Obtener una licencia comercial para operar en California va más allá de simplemente obtener un papel para archivar o colgar en la pared. En último término se trata de garantizar que tu empresa cumple con la normativa y la fiscalidad. Sin embargo, no siempre está claro qué licencias o permisos específicos necesitará tu empresa. Ya sea que estés abriendo una cafetería, lanzando un servicio de consultoría o dirigiendo una tienda en línea, tener las licencias adecuadas puede ayudarte a protegerte de sanciones o incluso posibles cierres.

A continuación, te explicaremos cómo determinar qué licencias comerciales y permisos necesitas en California, los pasos generales para solicitarlos y cuánto cuesta el proceso.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas en California
  
• Cómo solicitar una licencia comercial en California
  
• Cómo obtener un permiso como vendedor en California
  
• Costes asociados con la obtención de una licencia comercial en California
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la licencia en California?
  

Cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas en California

Tanto si estás poniendo en marcha una empresa unipersonal, una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), una corporación o una sociedad anónima en California, lo normal es que necesites una licencia comercial para operar. A continuación te explicamos cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas:

• Requisitos de la ciudad o condado: Casi todas las ciudades y condados de California, con la excepción de algunas áreas no incorporadas, requieren que las empresas tengan una licencia general para operar. Primero, debes contactar con el ayuntamiento de tu ciudad o condado para obtener orientación y más información. Si tu empresa opera en varias ciudades, es posible que necesites licencias en cada jurisdicción.

• Reglas sectoriales: Algunos sectores vienen con sus propias reglas de licencia. Si ofreces servicios relacionados con la salud, por ejemplo, necesitarás una licencia de operación de salud pública local.

• Licencias estatales: Ciertas profesiones, como los agentes inmobiliarios, los contables y los cosmetólogos, necesitan licencias profesionales a nivel estatal para prestar sus servicios al público. Si tu empresa vende artículos tangibles, también necesitarás un permiso de vendedor estatal.

• Zonificación y permisos: Asegúrate de que la ubicación de tu empresa cumpla con las leyes locales de zonificación. Dependiendo del negocio que realices, es posible que también necesites permisos del departamento de construcción o de bomberos para comenzar a operar.

• Permiso de ocupación de vivienda: Muchas ciudades y condados de California exigen un permiso de ocupación de la vivienda si diriges un negocio desde tu casa. Esto garantiza que tu empresa cumpla con los requisitos locales para las operaciones desde casa, como los límites en el número de empleados o las visitas de los clientes.

Para obtener información más detallada, el sitio web del Defensor de la Pequeña Empresa de California es un excelente recurso para investigar qué licencias, permisos y registros necesitarás según el tipo de empresa y la ubicación.

Cómo solicitar una licencia comercial en California

Aquí tienes una guía paso a paso para solicitar una licencia comercial en California:

• Determina la estructura de tu negocio: Decide si tu empresa será una empresa unipersonal, una sociedad de responsabilidad limitada, una sociedad anónima o una sociedad colectiva. Si estás estructurando tu negocio como una LLC o corporación, deberás registrar tu negocio en el estado de California antes de solicitar una licencia comercial.

• Registra el nombre de tu empresa: Si eres el propietario único que opera bajo un nombre que no sea el tuyo, deberás registrar un nombre «DBA» (siglas en inglés de «hacer negocios como») en el condado donde tengas previsto operar. Algunos condados te permiten presentar la solicitud en línea, mientras que otros pueden requerir visitas en persona o formularios por correo.

• Obtén tu Número de Identificación de Empleador (EIN): Si la estructura de tu empresa requiere obtener un EIN de la agencia tributaria estadounidense (IRS), necesitarás este número antes de solicitar una licencia comercial. Puedes solicitar el EIN en línea en el sitio web del IRS.

• Consulta los requisitos locales: La mayoría de las empresas necesitarán una licencia comercial general del municipio o condado donde tengan su sede. Visita los sitios web de tu municipio y condado para encontrar los formularios de solicitud correspondientes. Muchos gobiernos locales te permiten presentar tu solicitud en línea, aunque algunos pueden requerir que envíes la documentación por correo o en persona.

• Solicita licencias estatales y específicas del sector: Dependiendo del tipo de negocio que inicies, es posible que necesites licencias o permisos adicionales del estado de California. Puedes usar la herramienta en línea de CalGold de California para averiguar qué permisos se aplican a tu sector de actividad.

• Presenta permisos de zonificación y construcción: Si estás operando desde una ubicación física, consulta las leyes de zonificación locales para confirmar que tu empresa puede operar allí. En algunos casos, es posible que necesites permisos de construcción adicionales o autorización del departamento de bomberos.

• Pagar las tasas: La mayoría de las licencias y permisos vienen con tasas de solicitud, que varían según el municipio o el sector. Los pagarás cuando envíes tu solicitud. Vuelve a verificar si hay renovaciones anuales para mantener tus documentos actualizados.

• Recibe tu licencia comercial: Una vez que hayas enviado toda la documentación necesaria y pagado las tasas, recibirás tu licencia comercial y podrás comenzar a operar.

Cómo obtener un permiso como vendedor en California

Si vendes bienes físicos sujetos a impuestos en California, necesitarás un permiso como vendedor. Esto se aplica tanto si vendes en persona como si vendes por Internet. Los permisos de vendedor temporal están disponibles para negocios que operan solo por 90 días o menos (por ejemplo, una tienda que opera solo durante la época navideña).

Para obtener un permiso de vendedor en California, empieza por reunir la información que necesitarás para la solicitud, por ejemplo:

• Tu número de Seguro Social (SSN) o EIN

• Información sobre la entidad comercial (p. ej., empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima)

• Tu empresa o cualquier ubicación física en la que operes

• Cifras de ventas esperadas (se aceptan estimaciones)

• Detalles sobre lo que vas a vender y dónde

Regístrate en línea a través del sitio web del CDTFA (el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Comisiones de California) para completar y enviar la solicitud. No se cobra ningún cargo por obtener un permiso de vendedor, pero es posible que se te pida un depósito de seguridad para cubrir los impuestos no pagados en caso de que tu negocio cierre. Después de enviar tu solicitud, la CDTFA la revisará. La mayoría de los permisos se emiten inmediatamente en línea, aunque algunos pueden tardar unos días en procesarse.

Una vez que tengas tu permiso de vendedor, debes exhibirlo en tu lugar de trabajo. Si tienes un negocio en línea, guarda una copia para tus registros. Con tu permiso de vendedor, serás responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas al estado. En función de tu volumen de ventas, es posible que debas presentar declaraciones mensuales, trimestrales o anuales. El CDTFA te informará del calendario de presentación de informes.

Costes asociados a la obtención de una licencia comercial en California

El coste de obtener una licencia comercial en California puede variar según tu ubicación, tipo de negocio y los requisitos específicos del sector. Estos son algunos de los posibles costes que puedes afrontar.

Tasas generales de licencias comerciales

El coste de una licencia comercial general varía según el municipio o el condado donde se encuentre tu empresa. Por ejemplo, San Diego emite certificados de impuestos comerciales en lugar de licencias comerciales, y las tasas para estos son a partir de 38 $. En San Francisco, la comisión de registro de empresas oscila entre 25 $ y 500 $ al año, según los ingresos brutos de tu empresa.

Tasas de permisos de ocupación de viviendas

Si diriges tu negocio desde casa, muchas municipios exigen un permiso de ocupación de viviendas además de una licencia comercial general. En Santa Ana, por ejemplo, los costes del permiso de ocupación de viviendas son alrededor de 50 $. En Oakland, la tasa del permiso de ocupación de vivienda es de 95 $, la misma que la tasa de una licencia comercial general.

Tasas de licencias y permisos específicas del sector

Algunos sectores de actividad en California exigen licencias o permisos adicionales, cada uno de los cuales tiene sus propios costes. Piensa en los siguientes ejemplos:

• Permiso de comida casera: Para los negocios de comida casera, el registro de Comida Casera Clase A (solo para ventas directas) generalmente cuesta entre 100 $ y 150 $, mientras que los permisos de Clase B (ventas directas e indirectas) oscilan entre 250 $ y 500 $. Por ejemplo, en el condado de Los Ángeles, el registro de Clase A cuesta 118 $ y el registro de Clase B cuesta 292 $.

• Licencia de contratista: Para las empresas de construcción, una licencia de la Junta Estatal de Licencias de Contratistas de California cuesta 450 $ por la tasa de solicitud, más otros 200 $ por la tasa inicial de la licencia para un propietario único.

Permiso de vendedor (permiso de impuesto sobre ventas)

Obtener un permiso de vendedor de la CDTFA es gratis. Sin embargo, dependiendo de tu industria y volumen de ventas, la CDTFA puede exigir un depósito de seguridad. Si tu empresa cierra, este depósito te será reembolsado una vez que hayas pagado los impuestos.

Comisiones de presentación de DBA

Si tu empresa va a operar bajo un nombre distinto a tu nombre legal, tendrás que solicitar el DBA o nombre ficticio de la empresa (FBN). Las tasas para presentar un DBA en California difieren según el condado.

En el condado de Los Ángeles, la tasa por primera vez para presentar un FBN es de 26 $ para el nombre de la empresa y el propietario de la empresa, con costes adicionales por nombres adicionales. En el condado de San Diego, la tasa de presentación de FBN es de 54 $, con costes adicionales por nombres o propietarios de empresas adicionales.

Después de presentar una DBA, la ley de California exige que publiques el nombre en un periódico local durante cuatro semanas consecutivas. Esto puede costar entre 30 $ y 500 $ cada semana, dependiendo del periódico y la ubicación.

Tasas de permisos de construcción y zonificación

Si necesitas modificar la ubicación de tu casa o negocio para cumplir con las leyes de zonificación locales (por ejemplo, agregar una entrada separada para los clientes), es posible que necesites una variación de zonificación o un permiso de construcción. Las tasas de estos permisos dependen de la complejidad del proyecto. Los permisos de zonificación y uso condicional en el condado de Los Ángeles cuestan entre unos cientos y miles de dólares, dependiendo del volumen. Los costes de los permisos de construcción para cambios estructurales también difieren según la naturaleza del trabajo. En el condado de Los Ángeles, oscilan entre cien y miles de dólares.

Tasas de renovación

La mayoría de las licencias y permisos comerciales generales deben renovarse anual o semestralmente. Las tasas de renovación son generalmente las mismas o un poco menos que el coste de la solicitud original.

Costes totales estimados para un negocio básico ubicado en el hogar

Para un negocio sencillo que opera desde casa en una ciudad mediana de California (por ejemplo, una empresa de consultoría que no requiere permisos industriales adicionales), la el pago estimado está entre 100 $ y 300 $, más las tasas de renovación aplicables. Estos costes incluirían lo siguiente:

• Licencia comercial: 25 $–150 $

• Permiso de ocupación de vivienda: 50 $–100 $

• DBA (si es necesario): 25 $–55 $, más posibles tasas de publicación

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la licencia en California?

El tiempo que se tarda en recibir una licencia comercial en California depende del tipo de licencia, de tu ubicación y de si se requieren aprobaciones o permisos adicionales. Estos son algunos plazos habituales de concesión de licencias:

• Licencia comercial del municipio o del condado: Las empresas pueden esperar obtener sus licencias comerciales generales en unas pocas semanas. Los plazos varían según la ubicación. En San Diego, por ejemplo, se tarda como máximo dos semanas en recibir un certificado de impuestos comerciales.

• Permiso de ocupación de vivienda: El tiempo de aprobación para un permiso de ocupación de vivienda depende de tu jurisdicción local, aunque generalmente es de pocas semanas. Si tu jurisdicción requiere una inspección, este proceso puede llevar más tiempo.

• Licencias profesionales o estatales: Una licencia a nivel estatal o certificación profesional (por ejemplo, licencia de contratista, permiso de salud para un negocio de alimentos) puede demorar de dos a seis semanas o más, según el tipo de licencia y si se requieren inspecciones o aprobaciones adicionales. La Junta Estatal de Licencias de Contratistas de California tarda de cuatro a seis semanas en reconocer que ha recibido una solicitud y puede tardar aún más en aprobarla.

• Permiso de vendedor: En general, la CDTFA emite permisos de vendedor de inmediato si los solicitas en línea. Si se requiere una revisión adicional o si presentas tu solicitud por correo, esta puede tardar entre unos días y una semana en procesarse.

• Presentaciones de DBA: La aceptación de un DBA o FBN puede tardar algunas semanas. Después de la presentación, también deberás publicar el nombre en un periódico local durante otras cuatro semanas consecutivas antes de la concesión de la aprobación final.

• Permisos o variaciones de zonificación: Los permisos o variaciones de zonificación pueden tardar más tiempo en procesarse. Los permisos de zonificación simples pueden emitirse en el plazo de un mes, mientras que las solicitudes más complejas probablemente lleven más tiempo.

• Inspecciones de seguridad o salud: Las inspecciones relacionadas con la salud y la seguridad (por ejemplo, para empresas que manipulan alimentos, guarderías y empresas con modificaciones físicas) pueden ampliar el proceso de concesión de licencias. Programar una inspección puede añadir semanas al proceso, dependiendo del departamento de salud o de bomberos de tu zona.

Para que el tiempo de procesamiento sea más rápido, pregunta a tu administración local en tu municipio o condado si ofrece solicitudes en línea y qué pasos adicionales, si los hay, deberás completar según tu tipo de negocio.