Eine Verkäufererlaubnis (Seller's Permit) ist die staatliche Autorisierung, die Ihr Unternehmen benötigt, bevor es legal Sales Tax von Kundinnen und Kunden erheben kann. Alle außer fünf Bundesstaaten der USA verlangen ein solches Mandat. Wenn Sie in einem bestimmten Bundesstaat zur Erhebung von Sales Tax verpflichtet sind, benötigen Sie dazu eine Verkäufererlaubnis. Es ist jedoch nicht immer klar, wann Sie Sales Tax erheben müssen. Die Regeln zum wirtschaftlichen Nexus bedeuten, dass Sie allein aufgrund Ihres Online-Umsatzvolumens einen Schwellenwert in einem Bundesstaat überschreiten können, den Sie nie physisch betreten haben.

Im Folgenden erklären wir, was eine Verkäufererlaubnis ist, wie die Registrierung in verschiedenen Bundesstaaten funktioniert und was auf dem Spiel steht, wenn Sie Sales Tax ohne eine solche Erlaubnis erheben.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Verkäufererlaubnis ist in vielen Bundesstaaten erforderlich, wenn Ihr Unternehmen durch physische Präsenz oder durch Überschreiten des wirtschaftlichen Nexus-Schwellenwerts dieses Bundesstaates einen Nexus begründet hat.

• Erlaubnisnamen, Registrierungsgebühren, Häufigkeit der Einreichung und Verlängerungsanforderungen variieren in den 45 Bundesstaaten, die Sales Tax erheben, sowie im District of Columbia.

• Das Erheben von Sales Tax ohne gültige Erlaubnis oder das Nichterheben kann Ihr Unternehmen Strafen aussetzen.

Was ist eine Verkaufsgenehmigung (Seller's Permit)?

Eine Verkaufsgenehmigung (Seller's Permit) oder Sales Tax Permit ist eine vom Bundesstaat ausgestellte Autorisierung, mit der Ihr Unternehmen Sales Tax von Kundinnen und Kunden einziehen und an den Bundesstaat abführen kann. Das Einziehen von Sales Tax ohne Genehmigung kann zu Compliance-Problemen führen. Einige Städte haben auch lokale Vorschriften.

Wann löst ein Sales Tax Nexus die Pflicht zu einer Genehmigung für Verkäufer/innen aus?

Nexus ist die rechtliche Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und einem Bundesstaat, die eine Sales Tax-Pflicht begründet. Die beiden Arten sind der physische Nexus und der wirtschaftliche Nexus. Jeder Bundesstaat hat eigene Regeln dafür, was einen Nexus darstellt.

Physischer Nexus

Sie können in einem Bundesstaat einen physischen Nexus begründen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

• Sie haben Mitarbeiter/innen, Auftragnehmer/innen oder Vertriebsmitarbeiter/innen in dem Bundesstaat.

• Sie besitzen oder mieten dort Büroräume, Lagerhäuser oder Einzelhandelsstandorte.

• Sie lagern Inventar in dem Bundesstaat, auch über Ausführungszentren von Drittanbietern.

• Sie nehmen an Messen teil oder tätigen persönlich Geschäfte, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten.

Wirtschaftlicher Nexus

Die Entscheidung des Supreme Court in der Rechtssache South Dakota gegen Wayfair aus dem Jahr 2018 hat festgelegt, dass Bundesstaaten von auswärtigen Verkäufer/innen allein aufgrund des Verkaufsvolumens die Erhebung der Sales Tax verlangen können. Viele Bundesstaaten haben ihre Schwellenwerte auf 100.000 USD Bruttoumsatz für Verkäufe im Bundesstaat festgelegt, ab denen ein Unternehmen zur Registrierung für die Sales Tax verpflichtet ist. Einige Bundesstaaten haben auch einen Transaktionsschwellenwert: Der Schwellenwert von New York liegt beispielsweise bei 500.000 USD Umsatz und mehr als 100 Verkäufen im Bundesstaat. Wenn Sie online verkaufen und der Umsatz steigt, werden Sie wahrscheinlich irgendwann die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in mehreren Bundesstaaten überschreiten.

Ein Nexus kann rückwirkend begründet werden. Wenn ein Prüfer feststellt, dass Sie bereits vor Ihrer Registrierung einen Nexus hatten, beginnt Ihre Haftung möglicherweise ab diesem früheren Datum und nicht erst ab dem Datum Ihrer Registrierung.

Wie erhalten Sie eine Verkaufsgenehmigung (Seller's Permit) in Ihrem Bundesstaat?

In vielen Bundesstaaten können Sie sich online über die zuständige Steuerbehörde oder eine ähnliche Einrichtung für eine Verkaufsgenehmigung (Seller's Permit) registrieren. Wenn Sie sich in Ihrem Bundesstaat registrieren, müssen Sie in der Regel die folgenden Informationen angeben:

• Art der juristischen Person und Gründungsstaat

• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (Employer Identification Number, EIN) oder Sozialversicherungsnummer, wenn Sie Einzelunternehmer/in ohne EIN sind

• Geschäftsadresse und Kontaktinformationen

• NAICS-Code (North American Industry Classification System) oder Beschreibung der Geschäftstätigkeit (d. h., was Sie verkaufen und wie)

• Geschätztes monatliches oder jährliches Umsatzvolumen

• Startdatum für die Verkaufsaktivitäten in diesem Bundesstaat

Wenn Sie sich in mehreren Bundesstaaten gleichzeitig registrieren, können Sie sich mit dem Registrierungssystem Streamlined Sales Tax (SST) in allen 24 Mitgliedsstaaten gleichzeitig mit einem Formular registrieren. Staaten, die nicht dem SST angehören, erfordern separate Formulare.

Viele Bundesstaaten haben einfache Registrierungsprozesse, aber die Registrierung in Kalifornien läuft über das California Department of Tax and Fee Administration und erfordert möglicherweise eine Kaution zur Deckung potenzieller nicht gezahlter Steuern. Die Registrierung in New York beinhaltet relativ detaillierte Fragen. Florida ist zur Online-Registrierung übergegangen, hat aber immer noch einen komplexeren Anmeldeprozess.

Wie sehen Seller's Permits in den einzelnen Bundesstaaten aus?

Die Bundesstaaten haben unterschiedliche Namen für ihre Seller's Permits und berechnen unterschiedliche Beträge für den Erwerb. Hier erfahren Sie, wie die einzelnen Bundesstaaten mit einer bundesweiten Sales Tax dies handhaben:

Die Gebührenbeträge und Namen der Genehmigungen können sich ändern und bestimmte US-Bundesstaaten weisen Besonderheiten auf, die es zu verstehen gilt. Beispielsweise deckt die Gewerbeanmeldung in Washington ein breiteres Spektrum an Aktivitäten ab als nur die Sales Tax-Registrierung und in New Mexico werden Bruttoeinnahmen besteuert anstelle von Verkäufen, was sich darauf auswirkt, wie die Registrierung funktioniert.

Fünf US-Bundesstaaten – Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon – haben keine landesweite Sales Tax. Sie benötigen in keinem dieser Bundesstaaten eine Verkäufer/in-Genehmigung, obwohl Alaska lokalen Behörden die Erhebung einer Sales Tax gestattet.

Wie funktionieren die Anforderungen an die Verlängerung der Verkaufsgenehmigung (Seller's Permit) und die Einreichung?

In vielen Bundesstaaten bleiben Verkaufsgenehmigungen (Seller's Permits) aktiv, solange Ihr Unternehmen tätig ist und Sie regelmäßig Erklärungen einreichen. Einige Bundesstaaten, wie z. B. Connecticut, erfordern jedoch eine regelmäßige Verlängerung. Überprüfen Sie die Regeln in jedem Bundesstaat, in dem Sie registriert sind.

Die Häufigkeit der Einreichung variiert und kann je nach Bundesstaat und Umständen, wie dem Umsatzvolumen, monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen. Die Bundesstaaten können die Häufigkeit Ihrer Einreichung im Laufe der Zeit neu festlegen, wenn sich Ihr Umsatz ändert. Das Versäumen einer Einreichung (sogar eine Null-Dollar-Erklärung) kann zu Verspätungsgebühren führen und letztendlich Ihre Genehmigung gefährden.

Was passiert, wenn Sie die Anforderungen nicht erfüllen?

Die Strafen für eine nicht erfolgte Registrierung skalieren oft mit dem geschuldeten Betrag. Der Betrieb ohne Verkäufererlaubnis in Kalifornien kann beispielsweise zu prozentualen Strafen auf nicht gezahlte Steuern und einer Vorladung wegen einer Ordnungswidrigkeit führen. Wenn Sie Sales Tax nicht erhoben haben, obwohl Sie es hätten tun sollen, berechnen viele Bundesstaaten Steuernachzahlungen ab dem Datum, an dem der Nexus begründet wurde (nicht ab dem Datum, an dem Sie sich registriert haben). Möglicherweise müssen Sie auch Zinsen und Strafen zahlen. Audits können Fehler aufdecken. Wenn ein/e Prüfer/in feststellt, dass Sie einen Nexus hatten, bevor Sie sich registriert haben, kann die Verbindlichkeit für Verkäufer/innen mit hohem Umsatzvolumen so groß sein, dass sie die Due Diligence in einer Finanzierungsrunde oder bei einer Akquisition beeinträchtigt.

Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie sich früher hätten registrieren sollen, ist eine Selbstanzeige der richtige Schritt. Viele Bundesstaaten verfügen über Programme, die es Unternehmen ermöglichen, sich zu melden, sich zu registrieren und frühere Verbindlichkeiten zu begleichen, oft mit reduzierten Strafen und einem begrenzten Rückblickzeitraum anstelle der vollen Verjährungsfrist. Das National Nexus Program der Multistate Tax Commission ermöglicht es Ihnen, Selbstanzeigen mit mehreren Bundesstaaten gleichzeitig auszuhandeln.

Wenn Sie Sales Tax ohne Erlaubnis erhoben und nicht abgeführt haben, wird dies oft schwerwiegender behandelt als ein Nichterheben. Sie haben Geld von Kundinnen und Kunden unter der Prämisse eingenommen, dass es an den Bundesstaat geht. Eine anhaltende oder groß angelegte Veruntreuung von Steuergeldern könnte als Straftat eingestuft werden.

Tools wie Stripe Tax helfen, indem sie Ihr Umsatzvolumen in den Bundesstaaten verfolgen und Sie darauf hinweisen, wenn Sie sich den Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus nähern.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax lässt sich nahtlos mit Partnern für die Einreichung integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen korrekt und pünktlich erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.