Un flux de conformité d'inscription des marchands est la séquence de vérifications qu'une plateforme exécute avant qu'un marchand ne puisse accepter des paiements et qu'elle continue d'exécuter tant que ce marchand reste actif. Ces étapes d'inscription existent parce que le blanchiment d'argent opère à l'échelle mondiale : on estime que 800 milliards de dollars à 2 000 milliards de dollars sont blanchis chaque année.

Ci-dessous, nous expliquerons chaque étape du flux d'inscription dans l'ordre, des champs recueillis lors de l'immatriculation à la logique d'acheminement qui sépare les marchands individuels des entreprises immatriculées. Nous aborderons également la propriété et les vérifications de contrôle qui s'appliquent aux comptes professionnels, ainsi que les points de décision qui se présentent lorsque la vérification ne se résout pas de manière claire.

L’essentiel à retenir

• L'inscription des marchands achemine les individus, les entrepreneurs individuels et les entreprises immatriculées vers différentes voies de vérification ayant des exigences en matière de documents différentes.

• La divulgation de la propriété effective et le contrôle des sanctions s'appliquent une fois qu'un marchand est acheminé sur la voie de l'entreprise, et les correspondances potentielles font généralement l'objet d'un examen manuel plutôt que d'un rejet automatique.

• L'approbation ne met pas fin au flux de conformité puisque les marchands nécessitent un recontrôle et une surveillance périodiques concernant la propriété, le volume ou les changements de risque tout au long de la vie du compte.

Qu'est-ce qu'un flux d'inscription des marchands ?

Un flux d'inscription des marchands est un processus étape par étape qu'une plateforme numérique ou une marketplace utilise pour immatriculer, vérifier et activer de nouvelles entreprises afin qu'elles puissent accepter des paiements en toute sécurité. Il couvre la vérification de l'identité, l'acheminement par type d'entreprise, la déclaration des bénéficiaires effectifs, ainsi que le contrôle des sanctions et des personnes politiquement exposées (PPE), suivis d'une surveillance continue étant donné que les profils de risque et les structures de propriété ne restent pas fixes.

Comment l'immatriculation du marchand déclenche-t-elle le flux de conformité de l'inscription ?

C'est lors de l'immatriculation que la plateforme décide ce qu'elle doit demander et à quel moment. Le modèle courant est la divulgation progressive, dans laquelle la plateforme recueille des informations par étapes plutôt qu'en une seule fois.

Voici comment cela fonctionne :

• Inscription initiale : le marchand soumet sa dénomination sociale, son nom commercial le cas échéant, son type d'entreprise, son pays et un identifiant fiscal, tel qu'un numéro d'identification de l'employeur (EIN) pour une entreprise ou un numéro de sécurité sociale pour un individu aux États-Unis.

• Informations sur les virements : les plateformes recueillent souvent des informations bancaires à cette étape. Celles qui utilisent une approche basée sur les risques peuvent autoriser un compte à commencer à effectuer des transactions avant que les virements ne soient activés et recueillir les coordonnées bancaires plus tard.

• Documents de vérification : les plateformes demandent généralement une pièce d'identité officielle ou des documents de constitution d'entreprise dans un second temps, soit immédiatement si le niveau de risque du marchand l'exige, soit peu de temps après si la plateforme est disposée à activer le compte en premier et à terminer la vérification dans un délai défini.

Comment le flux de conformité de l'inscription achemine-t-il les marchands vers la bonne voie de vérification ?

Tous les marchands ne reçoivent pas la même liste de vérification. En règle générale, les plateformes acheminent les marchands vers l'une des trois voies suivantes :

• Marchands individuels : ces marchands se vérifient à l'aide d'une pièce d'identité officielle, d'une date de naissance et des quatre derniers chiffres de leurs numéros d'identification fiscale ou du numéro complet, selon le volume et le risque. Aucune entité commerciale ne se trouve derrière le compte.

• Entrepreneurs individuels : ces marchands opèrent sous leur propre nom ou sous un nom commercial sans entité juridique distincte. Par conséquent, la vérification combine la pièce d'identité personnelle avec une preuve de l'activité commerciale, telle qu'une licence commerciale ou une déclaration de nom commercial. Le marchand reste responsable de toute exigence locale en matière de licence commerciale.

• Entreprises immatriculées : ces marchands fournissent des documents de constitution, un numéro d'identification fiscale de l'entreprise, une adresse enregistrée de l'entreprise et des informations sur les personnes qui détiennent ou contrôlent l'entreprise.

Les exigences changent à nouveau en fonction du lieu de résidence du marchand. Stripe Connect prend en charge l'inscription dans plus de 46 pays et les champs de vérification s'ajustent pour correspondre aux règles locales, comme un numéro de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) dans l'UE, un numéro d'immatriculation de l'entreprise au Royaume-Uni ou différents types de pièces d'identité acceptées en fonction de la juridiction.

Comment le flux de conformité de l'inscription gère-t-il la propriété et les vérifications de contrôle ?

Une fois qu'un marchand est acheminé sur la voie de l'entreprise, le flux de travail doit savoir qui contrôle l'entreprise. En vertu de la règle de devoir de vigilance relative à la clientèle du Financial Crimes Enforcement Network, les plateformes doivent généralement identifier toute personne détenant 25 % ou plus d'une entreprise, plus au moins une personne exerçant un contrôle de gestion substantiel. De plus, elles doivent recueillir un nom, une date de naissance, une adresse et un numéro d'identification pour chacune d'elles.

Le contrôle s'effectue par rapport à quelques listes distinctes :

• Contrôle des sanctions : ce processus vérifie les marchands et les bénéficiaires effectifs par rapport à des listes telles que la Specially Designated Nationals List de l'Office of Foreign Assets Control (OFAC) du département du Trésor des États-Unis et signale toute personne avec laquelle la plateforme n'a légalement pas le droit de faire des affaires.

• Contrôle des PPE : ce processus identifie les PPE, telles que les représentants du gouvernement ou leurs proches collaborateurs, dont les comptes présentent un profil de risque plus élevé et nécessitent souvent un examen supplémentaire même en l'absence de sanctions directes.

• Contrôle de la couverture médiatique défavorable : ce processus recherche une couverture médiatique associant une personne ou une entreprise à la fraude ou à la criminalité financière. Il peut détecter des problèmes potentiels qu'une liste de sanctions seule pourrait ne pas révéler.

Comment le flux de conformité de l'inscription résout-il les problèmes de vérification et les décisions de risque ?

La vérification ne se résout pas toujours clairement du premier coup.

Voici quelques scénarios qui peuvent survenir au cours de ce processus :

• Incohérences de routine : une faute de frappe dans le champ adresse de l'entreprise ou un document légèrement obsolète se résout lorsque le marchand est invité à soumettre à nouveau ou à corriger les informations.

• Cas à risque plus élevé : ils font l'objet d'un devoir de vigilance renforcé, ce qui peut signifier des demandes de documentation sur l'origine des fonds, une identification supplémentaire ou une description plus détaillée du business model avant qu'un examinateur humain ne donne son accord.

• Résolution automatisée : les vérifications comparent les données soumises avec les bases de données émettrices et signalent les incohérences sans intervention de la plateforme pour les cas simples.

• Examen remonté : toutes les questions qu'un système automatisé ne peut pas résoudre seul apparaissent dans la propre file de vérification de la plateforme.

Comment le flux de conformité de l'inscription soutient-il la surveillance continue de la conformité ?

Les listes de sanctions sont mises à jour régulièrement, parfois sans préavis, de sorte qu'un marchand ayant passé avec succès le contrôle des sanctions lors de l'inscription doit être vérifié en permanence par rapport à la liste actuelle.

Voici ce qu'il faut rechercher dans une stratégie d'inscription qui soutient la conformité continue :

• Modifications de la propriété ou du contrôle : un nouvel actionnaire majoritaire ou un changement de l'adresse enregistrée de l'entreprise peut déclencher un nouvel examen.

• Modifications du volume ou du comportement : un modèle de transaction d'un marchand qui s'écarte largement de ce que décrivait sa demande initiale est un signe avant-coureur courant.

• Cycles de recontrôle périodiques : la plateforme relance les vérifications des sanctions et des PPE pour chaque marchand actif selon un calendrier défini, indépendamment de toute autre modification.

• Résultats d'informations négatives : la détection par le contrôle de la couverture médiatique défavorable d'une nouveauté liée au marchand ou à ses propriétaires suffit pour rouvrir un dossier.

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FAQ sur les flux de conformité de l'inscription des marchands