L’obtention d’une licence commerciale pour opérer en Californie va au-delà de la simple obtention d’un morceau de papier à classer ou à accrocher au mur; En fin de compte, il s’agit de s’assurer que votre entreprise respecte les réglementations et les taxes. Cependant, il n’est pas toujours évident de savoir de quelles licences ou de quels permis spécifiques votre entreprise aura besoin. Que vous ouvriez un café, que vous lanciez un service de conseil ou que vous dirigiez une boutique en ligne, le fait d’avoir les bonnes licences peut vous aider à vous protéger contre les amendes ou même les fermetures potentielles.

Ci-dessous, nous vous expliquons comment déterminer les licences commerciales et les permis dont vous avez besoin en Californie, les étapes générales de la demande et le coût du processus.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Comment déterminer le type de licence commerciale dont vous avez besoin en Californie
  
• Comment demander une licence d’exploitation en Californie
  
• Comment obtenir un permis de vendeur en Californie
  
• Coûts associés à l’obtention d’une licence commerciale en Californie
  
• Combien de temps faut-il pour obtenir votre permis en Californie?
  

Comment déterminer le type de licence commerciale dont vous avez besoin en Californie

Que vous démarriez une entreprise individuelle, une société à responsabilité limitée (SARL), une société par actions ou un partenariat en Californie, vous avez généralement besoin d’une licence commerciale pour exercer vos activités. Voici comment déterminer le type de permis d’exploitation dont vous avez besoin :

• Exigences de la ville ou du comté : Presque toutes les villes et tous les comtés de Californie, à l’exception de certaines zones non incorporées, exigent que les entreprises disposent d’une licence générale pour fonctionner. Tout d’abord, contactez le bureau du greffier de votre ville ou de votre comté local pour obtenir des conseils et plus d’informations. Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs villes, vous aurez peut-être besoin de licences dans chaque territoire de compétence.

• Règles de l’industrie : Certains secteurs d’activité ont leurs propres règles en matière d’octroi de licences. Si vous offrez des services liés à la santé, par exemple, vous aurez besoin d’un permis d’exploitation local de santé publique.

• Licences d’État : Certaines professions, telles que les agents immobiliers, les comptables et les cosmétologues, ont besoin de licences professionnelles au niveau de l’État pour fournir leurs services au public. Si votre entreprise vend des biens matériels, vous aurez également besoin d’un permis de vendeur délivré par l’État.

• Zonage et permis : Assurez-vous que l’emplacement de votre entreprise est conforme aux lois de zonage locales. Selon l’entreprise que vous exercez, vous pourriez également avoir besoin d’un permis de construction ou d’un permis de service d’incendie pour commencer à exercer vos activités.

• Permis d’occupation à domicile : De nombreuses villes et comtés de Californie exigent un permis d’occupation à domicile si vous dirigez une entreprise à partir de votre domicile. Cela permet de s’assurer que votre entreprise répond aux exigences locales en matière d’opérations à domicile, telles que les limites du nombre d’employés ou des visites des clients.

Pour obtenir des informations plus détaillées, le site Web du Small Business Advocate de la Californie est une excellente ressource pour rechercher les licences, permis et enregistrements dont vous aurez besoin en fonction de votre type d’entreprise et de votre emplacement.

Comment demander une licence commerciale en Californie

Voici un guide étape par étape pour demander une licence commerciale en Californie :

• Déterminez la structure de votre entreprise : Décidez si votre entreprise sera une entreprise individuelle, une SARL, une société ou une société de personnes. Si vous structurez votre entreprise sous la forme d’une SARL ou d’une société, vous devrez enregistrer votre entreprise auprès de l’État de Californie avant de demander une licence commerciale.

• Enregistrez le nom de votre entreprise : Si vous êtes une entreprise individuelle exploitant votre entreprise sous un nom autre que le vôtre, vous devrez enregistrer un nom commercial auprès du comté dans lequel vous envisagez d’exercer vos activités. Certains comtés vous permettent de déposer votre déclaration en ligne, tandis que d’autres peuvent exiger des visites en personne ou l’envoi de formulaires postaux.

• Obtenez votre numéro d’identification d’employeur (EIN) : Si la structure de votre entreprise nécessite l’obtention d’un EIN auprès de l’administration fiscale américaine (IRS), vous aurez besoin de ce numéro avant de demander une licence commerciale. Vous pouvez faire votre demande d’EIN en ligne sur le site de l’IRS.

• Vérifiez les exigences locales : La plupart des entreprises auront besoin d’une licence commerciale générale de la ville ou du comté où elles sont basées. Consultez les sites Web de votre ville et de votre comté pour trouver les formulaires de demande pertinents. De nombreuses administrations locales vous permettent de faire une demande en ligne, mais certaines peuvent encore vous demander de soumettre des documents par la poste ou en personne.

• Demander des licences spécifiques à l’État et à l’industrie : Selon le type d’entreprise que vous démarrez, vous aurez peut-être besoin de licences ou de permis supplémentaires délivrés par l’État de Californie. Vous pouvez utiliser l’outil en ligne CalGold de la Californie pour connaître les permis qui s’appliquent à votre secteur d’activité.

• Soumettre les permis de zonage et de construction : Si vous exercez vos activités à partir d’un emplacement physique, vérifiez les lois de zonage locales pour vous assurer que votre entreprise peut y exercer ses activités. Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin de permis de construire supplémentaires ou d’une autorisation du service d’incendie.

• Payer tous les frais : La plupart des licences et permis sont assortis de frais de demande, qui varient selon la ville ou l’industrie. Vous les paierez au moment de soumettre votre demande. Vérifiez s’il y a des renouvellements annuels pour que vos documents restent à jour.

• Recevez votre permis d’exploitation : Une fois que vous aurez soumis tous les documents nécessaires et payé les frais, vous recevrez votre permis d’exploitation et pourrez commencer vos activités.

Comment obtenir un permis de vendeur en Californie

Si vous vendez des biens physiques taxables en Californie, vous aurez besoin d’une licence de vendeur. Cela s’applique que vous vendiez en personne ou en ligne. Les permis de vendeur temporaires sont disponibles pour les entreprises qui n’opèrent que pendant 90 jours ou moins, comme un magasin qui n’est ouvert que pendant la période de Noël.

Pour obtenir un permis de vendeur en Californie, commencez par rassembler les informations dont vous aurez besoin pour la demande, notamment les suivantes :

• Votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou EIN

• Des informations sur l’entité commerciale (par exemple, entreprise individuelle, SARL, société)

• Votre entreprise ou tout emplacement physique où vous exercez vos activités

• Votre chiffre d’affaires attendu (des estimations font l’affaire)

• Des détails sur ce que vous allez vendre et où vous allez le vendre

Inscrivez-vous en ligne sur le site Web du CDTFA (le site Web du California Department of Tax and Fee Administration) pour remplir et soumettre la demande. Il n’y a pas de frais pour l’obtention d’un permis de vendeur, mais il se peut qu’on vous demande un dépôt de garantie pour couvrir les impôts impayés en cas de fermeture de votre entreprise. Une fois votre demande soumise, le CDTFA l’examinera. La plupart des permis sont délivrés immédiatement en ligne, mais le traitement de certains peuvent prendre quelques jours.

Une fois que vous avez obtenu votre permis de vendeur, vous devez l’afficher à votre lieu d’affaires. Si vous avez une entreprise en ligne, conservez-en une copie pour vos dossiers. Avec votre permis de vendeur, vous serez responsable de la collecte et du versement de la taxe de vente à l’État. En fonction de votre volume de ventes, vous devrez peut-être produire des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Le CDTFA vous informera de votre calendrier de déclaration.

Coûts associés à l’obtention d’une licence commerciale en Californie

Le coût d’obtention d’une licence commerciale en Californie peut varier en fonction de votre emplacement, de votre type d’entreprise et des exigences spécifiques à votre secteur. Voici quelques coûts potentiels que vous pourriez rencontrer.

Frais généraux de licence d’exploitation

Le coût d’une licence commerciale générale varie selon la ville ou le comté où votre entreprise est basée. Par exemple, San Diego délivre des certificats d’impôt commercial au lieu de licences commerciales et les frais pour ceux-ci commencent à 38 $. À San Francisco, les frais d’enregistrement des entreprises varient de 25 $ à 500 $ par an, en fonction des recettes brutes de votre entreprise.

Frais de permis d’occupation à domicile

Si vous exploitez votre entreprise à domicile, de nombreuses villes exigent un permis d’occupation à domicile en plus d’un permis d’exploitation général. À Santa Ana, par exemple, le permis d’occupation à domicile est d’environ 50 $. À Oakland, les frais de permis d’occupation à domicile sont de 95 $, soit les mêmes que les frais d’une licence commerciale générale.

Frais de licence et de permis propres à l’industrie

Certaines industries en Californie nécessitent des licences ou des permis supplémentaires, chacun d’entre eux ayant ses propres coûts. Prenons les exemples suivants :

• Permis de restauration de chalet : Pour les entreprises alimentaires à domicile, l’enregistrement des aliments de chalet de catégorie A (pour les ventes directes seulement) coûte généralement de 100 $ à 150 $, tandis que les permis de classe B (ventes directes et indirectes) varient de 250 $ à 500 $. Par exemple, dans le comté de Los Angeles, l’inscription de classe A coûte 118 $ et l’inscription de classe B coûte 292 $.

• Licence d’entrepreneur : Pour les entreprises du secteur de la construction, une licence délivrée par le California Contractors State License Board coûte 450 $ pour les frais de demande, plus 200 $ supplémentaires pour les frais de licence initiaux pour un propriétaire unique.

Permis de vendeur (permis de taxe de vente)

L’obtention d’un permis de vendeur auprès du CDTFA est gratuite. Toutefois, en fonction de votre secteur d’activité et du volume de vos ventes, le CDTFA peut exiger un dépôt de garantie. Si votre entreprise ferme ses portes, cet acompte vous sera remboursé une fois que vous aurez payé vos impôts.

Frais de dépôt DBA

Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom autre que le vôtre, vous devrez déposer une demande de DBA ou de dénomination sociale fictive. Les frais de dépôt d’un DBA en Californie diffèrent selon le comté.

Dans le comté de Los Angeles, les frais de première déclaration sont de 26 $ pour le nom de l’entreprise et le propriétaire de l’entreprise, avec des frais supplémentaires pour les noms supplémentaires. Dans le comté de San Diego, les frais de dépôt FBN sont de 54 $, avec des coûts supplémentaires pour les noms d’entreprise ou les propriétaires supplémentaires.

Après avoir déposé un DBA, la loi californienne exige que vous publiiez le nom dans un journal local pendant quatre semaines consécutives. Cela peut coûter entre 30 $ et 500 $ par semaine, selon le journal et l’emplacement.

Frais de zonage et de permis de construire

Si vous devez modifier l’emplacement de votre domicile ou de votre entreprise pour vous conformer aux lois de zonage locales (p. ex., ajouter une entrée séparée pour les clients), vous pourriez avoir besoin d’une dérogation de zonage ou d’un permis de construire. Les frais pour ces permis dépendent de la complexité du projet. Zonage et permis d’utilisation conditionnelle dans le comté de Los Angeles coûtent de quelques centaines à des milliers de dollars, selon la portée. Les coûts des permis de construire pour les changements structurels diffèrent également en fonction de la nature des travaux. Dans le comté de Los Angeles, ils vont d’ une centaine à des milliers de dollars.

Frais de renouvellement

La plupart des licences et permis d’exploitation généraux doivent être renouvelés chaque année ou tous les deux ans. Les frais de renouvellement sont généralement égaux ou légèrement inférieurs au coût initial de la demande.

Estimation des coûts totaux d’une entreprise à domicile de base

Pour une simple entreprise à domicile dans une ville californienne de taille moyenne (comme une société de conseil qui ne nécessite aucun permis supplémentaire pour l’industrie), vous pouvez vous attendre à payer environ 100 $ à 300 $, plus les frais de renouvellement applicables. Ces coûts comprendraient les éléments suivants :

• Permis d’exploitation : 25 $ à 150 $

• Permis d’occupation à domicile : 50 $ à 100 $

• DBA (si nécessaire) : 25 $ à 55 $, plus les frais de publication éventuels

Combien de temps faut-il pour recevoir votre permis en Californie?

Le temps nécessaire pour obtenir une licence commerciale en Californie dépend du type de licence, de votre emplacement et de la nécessité ou non d’approbations ou de permis supplémentaires. Voici quelques délais types d’octroi de licences :

• Permis d’exploitation de la ville ou du comté : Les entreprises peuvent s’attendre à obtenir leurs licences commerciales générales en quelques semaines. Les délais varient selon l’emplacement. À San Diego, par exemple, il faut jusqu’à deux semaines pour recevoir une attestation d’impôt sur les sociétés.

• Permis d’occupation à domicile : Le délai d’approbation d’un permis d’occupation à domicile dépend de votre territoire de compétence local, mais est généralement de quelques semaines. Si votre juridiction exige une inspection, ce processus peut prendre plus de temps.

• Licences professionnelles ou d’État : L’obtention d’une licence ou d’une certification professionnelle au niveau de l’État (par exemple, une licence d’entrepreneur, un permis sanitaire pour une entreprise alimentaire) peut prendre de deux à six semaines ou plus, selon le type de licence et si des inspections ou des approbations supplémentaires sont requises. Le California Contractors State License Board prend de quatre à six semaines pour accuser réception d’une demande et peut prendre encore plus de temps pour en approuver une.

• Permis de vendeur : En général, le CDTFA délivre immédiatement les permis de vendeur si vous faites une demande en ligne. Si un examen supplémentaire est nécessaire ou si vous présentez votre demande par la poste, le traitement de votre demande pourrait prendre de quelques jours à une semaine.

• Dépôts auprès d’un DBA : L’acceptation d’un DBA ou d’un FBN peut prendre quelques semaines. Après le dépôt, vous devez également publier le nom dans un journal local pendant quatre semaines consécutives avant que l’approbation finale ne soit accordée.

• Permis de zonage ou dérogations : Le traitement des permis de zonage ou des dérogations peut prendre plus de temps. Les permis de zonage simples peuvent être délivrés dans un délai d’un mois, tandis que les demandes plus complexes prendront probablement plus de temps.

• Inspections de santé ou de sécurité : Les inspections liées à la santé et à la sécurité (p. ex., pour les entreprises qui manipulent des aliments, les garderies et les entreprises ayant subi des modifications physiques) peuvent prolonger le processus de délivrance de permis. La planification d’une inspection peut ajouter des semaines au processus, selon votre service de santé local ou votre service d’incendie.

Pour bénéficier d’un traitement plus rapide, demandez à votre administration locale si elle propose des demandes en ligne et quelles sont les étapes supplémentaires, le cas échéant, à suivre en fonction de votre type d’entreprise.