Un permiso de vendedor es la autorización emitida por el estado que tu empresa necesita para cobrar legalmente a los clientes el impuesto sobre las ventas. Todos los estados, salvo cinco estados de los EE. UU., exigen uno. Si tienes que cobrar el impuesto sobre las ventas en un estado determinado, necesitarás un permiso de vendedor para hacerlo. Pero no siempre está claro cuándo debes cobrar impuestos. Las reglas de nexo económico implican que puedes superar un umbral en un estado en el que nunca has entrado físicamente basándote únicamente en el volumen de ventas en línea.

A continuación, te explicaremos qué es un permiso de vendedor, cómo funciona el registro en los diferentes estados y lo que está en juego si cobras el impuesto sobre las ventas sin tener uno en tus archivos.

De un vistazo

• Se requiere un permiso de vendedor en muchos estados cuando tu empresa ha establecido un nexo por presencia física o por superar el umbral de nexo económico de ese estado.

• Los nombres de los permisos, las tasas de registro, la frecuencia de las declaraciones y los requisitos de renovación varían en los 45 estados que imponen el impuesto sobre las ventas, así como en el Distrito de Columbia.

• Cobrar el impuesto sobre las ventas sin un permiso válido o no cobrarlo podría exponer a tu empresa a sanciones.

¿Qué es un permiso de vendedor?

Un permiso de vendedor, o permiso de impuesto sobre las ventas, es una autorización emitida por el estado que permite a tu empresa cobrar el impuesto sobre las ventas de los clientes y remitirlo al estado. Cobrar el impuesto sobre las ventas sin un permiso puede crear problemas de cumplimiento de la normativa. Algunas ciudades también tienen normativas locales.

¿Cuándo genera el nexo del impuesto sobre las ventas un requisito de permiso de vendedor?

El nexo es la conexión jurídica entre tu empresa y un estado que crea una obligación del impuesto sobre las ventas. Los dos tipos son el nexo físico y el nexo económico. Cada estado tiene sus propias normas sobre qué constituye un nexo.

Nexo físico

Puedes establecer un nexo físico en un estado si se cumple alguna de estas condiciones:

• Tienes empleados, contratistas o representantes de ventas en el estado.

• Eres propietario o alquilas espacios de oficina, almacenes o establecimientos de comercio minorista allí.

• Almacenas inventario en el estado, incluso a través de centros de gestión logística de terceros.

• Asistes a ferias comerciales o realizas negocios en persona por encima de determinados umbrales.

Nexo económico

La decisión de 2018 de Dakota del Sur contra Wayfair de la Corte Suprema dictaminó que los estados podían exigir a los vendedores de otros estados que cobraran el impuesto sobre las ventas basándose únicamente en el volumen de ventas. Muchos estados han fijado sus umbrales en 100.000 $ de ingresos brutos por ventas dentro del estado, a partir de los cuales se exige que la empresa se registre en el impuesto sobre las ventas. Algunos estados también incluyen un umbral de transacción: el umbral de Nueva York, por ejemplo, es de 500.000 $ en ventas y más de 100 ventas en el estado. Si vendes online y los ingresos crecen, es probable que superes los umbrales de nexo económico en varios estados en algún momento.

El nexo puede establecerse con carácter retroactivo. Si un auditor determina que tenías un nexo antes de registrarte, tu responsabilidad podría empezar a partir de esa fecha anterior, no de tu fecha de registro.

¿Cómo obtienes un permiso de vendedor en tu estado?

Muchos estados te permiten registrarte para obtener un permiso de vendedor por internet a través del departamento de ingresos correspondiente o una agencia similar. Cuando te registras en tu estado, normalmente tendrás que proporcionar esta información:

• Tipo de entidad comercial y estado de constitución

• Número de identificación del empleador (EIN) o número de la Seguridad Social si eres un empresario individual sin un EIN

• Dirección y datos de contacto de la empresa

• Código del Sistema de clasificación del sector norteamericano (NAICS) o descripción de la actividad de la empresa (es decir, qué vendes y cómo)

• Volumen estimado de ventas mensuales o anuales

• Fecha de inicio de la actividad de ventas en ese estado

Si te registras en varios estados a la vez, el sistema de registro de Impuesto sobre las ventas simplificado (SST) te permite registrarte en los 24 estados miembros simultáneamente con una sola solicitud de acceso. Los estados que no pertenecen al SST exigen solicitudes de acceso por separado.

Muchos estados tienen procesos de registro sencillos, pero el registro de California se realiza a través del Departamento de Administración de Impuestos y Comisiones de California y podría exigir un depósito de garantía para cubrir posibles impuestos no pagados. El registro de Nueva York incluye preguntas relativamente detalladas. Florida pasó al registro por internet, pero todavía tiene un proceso de solicitud de acceso más complejo.

¿Cómo son los permisos de vendedor en cada estado?

Los estados tienen diferentes nombres para sus permisos de vendedor y cobran importes diferentes para obtener uno. Así es como lo gestiona cada estado con un impuesto sobre las ventas estatal:

Los importes de las comisiones y los nombres de los permisos pueden cambiar, y ciertos estados tienen peculiaridades que vale la pena entender. Por ejemplo, la licencia comercial de Washington cubre una gama más amplia de actividades que la simple concesión de licencias del impuesto sobre las ventas, y Nuevo México grava los ingresos brutos en lugar de las ventas, lo que afecta a cómo funciona el registro.

Cinco estados (Alaska, Delaware, Montana, Nuevo Hampshire y Oregón) no tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal. No necesitas un permiso de vendedor en ninguno de ellos, aunque Alaska permite que las jurisdicciones locales impongan impuestos sobre las ventas.

¿Cómo funcionan los requisitos de renovación y presentación del permiso de vendedor?

En muchos estados, los permisos de vendedor se mantienen activos mientras tu empresa esté operando y hagas las presentaciones de forma regular. Pero algunos estados, como Connecticut, exigen una renovación periódica. Comprueba las reglas en cada estado donde te hayas registrado.

La frecuencia de presentación varía y podría ser mensual, trimestral o anual, en función del estado y de circunstancias como el volumen de ventas. Los estados pueden reasignar tu frecuencia de presentación a lo largo del tiempo a medida que cambien tus ingresos. Omitir una presentación (incluso una declaración de cero dólares) puede generar comisiones por pagos atrasados y, en última instancia, poner tu permiso en riesgo.

¿Qué sucede si no cumples?

A menudo, las sanciones por no registrarse pueden escalar en función de la cantidad que se deba. Por ejemplo, operar sin un permiso de vendedor en California puede acarrear sanciones basadas en porcentajes sobre los impuestos no pagados y una citación por un delito menor. Si no cobras el impuesto sobre las ventas cuando deberías haberlo hecho, muchos estados calculan los impuestos atrasados a partir de la fecha en la que se estableció el nexo (no de la fecha en la que te registraste). También es posible que tengas que pagar intereses y sanciones. Las auditorías pueden revelar errores. Si un auditor determina que tenías un nexo antes de registrarte, la responsabilidad podría ser lo suficientemente grande para los vendedores de alto volumen como para afectar la diligencia debida en una ronda de financiación o adquisición.

Si has descubierto que deberías haberte registrado antes, la declaración voluntaria es la medida correcta. Muchos estados tienen programas que permiten a las empresas presentarse, registrarse y saldar responsabilidades previas, a menudo con sanciones reducidas y un período de revisión limitado en lugar del plazo de prescripción completo. El Programa Nacional de Nexos de la Comisión Fiscal Multiestatal te permite negociar declaraciones voluntarias con varios estados a la vez.

Si cobraste el impuesto sobre las ventas sin permiso y no lo remitiste, a menudo se considera un asunto más grave que la falta de cobro. Habrías tomado dinero de los clientes bajo la premisa de que iría al estado. La apropiación indebida sostenida o a gran escala de fondos fiscales podría clasificarse como un delito penal.

Herramientas como Stripe Tax te ayudan a realizar un seguimiento de tu volumen de ventas en todos los estados y te avisan cuando te acercas a los umbrales de nexo económico.

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