L'obtention d'une licence d'exploitation afin d'exercer une activité en Californie ne se limite pas à l'obtention d'un document à classer ou à accrocher au mur ; il s'agit, en fin de compte, de s'assurer que votre entreprise respecte les réglementations et les taxes. Cependant, il n'est pas toujours évident de savoir de quelles licences ou de quels permis spécifiques votre entreprise aura besoin. Que vous ouvriez un café, que vous lanciez un service de conseil ou que vous dirigiez une boutique en ligne, l'obtention des bonnes licences peut vous aider à vous protéger contre les amendes, voire les fermetures potentielles.

Nous allons vous expliquer comment déterminer les licences d'exploitation et les permis dont vous avez besoin en Californie, les principales étapes de la procédure de demande et son coût.

Sommaire

• Déterminer le type de licence d'exploitation dont vous avez besoin en Californie
  
• Demander une licence d'exploitation en Californie
  
• Obtenir un permis de vendeur en Californie
  
• Coûts associés à l'obtention d'une licence d'exploitation en Californie
  
• Délai d'obtention de votre licence en Californie
  

Déterminer le type de licence d'exploitation dont vous avez besoin en Californie

Que vous démarriez une entreprise individuelle, une société à responsabilité limitée (LLC), une société de capitaux ou une société de personnes en Californie, vous avez généralement besoin d'une licence d'exploitation pour exercer vos activités. Voici comment déterminer le type de licence d'exploitation dont vous avez besoin :

• Exigences de la ville ou du comté : Presque toutes les villes et tous les comtés de Californie, à l'exception de certaines zones non incorporées, exigent que les entreprises disposent d'une licence générale pour fonctionner. Tout d'abord, contactez le bureau du greffier de votre ville ou de votre comté local pour obtenir des conseils et plus d'informations. Si votre entreprise exerce ses activités dans plusieurs villes, vous aurez peut-être besoin d'une licence par territoire.

• Règles sectorielles : Certains secteurs d'activité ont leurs propres règles en matière d'octroi de licences. Si vous proposez des services liés à la santé, par exemple, vous aurez besoin d'une licence d'exploitation dans le domaine local de la santé publique.

• Licences d'État : Certaines professions comme les agents immobiliers, les comptables et les cosmétologues ont besoin de licences professionnelles au niveau de l'État pour fournir leurs services au public. Si votre entreprise vend des biens matériels, vous aurez également besoin d'un permis de vendeur délivré par l'État.

• Zonage et permis : Assurez-vous que l'emplacement de votre entreprise est conforme aux lois de zonage locales. Selon l'activité que vous exercez, vous pourriez également avoir besoin d'un permis de construction ou d'un permis du fire department (service de sécurité incendie) pour commencer à exercer vos activités.

• Permis de travail à domicile : De nombreuses villes et comtés de Californie exigent un permis de travail à domicile si vous dirigez une entreprise à partir de votre domicile. Cela permet de s'assurer que votre entreprise répond aux conditions locales applicables aux opérations à domicile, p. ex. les limites du nombre d'employés ou des visites de clients.

Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le site Web de l'organe de représentation des petites entreprises de Californie est une excellente ressource pour rechercher les licences, permis et enregistrements dont vous aurez besoin en fonction de votre type d'entreprise et de votre emplacement.

Demander une licence d'exploitation en Californie

Voici les étapes à suivre pour demander une licence d'exploitation en Californie :

• Déterminez la structure de votre entreprise : décidez si votre entreprise sera une entreprise individuelle, une société à responsabilité limitée (LLC), une société de capitaux (corporation), ou une société de personnes (partnership). Si vous structurez votre entreprise sous la forme d'une LLC ou d'une corporation, vous devrez enregistrer votre entreprise auprès de l'État de Californie avant de demander une licence d'exploitation.

• Enregistrez le nom de votre entreprise : si vous êtes une entreprise individuelle qui exerce son activité sous un nom autre que le vôtre, vous devrez enregistrer un nom commercial auprès du comté dans lequel vous envisagez d'exercer vos activités. Certains comtés vous permettent de faire cette démarche en ligne, tandis que d'autres peuvent exiger des visites en personne ou l'envoi de formulaires par la poste.

• Obtenez votre numéro d'identification d'employeur (EIN) : si la structure de votre entreprise nécessite l'obtention d'un EIN auprès de l'administration fiscale américaine (IRS), vous aurez besoin de ce numéro avant de demander une licence d'exploitation. Vous pouvez faire votre demande d'EIN en ligne sur le site Web de l'IRS.

• Vérifiez les exigences locales : la plupart des entreprises auront besoin d'une licence d'exploitation générale de la ville ou du comté où elles sont basées. Consultez les sites Web de votre ville et de votre comté pour obtenir les formulaires de demande adéquats. De nombreuses administrations locales vous permettent de faire une demande en ligne, mais certaines peuvent encore vous demander de remettre des documents par la poste ou en personne.

• Demandez des licences propres à l'État et au secteur : selon le type d'entreprise que vous démarrez, vous aurez peut-être besoin de licences ou de permis supplémentaires délivrés par l'État de Californie. Vous pouvez utiliser l'outil en ligne CalGold de la Californie pour connaître les permis qui s'appliquent à votre secteur d'activité.

• Transmettez les permis de zonage et de construction : si vous exercez vos activités à partir d'un emplacement physique, vérifiez les lois de zonage locales pour vous assurer que votre entreprise peut y exercer ses activités. Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin de permis de construire supplémentaires ou d'une autorisation du fire department.

• Payez tous les frais : la plupart des licences et permis sont assortis de frais de demande, qui varient d'une ville ou d'un secteur à l'autre. Vous les paierez au moment de soumettre votre demande. Vérifiez si des renouvellements annuels sont nécessaires pour maintenir vos documents à jour.

• Recevez votre licence d'exploitation : une fois que vous aurez soumis tous les documents nécessaires et payé les frais, vous recevrez votre licence d'exploitation et pourrez commencer vos activités.

Obtenir un permis de vendeur en Californie

Si vous vendez des biens physiques taxables en Californie, vous aurez besoin d'un permis de vendeur, que vous vendiez vos produits dans un lieu physique ou en ligne. Les permis de vendeur temporaires sont disponibles pour les entreprises qui exercent leurs activités pendant 90 jours ou moins, p. ex. un magasin qui n'est ouvert que pendant la période de Noël.

Pour obtenir un permis de vendeur en Californie, commencez par rassembler les informations dont vous aurez besoin pour la demande, notamment les suivantes :

• Votre numéro de sécurité sociale (SSN) ou EIN

• Informations sur l'entité commerciale (par exemple, entreprise individuelle, LLC, corporation)

• L'adresse de votre entreprise ou de tout lieu physique où vous exercez vos activités

• Chiffre d'affaires escompté (les estimations sont acceptées)

• Une description des produits ou services que vous comptez commercialiser, et des lieux dans lesquels vous comptez le faire

Inscrivez-vous en ligne sur le site Web du CDTFA (le site Web du Département californien de l'administration des taxes et des frais) pour remplir et soumettre la demande. Il n'y a pas de frais à payer pour obtenir un permis de vendeur, mais il se peut qu'on vous demande un dépôt de garantie pour couvrir les impôts impayés en cas de fermeture de votre entreprise. Une fois votre demande soumise, le CDTFA l'examinera. La plupart des permis sont délivrés immédiatement en ligne, mais le traitement de certaines demandes peut prendre quelques jours.

Une fois que vous avez obtenu votre permis de vendeur, vous devez l'afficher dans votre lieu d'activité. Si vous avez une entreprise en ligne, conservez-en une copie pour vos dossiers. Avec votre permis de vendeur, vous serez responsable de la perception des taxes sur les ventes et de leur versement à l'État. En fonction de votre volume de ventes, vous devrez peut-être produire des déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Le CDTFA vous informera de votre calendrier de déclaration.

Coûts associés à l'obtention d'une licence d'exploitation en Californie

Le coût d'obtention d'une licence d'exploitation en Californie peut varier en fonction de votre emplacement, de votre type d'entreprise et des exigences propres à votre secteur. Voici quelques-uns des coûts que vous pourriez supporter.

Frais généraux de licence d'exploitation

Le coût d'une licence d'exploitation générale varie selon la ville ou le comté où votre entreprise est basée. Par exemple, San Diego délivre des certificats d'impôt sur les sociétés au lieu de licences d'exploitation et les frais d'obtention de ces certificats s'élèvent au minimum à 38 $. À San Francisco, les frais d'enregistrement des entreprises varient de 25 $ à 500 $ par an, en fonction des recettes brutes de votre entreprise.

Frais de permis de travail à domicile

Si vous dirigez votre entreprise à domicile, de nombreuses villes exigent un permis de travail à domicile en plus d'une licence d'exploitation générale. À Santa Ana, par exemple, le permis de travail à domicile coûte environ 50 $. À Oakland, les frais de permis de travail à domicile sont de 95 $, un montant identique aux frais d'une licence d'exploitation générale.

Frais de licence et de permis propres au secteur

En Californie, certains secteurs nécessitent des licences ou des permis supplémentaires, qui ont chacun leurs propres coûts. Prenons les exemples suivants :

• Permis d'entreprise alimentaire à domicile : pour les entreprises alimentaires à domicile, l'obtention d'un permis « Cottage Food » de classe A (pour les ventes directes seulement) coûte généralement de 100 $ à 150 $, tandis que les permis de classe B (ventes directes et indirectes) varient de 250 $ à 500 $. Par exemple, dans le comté de Los Angeles, l'enregistrement en classe A coûte 118 $ et l'enregistrement en classe B coûte 292 $.

• Licence d'entrepreneur : pour les entreprises du secteur de la construction, une licence délivrée par le California Contractors State License Board coûte 450 $ pour les frais de demande, plus 200 $ supplémentaires pour les frais de licence initiaux pour un propriétaire unique.

Permis de vendeur (permis de taxe sur les ventes)

L'obtention d'un permis de vendeur auprès du CDTFA est gratuite. Toutefois, en fonction de votre secteur d'activité et du volume de vos ventes, le CDTFA peut exiger un dépôt de garantie. Si votre entreprise ferme ses portes, ce dépôt vous sera remboursé une fois que vous aurez payé vos impôts.

Frais de dépôt de nom commercial

Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom autre que le vôtre, vous devrez déposer une demande de nom commercial. Les frais de dépôt d'un nom commercial en Californie diffèrent selon le comté.

Dans le comté de Los Angeles, les frais de premier dépôt d'un nom commercial sont de 26 $ pour le nom de l'entreprise et le propriétaire de l'entreprise, avec des frais supplémentaires pour les noms supplémentaires. Dans le comté de San Diego, les frais de dépôt de nom commercial sont de 54 $, avec des coûts supplémentaires pour les noms d'entreprise ou les propriétaires supplémentaires.

Après le dépôt d'un nom commercial, la loi californienne exige que vous publiiez le nom dans un journal local pendant quatre semaines consécutives. Cela peut coûter entre 30 $ et 500 $ par semaine, selon le journal et l'emplacement.

Frais de zonage et de permis de construire

Si vous devez modifier l'emplacement de votre domicile ou de votre entreprise pour vous conformer aux lois de zonage locales (p. ex., ajouter une entrée séparée pour les clients), vous pourriez avoir besoin d'une dérogation de zonage ou d'un permis de construire. Les frais correspondants dépendent de la complexité du projet. Les permis de zonage et d'utilisation conditionnelle dans le comté de Los Angeles coûtent de quelques centaines à des milliers de dollars, en fonction de l'envergure du projet. Les coûts des permis de construire pour les changements structurels diffèrent également en fonction de la nature des travaux. Dans le comté de Los Angeles, ils varient d'une centaine à des milliers de dollars.

Frais de renouvellement

La plupart des licences et permis d'exploitation généraux doivent être renouvelés chaque année ou tous les deux ans. Les frais de renouvellement sont généralement égaux ou légèrement inférieurs au coût initial de la demande.

Estimation des coûts totaux d'une entreprise à domicile

Pour une simple entreprise à domicile dans une ville californienne de taille moyenne (comme une société de conseil qui ne nécessite aucun permis sectoriel supplémentaire), vous pouvez vous attendre à payer entre 100 $ et 300 $, plus les frais de renouvellement applicables. Ces coûts comprendraient les éléments suivants :

• Licence d'exploitation : 25 $ à 150 $

• Permis de travail à domicile : 50 $ à 100 $

• Nom commercial (si nécessaire) : 25 $ à 55 $, plus les frais de publication éventuels

Délai d'obtention de votre licence en Californie

Le délai d'obtention d'une licence d'exploitation en Californie dépend du type de licence, de votre emplacement et de la nécessité ou non d'approbations ou de permis supplémentaires. Voici quelques délais types d'octroi de licences :

• Licence d'exploitation de la ville ou du comté : les entreprises peuvent s'attendre à obtenir leurs licences d'exploitation générales en quelques semaines. Les délais varient selon l'emplacement. À San Diego, par exemple, il faut jusqu'à deux semaines pour recevoir un certificat d'impôt sur les sociétés.

• Permis de travail à domicile : Le délai d'approbation d'un permis de travail à domicile, s'il dépend de votre subdivision territoriale, est généralement de quelques semaines. Si votre subdivision territoriale exige une inspection, ce processus peut prendre plus de temps.

• Licences professionnelles ou d'État : l'obtention d'une licence ou d'un certificat professionnel au niveau de l'État (par exemple, une licence d'entrepreneur ou un permis sanitaire pour une entreprise alimentaire) peut prendre de deux à six semaines ou plus, selon le type de licence et si des inspections ou des approbations supplémentaires sont requises. Le California Contractors State License Board a besoin de quatre à six semaines pour accuser réception d'une demande et peut prendre encore plus de temps pour en approuver une.

• Permis de vendeur : en général, le CDTFA délivre immédiatement les permis de vendeur si vous faites une demande en ligne. Si un examen supplémentaire est nécessaire ou si vous présentez votre demande par la poste, le traitement de votre demande pourrait prendre de quelques jours à une semaine.

• Dépôts de noms commerciaux : l'acceptation d'un nom commercial peut prendre quelques semaines. Après le dépôt, vous devez également publier le nom dans un journal local pendant quatre semaines consécutives avant que l'approbation finale ne soit accordée.

• Permis de zonage ou dérogations : le traitement des permis de zonage ou des dérogations peut prendre plus de temps. Les permis de zonage simples peuvent être délivrés dans un délai d'un mois, tandis que les demandes plus complexes prendront probablement plus de temps.

• Inspections sanitaires ou de sécurité : les inspections liées à la santé et à la sécurité (p. ex., pour les entreprises qui manipulent des aliments, les garderies et les entreprises ayant subi des modifications physiques) peuvent prolonger le processus de délivrance d'une licence. La planification d'une inspection peut ajouter des semaines au processus, selon votre health department (service de santé) ou votre fire department local.

Pour bénéficier d'un traitement plus rapide, demandez à votre administration locale si elle propose des demandes en ligne et quelles sont les étapes supplémentaires, le cas échéant, à suivre en fonction de votre type d'entreprise.