Het verkrijgen van een bedrijfsvergunning om een bedrijf in Californië te runnen, gaat verder dan alleen het krijgen van een stuk papier dat je in een laatje legt of aan de muur hangt. Het gaat erom dat je onderneming voldoet aan de regelgeving en belastingen. Maar het is niet altijd duidelijk welke specifieke licenties of vergunningen je onderneming nodig heeft. Of je nu een café opent, een adviesdienst start of een online winkel runt, als je over de juiste licenties beschikt voorkom je boetes of zelfs een mogelijke sluiting van je onderneming.

Hieronder leggen we uit hoe je kunt bepalen welke bedrijfsvergunningen je nodig hebt in Californië, wat de algemene stappen zijn om een aanvraag in te dienen en hoeveel het proces kost.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe bepaal je welk type bedrijfsvergunning je nodig hebt in Californië?
  
• Hoe vraag je een bedrijfsvergunning aan in Californië?
  
• Hoe krijg ik een verkopersvergunning in Californië?
  
• Kosten om een bedrijfsvergunning in Californië te verkrijgen
  
• Hoelang duurt het om een bedrijfsvergunning in Californië te krijgen?
  

Hoe bepaal je welk type bedrijfsvergunning je nodig hebt in Californië?

Of je nu een eenmanszaak, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) of maatschap start in Californië, over het algemeen heb je een bedrijfsvergunning nodig om te kunnen opereren. Ga als volgt te werk om te bepalen welk type bedrijfslicentie je nodig hebt:

• Vereisten van stad of provincie: Bijna elke stad en provincie in Californië, met uitzondering van enkele gemeentevrije gebieden, vereist dat bedrijven een algemene exploitatievergunning hebben. Neem eerst contact op met het kantoor van je plaatselijke stads- of provincie-ambtenaar voor advies en meer informatie. Als je bedrijf in meerdere steden actief is, heb je mogelijk in elk rechtsgebied een vergunning nodig.

• Regels uit de branche: Sommige industrieën hebben hun eigen licentieregels. Als je bijvoorbeeld gezondheidsgerelateerde diensten aanbiedt, heb je een lokale exploitatievergunning op het gebied van volksgezondheid nodig.

• Staatsvergunningen: Bepaalde beroepen, zoals vastgoedmakelaars, accountants en schoonheidsspecialisten, hebben professionele licenties op staatsniveau nodig om hun diensten aan het publiek te verlenen. Als je onderneming materiële artikelen verkoopt, heb je ook een verkopersvergunning van de staat nodig.

• Bestemmingsplannen en vergunningen: Zorg ervoor dat de locatie van je onderneming voldoet aan de lokale bestemmingsplannen. Afhankelijk van wat voor onderneming je runt, heb je mogelijk ook bouw- of brandweervergunningen nodig om van start te gaan.

• Vergunning voor thuisberoep: Veel steden en provincies in Californië vereisen een vergunning voor thuisberoep als je vanuit thuis een bedrijf runt. Dit zorgt ervoor dat je onderneming voldoet aan de lokale vereisten voor thuisberoepen, zoals limieten op het aantal werknemers of klantbezoeken.

Voor meer gedetailleerde informatie is de website van California Small Business Advocate's een geweldige bron om te onderzoeken welke licenties, vergunningen en registraties je nodig hebt op basis van je bedrijfstype en locatie.

Hoe vraag je een bedrijfsvergunning aan in Californië?

Hier is een stapsgewijze handleiding voor het aanvragen van een bedrijfsvergunning in Californië:

• Bepaal je bedrijfsstructuur: Bepaal of je onderneming een eenmanszaak, LLC, corporatie of maatschap is. Als je je bedrijf structureert als een LLC of onderneming, moet je je onderneming registreren in de staat Californië voordat je een bedrijfsvergunning aanvraagt.

• Registreer je bedrijfsnaam: Als je een eenmanszaak hebt die handelt onder een andere naam dan je eigen naam, moet je een DBA-naam (handelsnaam) registreren in de provincie waar je van plan bent actief te zijn. In sommige provincies kun je documenten online indienen doen, terwijl je ze in andere provincies mogelijk persoonlijk moet afgeven of per post moet opsturen.

• Vraag je werkgeversidentificatienummer (EIN) aan: Als je voor je bedrijf een EIN van de Amerikaanse belastingdienst (IRS) nodig hebt, heb je dit nummer nodig voordat je een handelsvergunning aanvraagt. Je kunt online een EIN aanvragen op de website van de IRS.

• Controleer de lokale vereisten: De meeste ondernemingen hebben een algemene bedrijfsvergunning nodig van de stad of provincie waar ze zijn gevestigd. Bezoek de website van je stad en provincie om de relevante aanvraagformulieren te vinden. Bij veel lokale overheden kun je online een aanvraag indienen, maar bij sommige moet je het papierwerk mogelijk nog persoonlijk opsturen of indienen.

• Vraag staats- en branchespecifieke licenties aan: Afhankelijk van wat voor soort onderneming je start, heb je mogelijk aanvullende licenties of vergunningen van de staat Californië nodig. Je kunt de online CalGold-tool van Californië gebruiken om erachter te komen welke vergunningen van toepassing zijn binnen je branche.

• Indienen van bestemmings- en bouwvergunningen: Als je vanuit een fysieke locatie opereert, controleer dan de lokale bestemmingsplannen om te bevestigen dat je onderneming daar actief kan zijn. In sommige gevallen heb je mogelijk aanvullende bouwvergunningen of toestemming van de brandweer nodig.

• Betaal eventuele kosten: De meeste licenties en vergunningen gaan gepaard met aanvraagkosten. Deze kunnen verschillen per stad of branche. Je betaalt de kosten bij het indienen van je aanvraag. Controleer nogmaals of er jaarlijkse verlengingen zijn om je documenten up-to-date te houden.

• Ontvang je bedrijfsvergunning: Zodra je al het benodigde papierwerk hebt ingediend en de kosten hebt betaald, ontvang je je bedrijfsvergunning en kun je met je bedrijfsactiviteiten beginnen.

Hoe krijg ik een verkopersvergunning in Californië?

Als je belastbare fysieke goederen verkoopt in Californië, heb je een verkopersvergunning nodig. Dit geldt ongeacht of je fysiek of online verkoopt. Er zijn tijdelijke verkopersvergunningen beschikbaar voor bedrijven die slechts 90 dagen of minder actief zijn, zoals een winkel die alleen rond Kerstmis actief is.

Om een verkopersvergunning in Californië te krijgen, begin je met het verzamelen van de informatie die je nodig hebt voor de aanvraag, waaronder het volgende:

• Je socialezekerheidsnummer (SSN) of EIN

• Informatie over het bedrijf (bijv. eenmanszaak, LLC, corporatie)

• Je bedrijfslocatie of een fysieke locatie waar je actief bent

• Verwachte verkoopcijfers (schattingen zijn prima)

• Informatie over wat je gaat verkopen en waar

Registreer je online via de CDTFA-website (de website van de California Department of Tax and Fee Administration) om de aanvraag in te vullen en in te dienen. Er zijn geen kosten verbonden aan het verkrijgen van een verkopersvergunning, maar er kan wel om een borg worden gevraagd om onbetaalde belastingen te dekken in het geval dat je je onderneming opheft. Nadat je je aanvraag hebt ingediend, zal de CDTFA deze beoordelen. De meeste vergunningen worden onmiddellijk online afgegeven, maar bij sommige vergunningen kan het enkele dagen duren tot ze verwerkt zijn.

Zodra je je verkopersvergunning hebt, moet je deze op je bedrijfslocatie weergeven. Als je een online onderneming hebt, bewaar dan een kopie voor je administratie. Met je verkopersvergunning ben je verantwoordelijk voor het berekenen en afdragen van omzetbelasting aan de staat. Afhankelijk van je verkoopvolume moet je mogelijk maandelijks, elk kwartaal of per jaar aangifte doen. De CDTFA zal je je rapportageschema laten weten.

Kosten om een bedrijfsvergunning in Californië te verkrijgen

De kosten voor het verkrijgen van een bedrijfsvergunning in Californië kunnen variëren op basis van je locatie, bedrijfstype en eventuele branchespecifieke vereisten. Hier zijn enkele mogelijke kosten die van toepassing kunnen zijn.

Kosten voor een algemene bedrijfsvergunning

De kosten voor een algemene bedrijfsvergunning verschillen per stad of provincie waar je onderneming is gevestigd. San Diego geeft bijvoorbeeld een bedrijfsbelastingcertificaat uit in plaats van een bedrijfsvergunning en de kosten hiervoor beginnen bij 38 USD. In San Francisco variëren de bedrijfsregistratiekosten van 25 tot 500 USD per jaar, afhankelijk van de bruto-inkomsten van je onderneming.

Kosten voor een vergunning voor thuisberoep

Als je je onderneming vanuit thuis runt, heb je in veel steden naast een algemene bedrijfsvergunning ook een vergunning voor thuisberoep nodig. Bijvoorbeeld in Santa Ana kost de vergunning voor thuisberoep ongeveer 50 USD. In Oakland bedragen de kosten voor een vergunning voor thuisberoep 95 USD, hetzelfde als de kosten voor een algemene bedrijfsvergunning.

Branchespecifieke licentie- en vergunningskosten

Sommige sectoren in Californië vereisen aanvullende licenties of vergunningen, die elk hun eigen kosten met zich meebrengen. Kijk eens naar de volgende voorbeelden:

• Vergunning voor kleine verkopers van levensmiddelen: Voor levensmiddelenbedrijven aan huis kost de Class A Cottage Food-registratie (alleen voor directe verkoop) doorgaans 100 tot 150 USD, terwijl vergunningen voor Class B (directe en indirecte verkoop) variëren van 250 tot 500 USD. In Los Angeles County kost een Class A-registratie bijvoorbeeld 118 USD en Class B-registratie 292 USD.

• Onderaannemerslicentie: Voor bouwbedrijven kost een licentie van de California Contractors State License Board 450 USD voor de aanvraagkosten, plus nog eens 200 USD voor de initiële licentiekosten voor een eenmanszaak.

Verkopersvergunning (vergunning voor omzetbelasting)

Het verkrijgen van een verkopersvergunning van de CDTFA is gratis. Maar afhankelijk van je branche en verkoopvolume, kan de CDTFA een borg vereisen. Als je onderneming wordt opgeheven, wordt deze borg terugbetaald nadat je belastingen zijn betaald.

Kosten voor DBA-registratie

Als je onderneming onder een andere naam handelt dan je wettelijke naam, moet je de DBA of fictieve bedrijfsnaam (FBN) aanvragen. De kosten voor het indienen van een DBA in Californië verschillen per provincie.

In Los Angeles County bedragen de eerste kosten voor het indienen van een FBN 26 USD voor de bedrijfsnaam en bedrijfseigenaar, met extra kosten voor extra namen. In San Diego County bedragen de kosten voor FBN-registratie 54 USD, met extra kosten voor extra bedrijfsnamen of eigenaren.

Na het indienen van een DBA moet je volgens de Californische wet de naam vier weken op rij publiceren in een lokale krant. Dit kan tussen de 30 en 500 USD per week kosten, afhankelijk van de krant en de locatie.

Kosten voor bestemmings- en bouwvergunningen

Als je je huis of bedrijfslocatie moet aanpassen om te voldoen aan de lokale bestemmingsplannen (bijvoorbeeld door een aparte ingang voor klanten toe te voegen), heb je mogelijk een bestemmingsplanafwijking of bouwvergunning nodig. De kosten voor deze vergunningen zijn afhankelijk van de complexiteit van het project. Bestemmingsplannen en voorwaardelijke gebruiksvergunningen in Los Angeles County kost ergens tussen de paar honderd en duizenden dollars, afhankelijk van de omvang. De kosten van bouwvergunningen voor constructieveranderingen verschillen ook op basis van de aard van het werk. In Los Angeles County variëren deze van honderd tot duizenden dollars.

Kosten voor verlengen

De meeste algemene bedrijfslicenties en -vergunningen moeten jaarlijks of halfjaarlijks worden vernieuwd. De verlengingskosten zijn over het algemeen hetzelfde als of iets lager dan de oorspronkelijke aanvraagkosten.

Totale geschatte kosten voor een eenvoudig bedrijf aan huis

Voor een eenvoudig bedrijf aan huis in een middelgrote stad in Californië (zoals een adviesbureau dat geen aanvullende branchevergunningen nodig heeft) moet je ongeveer 100 tot 300 USD aan kosten verwachten, plus eventuele toepasselijke verlengingskosten. Deze kosten omvatten het volgende:

• Bedrijfslicentie: 25–150 USD

• Vergunning voor thuisberoep: 50–100 USD

• DBA (indien nodig): 25–55 USD, plus mogelijke publicatiekosten

Hoelang duurt het om een bedrijfsvergunning in Californië te krijgen?

Hoelang het duurt om een bedrijfsvergunning in Californië te ontvangen, hangt af van het licentietype, je locatie en of er aanvullende goedkeuringen of vergunningen vereist zijn. Hier zijn enkele typische tijdlijnen voor het verkrijgen van een licentie:

• Bedrijfsvergunning voor stad of provincie: Ondernemingen kunnen verwachten dat ze binnen enkele weken hun algemene bedrijfsvergunningen krijgen. Tijdlijnen verschillen per locatie. In San Diego bijvoorbeeld duurt het maximaal twee weken voordat je een bedrijfsbelastingcertificaat ontvangt.

• Vergunning voor thuisberoep: De goedkeuringstijd voor een vergunning voor thuisberoep is afhankelijk van je lokale rechtsgebied, maar is meestal een paar weken. Als je rechtsgebied een inspectie vereist, kan dit proces langer duren.

• Professionele of staatsvergunningen: Een vergunning op staatsniveau of professionele certificering (bijv. aannemerslicentie, gezondheidsvergunning voor een levensmiddelenbedrijf) kan twee tot zes weken of langer duren, afhankelijk van het licentietype en of aanvullende inspecties of goedkeuringen vereist zijn. De California Contractors State License Board heeft vier tot zes weken nodig om ontvangst van een aanvraag te bevestigen en het kan zelfs langer duren om er een goed te keuren.

• Verkopersvergunning: Over het algemeen geeft de CDTFA onmiddellijk verkopersvergunningen af als je online een aanvraag indient. Als er aanvullende beoordeling nodig is of als je per post een aanvraag indient, kan het enkele dagen tot een week duren voordat je aanvraag wordt verwerkt.

• DBA-registratie: Goedkeuring voor een DBA of FBN kan enkele weken duren. Na registratie moet je de naam ook nog vier weken op rij in een lokale krant publiceren voordat de definitieve goedkeuring wordt verleend.

• Bestemmingsvergunningen of afwijkingen: Bestemmingsplannen of afwijkingen kunnen meer tijd in beslag nemen om te verwerken. Eenvoudige bestemmingsvergunningen kunnen binnen een maand worden afgegeven, terwijl complexere aanvragen waarschijnlijk langer duren.

• Gezondheids- of veiligheidsinspecties: Inspecties in verband met gezondheid en veiligheid (bijv. voor ondernemingen die met levensmiddelen werken, kinderdagverblijven en ondernemingen met fysieke aanpassingen) kunnen het vergunningsproces verlengen. Het plannen van een inspectie kan weken aan het proces toevoegen, afhankelijk van je lokale gezondheids- of brandweerdienst.

Vraag voor de snelste verwerkingstijd je plaatselijke stads- of provinciebestuur of je online een aanvraag kunt indienen en welke aanvullende stappen je eventueel moet voltooien op basis van je bedrijfstype.