Een seller's permit (verkopersvergunning) is de door de staat verstrekte autorisatie die je onderneming nodig heeft voordat deze wettelijk sales tax mag berekenen aan klanten. Alle vijf Amerikaanse staten op één na vereisen er een. Als je verplicht bent om sales tax te berekenen in een bepaalde staat, heb je daarvoor een seller's permit nodig. Maar het is niet altijd duidelijk wanneer je belasting moet berekenen. Regels voor economische nexus betekenen dat je een drempelwaarde kunt overschrijden in een staat die je nog nooit fysiek hebt bezocht, puur gebaseerd op het online verkoopvolume.

Hieronder leggen we uit wat een seller's permit is, hoe de registratie in verschillende staten werkt en wat er op het spel staat als je sales tax berekent zonder een vergunning.

Kernpunten

• In veel staten is een seller's permit vereist wanneer je onderneming een nexus heeft opgebouwd door fysieke aanwezigheid of door de drempel voor economische nexus van die staat te overschrijden.

• Namen van vergunningen, registratiekosten, frequenties voor aangifte en vereisten voor verlenging variëren in de 45 staten die sales tax heffen en het District of Columbia.

• Het berekenen van sales tax zonder geldige vergunning of het niet berekenen ervan kan leiden tot boetes voor je onderneming.

Wat is een verkopersvergunning?

Een verkopersvergunning of vergunning voor sales tax is een door de staat afgegeven autorisatie waarmee je onderneming sales tax aan klanten kan berekenen en deze kan afdragen aan de staat. Als je sales tax berekent zonder vergunning, kan dit leiden tot complianceproblemen. Sommige steden hebben ook lokale regelgeving.

Wanneer sales tax nexus tot een vergunningsvereiste voor verkopers leidt

Nexus is de juridische connectie tussen je onderneming en een staat die een verplichting voor omzetbelasting creëert. De twee typen zijn fysieke nexus en economische nexus. Elke staat heeft eigen regels over wat een nexus vormt.

Fysieke nexus

Je kunt een fysieke nexus in een staat vestigen als een van deze voorwaarden waar is:

• Je hebt werknemers, contractanten of vertegenwoordigers in de staat.

• Je bezit of huurt er kantoorruimte, magazijnen of locaties voor detailhandel.

• Je slaat voorraad op in de staat, waaronder via fulfilmentcentra van derden.

• Je woont beurzen bij of doet persoonlijk zaken boven bepaalde drempels.

Economische nexus

De beslissing in de zaak South Dakota v. Wayfair uit 2018 van het Hooggerechtshof heeft bepaald dat staten van verkopers buiten de staat kunnen eisen dat ze omzetbelasting berekenen op basis van alleen het verkoopvolume. Veel staten hebben hun drempels vastgesteld op $ 100.000 aan bruto-inkomsten voor verkopen binnen de staat, waarna een onderneming zich moet registreren voor omzetbelasting. Sommige staten hanteren ook een drempel per transactie: de drempel van New York is bijvoorbeeld $ 500.000 aan verkopen en meer dan 100 verkopen in de staat. Als je online verkoopt en de inkomsten groeien, overschrijd je waarschijnlijk op een bepaald moment de drempels voor economische nexus in meerdere staten.

Een nexus kan met terugwerkende kracht worden gevestigd. Als een auditor vaststelt dat je een nexus had voordat je je registreerde, kan de aansprakelijkheid ingaan op die eerdere datum en niet op de registratiedatum.

Hoe krijg je een verkopersvergunning in jouw staat?

In veel staten kun je je online registreren voor een verkopersvergunning via het desbetreffende Department of Revenue of een vergelijkbare instantie. Wanneer je je in je staat registreert, moet je doorgaans deze informatie opgeven:

• Bedrijfsentiteittype en staat van oprichting

• Employer Identification Number (EIN) of Social Security Number als je een eenmanszaak bent zonder een EIN

• Bedrijfsadres en contactgegevens

• NAICS-code (North American Industry Classification System) of beschrijving van bedrijfsactiviteit (d.w.z. wat je verkoopt en hoe)

• Geschat maandelijks of jaarlijks verkoopvolume

• Startdatum voor verkoopactiviteiten in die staat

Als je je in meerdere staten tegelijk registreert, kun je je met het registratiesysteem Streamlined Sales Tax (SST) in alle 24 aangesloten staten tegelijkertijd registreren met één aanmeldformulier. Niet-SST-staten vereisen afzonderlijke aanmeldformulieren.

Veel staten hebben eenvoudige registratieprocedures, maar de registratie in Californië loopt via de California Department of Tax and Fee Administration en vereist mogelijk een borg om eventuele onbetaalde belastingen te dekken. De registratie in New York bevat relatief gedetailleerde vragen. Florida is overgestapt op online registratie, maar heeft nog steeds een uitgebreider registratieproces.

Hoe zien vergunningen voor verkopers er per staat uit?

Staten hanteren verschillende namen voor hun vergunningen voor verkopers en brengen verschillende bedragen in rekening om er een te krijgen. Hier volgt hoe elke staat met een staatsbrede omzetbelasting hiermee omgaat:

Kosten en vergunningsnamen kunnen wijzigen en bepaalde staten hebben eigenaardigheden die de moeite waard zijn om te begrijpen. De zakelijke vergunning van Washington dekt bijvoorbeeld een breder scala aan activiteiten dan alleen een vergunning voor de omzetbelasting, en New Mexico belast bruto inkomsten in plaats van omzet, wat van invloed is op de werking van de registratie.

Vijf staten – Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon – hebben geen omzetbelasting op staatsniveau. Je hebt in geen van deze staten een vergunning voor verkopers nodig, hoewel Alaska lokale jurisdicties toestaat om omzetbelasting te heffen.

Hoe werken de vereisten voor vernieuwing van verkopersvergunningen en de aangifte?

In veel staten blijven verkopersvergunningen actief zolang je onderneming actief is en je regelmatig aangifte doet. Sommige staten, zoals Connecticut, vereisen echter periodieke vernieuwing. Controleer de regels in elke staat waar je bent geregistreerd.

De frequentie van de aangifte varieert en kan maandelijks, per kwartaal of jaarlijks zijn, afhankelijk van de staat en omstandigheden, zoals het verkoopvolume. Staten kunnen de frequentie van je aangifte in de loop van de tijd wijzigen als je inkomsten veranderen. Als je een aangifte mist (zelfs een aangifte van 0 dollar), kan dit leiden tot kosten voor te laat betalen en uiteindelijk je vergunning in gevaar brengen.

Wat gebeurt er als je niet voldoet aan de regelgeving?

De boetes voor het niet registreren kunnen vaak evenredig zijn aan het verschuldigde bedrag. Zonder seller's permit werken in bijvoorbeeld Californië kan leiden tot procentuele boetes op onbetaalde belastingen en een waarschuwing wegens overtreding. Als je geen sales tax hebt berekend terwijl je dat wel had moeten doen, heffen veel staten achterstallige belastingen vanaf de datum waarop de nexus is vastgesteld (niet vanaf de datum waarop je je hebt geregistreerd). Mogelijk moet je ook rente en boetes betalen. Controles kunnen fouten aan het licht brengen. Als een controleur vaststelt dat je een nexus had voordat je je registreerde, kan de aansprakelijkheid voor verkopers met een hoog volume groot genoeg zijn om van invloed te zijn op de due diligence bij een financieringsronde of overname.

Als je ontdekt dat je je eerder had moeten registreren, is vrijwillige openbaarmaking de juiste keuze. Veel staten hebben programma's waarmee ondernemingen zich kunnen melden, zich kunnen registreren en eerdere aansprakelijkheden kunnen vereffenen, vaak met verlaagde boetes en een beperkte terugkijkperiode in plaats van de volledige verjaringstermijn. Via het National Nexus Program van de Multistate Tax Commission kun je onderhandelen over vrijwillige openbaarmaking met meerdere staten tegelijk.

Als je sales tax hebt berekend zonder vergunning en dit niet hebt afgedragen, wordt dit vaak als ernstiger beschouwd dan wanneer je geen belasting hebt berekend. Je hebt geld van klanten aangenomen onder de aanname dat dit naar de staat zou gaan. Langdurige of grootschalige verduistering van belastinggeld kan worden geclassificeerd als een strafbaar feit.

Tools zoals Stripe Tax helpen je door je verkoopvolume in verschillende staten bij te houden en te signaleren wanneer je drempelwaarden voor economische nexus nadert.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt fiscale compliance makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor belastingregistratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax kan je helpen:

• Te begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Je te registreren om belasting te betalen: laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Automatisch belasting te innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Aangifte te vereenvoudigen: Stripe Tax integreert naadloos met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je bedrijf.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.