Ein Onboarding-Compliance-Workflow für Verkäufer/innen ist die Abfolge von Prüfungen, die eine Plattform durchführt, bevor ein/e Verkäufer/in Zahlungen akzeptieren kann, und die dann so lange weiterläuft, wie diese/r Verkäufer/in aktiv bleibt. Diese Onboarding-Schritte existieren, weil Geldwäsche auf globaler Ebene operiert: Schätzungen zufolge werden jedes Jahr 800 Milliarden bis 2 Billionen USD gewaschen.

Im Folgenden erläutern wir jede Phase des Onboarding-Workflows der Reihe nach, von den bei der Registrierung erfassten Feldern bis zur Routing-Logik, die Einzelpersonen als Verkäufer/innen von registrierten Unternehmen trennt. Wir erörtern auch die Eigentums- und Prüfungsverfahren, die für Geschäftskonten gelten, sowie die Entscheidungspunkte, die auftreten, wenn eine Verifizierung nicht reibungslos verläuft.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Onboarding von Verkäufer/innen leitet Einzelpersonen, Einzelunternehmen und registrierte Unternehmen auf unterschiedliche Verifizierungspfade mit unterschiedlichen Dokumentenanforderungen.

• Die Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentümerschaft und die Sanktionsprüfung gelten, sobald ein/e Verkäufer/in auf den Geschäftspfad geleitet wird, und potenzielle Treffer führen in der Regel eher zu einer manuellen Überprüfung als zu einer automatischen Ablehnung.

• Die Genehmigung beendet den Compliance-Workflow nicht, da Verkäufer/innen während der gesamten Laufzeit des Kontos regelmäßig auf Änderungen bei Eigentumsverhältnissen, Volumen oder Risiko neu geprüft und überwacht werden müssen.

Was ist ein Workflow für das Verkäufer/in-Onboarding?

Ein Workflow für das Verkäufer/in-Onboarding ist ein schrittweiser Prozess, mit dem eine digitale Plattform oder ein Marktplatz neue Unternehmen registriert, verifiziert und aktiviert, damit sie sicher Zahlungen akzeptieren können. Er umfasst die Identitätsprüfung, das Routing von Unternehmenstypen, die Offenlegung der wirtschaftlichen Eigentümer sowie die Prüfung von Sanktionen und politisch exponierten Personen (PEP), gefolgt von einer laufenden Überwachung, da Risikoprofile und Eigentümerstrukturen nicht statisch sind.

Wie startet die Verkäuferregistrierung den Compliance-Workflow beim Onboarding?

Bei der Registrierung entscheidet die Plattform, was wann abgefragt wird. Das gängige Muster ist die progressive Offenlegung, bei der die Plattform Informationen schrittweise statt auf einmal erfasst.

Sehen wir uns das näher an:

• Erste Anmeldung: Die Verkäuferin oder der Verkäufer gibt ihren/seinen rechtsgültigen Namen, ggf. den Namen für die Geschäftstätigkeit („doing business as“, DBA), den Unternehmenstyp, das Land und eine Steuer-ID an, wie z. B. eine Employer Identification Number (EIN) für ein Unternehmen oder eine Sozialversicherungsnummer für eine Einzelperson in den USA.

• Auszahlungsdetails: Plattformen erfassen in dieser Phase häufig Bankdaten. Diejenigen, die einen risikobasierten Ansatz verwenden, lassen ein Konto möglicherweise mit Transaktionen beginnen, bevor Auszahlungen aktiviert sind, und erfassen die Bankdaten später.

• Verifizierungsdokumente: Plattformen fordern in der Regel als Nächstes einen behördlich ausgestellten Ausweis oder Gründungsunterlagen für Unternehmen an, entweder sofort, wenn die Risikostufe des Verkäufers dies erfordert, oder kurz danach, wenn die Plattform bereit ist, das Konto zunächst zu aktivieren und die Verifizierung innerhalb eines festgelegten Zeitfensters abzuschließen.

Wie leitet der Compliance-Workflow beim Onboarding Verkäufer/innen zum richtigen Verifizierungspfad weiter?

Nicht jede Verkäuferin und jeder Verkäufer erhält dieselbe Checkliste. Plattformen leiten Verkäufer/innen im Allgemeinen auf einen von drei Wegen:

• Einzelpersonen als Verkäufer/innen: Diese Verkäufer/innen verifizieren sich mit einem amtlichen Ausweis, dem Geburtsdatum und den letzten vier Ziffern ihrer Steuernummer oder je nach Volumen und Risiko mit der vollständigen Nummer. Hinter dem Konto steht keine juristische Person.

• Einzelunternehmer/innen: Diese Verkäufer/innen operieren unter ihrem eigenen Namen oder einem DBA-Namen ohne eigene juristische Person, sodass bei der Überprüfung der persönliche Ausweis mit einem Nachweis der Geschäftstätigkeit, wie z. B. einer Gewerbeerlaubnis oder einer DBA-Einreichung, kombiniert wird. Die Verkäuferin oder der Verkäufer bleibt für alle lokalen Anforderungen an Gewerbelizenzen verantwortlich.

• Registrierte Unternehmen: Diese Verkäufer/innen stellen Gründungsdokumente, eine Steuernummer für Unternehmen, eine registrierte Geschäftsadresse und Informationen zu den Personen bereit, denen das Unternehmen gehört oder die es kontrollieren.

Die Anforderungen ändern sich auch je nach Sitz der Verkäuferin oder des Verkäufers. Stripe Connect unterstützt das Onboarding in mehr als 46 Ländern, und die Verifizierungsfelder passen sich den lokalen Bestimmungen an, wie z. B. einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in der EU, einer Firmenregistrierungsnummer in Großbritannien oder unterschiedlichen akzeptierten Ausweisdokumenttypen je nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich.

Wie geht der Compliance-Workflow beim Onboarding mit Eigentums- und Screening-Prüfungen um?

Sobald eine Verkäuferin oder ein Verkäufer in den Unternehmenspfad weitergeleitet wird, muss der Workflow wissen, wer das Unternehmen kontrolliert. Gemäß der Due-Diligence-Regel für Kundinnen und Kunden des Financial Crimes Enforcement Network müssen Plattformen im Allgemeinen jede Person identifizieren, die 25 % oder mehr eines Unternehmens besitzt, plus mindestens eine Person mit wesentlicher Managementkontrolle. Außerdem müssen sie für jede dieser Personen Name, Geburtsdatum, Adresse und Identifikationsnummer erfassen.

Das Screening erfolgt anhand einiger verschiedener Listen:

• Sanktionsprüfung: Hierbei werden Verkäufer/innen und wirtschaftlich Berechtigte anhand von Listen wie der Specially Designated Nationals List des US Treasury's Office of Foreign Assets Control (OFAC) geprüft, und jede Person wird gekennzeichnet, mit der die Plattform gesetzlich keine Geschäfte machen darf.

• PEP-Screening: Hierbei werden PEPs wie Regierungsbeamte oder deren enge Mitarbeiter identifiziert, deren Konten ein höheres Risikoprofil aufweisen und oft eine zusätzliche Überprüfung erfordern, auch ohne einen direkten Sanktionstreffer.

• Negative Medienberichte: Hier wird nach Berichterstattungen gesucht, die eine Einzelperson oder ein Unternehmen mit Betrug oder Finanzkriminalität in Verbindung bringen. So können potenzielle Probleme aufgedeckt werden, die eine Sanktionsliste allein möglicherweise nicht aufzeigen würde.

Wie löst der Compliance-Workflow beim Onboarding Verifizierungsprobleme und Risikoentscheidungen?

Die Verifizierung verläuft nicht immer beim ersten Durchlauf reibungslos.

Hier sind einige Szenarien, die in diesem Prozess auftreten können:

• Routinemäßige Nichtübereinstimmungen: Ein Tippfehler im Feld für die Geschäftsadresse oder ein leicht veraltetes Dokument lässt sich beheben, wenn die Verkäuferin oder der Verkäufer gebeten wird, die Informationen erneut einzureichen oder zu korrigieren.

• Fälle mit höherem Risiko: Diese werden einer Due Diligence unterzogen, was Anfragen nach Unterlagen zur Herkunft der Mittel, zusätzliche Identifikationsnachweise oder eine detailliertere Beschreibung des Geschäftsmodells bedeuten kann, bevor eine menschliche Prüferin oder ein menschlicher Prüfer die Freigabe erteilt.

• Automatisierte Lösung: Verifizierungsprüfungen vergleichen eingereichte Daten mit ausstellenden Datenbanken und markieren in einfachen Fällen Inkonsistenzen ohne Eingreifen der Plattform.

• Eskalierte Überprüfung: Alle Fragen, die ein automatisiertes System nicht selbst lösen kann, erscheinen in der eigenen Überprüfungsliste der Plattform.

Wie unterstützt der Compliance-Workflow beim Onboarding die fortlaufende Compliance-Überwachung?

Sanktionslisten werden regelmäßig aktualisiert, manchmal ohne Vorankündigung. Daher muss eine Verkäuferin oder ein Verkäufer, die oder der bei der Anmeldung die Sanktionsprüfung bestanden hat, kontinuierlich anhand der aktuellen Liste überprüft werden.

Hierauf sollten Sie bei einer Onboarding-Strategie achten, die laufende Compliance unterstützt:

• Änderungen bei den Eigentumsverhältnissen oder der Kontrolle: Eine neue Mehrheitsaktionärin bzw. ein neuer Mehrheitsaktionär oder eine Änderung der eingetragenen Geschäftsadresse kann eine erneute Überprüfung veranlassen.

• Volumen- oder Verhaltensänderungen: Ein Transaktionsmuster einer Verkäuferin oder eines Verkäufers, das stark von dem abweicht, was im ursprünglichen Antrag beschrieben wurde, ist ein häufiges Warnsignal.

• Regelmäßige Rescreening-Zyklen: Die Plattform führt die Sanktions- und PEP-Prüfungen für jede/n aktive/n Verkäufer/in nach einem festgelegten Zeitplan erneut durch, unabhängig davon, ob sich ansonsten etwas geändert hat.

• Negative Nachrichten: Wenn durch das Screening negativer Medienberichte etwas Neues entdeckt wird, das mit dem Verkäufer bzw. der Verkäuferin oder dessen bzw. deren Eigentümern in Verbindung steht, reicht dies aus, um einen Fall erneut zu öffnen.

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Häufig gestellte Fragen zu Compliance-Workflows beim Verkäufer/in-Onboarding