Een compliance-workflow voor de onboarding van verkopers is de reeks controles die een platform uitvoert voordat een verkoper betalingen ontvangt. Bovendien gaat dit platform hiermee door zolang die verkoper actief blijft. Deze onboarding-stappen bestaan omdat witwassen wereldwijd plaatsvindt: naar schatting wordt ieder jaar zo'n $ 800 miljard–$ 2 biljoen witgewassen.

Hieronder lichten we iedere fase van de onboarding-workflow op volgorde toe: van de velden bij de registratie tot de routering op basis van de theorie die particulieren scheidt van geregistreerde ondernemingen. Ook hebben we het over controles wat betreft de eigendom en screening die gelden voor zakelijke accounts en tot slot praten we over de keuzemomenten die relevant worden als het account via de verificatie niet kan worden goedgekeurd.

Kernpunten

• Met de onboarding voor verkopers worden particulieren, eenmanszaken en geregistreerde ondernemingen over de diverse verificatieprocedures met verschillende documentvereisten geleid.

• De openbaarmaking van uiteindelijke belanghebbenden en sanctiescreening is van toepassing zodra een verkoper over het zakelijke pad wordt geleid en potentiële matches die naar voren komen gaan over het algemeen door naar een handmatige beoordeling, in plaats van automatische afwijzing.

• De goedkeuring is niet het einde van de compliance-workflow. Verkopers moeten namelijk gedurende de hele looptijd van het account periodiek opnieuw worden gescreend op eigendom, volume of veranderingen wat betreft risico.

Wat is een workflow voor de onboarding van verkopers?

Een workflow voor de onboarding van verkopers is een stapsgewijze procedure die door een digitaal platform of een marktplaats wordt gebruikt om nieuwe ondernemingen te registreren, verifiëren en activeren zodat ze op een veilige manier betalingen ontvangen. Deze workflow omvat identiteitsverificatie, routering op bedrijfstype, de openbaarmaking van uiteindelijke belanghebbenden en sanctiescreening en controle op politiek prominente personen (PEP's), gevolgd door doorlopende monitoring omdat risicoprofielen en eigendomsstructuren niet vastliggen.

Hoe begint de compliance-workflow voor onboarding bij het registreren van verkopers?

Bij de registratie bepaalt het platform waar het naar vraagt en wanneer dit gebeurt. Over het algemeen wordt er gebruikgemaakt van progressieve onthulling, waarbij het platform de informatie in fases in plaats van alles tegelijk, opvraagt.

Zo werkt het:

• Aanvankelijke registratie: De verkoper dient de wettelijke naam in, de 'doing business as' (DBA)-naam als die van toepassing is, het bedrijfstype, het land en een btw-nummer (zoals een Employer Identification Number (EIN) voor een bedrijf of een burgerservicenummer voor een particulier in de VS).

• Uitbetalingsgegevens: Platforms verzamelen in deze fase vaak de bankgegevens. Platformen met een risicogerichte benadering staan over het algemeen toe dat een account al begint met de eerste transacties voordat de uitbetalingen worden ingeschakeld, en pas later de bankgegevens opvragen.

• Verificatiedocumenten: Zodra het platform op de hoogte is van de risicostaffel waartoe de verkoper behoort of kort nadat de verkoper zijn of haar account geactiveerd heeft en dat we binnen een bepaald tijdsbestek geverifieerd hebben, vragen we over het algemeen een officieel identiteitsbewijs of documenten op bij de verkoper met betrekking tot de oprichting van de onderneming.

Hoe worden verkopers met de compliance-workflow voor de onboarding naar de juiste verificatieprocedure geleid?

Niet alle verkopers krijgen dezelfde checklist. Platforms sturen verkopers over het algemeen een van de drie paden op:

• Particulieren die verkopen: Deze verkopers worden geverifieerd via een officieel identiteitsbewijs, de geboortedatum en de laatste vier cijfers van hun btw-nummer of het volledige nummer (afhankelijk van het volume en het risico). Het account is niet van een zakelijke entiteit.

• Eenmanszaken: Deze verkopers gebruiken hun eigen naam of DBA-naam zonder een afzonderlijke juridische entiteit, dus bij de verificatie worden hun persoonlijke identiteitsbewijs gecombineerd met een bewijs van de bedrijfsactiviteit, zoals een bedrijfsvergunning of een DBA-aangifte. De verkoper is en blijft verantwoordelijk voor vereisten op het gebied van lokale bedrijfsvergunningen.

• Geregistreerde ondernemingen: Deze verkopers overhandigen oprichtingsdocumenten, een zakelijk belastingnummer, een geregistreerd zakelijk adres en informatie over de personen die de onderneming bezitten of besturen.

Bovendien veranderen de vereisten weer, afhankelijk van de locatie waar de verkoper zich bevindt. Stripe Connect ondersteunt de onboarding in ruim 46 landen. De verificatievelden veranderen zodat ze aansluiten op de lokale regels. Je kunt denken aan een btw-nummer in de EU, een KvK-nummer in het VK of verschillende geaccepteerde typen identiteitsdocumenten, afhankelijk van de regio.

Hoe gaat de compliance-workflow voor de onboarding om met eigendom en controles bij het screenen?

Zodra een verkoper het zakelijke pad bewandelt, moet de workflow weten wie het bedrijf controleert. Volgens de regel van het Financial Crimes Enforcement Network voor 'customer due diligence', moeten platforms over het algemeen alle personen identificeren die 25% of meer van een onderneming bezitten, plus minimaal één persoon met aanzienlijke zeggenschap over de bedrijfsvoering. En ze moeten de naam, geboortedatum, het adres en een identificatienummer verzamelen voor elk van hen.

De screening vindt plaats aan de hand van een paar verschillende lijsten:

• Sanctiescreening: Er wordt gecontroleerd of verkopers en uiteindelijke belanghebbenden voorkomen op de Specially Designated Nationals List (Lijst van speciaal aangewezen onderdanen) van de Office of Foreign Assets Control (OFAC) van het Amerikaanse Ministerie van Financiën. Bovendien markeert het iedereen met wie het platform wettelijk geen zaken mag doen.

• PEP-screening: Er worden PEP's geïdentificeerd, zoals overheidsfunctionarissen of nauwe relaties daarvan, wier accounts een hoger risicoprofiel hebben en die vaak extra controles vereisen, ook als er niet direct sprake is van een sanctie.

• Screening via negatieve media: Er wordt gekeken naar nieuwsberichten die een persoon of onderneming koppelen aan fraude of financiële criminaliteit. Hiermee worden mogelijk problemen ontdekt die aan de hand van een sanctielijst niet worden onthuld.

Hoe lost de compliance-workflow voor de onboarding verificatieproblemen op en hoe neemt het risicobeslissingen?

Verificatie wordt niet altijd in één keer netjes opgelost.

Dit zijn een paar scenario's die tijdens dit proces naar voren kunnen komen:

• Regelmatige mismatches: Een typefout in het bedrijfsadres of in een verouderd document wordt opgelost zodra de verkoper wordt gevraagd de informatie in te vullen of te corrigeren.

• Risicovollere gevallen: Deze worden doorgestuurd voor 'enhanced due diligence', wat tot uiting komt via informatie over de oorsprong van het geld, een extra legitimatiebewijs of een nadere omschrijving van het businessmodel, wat uiteindelijk door een menselijke beoordelaar wordt geautoriseerd.

• Geautomatiseerde afhandeling: Er wordt tijdens verificatiecontroles ingediende gegevens vergeleken met de afgifte-databases, en bij niet al te moeilijke gevallen markeert het onregelmatigheden zonder de tussenkomst van een platform.

• Geëscaleerde controle: Welke vragen een geautomatiseerd systeem niet zelf kan oplossen, verschijnen in de controlewachtrij van het platform.

Hoe ondersteunt de compliance-workflow voor onboarding doorlopende monitoring op compliance?

Sanctielijsten worden regelmatig bijgewerkt, soms zonder voorafgaande kennisgeving. Dit betekent dat een verkoper die bij de aanmelding met succes op sancties is gescreend, continu aan de hand van de actuele lijst moet worden gecontroleerd.

Hier volgt waarnaar je moet zoeken in een onboarding-strategie ter ondersteuning van doorlopende compliance:

• Veranderingen qua eigendom of bestuur: Een nieuwe meerderheidsaandeelhouder of een wijziging van het geregistreerde bedrijfsadres kan een nieuwe controle veroorzaken.

• Volume- of gedragsveranderingen: Een transactiepatroon van de verkoper dat ver afwijkt van wat in het initiële aanmeldformulier is beschreven, is een veelvoorkomend waarschuwingssignaal.

• Periodieke herhaalde screeningcycli: Het platform controleert op vaste momenten opnieuw de sancties en PEP-controles voor elke actieve verkoper, ongeacht of er iets is veranderd.

• Negatieve nieuwsberichten: Als de screening via negatieve media iets nieuws vindt over de verkoper of de eigenaren van het bedrijf, dan is dat voldoende om een controle te starten.

Hoe Stripe Connect kan helpen

Stripe Connect regelt geldstromen tussen meerdere partijen voor softwareplatforms en marktplaatsen. Het biedt snelle onboarding, geïntegreerde componenten, wereldwijde uitbetalingen en nog veel meer.

Connect kan je helpen bij het:

• Binnen enkele weken van start gaan: gebruik door Stripe gehoste of geïntegreerde functionaliteit om sneller live te gaan en vermijd de voorafgaande kosten en ontwikkelingstijd die gewoonlijk nodig zijn voor betalingsfacilitering.

• Betalingen op schaal beheren: gebruik tools en diensten van Stripe, zodat je geen extra middelen hoeft te besteden aan margeverslaggeving, belastingformulieren, risico's, wereldwijde betaalmethoden of onboardingcompliance.

• Wereldwijd groeien: Help je gebruikers meer klanten wereldwijd te bereiken via lokale betaalmethoden en de mogelijkheid om makkelijk omzetbelasting, de belasting toegevoegde waarde (btw) en GST te berekenen.

• Aanboren van nieuwe inkomstenbronnen: optimaliseer je betalingsinkomsten door bij elke transactie kosten in rekening te brengen. Haal voordeel uit de mogelijkheden van Stripe door fysieke betalingen, directe uitbetalingen, inning van omzetbelasting, financiering, betaalkaarten voor onkosten en meer op je platform mogelijk te maken.

Lees meer over Stripe Connect of ga vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over compliance-workflows voor de onboarding van verkopers