés aux données concernant les numéros d’identification fiscale?

Les numéros d’identification fiscale contiennent des informations sensibles qui identifient clairement le contribuable enregistré. Il s’agit notamment d’un numéro d’identification du bureau des services fiscaux et d’un numéro de territoire, ainsi que d’un numéro d’identification personnel (NIP). Protégez votre numéro d’identification fiscale contre tout accès non autorisé par un tiers, car cela contribue directement à protéger vos données personnelles et celles de votre entreprise. En effet, les numéros d’identification fiscale peuvent être utilisés comme une sorte de NIP, par exemple pour fournir des informations fiscales par téléphone. Des personnes non autorisées pourraient donc les utiliser pour accéder à des informations fiscales personnelles ou professionnelles et les utiliser à mauvais escient.

Il est particulièrement important pour les personnes physiques comme les propriétaires uniques et les travailleurs indépendants dont l’identité personnelle et professionnelle sont souvent étroitement liées, d’assurer la sécurité de leur numéro d’identification fiscale.

Protection des données

Pour éviter tout accès non autorisé à votre numéro d’identification fiscale, vous ne devez transmettre votre numéro d’identification fiscale lui-même et tous les documents de facture que par des canaux sécurisés. Les courriels non chiffrés, par exemple, peuvent être interceptés et lus par des criminels. Utilisez plutôt des courriels chiffrés, ou utilisez des plateformes en ligne sécurisées pour échanger des informations confidentielles.

Une alternative à l’utilisation de votre numéro d’identification fiscale est d’utiliser votre numéro de TVA. Ce numéro ne contient aucune informations d’identification qui peut être liée au propriétaire unique. Le risque personnel que votre numéro de TVA soit utilisé sans votre autorisation est considérablement plus faible. C’est pourquoi de nombreuses entreprises allemandes émettent des factures avec leur numéro d’identification TVA plutôt que leur numéro d’identification fiscale, même lorsqu’elles exercent leurs activités au niveau national.

Points à retenir lors de la création de votre entreprise

Si vous souhaitez constituer une entreprise en Allemagne, vous devez respecter de nombreuses exigences juridiques et administratives. Familiarisez-vous avec les différentes exigences dès le début et calibrez vos opérations et votre comptabilité en conséquence. En ce qui concerne votre numéro d’identification fiscale, certaines démarches précises doivent être effectuées.

Remplissez rapidement votre formulaire d’inscription

Pour obtenir un numéro d’identification fiscale, vous devez remplir un formulaire d’inscription fiscale. Le bureau des services fiscaux vous envoie généralement ce formulaire automatiquement, mais vous pouvez également le demander si nécessaire. Vous devez le demander dès que possible. Remplissez le formulaire dès qu’il arrive. Pour recevoir votre numéro d’identification fiscale dans les meilleurs délais, vous devez retourner le plus vite possible votre formulaire dûment rempli au bureau des services fiscaux.

Reportez ou négociez des factures si nécessaire

L’émission de factures sans les informations obligatoires requises a des implications fiscales. Immédiatement après la constitution d’une nouvelle entreprise, vous ne devez donc pas émettre de factures sans numéro d’identification fiscale. Dans le meilleur des scénarios, vous pouvez différer votre facturation. Si votre situation financière le permet, n’émettez pas de factures tant que vous n’avez pas votre numéro d’identification fiscale. Si vous recevez votre numéro de TVA avant votre numéro d’identification fiscale, vous pouvez l’utiliser.

Il existe quelques exceptions, en particulier pour ce qui est des transactions interentreprises. Ici, vous pouvez émettre des factures sans numéro d’identification fiscale, mais devez en discuter avec vos clients au préalable. Expliquez-leur la situation et assurez-vous d’actualiser la facture dès que possible. Étant donné que les particuliers ne peuvent pas demander le remboursement de la taxe sur les intrants (ils n’ont donc pas besoin de votre numéro d’identification fiscale pour bénéficier de déductions d’impôts sur les intrants), ils acceptent souvent les factures sans numéro d’identification fiscale. Cela dit, il est tout de même important de faire preuve de transparence envers vos clients pour éviter tout malentendu ou retard de paiement.

Pensez à automatiser votre comptabilité

Assurez-vous que vos procédures comptables sont fluides et que votre facturation est fiable. Il est important que toutes les factures sortantes comprennent les informations obligatoires requises par la Section 14, paragraphe 4 de l’UStG, ainsi que les calculs corrects des montants taxés et bruts. Si vous cherchez à minimaliser les erreurs et à libérer du temps pour vos procédures administratives, pensez à utiliser Stripe Invoicing.

Avec Stripe Invoicing, vous pouvez générer et envoyer des factures conformes en quelques clics. Chaque facture contient toutes les informations obligatoires requises par la loi, y compris le numéro d’identification fiscale ou le numéro de TVA. Invoicing vous permet également d’appliquer les bons taux d’imposition, quel que soit le produit ou la performance, et quel que soit le lieu où se trouvent vos clients. De plus, les factures récurrentes ou établies à l’utilisation, ainsi que les contrats négociés individuellement, peuvent être traités avec Stripe Billing. Billing vous permet également d’intégrer des bons de réduction, des essais gratuits et des réductions à votre facturation.