Un permis de commerçant est l'autorisation délivrée par l'État dont votre entreprise a besoin avant de pouvoir légalement percevoir la taxe sur les ventes auprès des clients. Tous les États des États-Unis, à l'exception de cinq, en exigent un. Si vous êtes tenu de percevoir la taxe sur les ventes dans un État donné, vous aurez besoin d'un permis de commerçant pour le faire. Toutefois, il n'est pas toujours clair de savoir à quel moment vous devez percevoir cette taxe. Les règles liées au seuil fiscal signifient que vous pouvez dépasser un seuil dans un État où vous ne vous êtes jamais rendu physiquement, uniquement sur la base du volume des ventes en ligne.

Nous expliquerons ci-dessous ce qu'est un permis de commerçant, comment fonctionne l'immatriculation dans les différents États et quels sont les enjeux si vous percevez la taxe sur les ventes sans en avoir un dans vos dossiers.

L’essentiel à retenir

• Un permis de commerçant est obligatoire dans de nombreux États lorsque votre entreprise a établi un lien par une présence physique ou en dépassant le seuil fiscal de cet État.

• Les noms des permis, les frais d'immatriculation, la fréquence des déclarations et les conditions de renouvellement varient selon les 45 États qui imposent une taxe sur les ventes, ainsi que le District de Columbia.

• Percevoir la taxe sur les ventes sans un permis valide ou ne pas la percevoir pourrait exposer votre entreprise à des pénalités.

Qu'est-ce qu'un permis de vente ?

Un permis de vente, ou autorisation relative à la taxe sur les ventes, est une autorisation délivrée par l'État qui permet à votre entreprise de percevoir la taxe sur les ventes auprès de ses clients et de la verser à l'État. Percevoir la taxe sur les ventes sans autorisation peut entraîner des problèmes de conformité. Certaines villes ont également des réglementations locales.

Quand un lien fiscal déclenche-t-il l'obligation de détenir un permis de commerçant ?

Le lien fiscal est la connexion juridique entre votre entreprise et un État qui crée une obligation de taxe sur les ventes. Les deux types sont le lien physique et le lien économique. Chaque État a ses propres règles sur ce qui constitue un lien fiscal.

Lien physique

Vous pouvez établir un lien physique dans un État si l'une de ces conditions est remplie :

• vous avez des employés, des prestataires ou des représentants commerciaux dans l'État ;

• vous possédez ou louez des bureaux, des entrepôts ou des emplacements de retail dans cet État ;

• vous entreposez des stocks dans l'État, y compris par le biais de centres de réalisation tiers ;

• vous participez à des salons professionnels ou menez des activités en personne au-delà de certains seuils.

Lien économique

La décision de 2018 de la Cour suprême dans l'affaire South Dakota v. Wayfair a statué que les États pouvaient exiger des commerçants hors de l'État qu'ils collectent la taxe sur les ventes sur la seule base du volume des ventes. De nombreux États ont fixé leurs seuils à 100 000 $ de revenus bruts pour les ventes dans l'État, au-delà desquels une entreprise est tenue de s'inscrire à la taxe sur les ventes. Certains États incluent également un seuil de transaction : le seuil de l'État de New York, par exemple, est de 500 000 $ de ventes et plus de 100 ventes dans l'État. Si vous vendez en ligne et que vos revenus augmentent, vous dépasserez probablement les seuils de lien économique dans plusieurs États à un moment donné.

Le lien fiscal peut être établi de manière rétroactive. Si un auditeur détermine que vous aviez un lien fiscal avant votre inscription, votre responsabilité pourrait commencer à cette date antérieure, et non à la date de votre inscription.

Comment obtenir un permis de vente dans votre État ?

De nombreux États vous permettent de vous inscrire pour obtenir un permis de vente en ligne par l'intermédiaire du département des impôts ou d'une agence similaire. Lorsque vous vous inscrivez dans votre État, vous devez généralement fournir les informations suivantes :

• Le type de structure juridique et l'État de constitution de l'entreprise

• Le numéro d'identification d'employeur (EIN) ou le numéro de sécurité sociale si vous êtes une entreprise individuelle sans EIN

• L'adresse de l'entreprise et les coordonnées

• Le code SCIAN (Système de classification des industries de l'Amérique du Nord) ou la description de l'activité de l'entreprise (c'est-à-dire ce que vous vendez et comment)

• Le volume des ventes mensuel ou annuel estimé

• La date de début de l'activité de vente dans cet État

Si vous vous inscrivez dans plusieurs États à la fois, le système d'inscription SST (Streamlined Sales Tax) vous permet de vous inscrire dans les 24 États membres simultanément avec un seul formulaire d'inscription. Les États non membres du SST exigent des formulaires d'inscription distincts.

De nombreux États ont des processus d'inscription simples, mais l'inscription en Californie se fait par l'intermédiaire du California Department of Tax and Fee Administration et peut nécessiter un dépôt de garantie pour couvrir d'éventuels impôts impayés. L'inscription dans l'État de New York comprend des questions relativement détaillées. La Floride est passée à l'inscription en ligne, mais son processus de demande est encore plus complexe.

À quoi ressemblent les permis de commerçant dans chaque État ?

Les États utilisent des noms différents pour leurs permis de commerçant et facturent des montants variables pour les obtenir. Voici comment procède chaque État appliquant une taxe sur les ventes à l'échelle de l'État :

Les montants des frais et les noms des permis peuvent changer, et certains États ont des particularités qu'il convient de connaître. Par exemple, la licence professionnelle de l'État de Washington couvre un éventail d'activités plus large que la simple licence de taxe sur les ventes, et le Nouveau-Mexique impose les recettes brutes plutôt que les ventes, ce qui a une incidence sur le fonctionnement de l'inscription.

Cinq États (l'Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l'Oregon) n'appliquent aucune taxe sur les ventes à l'échelle de l'État. Vous n'avez besoin d'un permis de commerçant dans aucun d'entre eux, bien que l'Alaska autorise les juridictions locales à imposer des taxes sur les ventes.

Comment fonctionnent le renouvellement du permis de vente et les exigences de déclaration ?

Dans de nombreux États, les permis de vente restent actifs tant que votre entreprise est en activité et que vous faites vos déclarations régulièrement. Mais certains États, comme le Connecticut, exigent un renouvellement périodique. Vérifiez les règles de chaque État dans lequel vous êtes inscrit.

La fréquence des déclarations varie et peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle, en fonction de l'État et de circonstances telles que le volume des ventes. Les États peuvent réaffecter votre fréquence de déclaration au fil du temps, à mesure que vos revenus évoluent. L'oubli d'une déclaration (même s'il s'agit d'une déclaration de zéro dollar) peut entraîner des frais de retard et, à terme, mettre votre permis en péril.

Que se passe-t-il si vous ne vous conformez pas ?

Les pénalités en cas de non-immatriculation peuvent souvent se développer proportionnellement au montant dû. Exercer sans permis de commerçant en Californie, par exemple, peut entraîner des pénalités basées sur un pourcentage des taxes impayées et une citation à comparaître pour délit. Si vous ne percevez pas la taxe sur les ventes alors que vous auriez dû le faire, de nombreux États évaluent des arriérés d'impôts à partir de la date à laquelle le lien a été établi (et non la date à laquelle vous vous êtes immatriculé). Vous devrez peut-être également payer des intérêts et des pénalités. Les audits peuvent révéler des erreurs. Si un auditeur détermine que vous aviez un lien avant de vous immatriculer, la responsabilité peut être suffisamment importante pour les commerçants avec de gros volumes pour affecter le devoir de vigilance lors d'un cycle de financement ou d'une acquisition.

Si vous découvrez que vous auriez dû vous immatriculer plus tôt, la divulgation volontaire est la bonne démarche. De nombreux États proposent des programmes permettant aux entreprises de se manifester, de s'immatriculer et de régler leurs obligations antérieures, souvent avec des pénalités réduites et une période de rétroactivité limitée plutôt que le délai de prescription complet. Le National Nexus Program de la Multistate Tax Commission vous permet de négocier des divulgations volontaires avec plusieurs États à la fois.

Si vous avez perçu la taxe sur les ventes sans permis et que vous ne l'avez pas versée, cela est souvent traité plus sérieusement qu'un défaut de perception. Vous avez pris de l'argent aux clients sous prétexte qu'il irait à l'État. Le détournement prolongé ou à grande échelle de fonds fiscaux pourrait être qualifié d'infraction pénale.

Des outils tels que Stripe Tax vous aident en suivant le volume de vos ventes dans tous les États et en vous signalant lorsque vous approchez des seuils fiscaux.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la gestion de la conformité fiscale et vous permet ainsi de vous concentrer sur le développement de votre entreprise. La fonctionnalité vous aide à suivre vos obligations et vous alerte dès que vous franchissez un seuil d’immatriculation fiscale, en se basant sur vos transactions Stripe. De plus, elle calcule et perçoit automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la taxe sur les produits et services (TPS) pour les biens et services physiques et numériques, dans tous les États américains et dans plus de 100 pays.

Commencez à percevoir des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en cliquant sur un bouton dans le Dashboard, ou en utilisant notre puissante interface de programmation d’applications (API).

Stripe Tax peut vous aider à :

• Comprendre où vous devez effectuer votre immatriculation et percevoir les taxes : voyez où vous devez percevoir les taxes d’après vos transactions Stripe. Une fois votre immatriculation effectuée, activez la perception des taxes dans un nouvel État ou pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration Stripe existante ou en activant la perception des taxes d’un clic dans le Dashboard Stripe.

• Vous immatriculer pour le paiement des taxes : laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales à l’échelle mondiale et bénéficiez d’un processus simplifié avec des informations de demande préremplies, pour gagner du temps et faciliter la conformité aux réglementations locales.

• Percevoir automatiquement la taxe : Stripe Tax calcule et perçoit le montant de taxe applicable, quels que soient ce que vous vendez et l’endroit où vous le vendez. Il prend en charge des centaines de produits et services, et reste à jour des règles fiscales et des changements de taux.

• Simplifier les déclarations : Stripe Tax s’intègre parfaitement aux partenaires de déclaration, afin que vos déclarations internationales soient exactes et déposées dans les délais. Confiez vos déclarations à nos partenaires pour vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

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