Un permis de vendeur est l'autorisation délivrée par l'État dont votre entreprise a besoin avant de pouvoir légalement collecter la taxe de vente auprès des clients. Tous les cinq États américains en exigent un, à l'exception de cinq. Si vous êtes tenu de collecter la taxe de vente dans un État donné, vous aurez besoin d'un permis de vendeur pour le faire. Mais il n'est pas toujours clair de savoir quand vous devez collecter la taxe. Les règles sur le lien économique signifient que vous pouvez dépasser un seuil dans un État où vous n'êtes jamais entré physiquement, en fonction uniquement du volume des ventes en ligne.

Ci-dessous, nous expliquerons ce qu'est un permis de vendeur, comment fonctionne l'inscription dans différents États et ce qui est en jeu si vous collectez la taxe de vente sans avoir de permis au dossier.

Principaux points à retenir

• Un permis de vendeur est requis dans de nombreux États lorsque votre entreprise a établi un lien par une présence physique ou en dépassant le seuil de lien économique de cet État.

• Les noms des permis, les frais d'inscription, les fréquences de déclaration et les exigences de renouvellement varient d'un État à l'autre parmi les 45 États qui imposent une taxe de vente, ainsi que dans le district de Columbia.

• La collecte de la taxe de vente sans un permis valide ou le défaut de la collecter pourrait exposer votre entreprise à des pénalités.

Qu'est-ce qu'un permis de vendeur ?

Un permis de vendeur, ou permis de taxe de vente, est une autorisation délivrée par l'État qui permet à votre entreprise de collecter la taxe de vente auprès des clients et de la verser à l'État. La collecte de la taxe de vente sans permis peut créer des problèmes de conformité. Certaines villes ont également des réglementations locales.

Quand un lien fiscal entraîne-t-il l'exigence d'un permis de vendeur ?

Le lien fiscal est le lien juridique entre votre entreprise et un État qui crée une obligation en matière de taxe de vente. Les deux types sont le lien physique et le lien économique. Chaque État possède ses propres règles sur ce qui constitue un lien.

Lien physique

Vous pouvez établir un lien physique dans un État si l'une de ces conditions est remplie :

• Vous avez des employés, des sous-traitants ou des représentants commerciaux dans l'État.

• Vous y possédez ou y louez des espaces de bureau, des entrepôts ou des emplacements de commerce de détail.

• Vous entreposez des stocks dans l'État, y compris par l'intermédiaire de centres de traitement tiers.

• Vous participez à des salons professionnels ou menez des affaires en personne au-delà de certains seuils.

Lien économique

La décision de la Cour suprême South Dakota v. Wayfair de 2018 a statué que les États pouvaient exiger des vendeurs hors de l'État qu'ils collectent la taxe de vente en fonction du volume des ventes seulement. De nombreux États ont fixé leurs seuils à 100 000 $ de revenus bruts pour les ventes dans l'État, après quoi une entreprise est tenue de s'inscrire pour la taxe de vente. Certains États incluent également un seuil de transaction : le seuil de l'État de New York, par exemple, est de 500 000 $ de ventes et plus de 100 ventes dans l'État. Si vous vendez en ligne et que vos revenus augmentent, vous dépasserez probablement les seuils de lien économique dans plusieurs États à un moment donné.

Le lien peut être établi rétroactivement. Si un vérificateur détermine que vous aviez un lien avant de vous inscrire, votre responsabilité pourrait commencer à partir de cette date antérieure, et non à votre date d'inscription.

Comment obtenir un permis de vendeur dans votre État ?

De nombreux États vous permettent de vous inscrire pour obtenir un permis de vendeur en ligne par l'intermédiaire du département du revenu compétent ou d'un organisme similaire. Lorsque vous vous inscrivez dans votre État, vous devrez généralement fournir ces informations :

• Le type d'entité commerciale et l'État de constitution

• Le numéro d'identification de l'employeur (EIN) ou le numéro de sécurité sociale si vous êtes un propriétaire unique sans EIN

• L'adresse de l'entreprise et les coordonnées

• Le code du Système de classification des secteurs d'activité de l'Amérique du Nord (SCIAN) ou la description de l'activité commerciale (c.-à-d. ce que vous vendez et comment)

• Le volume des ventes mensuel ou annuel estimé

• La date de début de l'activité de vente dans cet État

Si vous vous inscrivez dans plusieurs États en même temps, le système d'inscription à la Streamlined Sales Tax (SST) vous permet de vous inscrire dans les 24 États membres simultanément avec une seule demande. Les États non membres de la SST exigent des demandes distinctes.

De nombreux États ont des processus d'inscription simples, mais l'inscription en Californie s'effectue par l'intermédiaire du California Department of Tax and Fee Administration et peut nécessiter un dépôt de garantie pour couvrir les éventuelles taxes impayées. L'inscription de l'État de New York comprend des questions relativement détaillées. La Floride est passée à l'inscription en ligne, mais son processus de demande reste plus complexe.

À quoi ressemblent les permis de marchand d'un État à l'autre?

Les États utilisent des noms différents pour leurs permis de marchand et exigent des montants différents pour en obtenir un. Voici comment procède chaque État appliquant une taxe de vente à l'échelle de l'État :

Les montants des frais et les noms des permis peuvent changer, et certains États ont des particularités qu'il vaut la peine de comprendre. Par exemple, la licence d'exploitation de Washington couvre un éventail d'activités plus large que la simple licence pour la taxe de vente, et le Nouveau-Mexique impose les recettes brutes plutôt que les ventes, ce qui affecte le fonctionnement de l'inscription.

Cinq États (l'Alaska, le Delaware, le Montana, le New Hampshire et l'Oregon) n'ont pas de taxe de vente à l'échelle de l'État. Vous n'avez pas besoin de permis de marchand dans aucun d'entre eux, bien que l'Alaska permette aux autorités locales d'imposer des taxes de vente.

Comment fonctionnent les exigences de renouvellement et de déclaration d'un permis de vendeur ?

Dans de nombreux États, les permis de vendeur restent actifs tant que votre entreprise est en exploitation et que vous effectuez vos déclarations régulièrement. Mais certains États, comme le Connecticut, exigent un renouvellement périodique. Vérifiez les règles dans chaque État où vous êtes inscrit.

La fréquence de déclaration varie et peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle, selon l'État et les circonstances telles que le volume des ventes. Les États peuvent réaffecter votre fréquence de déclaration au fil du temps à mesure que vos revenus changent. L'omission d'une déclaration (même une déclaration de zéro dollar) peut entraîner des frais de retard et, à terme, mettre votre permis en péril.

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les règles?

Les pénalités pour ne pas s'être inscrit peuvent souvent augmenter en fonction du montant dû. Exercer ses activités sans permis de vendeur en Californie, par exemple, peut entraîner des pénalités basées sur un pourcentage des taxes impayées et une contravention pour délit mineur. Si vous n'avez pas collecté la taxe de vente alors que vous auriez dû le faire, de nombreux États évaluent les arriérés d'impôt à partir de la date à laquelle le lien a été établi (et non à la date à laquelle vous vous êtes inscrit). Vous pourriez également devoir payer des intérêts et des pénalités. Des vérifications peuvent révéler des erreurs. Si un vérificateur détermine que vous aviez un lien avant votre inscription, la responsabilité peut être suffisamment importante pour les vendeurs à volume élevé pour qu'elle affecte la vérification préalable lors d'une ronde de financement ou d'une acquisition.

Si vous avez découvert que vous auriez dû vous inscrire plus tôt, la divulgation volontaire est la bonne décision. De nombreux États ont des programmes qui permettent aux entreprises de se manifester, de s'inscrire et de régler leur responsabilité antérieure, souvent avec des pénalités réduites et une période de rétroactivité limitée plutôt que le délai de prescription complet. Le National Nexus Program de la Multistate Tax Commission vous permet de négocier des divulgations volontaires avec plusieurs États à la fois.

Si vous avez collecté la taxe de vente sans permis et que vous ne l'avez pas versée, cela est souvent traité plus sérieusement qu'un défaut de collecte. Vous avez pris de l'argent aux clients en supposant qu'il irait à l'État. Le détournement soutenu ou à grande échelle de fonds fiscaux pourrait être classé comme une infraction criminelle.

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