Para garantizar que las empresas cumplen con sus obligaciones en materia de impuesto sobre el valor añadido (IVA), la oficina fiscal puede realizar una inspección del IVA. En este artículo, aprenderás qué es una inspección del IVA y en qué casos la oficina fiscal puede ordenarla. También te explicamos el proceso, describimos las posibles consecuencias y te ofrecemos consejos sobre la mejor manera de prepararte para una inspección del IVA.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una inspección del IVA?
  
• ¿Cuándo realiza la oficina fiscal una inspección del IVA?
  
• ¿Cómo funciona una inspección del IVA?
  
• ¿Cuáles son las posibles consecuencias de una inspección del IVA?
  
• ¿Cómo pueden prepararse las empresas para una inspección del IVA?
  

¿Qué es una inspección del IVA?

Una inspección del IVA es una herramienta utilizada por las autoridades fiscales alemanas para comprobar si las empresas cumplen con sus obligaciones en materia de IVA. Se trata de una auditoría sin previo aviso durante la cual las autoridades fiscales autorizan a los funcionarios a entrar en las propiedades y edificios de las empresas durante el horario comercial y laboral para inspeccionar sus documentos comerciales y los documentos relacionados con el IVA. A diferencia de una auditoría empresarial ordinaria, una inspección del IVA no implica una revisión exhaustiva de todas las operaciones, sino más bien cuestiones específicas del IVA.

La inspección del IVA no es lo mismo que la auditoría especial del IVA, que las autoridades fiscales anuncian con antelación y realizan sin justificación específica. Además, una auditoría especial suele centrarse en cuestiones individuales o períodos específicos. Este no es necesariamente el caso de una inspección: los funcionarios fiscales pueden revisar las cuestiones relativas al IVA durante un período ilimitado. La base jurídica para la inspección del IVA es el artículo 27b de la Ley del IVA (UStG).

¿Cuándo realiza la oficina fiscal una inspección del IVA?

La oficina fiscal lleva a cabo una inspección del IVA si hay indicios de que una empresa no está cumpliendo correctamente con sus obligaciones en materia de IVA. Sin embargo, las autoridades fiscales pueden realizar una inspección del IVA de forma preventiva para detectar posibles errores o infracciones. Estas son algunas de las razones típicas para hacerlo:

Verificar la existencia de una empresa

En el caso de las empresas de nueva fundación, la oficina de impuestos comprueba si realmente existen o si lo hace solo «sobre el papel», sobre todo si una empresa reclama con regularidad elevados importes de IVA soportado. La inspección verifica si el negocio está en la dirección oficial y si ha realizado sus compras costosas reportadas con fines comerciales.

Cambio de sector o propósito comercial

Si una empresa entra de repente en un nuevo sector o cambia significativamente su propósito comercial, esto también puede interesar a las autoridades fiscales. Este tipo de cambios pueden, por ejemplo, afectar al tipo de ventas o a las condiciones de la deducción del impuesto soportado. Para garantizar que la empresa cumple correctamente con sus obligaciones en materia de IVA a pesar de los cambios y que no surgen discrepancias, la oficina fiscal puede realizar una inspección.

Desviaciones significativas de las ventas con respecto a la media del sector

Si las ventas de una empresa varían significativamente respecto a los valores típicos del sector correspondiente, esto puede levantar sospechas de irregularidades o errores en la declaración del IVA. Las desviaciones significativas podrían indicar información incorrecta o un registro incompleto de las transacciones comerciales. Para asegurarse de que la empresa ha calculado y pagado correctamente su impuesto sobre las ventas, la oficina de impuestos puede realizar una inspección para comprobar las transacciones comerciales y los documentos contables subyacentes.

Irregularidades en las declaraciones preliminares del IVA

A menudo, la autoridad fiscal lleva a cabo una auditoría si una empresa no ha presentado sus declaraciones preliminares de IVA con prontitud o no ha presentado ninguna declaración. Sin embargo, las irregularidades también pueden incluir desviaciones significativas en las ventas informadas o en los importes del IVA soportado en comparación con periodos anteriores.

Ventas con diferentes tipos impositivos

Las empresas que ofrecen bienes o servicios con tipos impositivos regulares y reducidos corren un mayor riesgo de cometer errores o de presentar solicitudes de impuestos incorrectas. Las asignaciones incorrectas pueden dar lugar a importes de IVA incorrectos. Con una inspección, la oficina fiscal puede comprobar si la empresa ha asignado sus respectivas ventas a las distintas tasas impositivas y si ha pagado puntualmente los importes impositivos correspondientes.

Devoluciones elevadas del IVA soportado

Una inspección también es posible si una empresa reclama regularmente altas cantidades de impuestos soportados que son desproporcionadas con respecto a las ventas declaradas. Estos casos requieren una revisión más detallada para garantizar que los importes del impuesto soportado que la empresa reclama estén justificados y que las autoridades fiscales puedan justificarlos adecuadamente. Una inspección permite a la oficina de impuestos comprobar las facturas y recibos in situ para detectar posibles usos indebidos o errores contables.

Facturas faltantes o incorrectas

Las empresas deben prestar especial atención a la facturación. Si faltan facturas, contienen información incorrecta o están incompletas, es probable que se realice una inspección. Todas las facturas deben contener la información obligatoria enumerada en el artículo 14, párrafo 4 de la Ley del IVA.

Sospecha de fraude del IVA

La sospecha de fraude en el IVA es un motivo grave para una inspección del IVA por parte de la oficina fiscal. Esto se aplica, en particular, a las operaciones de indicación de carrusel, en las que una empresa elude el IVA mediante un engaño sistemático. El objetivo de una inspección en este caso es que las autoridades fiscales accedan a los documentos de la empresa in situ para encontrar posibles patrones de fraude.

Relaciones comerciales especiales

Las transacciones repetidas con personas cercanas a los propietarios de la empresa pueden dar lugar a sospechas de repartos ocultos de ganancias u otras irregularidades fiscales. Como resultado, pueden ser una razón para que la oficina fiscal realice una inspección. Lo mismo se aplica a las transacciones comerciales regulares en el extranjero y a la cooperación con subcontratistas, ya que se aplican normas especiales sobre el IVA.

Notificaciones e informes de auditoría

La oficina tributaria puede recibir notificaciones de auditoría de otras autoridades fiscales o de terceros (es decir, tribunales o notarios). Este es el caso, por ejemplo, si las autoridades detectan anomalías o irregularidades. Los informes de terceros pueden alertar a la oficina fiscal sobre posibles infracciones, por ejemplo, si la oficina fiscal sospecha que se ha evadido el IVA. Para hacer un seguimiento de dicha información y comprobar el cumplimiento de las obligaciones en materia de IVA, la oficina fiscal puede aclarar los hechos in situ en el marco de la inspección del IVA.

Las empresas tienen influencia sobre la mayoría de las posibles causas de una inspección del IVA. Una inspección sin previo aviso por parte de la oficina de impuestos se vuelve menos probable si una empresa observa los principios de una contabilidad adecuada GoBD) y se asegura de que toda la información y los cálculos son correctos. Los procesos automatizados ayudan a reducir los errores. Stripe Tax puede ser de ayuda porque Tax calcula automáticamente el IVA de todos los productos y servicios.

¿Cómo funciona una inspección del IVA?

Una inspección del IVA consta de varios pasos; las empresas afectadas deben prestar atención a algunos puntos clave:

• Verificación de la inspección: Si los funcionarios de la oficina fiscal aparecen en tu empresa sin avisar, están obligados a mostrar su identificación. Para evitar posibles fraudes, puedes llamar a la oficina fiscal y preguntar si las autoridades han ordenado la inspección.
  
• Consultar a asesores fiscales: En el segundo paso, debes ponerte en contacto con tu asesor fiscal de inmediato. Pídele que participe en la inspección. Importante: los auditores no están obligados a esperar a que lleguen tus asesores fiscales para iniciar la inspección.
  
• Explicación de derechos y obligaciones: Antes de la inspección, los funcionarios de la oficina fiscal deben informarte sobre tus derechos y obligaciones. Esto incluye información sobre el propósito y el alcance de la inspección, así como explicaciones de qué documentos e información debes proporcionar.
  
• Revisión de documentos: De acuerdo con el artículo 27b, párrafo 2 de la Ley del IVA, estás obligado a proporcionar a los auditores todos los documentos relevantes para la auditoría para su inspección. Estos incluyen, entre otros, facturas, documentos comerciales, certificados y registros relacionados con asuntos relacionados con el IVA. Los funcionarios de la oficina fiscal también pueden comprobar los documentos electrónicos. Además, estás obligado a proporcionar información completa. Los funcionarios de la oficina fiscal también tienen derecho a hacer preguntas a tus empleados para obtener información o aclarar discrepancias.
  
• Documentación e informes: Los funcionarios de la oficina fiscal registrarán y documentarán los resultados de la revisión en un informe final. Tienes derecho a revisar este informe.
  

Proceso de inspección del IVA

¿Cuáles son las posibles consecuencias de una inspección del IVA?

Las consecuencias de una auditoría del IVA pueden variar en función de los resultados. Si una empresa proporciona información incorrecta, la autoridad fiscal ordenará ajustes en las declaraciones de IVA de los períodos en cuestión para corregir los errores fiscales. Si la oficina de impuestos encuentra problemas significativos, puede ordenar auditorías adicionales o una auditoría más completa. Es posible que las empresas también necesiten ajustar sus procesos contables e impositivos para evitar errores.

Si los funcionarios descubren irregularidades, la oficina fiscal puede exigir pagos adicionales del IVA. Además, es posible que la empresa tenga que pagar intereses sobre los pagos adicionales y multas por retraso en el pago. Las infracciones graves o intencionadas de la normativa sobre el IVA pueden dar lugar a multas. En casos de evasión o fraude fiscal, pueden surgir investigaciones y procedimientos penales. Estos pueden dañar la reputación de la empresa y socavar la confianza de los clientes, inversores y socios comerciales.

¿Cómo pueden prepararse las empresas para una inspección del IVA?

Como una inspección del IVA no se anuncia, las empresas pueden prepararse para la auditoría solo de forma limitada. Sin embargo, para estar preparado en todo momento, debes asegurarte de que tus registros contables estén actualizados y sean correctos en todo momento. Debes registrar correctamente todas las transacciones comerciales. También necesitas garantizar que rellenas las facturas y los recibos, los ordenas bien y los haces fácilmente accesibles. Stripe Tax ofrece a las empresas acceso centralizado a todos los documentos fiscales relevantes en cualquier momento, lo que facilita las inspecciones realizadas por sorpresa.

Además de una contabilidad adecuada, instruye a los empleados para que se preparen para una posible inspección del IVA. Es necesario informar a todas las personas de la empresa encargadas de los procedimientos administrativos sobre cómo los funcionarios fiscales llevan a cabo una inspección. Y necesitas designar a los empleados que actuarán como interlocutores de los funcionarios de la oficina fiscal durante una inspección.