Un flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding de vendedores es la secuencia de controles que ejecuta una plataforma antes de que un vendedor pueda aceptar pagos, y que luego se sigue ejecutando mientras el vendedor permanezca activo. Estos pasos de onboarding existen porque el lavado de dinero opera a escala mundial: se estima que cada año se lavan entre USD 800 mil millones y USD 2 billones.

A continuación, explicaremos cada etapa del flujo de trabajo de onboarding en orden, desde los campos recopilados en el registro hasta la lógica de enrutamiento que separa a los vendedores particulares de las empresas registradas. También analizaremos las comprobaciones de propiedad y revisión que se aplican a las cuentas de empresa, así como los puntos de decisión que surgen cuando la verificación no se resuelve sin problemas.

Puntos clave

• El onboarding de vendedores realiza el enrutamiento de particulares, empresas unipersonales y empresas registradas por diferentes rutas de verificación con diferentes requisitos de documentos.

• La divulgación de los beneficiarios reales y la revisión de sanciones se aplican una vez que un vendedor se enruta por la ruta de empresa, y las posibles coincidencias suelen pasar a revisión manual en lugar de a un rechazo automático.

• La aprobación no pone fin al flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa, ya que los vendedores necesitan una nueva revisión y supervisión periódicas por cambios en la propiedad, el volumen o el riesgo a lo largo de la vida útil de la cuenta.

¿Qué es un flujo de trabajo de onboarding de vendedores?

Un flujo de trabajo de onboarding de vendedores es un proceso paso a paso que utiliza una plataforma digital o un Marketplace para registrar, verificar y activar nuevas empresas para que puedan aceptar pagos de forma segura. Abarca la verificación de identidad, el enrutamiento del tipo de empresa, la divulgación de la titularidad real y la revisión de sanciones y de personas expuestas políticamente (PEP), seguida de un seguimiento continuo, ya que los perfiles de riesgo y las estructuras de propiedad no se mantienen fijos.

¿Cómo inicia el registro de vendedores el flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding?

El registro es donde la plataforma decide qué solicitar y cuándo. El patrón común es la divulgación progresiva, donde la plataforma recopila información por etapas en lugar de toda a la vez.

Funciona de la siguiente manera:

• Registro inicial: El vendedor envía su nombre legal, su nombre comercial, si corresponde, su tipo de empresa, el país y un identificador fiscal, como un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) para una empresa o un número de Seguro Social para un particular en EE. UU.

• Datos de las transferencias: Las plataformas a menudo recopilan información bancaria en esta etapa. Aquellas que utilizan un enfoque basado en el riesgo pueden permitir que una cuenta comience a realizar transacciones antes de que se habiliten las transferencias y recopilen los datos bancarios más adelante.

• Documentos de verificación: Las plataformas normalmente solicitan un documento de identidad emitido por un organismo público o la documentación de constitución de la empresa a continuación, ya sea de inmediato, si el nivel de riesgo del vendedor lo requiere, o poco después, si la plataforma prefiere activar la cuenta primero y completar la verificación dentro de un plazo establecido.

¿Cómo enruta el flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding a los vendedores a la ruta de verificación correcta?

No todos los vendedores reciben la misma lista de verificación. Las plataformas generalmente enrutan a los vendedores por una de las tres rutas:

• Vendedores particulares: Estos vendedores se verifican con un documento de identidad emitido por un organismo público, la fecha de nacimiento y los últimos cuatro dígitos de sus números de identificación fiscal o el número completo, según el volumen y el riesgo. No hay ninguna entidad jurídica detrás de la cuenta.

• Empresas unipersonales: Estos vendedores operan con sus propios nombres o un nombre comercial sin una entidad jurídica independiente, por lo que la verificación combina un documento de identidad emitido por un organismo público con pruebas de la actividad comercial, como una licencia comercial o una declaración fiscal del nombre comercial. El vendedor sigue siendo responsable de cualquier requisito de licencia comercial local.

• Empresas registradas: Estos vendedores proporcionan documentos de constitución, un número de identificación fiscal de la empresa, una dirección comercial registrada e información sobre las personas que poseen o controlan la empresa.

Los requisitos cambian nuevamente según el lugar en el que se encuentre el vendedor. Stripe Connect admite el onboarding en más de 46 países, y los campos de verificación se ajustan para coincidir con las reglas locales, como un número de impuesto al valor agregado (IVA) en la UE, un número de registro de la empresa en el Reino Unido o diferentes tipos de documentos de identidad emitidos por un organismo público aceptados según la jurisdicción.

¿Cómo gestiona el flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding las comprobaciones de propiedad y revisión?

Una vez que un vendedor se enruta por la ruta de la empresa, el flujo de trabajo necesita saber quién controla la empresa. Según la regla de diligencia debida del cliente de la Red de Control de Delitos Financieros (FinCEN, por sus siglas en inglés), las plataformas generalmente necesitan identificar a cualquier persona que posea el 25 % o más de una empresa, además de al menos una persona con control sustancial de gestión. Y deben recopilar un nombre, fecha de nacimiento, dirección y número de identificación para cada uno de ellos.

La revisión se realiza en relación con algunas listas distintas:

• Revisión de sanciones: Comprueba a los vendedores y a los titulares reales en relación con listas como la Lista de nacionales especialmente designados de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC, por sus siglas en inglés) del Tesoro de EE. UU. y marca a cualquier persona con la que la plataforma tenga prohibido legalmente hacer negocios.

• Revisión de PEP: Identifica a las PEP, como funcionarios gubernamentales o sus asociados cercanos, cuyas cuentas conllevan un perfil de riesgo más alto y, a menudo, requieren una revisión adicional incluso sin una sanción directa.

• Revisión de medios adversos: Busca cobertura de noticias que vincule a un particular o empresa con el fraude o los delitos financieros. Puede detectar posibles problemas que una lista de sanciones por sí sola podría no revelar.

¿Cómo resuelve el flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding los problemas de verificación y las decisiones de riesgo?

La verificación no siempre se resuelve de manera sencilla en el primer intento.

Estos son algunos de los escenarios que pueden surgir durante este proceso:

• Incoherencias rutinarias: Un error tipográfico en un campo de la dirección comercial o un documento que está un poco desactualizado se resuelve cuando se le pide al vendedor que vuelva a enviarlo o que corrija la información.

• Casos de mayor riesgo: Estos pasan a una diligencia debida mejorada, lo que puede significar solicitudes de documentación sobre el origen de los fondos, identificación adicional o una descripción más detallada del modelo de negocio antes de que un revisor humano la apruebe.

• Resolución automatizada: Las comprobaciones de verificación comparan los datos enviados con las bases de datos emisoras y marcan las incoherencias sin la intervención de la plataforma en casos sencillos.

• Revisión derivada: Cualquier pregunta que un sistema automatizado no pueda resolver por sí solo aparece en la propia cola de revisión de la plataforma.

¿Cómo admite el flujo de trabajo de cumplimiento de la normativa de onboarding el seguimiento continuo del cumplimiento de la normativa?

Las listas de sanciones se actualizan periódicamente, a veces sin previo aviso, por lo que un vendedor que haya superado la revisión de sanciones en el registro debe comprobarse en relación con la lista actual de forma continua.

A continuación, se indica qué se debe tener en cuenta en una estrategia de onboarding que admita el cumplimiento de la normativa continuo:

• Cambios en la propiedad o el control: Un nuevo accionista mayoritario o un cambio en la dirección comercial registrada puede generar una nueva revisión.

• Cambios en el volumen o el comportamiento: Un patrón de transacciones de un vendedor que se aleja mucho de lo que describía su solicitud inicial es una señal de advertencia común.

• Ciclos periódicos de nuevas revisiones: La plataforma vuelve a ejecutar las comprobaciones de sanciones y de PEP para todos los vendedores activos en un horario establecido, independientemente de si algo más ha cambiado.

• Resultados de noticias negativas: La detección de algo nuevo vinculado al vendedor o a sus propietarios por parte de la revisión de medios adversos es suficiente para volver a abrir un caso.

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Preguntas frecuentes sobre los flujos de trabajo de cumplimiento de la normativa en el onboarding de vendedores