Un permesso del venditore è l'autorizzazione rilasciata dallo stato di cui la tua attività ha bisogno prima di poter legalmente riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti. Tutti gli stati degli Stati Uniti tranne cinque ne richiedono uno. Se devi riscuotere l'imposta sulle vendite in un determinato stato, avrai bisogno di un permesso del venditore per farlo. Ma non è sempre chiaro quando si deve riscuotere l'imposta. Le regole del nesso economico implicano che puoi superare una soglia in uno stato in cui non sei mai entrato fisicamente basandoti esclusivamente sul volume delle vendite online.

Di seguito, spiegheremo cos'è un permesso del venditore, come funziona la registrazione in diversi stati e cosa c'è in gioco se riscuoti l'imposta sulle vendite senza averne uno registrato.

In sintesi

• Un permesso del venditore è richiesto in molti stati quando la tua attività ha stabilito un nesso tramite presenza fisica o superando la soglia di nesso economico di quello stato.

• I nomi dei permessi, le commissioni di registrazione, le frequenze di dichiarazione e i requisiti di rinnovo variano nei 45 stati che impongono l'imposta sulle vendite, così come nel Distretto di Columbia.

• Riscuotere l'imposta sulle vendite senza un permesso valido o non riscuoterla potrebbe esporre la tua attività a sanzioni.

Che cos'è l'autorizzazione del venditore?

Un'autorizzazione del venditore, o autorizzazione per l'imposta sulle vendite, è un'autorizzazione rilasciata dallo stato che consente alla tua attività di riscuotere l'imposta sulle vendite dai clienti e di versarla allo stato. Riscuotere l'imposta sulle vendite senza autorizzazione può creare problemi di conformità. Alcune città hanno inoltre normative locali.

Quando il nesso in materia di imposta sulle vendite fa scattare l'obbligo di autorizzazione del venditore?

Il nesso è il legame di carattere giuridico tra la tua attività e uno stato che crea un obbligo in materia di imposta sulle vendite. Le due tipologie sono il nesso fisico e il nesso economico. Ogni stato ha le proprie regole su cosa costituisce un nesso.

Nesso fisico

Puoi stabilire un nesso fisico in uno stato se una delle seguenti condizioni è vera:

• Hai dipendenti, appaltatori o rappresentanti di vendita nello stato.

• Possiedi o hai in affitto uffici, magazzini o sedi per il commercio al dettaglio in quello stato.

• Conservi l'inventario nello stato, anche tramite centri di evasione degli ordini di terze parti.

• Partecipi a fiere o conduci attività di persona al di sopra di determinate soglie.

Nesso economico

La decisione della Corte Suprema del 2018 South Dakota contro Wayfair ha stabilito che gli stati possono richiedere ai venditori fuori stato di riscuotere l'imposta sulle vendite basandosi solo sul volume delle vendite. Molti stati hanno fissato le proprie soglie a 100.000 $ di ricavi lordi per le vendite all'interno dello stato, limite oltre il quale un'attività è tenuta a completare la registrazione per l'imposta sulle vendite. Alcuni stati includono anche una soglia per transazione: la soglia di New York, ad esempio, ammonta a 500.000 $ in vendite e più di 100 vendite nello stato. Se vendi online e i ricavi sono in crescita, a un certo punto è probabile che tu superi le soglie per il nesso economico in più stati.

Il nesso può essere stabilito in modo retroattivo. Se un revisore stabilisce che avevi un nesso prima della registrazione, la tua responsabilità potrebbe iniziare da tale data precedente, non dalla data di registrazione.

Come si ottiene un'autorizzazione del venditore nel tuo stato?

Molti stati ti consentono di richiedere la registrazione per un'autorizzazione del venditore online tramite il dipartimento delle entrate competente o un'agenzia simile. Quando completi la registrazione nel tuo stato, in genere dovrai fornire queste informazioni:

• Tipo di entità aziendale e stato di costituzione

• Employer Identification Number (EIN) o Social Security number se sei una ditta individuale senza un EIN

• Indirizzo dell'attività e informazioni di contatto

• Codice NAICS (North American Industry Classification System) o descrizione dell'attività aziendale (ad esempio, cosa vendi e come)

• Volume delle vendite mensile o annuale stimato

• Data di inizio dell'attività di vendita in quello stato

Se ti registri in più stati contemporaneamente, il sistema di registrazione Streamlined Sales Tax (SST) ti consente di registrarti in tutti i 24 stati membri in contemporanea con un'unica richiesta di registrazione. Gli stati non SST richiedono richieste di registrazione separate.

Molti stati hanno procedure di registrazione semplici, ma la registrazione in California avviene tramite il California Department of Tax and Fee Administration e potrebbe richiedere un deposito cauzionale per coprire potenziali imposte non pagate. La registrazione a New York include domande relativamente dettagliate. La Florida è passata alla registrazione online, ma ha comunque una procedura di richiesta di registrazione più complessa.

Come si presentano i permessi del venditore stato per stato?

Gli stati usano nomi diversi per i propri permessi del venditore e richiedono importi diversi per ottenerli. Ecco come viene gestita la situazione in ogni stato con un'imposta sulle vendite a livello statale:

Gli importi delle tariffe e i nomi dei permessi possono cambiare e alcuni stati presentano particolarità che vale la pena comprendere. Ad esempio, la licenza commerciale di Washington copre una gamma di attività più ampia rispetto alla semplice licenza per l'imposta sulle vendite e il New Mexico tassa le entrate lorde anziché le vendite, il che influisce sul funzionamento della registrazione.

Cinque stati, Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, non prevedono un'imposta sulle vendite a livello statale. Non hai bisogno di un permesso del venditore in nessuno di questi, sebbene l'Alaska consenta alle giurisdizioni locali di imporre imposte sulle vendite.

Come funzionano i requisiti di rinnovo dell'autorizzazione del venditore e di dichiarazione?

In molti stati, le autorizzazioni del venditore rimangono attive finché la tua attività è operativa e presenti le dichiarazioni regolarmente. Tuttavia, alcuni stati, come il Connecticut, richiedono un rinnovo periodico. Controlla le regole in ogni stato in cui hai completato la registrazione.

La frequenza della dichiarazione varia e potrebbe essere mensile, trimestrale o annuale, a seconda dello stato e di circostanze come il volume delle vendite. Gli stati possono riassegnare la tua frequenza di dichiarazione nel tempo man mano che i tuoi ricavi cambiano. La mancata presentazione di una dichiarazione (anche se pari a zero) può far scattare commissioni per ritardo e, alla fine, mettere a rischio la tua autorizzazione.

Cosa succede se non si è conformi?

Le sanzioni per la mancata registrazione spesso possono scalare in base all'importo dovuto. Operare senza un permesso del venditore in California, ad esempio, può comportare sanzioni basate su percentuali sulle imposte non pagate e una citazione per reato minore. Se non riscuoti l'imposta sulle vendite quando avresti dovuto, molti stati calcolano le imposte arretrate dalla data in cui è stato stabilito il nesso (non dalla data di registrazione). Potresti anche dover pagare interessi e sanzioni. Gli audit possono rivelare errori. Se un revisore determina che avevi un nesso prima di registrarti, la responsabilità può essere abbastanza grande per i venditori ad alto volume da influire sulla due diligence in un round di finanziamento o un'acquisizione.

Se hai scoperto che avresti dovuto registrarti prima, la divulgazione volontaria è la mossa giusta. Molti stati hanno programmi che consentono alle attività di farsi avanti, registrarsi e saldare le passività precedenti, spesso con sanzioni ridotte e un periodo di revisione limitato invece dell'intero termine di prescrizione. Il National Nexus Program della Multistate Tax Commission ti consente di negoziare divulgazioni volontarie con più stati contemporaneamente.

Se hai riscosso l'imposta sulle vendite senza un permesso e non l'hai versata, questo è spesso trattato più seriamente rispetto a una mancata riscossione. Hai preso fondi dai clienti con la premessa che sarebbero andati allo stato. L'appropriazione indebita di fondi fiscali prolungata o su larga scala potrebbe essere classificata come reato.

Strumenti come Stripe Tax aiutano a monitorare il volume delle tue vendite negli stati e a segnalare quando ti avvicini alle soglie del nesso economico.

In che modo Stripe Tax può esserti d'aiuto

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Stripe Tax può aiutarti a:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle imposte: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, risparmiando tempo e semplificando la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Inoltre, supporta centinaia di prodotti e servizi ed è sempre al corrente delle aliquote fiscali e delle modifiche alle normative.

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