Para garantir que as empresas cumpram suas obrigações de imposto sobre valor agregado (IVA), a administração fiscal pode realizar uma inspeção de IVA. Neste artigo, você aprenderá o que é uma inspeção de IVA e em quais casos o fisco pode encomendar uma. Também explicamos o processo, descrevemos as possíveis consequências e oferecemos dicas sobre a melhor forma de se preparar para uma inspeção de IVA.

Neste artigo:

• O que é uma inspeção de IVA?
  
• Quando a administração fiscal realiza uma inspeção de IVA?
  
• Como funciona a inspeção de IVA?
  
• Quais são as possíveis consequências de uma inspeção de IVA?
  
• Como podem as empresas preparar-se para uma inspeção de IVA?
  

O que é uma inspeção de IVA?

A inspeção de IVA é uma ferramenta usada pelas autoridades fiscais alemãs para verificar se as empresas estão cumprindo suas obrigações de IVA. Trata-se de uma auditoria sem aviso prévio durante a qual as autoridades fiscais autorizam os funcionários a entrar nas propriedades e edifícios das empresas durante o horário comercial e de trabalho para inspecionar os seus documentos comerciais e documentos relacionados ao IVA. Ao contrário de uma auditoria empresarial regular, uma inspeção de IVA não envolve uma revisão abrangente de toda a operação, mas sim questões específicas de IVA.

A inspeção de IVA não é o mesmo que a auditoria especial de IVA, que as autoridades fiscais anunciam com antecedência e realizam sem justificativa específica. Além disso, uma auditoria especial normalmente se concentra em questões individuais ou períodos específicos. Não é esse necessariamente o caso de uma inspeção: as autoridades fiscais podem rever as questões de IVA por um período ilimitado. A base jurídica para a inspeção de IVA é a Seção 27B da Lei do IVA (UStG).

Quando a administração fiscal realiza uma inspeção de IVA?

A administração fiscal realiza uma inspeção de IVA se houver indícios de que uma empresa não está cumprindo adequadamente suas obrigações no que diz respeito ao IVA. No entanto, as autoridades fiscais podem realizar uma inspeção de IVA preventivamente para detectar possíveis erros ou violações. Aqui estão algumas razões típicas para fazer isso:

Verificar a existência de uma empresa

No caso de empresas recém-fundadas, a administração fiscal verifica se elas existem de verdade ou apenas "no papel" — especialmente se uma empresa declarar regularmente altos valores de imposto sobre insumos. A inspeção verifica se a empresa está no endereço oficial e se fez as compras caras relatadas para fins comerciais.

Mudança de setor ou finalidade da empresa

Se uma empresa entra repentinamente em um novo setor ou muda significativamente seu propósito comercial, isso também pode interessar às autoridades fiscais. Alterações como essas podem, por exemplo, afetar o tipo de vendas ou as condições para dedução fiscal sobre insumos. Para garantir que a empresa cumpre adequadamente suas obrigações de IVA, apesar das mudanças e sem discrepâncias, o fisco pode realizar uma inspeção.

Desvios significativos de vendas em relação à média do setor

Se as vendas de uma empresa se desviarem significativamente dos valores típicos no respectivo setor, isso pode levantar suspeitas de irregularidades ou erros na declaração de IVA. Desvios significativos podem indicar informações incorretas ou registro incompleto das transações comerciais. Para assegurar que a empresa calculou e pagou corretamente seu imposto sobre vendas, o fisco pode realizar uma inspeção para verificar as transações comerciais e os documentos contábeis subjacentes.

Irregularidades nas declarações preliminares de IVA

Muitas vezes, a autoridade fiscal realiza uma auditoria se uma empresa não tiver apresentado as suas declarações preliminares de IVA de forma imediata ou de forma alguma. No entanto, as irregularidades também podem incluir desvios significativos nas vendas informadas ou nos valores do imposto sobre insumos em comparação com períodos anteriores.

Vendas com alíquotas diferentes

Empresas que oferecem bens ou serviços com alíquotas regulares e reduzidas correm maior risco de erros ou aplicações incorretas de impostos. Atribuições incorretas podem levar a valores de IVA incorretos. Com uma inspeção, o fisco pode verificar se a empresa alocou suas respectivas vendas às diversas alíquotas e se pagou prontamente os valores de impostos correspondentes.

Restituição elevada de impostos sobre insumos

Uma inspeção também é possível se uma empresa declarar regularmente altos valores de imposto sobre insumos que sejam desproporcionais às vendas informadas. Esses casos exigem uma análise mais detalhada para garantir que os valores de impostos sobre insumos que a empresa alega sejam justificados e que as autoridades fiscais possam comprová-los adequadamente. Uma inspeção permite que o fisco verifique as faturas e recibos no local para encontrar possíveis erros de uso indevido ou contábeis.

Faturas ausentes ou incorretas

As empresas precisam prestar atenção especial ao faturamento. Se faturas estiverem ausentes, contêm informações incorretas ou estão incompletas, é provável que haja uma inspeção. Todas as faturas devem conter as informações obrigatórias enumeradas na Secção 14, § 4, da Lei do IVA.

Suspeita de fraude de IVA

A suspeita de fraude de IVA é uma razão séria para uma inspeção de IVA por parte da administração fiscal. Isto aplica-se, em particular, à indicação de operações em carrossel, em que uma empresa escapa do IVA através de um engano sistemático. O objetivo da fiscalização, nesse caso, é que o fisco acesse os documentos da empresa no local para encontrar possíveis padrões de fraude.

Relações comerciais especiais

Transações repetidas com pessoas físicas próximas aos empresários podem dar origem a suspeitas de distribuição oculta de lucros ou outras irregularidades fiscais. Como resultado, elas podem ser um motivo para o fisco realizar uma inspeção. O mesmo se aplica às transacções comerciais estrangeiras regulares e à cooperação com subcontratantes, uma vez que se aplicam regulamentos especiais em matéria de IVA.

Notificações e relatórios de auditoria

A administação fiscal pode receber notificações de auditoria de outras autoridades fiscais ou terceiros (por exemplo, tribunais ou cartórios). É o caso, por exemplo, se as autoridades detectarem anormalidades ou irregularidades. Relatórios de terceiros podem alertar o fisco sobre possíveis infrações, por exemplo, se suspeitar de evasão ao IVA. Para acompanhar essas informações e verificar o cumprimento das obrigações de IVA, a administração fiscal pode esclarecer os fatos no local como parte da inspeção de IVA.

As empresas têm influência sobre a maioria das causas potenciais de uma inspeção de IVA. Uma inspeção sem aviso prévio pelo fisco se torna menos provável se a empresa observar os princípios da contabilidade adequada (GoBD) e garantir que todas as informações e cálculos estejam corretos. Processos automatizados ajudam a reduzir erros. O Stripe Tax pode ajudar porque calcula automaticamente o IVA para todos os produtos e serviços.

Como funciona uma inspeção de IVA?

Uma inspeção de IVA tem várias etapas. As empresas afetadas precisam prestar atenção em alguns pontos-chave:

• Verificação da inspeção: Se as autoridades fiscais comparecerem à sua empresa sem aviso prévio, elas serão obrigados a apresentar sua identificação. Para evitar possíveis fraudes, você pode ligar para o fisco e perguntar se as autoridades ordenaram a inspeção.
  
• Consulta a assessores fiscais: Na segunda etapa, você precisa entrar em contato com seu consultor fiscal imediatamente. Peça a ele que participem da inspeção. Importante: os auditores não são obrigados a esperar a chegada de seus assessores fiscais para iniciar a inspeção.
  
• Explicação dos direitos e obrigações: Antes da inspeção, as autoridades fiscais devem informar sobre seus direitos e obrigações. Isso inclui informações sobre a finalidade e o escopo da inspeção, bem como explicações sobre quais documentos e informações você deve fornecer.
  
• Revisão de documentos: De acordo com a Seção 27b, Parágrafo 2 da Lei do IVA, você tem a obrigação de fornecer aos auditores todos os documentos relevantes para a auditoria para inspeção. Eles incluem, entre outros, faturas, documentos comerciais, certificados e registros relacionados a questões de IVA. As autoridades fiscais também podem verificar documentos eletrônicos. Além disso, você tem a obrigação de fornecer informações abrangentes. As autoridades fiscais também têm o direito de questionar seus funcionários para obter informações ou esclarecer discrepâncias.
  
• Documentação e relatórios: As autoridades fiscais registrarão e documentarão os resultados da revisão em um relatório final. Você tem o direito de revisar este relatório.
  

Processo de inspeção de IVA

Quais são as possíveis consequências de uma inspeção de IVA?

As consequências de uma auditoria de IVA podem variar em função dos resultados. Se uma empresa fornecer informações incorretas, a autoridade fiscal ordenará ajustes às declarações de IVA para os períodos em questão, a fim de corrigir os erros fiscais. Se o fisco encontrar problemas significativos, poderá solicitar auditorias adicionais ou uma auditoria mais abrangente. As empresas também podem precisar ajustar seus processos contábeis e fiscais para evitar erros.

Se as autoridades descobrirem irregularidades, o fisco pode exigir pagamentos adicionais de IVA. Além disso, a empresa pode ter que pagar juros sobre os pagamentos adicionais e multas de atraso no pagamento. Violações graves ou intencionais dos regulamentos de IVA podem resultar em multas. Em casos de evasão ou fraude fiscal, podem surgir investigações e processos criminais. Isso pode prejudicar a reputação do negócio e minar a confiança de clientes, investidores e parceiros de negócios.

Como as empresas podem se preparar para uma inspeção de IVA?

Como uma inspeção de IVA não é anunciada, as empresas podem se preparar para a auditoria apenas em uma medida limitada. No entanto, para estar sempre preparado, você precisa garantir que seus registros contábeis estejam sempre atualizados e corretos. Você precisa registrar corretamente todas as transações comerciais. Também é preciso garantir o preenchimento de faturas e recibos, classificação adequada e fácil acesso. O Stripe Tax oferece às empresas acesso centralizado a todos os documentos fiscais relevantes a qualquer momento, o que facilita as inspeções espontâneas.

Além da contabilidade adequada, treine os funcionários em preparação para uma possível inspeção de IVA. Você precisa informar todas as pessoas da empresa encarregadas dos procedimentos administrativos sobre como as autoridades fiscais realizam uma inspeção. E você precisa nomear funcionários que atuarão como contatos para as autoridades fiscais durante uma inspeção.