Obtener una licencia comercial para operar en California va más allá de simplemente obtener un pedazo de papel para archivar o colgar en la pared; en última instancia, se trata de garantizar que tu empresa cumpla con las normativas y los impuestos. Sin embargo, no siempre está claro qué licencias o permisos específicos necesitará tu empresa. Ya sea que estés abriendo una cafetería, lanzando un servicio de consultoría o administrando una tienda en línea, tener las licencias adecuadas puede ayudarte a protegerte de multas o, incluso, posibles cierres.

A continuación, te explicaremos cómo determinar qué licencias comerciales y permisos necesitas en California, los pasos generales para solicitarlos y cuánto cuesta el proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas en California
  
• Cómo solicitar una licencia comercial en California
  
• Cómo obtener un permiso de vendedor en California
  
• Costos asociados con la obtención de una licencia comercial en California
  
• ¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la licencia en California?
  

Cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas en California

Ya sea que estés iniciando una empresa unipersonal, sociedad de responsabilidad limitada (LLC), corporación o una sociedad colectiva en California, generalmente necesitas una licencia comercial para operar. A continuación, te indicamos cómo determinar qué tipo de licencia comercial necesitas:

• Requisitos de la ciudad o del condado: casi todas las ciudades y los condados de California, con la excepción de algunas áreas no incorporadas, requieren que las empresas tengan una licencia general para operar. Primero, comunícate con la oficina del secretario de tu ciudad o condado local para obtener orientación y más información. Si tu empresa opera en varias ciudades, es posible que necesites licencias en cada jurisdicción.

• Reglas del sector: algunos sectores vienen con sus propias reglas de licencia. Si ofreces servicios relacionados con la salud, por ejemplo, necesitarás una licencia de operación de salud pública local.

• Licencias estatales: ciertas profesiones, como agentes de bienes inmuebles, contadores y cosmetólogos, necesitan licencias profesionales a nivel estatal para brindar sus servicios al público. Si tu empresa vende artículos tangibles, también necesitarás un permiso estatal para vendedores.

• Zonificación y permisos: asegúrate de que la ubicación de tu empresa cumpla con las leyes locales de zonificación. Según la actividad comercial que realices, es posible que también necesites permisos de construcción o del departamento de bomberos para comenzar a operar.

• Permiso de ocupación de vivienda: muchas ciudades y condados de California requieren un permiso de ocupación de vivienda si diriges una empresa desde tu casa. Esto garantiza que tu empresa cumpla con los requisitos locales para las operaciones desde casa, como los límites en la cantidad de empleados o las visitas de los clientes.

Para obtener información más detallada, el sitio web del Defensor de la Pequeña Empresa de California es un gran recurso para investigar qué licencias, permisos y registros necesitarás según el tipo de empresa y la ubicación.

Cómo solicitar una licencia comercial en California

Aquí hay una guía paso a paso para solicitar una licencia comercial en California:

• Determina la estructura de tu empresa: decide si tu empresa será una empresa unipersonal, una sociedad de responsabilidad limitada, una corporación o una sociedad colectiva. Si estás estructurando tu empresa como una LLC o una corporación, deberás registrarla en el estado de California antes de solicitar una licencia comercial.

• Registra el nombre de tu empresa: si eres un propietario único que opera bajo un nombre que no es el tuyo, deberás registrar un nombre comercial (DBA) en el condado donde planeas operar. Algunos condados te permiten presentar la solicitud en línea, mientras que otros pueden requerir visitas en persona o enviar formularios por correo.

• Obtén tu número de identificación de empleador (EIN): si la estructura de tu empresa requiere obtener un EIN del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los EE. UU., necesitarás este número antes de solicitar una licencia comercial. Puedes solicitar un EIN en línea en el sitio web del IRS.

• Revisa los requisitos locales: la mayoría de las empresas necesitarán una licencia comercial general de la ciudad o del condado donde estén establecidas. Visita los sitios web de tu ciudad y condado para encontrar los formularios de solicitud correspondientes. Muchos Gobiernos locales te permiten presentar la solicitud en línea, pero algunos aún pueden requerir que envíes la documentación por correo o en persona.

• Solicitar licencias estatales y específicas del sector: según el tipo de empresa que estés iniciando, es posible que necesites licencias o permisos adicionales del estado de California. Puede usar la herramienta en línea de CalGold de California para averiguar qué permisos corresponden a tu sector.

• Presentar permisos de zonificación y construcción: si estás operando desde una ubicación física, consulta las leyes locales de zonificación para confirmar que tu empresa puede operar allí. En algunos casos, es posible que necesites permisos de construcción adicionales o autorización del departamento de bomberos.

• Pagar todas las tarifas: la mayoría de las licencias y los permisos vienen con tarifas de solicitud, que varían según la ciudad o el sector. Las pagarás cuando envíes tu solicitud. Verifica si hay renovaciones anuales para mantener tus documentos actualizados.

• Recibe tu licencia comercial: una vez que hayas presentado toda la documentación necesaria y pagado las tarifas, recibirás tu licencia comercial y podrás comenzar a operar.

Cómo obtener un permiso de vendedor en California

Si vendes bienes físicos sujetos a impuestos en California, necesitarás un permiso de vendedor. Esto corresponde tanto si vendes en persona como si vendes en línea. Los permisos de vendedor temporales están disponibles para empresas que operan solo durante 90 días o menos, como una tienda que opera solo en Navidad.

Para obtener un permiso de vendedor en California, comienza por recopilar la información que necesitarás para la solicitud, incluida la siguiente:

• Tu número de seguro social (SSN) o EIN.

• Información sobre la entidad comercial (p. ej., empresa unipersonal, LLC o corporación).

• Tu ubicación comercial o cualquier ubicación física en la que operes.

• Cifras de ventas esperadas (las estimaciones están bien).

• Detalles sobre lo que venderás y dónde lo harás.

Inscríbete en línea a través del sitio web del CDTFA (el sitio web del Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California) para completar y enviar la solicitud. No hay que pagar por obtener un permiso de vendedor, pero es posible que te pidan un depósito de seguridad para cubrir los impuestos no pagados en caso de que tu negocio cierre. Después de enviar tu solicitud, el CDTFA la revisará. La mayoría de los permisos se emiten inmediatamente en línea, pero algunos pueden tardar unos días en procesarse.

Una vez que tengas tu permiso de vendedor, deberás exhibirlo en tu lugar de trabajo. Si tienes una empresa en línea, guarda una copia para tus registros. Con tu permiso de vendedor, serás responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas al estado. Según tu volumen de ventas, es posible que debas presentar declaraciones mensuales, trimestrales o anuales. El CDTFA te informará tu calendario de presentación de informes.

Costos asociados con la obtención de una licencia comercial en California

El costo de obtener una licencia comercial en California puede variar según tu ubicación, el tipo de empresa y los requisitos específicos del sector. Estos son algunos de los costos potenciales que podrías encontrar.

Tarifas generales de las licencias comerciales

El costo de una licencia comercial general varía según la ciudad o el condado donde se encuentra ubicada tu empresa. Por ejemplo, San Diego emite certificados de impuestos comerciales en lugar de licencias comerciales, y las tarifas para estos comienzan en $38. En San Francisco, la tarifa de registro de la empresa oscila entre $25 y $500 por año, según los ingresos brutos de tu empresa.

Tarifas de los permisos de ocupación de viviendas

Si estás dirigiendo tu empresa desde casa, muchas ciudades requieren un permiso de ocupación de la vivienda además de una licencia comercial general. En Santa Ana, por ejemplo, los costos del permiso de ocupación de vivienda son de alrededor de $50. En Oakland, la tarifa del permiso de ocupación de vivienda es de $95, igual a la tarifa para una licencia comercial general.

Tarifas de licencias y permisos específicos de un sector

Algunos sectores en California requieren licencias o permisos adicionales, cada uno de los cuales tiene sus propios costos. Considera los siguientes ejemplos:

• Permiso de comida casera: para los negocios de comida casera, el registro de comida casera de clase A (solo para ventas directas) generalmente cuesta de $100 a $150, mientras que los permisos de clase B (ventas directas e indirectas) oscilan entre $250 y $500. Por ejemplo, en el condado de Los Ángeles, el registro de clase A cuesta $118 y el registro de clase B cuesta $292.

• Licencia de contratista: para las empresas de la construcción, para obtener una licencia de la Junta Estatal de Licencias de Contratistas de California se deben pagar $450 por presentación de la solicitud, más otros $200 por la tarifa de licencia inicial para un propietario único.

Permiso de vendedor (permiso de impuesto sobre las ventas)

Obtener un permiso de vendedor del CDTFA es gratis. Pero, según tu sector y tu volumen de ventas, el CDTFA puede requerir un depósito de seguridad. Si tu empresa cierra, este depósito será reembolsado después de que hayas pagado tus impuestos.

Tarifas de presentación de nombre comercial (DBA)

Si tu empresa va a operar con un nombre distinto de tu nombre legal, tendrás que solicitar tu nombre comercial o nombre de empresa ficticio (FBN). Las tarifas para presentar un DBA en California difieren según el condado.

En el condado de Los Ángeles, la tarifa por primera vez para presentar un FBN es de $26 para el nombre de la empresa y el propietario de la empresa, con costos adicionales por nombres adicionales. En el condado de San Diego, la tarifa de presentación de FBN es de $54, con costos adicionales por nombres o propietarios de empresas adicionales.

Después de presentar un DBA, la ley de California requiere que publiques el nombre en un periódico local durante cuatro semanas consecutivas. Esto puede costar entre $30 y $500 cada semana, según el periódico y la ubicación.

Tarifas de zonificación y permisos de construcción

Si necesitas modificar la ubicación de tu casa o empresa para cumplir con las leyes locales de zonificación (por ejemplo, agregar una entrada separada para los clientes), es posible que necesites una variación de zonificación o un permiso de construcción. Las tarifas de estos permisos dependen de la complejidad del proyecto. Los permisos de zonificación y uso condicional en el condado de Los Ángeles cuestan entre unos pocos cientos dólares y miles de dólares, según el alcance. Los costos de los permisos de construcción para cambios estructurales también difieren según la naturaleza del trabajo. En el condado de Los Ángeles, oscilan entre cien y miles de dólares.

Tarifas de renovación

La mayoría de las licencias y los permisos comerciales generales deben renovarse de forma anual o semestral. Las tarifas de renovación son generalmente las mismas o un poco menores que el costo original de la solicitud.

Costos totales estimados para una empresa básica basada en el hogar

Para una empresa simple basada en el hogar en una ciudad mediana de California (como una empresa de consultoría que no requiere permisos de industria adicionales), podrías esperar pagar entre $100 y $300, más las tarifas de renovación que correspondan. Estos costos incluirían lo siguiente:

• Licencia comercial: de $25 a $150.

• Permiso de ocupación de vivienda: de $50 a $100.

• DBA (si es necesario): de $25 a $55, más posibles tarifas de publicación.

¿Cuánto tiempo se tarda en recibir la licencia en California?

El tiempo que se tarda en recibir una licencia comercial en California depende del tipo de licencia, de su ubicación y de si se requieren aprobaciones o permisos adicionales. Estos son algunos de los plazos típicos de concesión de licencias:

• Licencia comercial de la ciudad o del condado: las empresas pueden esperar obtener sus licencias comerciales generales en unas pocas semanas. Los plazos varían según la ubicación. En San Diego, por ejemplo, lleva hasta dos semanas recibir un certificado de impuestos comerciales.

• Permiso de ocupación de vivienda: el tiempo de aprobación para un permiso de ocupación de vivienda depende de tu jurisdicción local, pero generalmente es de unas pocas semanas. Si tu jurisdicción requiere una inspección, este proceso puede llevar más tiempo.

• Licencias profesionales o estatales: una licencia a nivel estatal o una certificación profesional (por ejemplo, una licencia de contratista, un permiso de salud para un negocio de alimentos) puede demorar de dos a seis semanas o más, en función del tipo de licencia y de si se requieren inspecciones o aprobaciones adicionales. La Junta Estatal de Licencias de Contratistas de California tarda de cuatro a seis semanas en reconocer que ha recibido una solicitud y puede tardar aún más en aprobarla.

• Permiso de vendedor: en general, el CDTFA emite permisos de vendedor de inmediato si los solicitas en línea. Si se requiere una revisión adicional o si presentas tu solicitud por correo postal, tu solicitud puede tardar entre unos días y una semana en procesarse.

• Presentaciones de DBA: la aceptación de un DBA o FBN puede demorar algunas semanas. Después de la presentación, también debes publicar el nombre en un periódico local durante otras cuatro semanas consecutivas antes de que se otorgue la aprobación final.

• Permisos o variaciones de zonificación: los permisos o las variaciones de zonificación pueden tardar más tiempo en procesarse. Los permisos de zonificación simples pueden emitirse dentro de un mes, mientras que las solicitudes más complejas probablemente tomarán más tiempo.

• Inspecciones de salud o seguridad: las inspecciones asociadas con la salud y la seguridad (por ejemplo, para empresas que manipulan alimentos, guarderías y empresas con modificaciones físicas) pueden ampliar el proceso de concesión de licencias. Programar una inspección puede agregar semanas al proceso, según tu departamento de salud o de bomberos local.

Para obtener el tiempo de procesamiento más rápido, pregunta al Gobierno local de tu ciudad o condado si ofrece solicitudes en línea y qué pasos adicionales, si los hay, deberás completar según tu tipo de empresa.