Un flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación de vendedores es la secuencia de verificaciones que ejecuta una plataforma antes de que un vendedor pueda aceptar pagos y que luego sigue ejecutando mientras ese vendedor permanezca activo. Estos pasos de activación existen porque el blanqueo de capitales funciona a escala mundial: se estima que cada año se blanquean entre $800.000 millones y 2 billones$.

A continuación, explicaremos ordenadamente cada etapa del flujo de trabajo de activación, desde los campos recopilados en el registro hasta la lógica de ruta que separa a los vendedores que son particulares de las empresas registradas. También hablaremos sobre la titularidad y los controles de revisión que se aplican a las cuentas de empresa, así como de los puntos de decisión que surgen cuando la verificación no se resuelve limpiamente.

De un vistazo

• La activación de vendedores dirige a los particulares, los empresarios individuales y las empresas registradas por diferentes rutas de verificación con distintos requisitos de documentación.

• La revelación de la titularidad real y la revisión de sanciones se aplican una vez que el vendedor se dirige a la ruta de la empresa y, habitualmente, las posibles coincidencias van a revisión manual en lugar de a un rechazo automático.

• La aprobación no finaliza el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa, puesto que los vendedores necesitan una nueva revisión periódica y una supervisión de la titularidad, el volumen o los cambios de riesgo a lo largo de la vida útil de la cuenta.

¿Qué es un flujo de trabajo de activación de vendedores?

Un flujo de trabajo de activación de vendedores es un proceso paso a paso que utiliza una plataforma digital o un marketplace para registrar, verificar y activar nuevas empresas y que puedan aceptar pagos de forma segura. Abarca la verificación de identidad, la ruta según el tipo de empresa, la revelación de la titularidad real y la revisión de sanciones y personas expuestas políticamente (PEP, por sus siglas en inglés), seguidas de una supervisión continua, ya que los perfiles de riesgo y las estructuras de propiedad no se mantienen fijos.

¿Cómo comienza el registro del vendedor el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación?

En el registro es donde la plataforma decide qué solicitar y cuándo. El patrón común es la revelación progresiva, donde la plataforma recopila información por etapas en lugar de toda a la vez.

Funciona de la siguiente manera:

• Registro inicial: El vendedor envía su nombre legal, el nombre comercial (DBA) si procede, el tipo de empresa, el país y un identificador fiscal, como un Número de Identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para una empresa o un Número de Seguridad Social para un particular en los EE. UU.

• Detalles de transferencias: A menudo, las plataformas recopilan la información bancaria en esta etapa. Las que utilizan un enfoque basado en el riesgo pueden permitir que una cuenta empiece a realizar transacciones antes de que se habiliten las transferencias y recopilan los datos bancarios más adelante.

• Documentos de verificación: Normalmente, a continuación las plataformas solicitan un documento de identidad expedido por el gobierno o la documentación de la constitución de la empresa, ya sea de inmediato, si el nivel de riesgo del vendedor lo requiere, o poco después, si para la plataforma es conveniente activar la cuenta primero y completar la verificación en un plazo establecido.

¿Cómo dirige a los vendedores a la ruta de verificación correcta el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación?

No todos los vendedores reciben la misma lista de verificación. Generalmente, las plataformas dirigen a los vendedores por una de las tres rutas siguientes:

• Vendedores que son particulares: Estos vendedores se verifican con un documento de identidad expedido por el gobierno, su fecha de nacimiento y los últimos cuatro dígitos de sus números de identificación fiscal, o el número completo según el volumen y el riesgo. No hay ninguna entidad jurídica de empresa detrás de la cuenta.

• Empresarios individuales: Estos vendedores operan bajo su propio nombre o un nombre comercial (DBA, por sus siglas en inglés) sin una entidad jurídica separada, por lo que la verificación combina el documento de identidad con una prueba de la actividad de la empresa, como una licencia comercial o una presentación del nombre comercial (DBA). El vendedor sigue siendo responsable de cualquier requisito local para la licencia comercial.

• Empresas registradas: Estos vendedores proporcionan documentos de constitución, un número de identificación fiscal de la empresa, una dirección registrada de la empresa e información sobre las personas propietarias de la empresa o que la controlan.

Los requisitos vuelven a cambiar dependiendo de dónde se encuentre el vendedor. Stripe Connect permite la activación en más de 46 países y los campos de verificación se ajustan a las normas locales; por ejemplo, un número de impuesto sobre el valor añadido (IVA) en la UE, un número de registro de empresa en el Reino Unido, o diferentes tipos de documento de identidad aceptados según la jurisdicción.

¿Cómo gestiona la titularidad y los controles de revisión el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación?

Una vez que un vendedor se dirige por la ruta de la empresa, el flujo de trabajo debe saber quién la controla. Conforme a la regla de diligencia debida del cliente de la Financial Crimes Enforcement Network, por lo general, las plataformas deben identificar a cualquier persona que posea el 25 % o más de una empresa, además de, al menos, una persona con un control de gestión sustancial. Y deben recopilar un nombre, una fecha de nacimiento, una dirección y un número de identificación para cada una de ellas.

La revisión se realiza mediante unas cuantas listas distintas:

• Revisión de sanciones: Comprueba a los vendedores y a los titulares reales en listas como la lista de ciudadanos con designación especial de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC, por sus siglas en inglés) del Tesoro de los EE. UU. e indica a cualquier persona con la que la plataforma tenga prohibido legalmente hacer negocios.

• Revisión de PEP: Identifica a las PEP (como funcionarios públicos o sus allegados) cuyas cuentas tienen un perfil de mayor riesgo y, a menudo, requieren una revisión adicional, incluso sin una penalización directa.

• Revisión de medios de comunicación desfavorables: Busca cobertura de noticias que relacione a un particular o a una empresa con el fraude o los delitos financieros. Puede detectar posibles problemas que una lista de sanciones por sí sola podría no revelar.

¿Cómo resuelve los problemas de verificación y las decisiones de riesgo el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación?

La verificación no siempre se resuelve de forma limpia a la primera.

Estos son algunos escenarios que pueden surgir durante este proceso:

• Errores de coincidencia rutinarios: Un error tipográfico en el campo de la dirección de la empresa o un documento que está ligeramente desactualizado se resuelven cuando se le pide al vendedor que vuelva a enviarlo o que corrija la información.

• Casos de mayor riesgo: Estos casos pasan a un proceso de diligencia debida mejorado, que puede significar peticiones de documentación del origen de los fondos, identificación adicional o una descripción más detallada del modelo de negocio antes de que un revisor humano la apruebe.

• Resolución automatizada: Las comprobaciones de verificación comparan los datos enviados con las bases de datos de emisión e indican incoherencias sin intervención de la plataforma en los casos más sencillos.

• Revisión derivada: Cualquier pregunta que un sistema automatizado no pueda resolver por sí solo aparecerá en la propia cola de revisión de la plataforma.

¿Cómo ayuda a la supervisión continua el flujo de trabajo del cumplimiento de la normativa para la activación?

Las listas de sanciones se actualizan periódicamente, a veces sin previo aviso, por lo que un vendedor que haya superado la revisión de sanciones al registrarse debe verificarse en la lista actual de forma continua.

A continuación, se indica qué buscar en una estrategia de activación que ayude al cumplimiento continuo:

• Cambios de titularidad o control: Un nuevo accionista mayoritario o un cambio en la dirección registrada de la empresa pueden dar lugar a una nueva revisión.

• Cambios en el volumen o en el comportamiento: Un patrón de transacciones de un vendedor que se aleja mucho de lo que describía su solicitud de acceso inicial es una señal de advertencia habitual.

• Ciclos de revisión periódicos: La plataforma vuelve a ejecutar comprobaciones de sanciones y PEP con todos los vendedores activos en un calendario establecido, independientemente de que algo más haya cambiado.

• Apariciones en noticias negativas: La detección por parte de la revisión de medios de comunicación desfavorables de algo nuevo relacionado con el vendedor o sus propietarios es suficiente para reabrir un caso.

Cómo puede ayudarte Stripe Connect

Stripe Connect coordina el movimiento de dinero entre varias partes en plataformas de software y «marketplaces». Además, ofrece procesos de activación rápidos, componentes integrados, pagos globales y mucho más.

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• Gestionar pagos a gran escala: utiliza herramientas y servicios de Stripe para no tener que dedicar más recursos a generar informes de riesgo, de márgenes y formularios fiscales, integrar métodos de pagos internacionales o garantizar el cumplimiento de la normativa en tus procesos de activación.

• Crece a nivel mundial: ayuda a tus usuarios a llegar a más clientes en todo el mundo con métodos de pago locales y la capacidad de calcular fácilmente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).

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Preguntas frecuentes sobre los flujos de trabajo de cumplimiento de la normativa para la activación de vendedores