A obtenção de uma licença comercial para operar na Califórnia vai além de apenas obter um pedaço de papel para arquivar ou pendurar na parede. Essencialmente, a questão é garantir a conformidade regulamentar e tributária da empresa. Mas nem sempre é claro quais licenças ou permissões específicas serão necessárias para a empresa. Se você está abrindo um café, lançando um serviço de consultoria ou administrando uma loja online, contar com as licenças certas pode ajudar a proteger contra multas ou até mesmo possíveis fechamentos.

Explicamos a seguir como determinar quais as licenças comerciais e permissões necessárias na Califórnia, as etapas gerais para solicitá-las e quanto custa o processo.

Neste artigo:

• Como determinar o tipo de licença comercial necessária na Califórnia
  
• Como solicitar uma licença comercial na Califórnia
  
• Como obter uma permissão de vendedor na Califórnia
  
• Custos associados à obtenção de uma licença comercial na Califórnia
  
• Quanto tempo leva para receber sua licença na Califórnia?
  

Como determinar o tipo de licença comercial necessária na Califórnia

Geralmente, se você está iniciando uma empresa individual, sociedade de responsabilidade limitada (LLC), corporação ou sociedade na Califórnia, precisa de uma licença comercial para operar. Veja como determinar o tipo de licença comercial necessária:

• Requisitos da cidade ou condado: quase todas as cidades e condados da Califórnia, com exceção de algumas áreas não incorporadas, exigem que as empresas tenham uma licença geral para operar. Primeiro, entre em contato com a secretaria da prefeitura da cidade ou condado local para obter orientação e mais informações. Se sua empresa opera em várias cidades, pode ser necessário obter licenças em cada jurisdição.

• Regras do setor: alguns setores têm suas próprias regras de licenciamento. Se você estiver oferecendo serviços relacionados à saúde, por exemplo, precisará de uma licença de operação da saúde pública local.

• Licenças estaduais: determinadas profissões, como corretores de imóveis, contadores e cosmetologistas, precisam de licenças profissionais estaduais para prestar seus serviços ao público. Se sua empresa vende itens tangíveis, você também precisará de uma autorização estadual de vendedor.

• Zoneamento e permissões: verifique se a localização da sua empresa está em conformidade com as leis de zoneamento locais. Dependendo da empresa, você também pode precisar de licenças para construção ou do corpo de bombeiros para começar a operar.

• Alvará de ocupação residencial: muitas cidades e condados na Califórnia exigem um alvará de ocupação residencial se você estiver administrando uma empresa de sua casa. Isso garante que sua empresa cumpra os requisitos locais para a realização de operações comerciais em casa, como limitações no número de funcionários ou visitas de clientes.

Para obter informações mais detalhadas, o site do Small Business Advocate da Califórnia é um ótimo recurso para pesquisar quais licenças, permissões e registros você precisará com base no tipo e localização da sua empresa.

Como solicitar uma licença comercial na Califórnia

Veja a seguir um guia passo a passo para solicitar uma licença comercial na Califórnia:

• Determine a estrutura da empresa: decida se sua empresa será uma empresa individual, LLC, corporação ou sociedade. Para estruturar sua empresa como uma LLC ou corporação, você precisará registrá-la no estado da Califórnia antes de solicitar uma licença comercial.

• Registre o nome da sua empresa: se você é um proprietário individual e opera com um nome diferente do seu, precisará registrar um nome fantasia (DBA) no condado onde pretende operar. Alguns condados permitem que você faça o registro online, mas outros podem exigir visitas presenciais ou envio de formulários pelo correio.

• Obtenha seu número de identificação do empregador (EIN): se a estrutura da sua empresa exigir a obtenção de um EIN do Internal Revenue Service (IRS) dos EUA, você precisará desse número antes de solicitar uma licença comercial. Você pode solicitar um EIN online no site do IRS.

• Verifique os requisitos locais: a maioria das empresas precisará de uma licença comercial geral da cidade ou condado onde estão sediadas. Acesse os sites da cidade e do condado para encontrar os formulários de solicitação relevantes. Vários governos locais permitem que você se inscreva online, mas alguns ainda podem exigir que você envie documentação pelo correio ou a entregue pessoalmente.

• Solicite licenças estaduais e específicas do setor: dependendo do tipo de negócio que você está começando, pode ser necessário obter licenças ou permissões adicionais do estado da Califórnia. Você pode usar a ferramenta online CalGold da Califórnia para descobrir quais permissões se aplicam ao seu setor.

• Envie permissões de zoneamento e construção: se você estiver operando em um local físico, verifique as leis de zoneamento locais para confirmar se sua empresa pode operar lá. Em alguns casos, você pode precisar de permissões de construção ou liberação do Corpo de Bombeiros adicionais.

• Pague eventuais tarifas: a maioria das licenças e permissões têm tarifas de solicitação, que variam de acordo com a cidade ou o setor. Você pagará esses valores quando enviar a solicitação. Verifique se há renovações anuais para manter sua documentação atualizada.

• Receba sua licença comercial: depois de enviar toda a documentação necessária e pagar as tarifas, você receberá sua licença comercial e poderá começar a operar.

Como obter uma permissão de vendedor na Califórnia

Se você vende produtos físicos tributáveis na Califórnia, precisará de uma permissão de vendedor. Essa permissão é necessária tanto para vendas presenciais quanto online. Há permissões temporárias de vendedor disponíveis para empresas que operam por apenas 90 dias ou menos, como uma loja que funciona apenas na época do Natal.

Para obter uma autorização de vendedor na Califórnia, comece reunindo as informações necessárias para a solicitação, incluindo:

• Seu número de seguridade social (SSN) ou EIN

• Dados sobre a pessoa jurídica (por exemplo, empresário individual, LLC, corporação)

• Sua empresa ou qualquer outro local físico onde você opera

• Expectativa de vendas (estimativas são aceitas)

• Detalhes sobre o que você vai vender e onde

Registre-se online no site do CDTFA (o site do Departamento de Administração de Impostos e Tarifas da Califórnia) para preencher e enviar a solicitação. Não há tarifa para obter uma permissão de vendedor, mas um depósito de segurança pode ser solicitado para cobrir eventuais impostos não pagos caso sua empresa feche. O CDTFA analisará a solicitação enviada. A maioria das permissões é emitida imediatamente online, mas algumas podem levar alguns dias para serem processadas.

Depois de obter sua permissão de vendedor, você é obrigado a exibi-la no local de trabalho. Se você tem uma empresa online, guarde uma cópia nos seus registros. Com sua permissão de vendedor, você será responsável por recolher e repassar ao estado o imposto sobre vendas. Dependendo do volume de vendas, pode ser necessário fazer declarações mensais, trimestrais ou anuais. O CDTFA informará seu cronograma de declarações.

Custos associados à obtenção de uma licença comercial na Califórnia

O custo de obter uma licença comercial na Califórnia pode variar com base na localização, tipo de empresa e quaisquer requisitos específicos do setor. Veja a seguir alguns custos que você pode encontrar.

Tarifa de licença comercial geral

O custo de uma licença comercial geral varia de acordo com a cidade ou condado onde sua empresa está sediada. Por exemplo, San Diego emite certificados fiscais de empresas em vez de licenças comerciais, com tarifas a partir de US$ 38. Em São Francisco, a tarifa de registro comercial varia de US$ 25 a US$ 500 por ano, dependendo dos rendimentos brutos da empresa.

Tarifa de alvará de ocupação residencial

Se você estiver administrando seu negócio de casa, muitas cidades exigem um alvará de ocupação residencial, além de uma licença comercial geral. Em Santa Ana, por exemplo, o alvará de ocupação residencial custa cerca de US$ 50. Em Oakland, a tarifa do alvará de ocupação residencial é US$ 95, a mesma de uma licença comercial geral.

Tarifas de licenças e permissões setoriais

Alguns setores na Califórnia exigem licenças ou permissões adicionais, cada uma com seus próprios custos. Considere os seguintes exemplos:

• Permissão para alimentos caseiros: para negócios de alimentos feitos em casa, o cadastro para alimentos caseiros classe A (somente vendas diretas) custa normalmente de US$ 100 a US$ 150, enquanto as permissões da classe B (vendas diretas e indiretas) variam de US$ 250 a US$ 500. Por exemplo, no condado de Los Angeles, o cadastro classe A custa US$ 118 e o cadastro classe B custa US$ 292.

• Licença de prestador de serviços: para empresas de construção, uma licença do Conselho Estadual de Licenciamento de Prestadores de Serviços da Califórnia custa US$ 450 (tarifa de inscrição) e mais US$ 200 (tarifa de licença inicial) para um proprietário individual.

Permissão de vendedor (autorização de imposto sobre vendas)

A obtenção de uma permissão de vendedor do CDTFA é gratuita. No entanto, dependendo do setor e do volume de vendas, o CDTFA pode exigir um depósito de segurança. Se sua empresa fechar, esse depósito será reembolsado depois que você pagar os impostos.

Tarifas de registro de nome fantasia

Se a sua empresa operar com um nome diferente do seu nome jurídico, você precisará registrar o nome fantasia (DBA ou FBN). As tarifas para registrar um nome fantasia na Califórnia diferem por condado.

No condado de Los Angeles, a tarifa para registrar um FBN pela primeira vez é US$ 26 para o nome e o proprietário da empresa, com custos adicionais para nomes extras. No condado de San Diego, a tarifa de registro do FBN é US$ 54, com custos adicionais para nomes ou proprietários de empresas extras.

Após registrar um nome fantasia, a lei da Califórnia exige que você publique o nome em um jornal local por quatro semanas consecutivas. Isso pode custar de US$ 30 a US$ 500 por semana, dependendo do jornal e da localização.

Tarifas de permissões de zoneamento e alvarás de construção

Se precisar modificar o local da sua casa ou empresa para cumprir as leis de zoneamento locais (por exemplo, adicionar uma entrada separada para os clientes), pode ser necessário obter uma variação de zoneamento ou um alvará de construção. As tarifas para essas permissões dependem da complexidade do projeto. Permissões de zoneamento e de uso condicional no condado de Los Angeles custam de algumas centenas a milhares de dólares, dependendo do escopo. Os custos das licenças de construção para mudanças estruturais também diferem com base na natureza da obra. No condado de Los Angeles, eles variam de cem a milhares de dólares.

Tarifas de renovação

A maioria das licenças e permissões comerciais gerais deve ser renovada anualmente ou semestralmente. Geralmente, as tarifas de renovação são as mesmas ou ligeiramente inferiores ao custo da solicitação original.

Custo total estimado de uma empresa básica baseada em casa

Para uma empresa simples baseada em casa em uma cidade de médio porte da Califórnia (como uma empresa de consultoria que não exige autorizações adicionais do setor), você pode esperar pagar cerca de US$ 100 a US$ 300, mais eventuais tarifas de renovação aplicáveis. Esses custos incluem:

• Licença comercial: US$ 25 a US$ 150

• Alvará de ocupação residencial: US$ 50 a US$ 100

• Nome fantasia (se necessário): US$ 25 a US$ 55, mais possíveis tarifas de publicação

Quanto tempo leva para receber sua licença na Califórnia?

O tempo necessário para receber uma licença comercial na Califórnia depende do tipo de licença, da sua localização e da necessidade de eventuais aprovações ou permissões adicionais. Aqui estão alguns cronogramas típicos de licenciamento:

• Licença comercial da cidade ou do condado: as empresas podem esperar obter suas licenças gerais de negócios dentro de algumas semanas. Os cronogramas variam conforme o local. Em San Diego, por exemplo, demora até duas semanas para receber um certificado fiscal da empresa.

• Alvará de ocupação residencial: o tempo de aprovação de um alvará de ocupação residencial depende da jurisdição local, mas geralmente é de algumas semanas. Se a sua jurisdição exigir uma inspeção, esse processo poderá levar mais tempo.

• Licenças profissionais ou estaduais: uma licença de estadual ou certificação profissional (por exemplo, licença de prestador de serviços, permissão de saúde para uma empresa de alimentos) pode levar de duas a seis semanas ou mais, dependendo do tipo de licença e da necessidade de inspeções ou aprovações adicionais. O Conselho Estadual de Licenciamento de Prestadores de Serviços da Califórnia leva de quatro a seis semanas para reconhecer que recebeu uma solicitação e pode levar ainda mais tempo para aprová-la.

• Permissão de vendedor: geralmente, o CDTFA emite permissões de vendedor imediatamente se você fizer o pedido online. Se for necessária uma análise adicional ou se você fizer o pedido pelo correio, seu pedido pode levar de alguns dias a uma semana para ser processado.

• Registros de nome fantasia: a aceitação de um nome fantasia ou FBN pode levar algumas semanas. Após o registro, você também precisa publicar o nome em um jornal local por mais quatro semanas consecutivas antes da aprovação final ser concedida.

• Permissões ou variações de zoneamento: as permissões ou variações de zoneamento podem levar mais tempo para serem processadas. Licenças de zoneamento simples podem ser emitidas dentro de um mês, enquanto solicitações mais complexas provavelmente levarão mais tempo.

• Inspeções de saúde ou segurança: as inspeções relacionadas à saúde e segurança (por exemplo, para empresas que manipulam alimentos, creches e empresas com modificações físicas) podem prolongar o processo de licenciamento. O agendamento de uma inspeção pode adicionar semanas ao processo, dependendo do departamento de saúde ou corpo de bombeiros local.

Para acelerar o processamento, pergunte à sua cidade ou governo local se é possível fazer solicitações online e quais etapas adicionais, se houver, você precisará concluir com base no seu tipo de empresa.