Un permiso de vendedor es la autorización emitida por el estado que tu empresa necesita antes de poder cobrar legalmente el impuesto sobre las ventas a los clientes. Todos menos cinco estados de EE. UU. exigen uno. Si tienes la obligación de cobrar el impuesto sobre las ventas en un estado determinado, necesitarás un permiso de vendedor para hacerlo. Pero no siempre está claro cuándo debes cobrar el impuesto. Las reglas de nexo económico significan que puedes superar un límite en un estado en el que nunca has ingresado físicamente basándote puramente en el volumen de ventas en línea.
A continuación, explicaremos qué es un permiso de vendedor, cómo funciona el registro en los diferentes estados y qué está en juego si cobras el impuesto sobre las ventas sin tener uno archivado.
Puntos clave
Se requiere un permiso de vendedor en muchos estados cuando tu empresa ha establecido un nexo a través de la presencia física o al superar el límite de nexo económico de ese estado.
Los nombres de los permisos, las tarifas de registro, las frecuencias de la declaración fiscal y los requisitos de renovación varían en los 45 estados que imponen el impuesto sobre las ventas, así como en el Distrito de Columbia.
Cobrar el impuesto sobre las ventas sin un permiso válido o no cobrarlo podría exponer a tu empresa a sanciones.
¿Qué es un permiso de vendedor?
Un permiso de vendedor, o permiso de impuesto sobre las ventas, es una autorización emitida por el estado que permite a tu empresa cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes y remitirlo al estado. Cobrar el impuesto sobre las ventas sin un permiso puede crear problemas de cumplimiento de la normativa. Algunas ciudades también tienen normativas locales.
¿Cuándo el nexo fiscal sobre las ventas activa el requisito de un permiso de vendedor?
Nexo es la conexión legal entre tu empresa y un estado que crea una obligación del impuesto sobre las ventas. Los dos tipos son el nexo físico y el nexo económico. Cada estado tiene sus propias reglas sobre lo que constituye un nexo.
Nexo físico
Puedes establecer un nexo físico en un estado si se cumple alguna de estas condiciones:
Tienes empleados, contratistas o representantes de ventas en el estado.
Tienes en propiedad o alquilas espacio de oficina, almacenes o ubicaciones minoristas allí.
Almacenas inventario en el estado, incluso a través de centros de gestión logística de terceros.
Asistes a ferias comerciales o realizas negocios en persona por encima de ciertos umbrales.
Nexo económico
La decisión de 2018 de la Corte Suprema en el caso South Dakota v. Wayfair determinó que los estados podían exigir a los vendedores de otros estados que cobraran el impuesto sobre las ventas basándose únicamente en el volumen de ventas. Muchos estados han establecido sus umbrales en USD 100,000 de ingresos brutos para las ventas dentro del estado, después de lo cual se requiere que una empresa se registre para el impuesto sobre las ventas. Algunos estados también incluyen un umbral de transacciones: el umbral de Nueva York, por ejemplo, es de USD 500,000 en ventas y más de 100 ventas en el estado. Si estás vendiendo en línea y los ingresos están creciendo, es probable que superes los umbrales de nexo económico en varios estados en algún momento.
El nexo se puede establecer de forma retroactiva. Si un auditor determina que tenías un nexo antes de registrarte, tu responsabilidad podría comenzar desde esa fecha anterior, no desde tu fecha de registro.
¿Cómo obtienes un permiso de vendedor en tu estado?
Muchos estados te permiten registrarte para obtener un permiso de vendedor en línea a través del departamento de ingresos u organismo similar correspondiente. Cuando te registres en tu estado, por lo general, tendrás que brindar esta información:
Tipo de entidad de la empresa y estado de formación
Número de identificación del empleador (EIN) o número de Seguro Social si eres un propietario único sin un EIN
Dirección de la empresa e información de contacto
Código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) o descripción de la actividad comercial (p. ej., lo que vendes y cómo)
Volumen de ventas mensual o anual estimado
Fecha de inicio de la actividad de ventas en ese estado
Si te vas a registrar en varios estados a la vez, el sistema de registro Streamlined Sales Tax (SST) te permite registrarte en los 24 estados miembros simultáneamente con una sola solicitud. Los estados que no pertenecen al SST exigen solicitudes separadas.
Muchos estados tienen procesos de registro simples, pero el registro de California se realiza a través del Departamento de Administración de Impuestos y Cargos de California (CDTFA) y puede exigir un depósito de seguridad para cubrir posibles impuestos no pagados. El registro de Nueva York incluye preguntas relativamente detalladas. Florida adoptó el registro en línea, pero sigue teniendo un proceso de solicitud más complejo.
¿Cómo son los permisos de vendedor en cada estado?
Los estados tienen diferentes nombres para sus permisos de vendedor y cobran importes distintos para obtener uno. Así es como lo maneja cada estado con un impuesto sobre las ventas estatal:
|
Estado
|
Nombre del permiso
|
Tarifa de registro
|
|---|---|---|
| Alabama | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Arizona | Licencia de impuestos sobre los privilegios de transacción | USD 12 |
| Arkansas | Permiso de impuesto sobre las ventas | USD 50 |
| California | Permiso de vendedor | Sin cargo |
| Colorado | Licencia de impuesto sobre las ventas | Varía |
| Connecticut | Permiso de impuesto sobre las ventas y el uso | USD 100 |
| Florida | Certificado de reventa anual de Florida para el impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Georgia | Certificado de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Hawái | Licencia de impuesto sobre consumos específicos general | USD 20 |
| Idaho | Permiso de vendedor | Sin cargo |
| Illinois | Certificado de registro | Sin cargo |
| Indiana | Certificado de comerciante minorista registrado | USD 25 |
| Iowa | Permiso de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Kansas | Solicitud de impuestos para empresas | Sin cargo |
| Kentucky | Solicitud de registro fiscal | Sin cargo |
| Luisiana | Cuenta de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Maine | Certificado de comerciante minorista | Sin cargo |
| Maryland | Licencia de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Massachusetts | Certificado de registro fiscal sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Míchigan | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Minnesota | Cuenta de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Misisipi | Permiso de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Misuri | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Nebraska | Permiso de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Nevada | Permiso de impuesto sobre las ventas | USD 15 |
| Nueva Jersey | Certificado de autoridad | USD 100 |
| Nuevo México | Registro de impuestos sobre los ingresos brutos | Sin cargo |
| Nueva York | Certificado de autoridad | Sin cargo |
| Carolina del Norte | Certificado de registro | Sin cargo |
| Dakota del Norte | Permiso de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Ohio | Licencia de proveedor | USD 50 |
| Oklahoma | Permiso de impuesto sobre las ventas | USD 20 |
| Pensilvania | Licencia de impuesto sobre ventas, uso y ocupación hotelera | Sin cargo |
| Rhode Island | Permiso de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Carolina del Sur | Licencia minorista | USD 50 |
| Dakota del Sur | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Tennessee | Cuenta de impuesto sobre las ventas y el uso | Sin cargo |
| Texas | Permiso de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Utah | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Vermont | Licencia de impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Virginia | Registro del impuesto sobre las ventas | Sin cargo |
| Washington | Licencia comercial | Varía |
| Virginia Occidental | Certificado de registro de la empresa | USD 30 |
| Wisconsin | Permiso de vendedor | USD 20 |
| Wyoming | Licencia de impuesto sobre las ventas y el uso | USD 60 |
| Distrito de Columbia | Registro de nueva empresa | Sin cargo |
Los montos de las comisiones y los nombres de los permisos pueden cambiar, y ciertos estados tienen particularidades que vale la pena entender. Por ejemplo, la licencia comercial de Washington abarca una variedad de actividades más amplia que solo las licencias para el impuesto sobre las ventas, y Nuevo México grava los ingresos brutos en lugar de las ventas, lo que afecta el funcionamiento del registro.
Cinco estados —Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón— no tienen un impuesto sobre las ventas a nivel estatal. No necesitas un permiso de vendedor en ninguno de ellos, aunque Alaska permite que las jurisdicciones locales impongan impuestos sobre las ventas.
¿Cómo funcionan los requisitos de renovación del permiso de vendedor y la declaración fiscal?
En muchos estados, los permisos de vendedor se mantienen activos siempre que tu empresa esté en funcionamiento y presentes declaraciones fiscales de forma regular. Pero algunos estados, como Connecticut, exigen la renovación periódica. Consulta las normas de cada estado en el que te hayas registrado.
La frecuencia de declaración fiscal varía y puede ser mensual, trimestral o anual, en función del estado y las circunstancias, como el volumen de ventas. Los estados pueden reasignar tu frecuencia de declaración fiscal con el tiempo a medida que cambien tus ingresos. Omitir una declaración (incluso una declaración de cero dólares) puede generar recargos por mora y, finalmente, poner tu permiso en riesgo.
¿Qué sucede si no cumples?
Las sanciones por no realizar el registro a menudo pueden crecer con el monto adeudado. Operar sin un permiso de vendedor en California, por ejemplo, puede incurrir en sanciones basadas en porcentajes sobre los impuestos no pagados y una citación por delito menor. Si no cobraste el impuesto sobre las ventas cuando debías hacerlo, muchos estados evalúan los impuestos atrasados desde la fecha en que se estableció el nexo (no la fecha en que te registraste). Es posible que también debas pagar intereses y multas. Las auditorías pueden revelar errores. Si un auditor determina que tenías nexo antes de registrarte, la responsabilidad puede ser lo suficientemente grande para los vendedores de gran volumen como para que afecte la diligencia debida en una ronda de financiación o adquisición.
Si has descubierto que deberías haberte registrado antes, la divulgación voluntaria es el paso correcto. Muchos estados tienen programas que permiten a las empresas presentarse, registrarse y liquidar la responsabilidad previa, a menudo con multas reducidas y un período de revisión retrospectiva limitado en lugar del estatuto de limitaciones completo. El Programa Nacional de Nexo de la Comisión de Impuestos Multiestatales te permite negociar divulgaciones voluntarias con varios estados a la vez.
Si cobraste el impuesto sobre las ventas sin un permiso y no lo remitiste, eso a menudo se trata con mayor gravedad que la falta de cobro. Has tomado dinero de los clientes bajo la premisa de que iría al estado. La apropiación indebida sostenida o a gran escala de fondos fiscales podría clasificarse como un delito penal.
Las herramientas como Stripe Tax te ayudan al hacer un seguimiento de tu volumen de ventas en todos los estados y marcar cuándo te acercas a los límites de nexo económico.
Cómo puede ayudarte Stripe Tax
Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos, digitales como servicios, en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países.
Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo si agregas una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de aplicaciones (API).
Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:
Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que cobrar impuestos según tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.
Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud. De esta manera, ahorras tiempo y simplificas el cumplimiento de la normativa local.
Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.
Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra sin problemas con los socios de declaración, con el fin de que tus presentaciones globales sean precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.
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El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.