Um fluxo de trabalho de conformidade de onboarding de vendedor é a sequência de verificações que uma plataforma executa antes que um vendedor possa aceitar pagamentos e continua executando enquanto esse vendedor permanecer ativo. Essas etapas de onboarding existem porque a lavagem de dinheiro opera em escala global: estima-se que US$ 800 bilhões a US$ 2 trilhões sejam lavados a cada ano.

Abaixo, explicaremos cada etapa do fluxo de trabalho de onboarding em ordem, desde os campos coletados no cadastro até a lógica de direcionamento que separa vendedores pessoa física de empresas cadastradas. Também discutiremos as verificações de propriedade e triagem que se aplicam a contas de empresas, bem como os pontos de decisão que surgem quando a verificação não é resolvida de forma simples.

Principais conclusões

• O onboarding de vendedores direciona pessoas físicas, proprietários individuais e empresas cadastradas por diferentes caminhos de verificação com diferentes requisitos de documentos.

• A divulgação de propriedade efetiva e a triagem de sanções se aplicam quando um vendedor é direcionado para o caminho de empresas, e as possíveis correspondências geralmente passam por revisão manual em vez de rejeição automática.

• A aprovação não encerra o fluxo de trabalho de conformidade, pois os vendedores precisam de nova triagem e monitoramento periódicos para alterações de propriedade, volume ou risco durante a vida útil da conta.

O que é um fluxo de trabalho de onboarding de vendedores?

Um fluxo de trabalho de onboarding de vendedores é um processo passo a passo que uma plataforma digital ou marketplace usa para registrar, verificar e ativar novas empresas para que possam aceitar pagamentos com segurança. Ele abrange verificação de identidade, direcionamento de tipo de empresa, divulgação de propriedade beneficiária e triagem de sanções e de pessoas politicamente expostas (PEP), seguidas por monitoramento contínuo, já que os perfis de risco e as estruturas de propriedade não permanecem fixos.

Como o cadastro de vendedores inicia o fluxo de trabalho de conformidade no onboarding?

O cadastro é onde a plataforma decide o que pedir e quando. O padrão comum é a divulgação progressiva, em que a plataforma recolhe informações em etapas em vez de todas de uma vez.

Veja como funciona:

• Inscrição inicial: o vendedor envia seu nome jurídico, nome fantasia se aplicável, tipo de empresa, país e um identificador fiscal, como um Número de Identificação do Empregador (EIN) para uma empresa ou um Número de Seguro Social para uma pessoa física nos EUA.

• Detalhes de repasses: muitas vezes, as plataformas recolhem informações bancárias nesse estágio. Aquelas que usam uma abordagem baseada em risco podem permitir que uma conta comece a realizar transações antes que os repasses sejam habilitados e recolher dados bancários posteriormente.

• Documentos de verificação: em seguida, as plataformas costumam solicitar uma identificação oficial ou documentação de formação de empresa, seja imediatamente, se o nível de risco do vendedor exigir, ou logo após, se a plataforma preferir ativar a conta primeiro e concluir a verificação em um prazo definido.

Como o fluxo de trabalho de conformidade no onboarding direciona vendedores para o caminho de verificação correto?

Nem todo vendedor recebe a mesma lista de verificação. Geralmente, as plataformas direcionam vendedores para um dos três caminhos:

• Vendedores individuais: esses vendedores verificam com uma identificação oficial, data de nascimento e os quatro últimos dígitos do seu número de identificação fiscal ou o número completo, dependendo do volume e do risco. Nenhuma pessoa jurídica está por trás da conta.

• Proprietários individuais: esses vendedores operam com seus próprios nomes ou um nome fantasia sem uma pessoa jurídica separada, portanto a verificação combina identificação pessoal com comprovante da atividade comercial, como uma licença comercial ou registro de nome fantasia. O vendedor continua sendo responsável por quaisquer requisitos locais de licenciamento comercial.

• Empresas registradas: esses vendedores fornecem documentos de formação, um número de identificação fiscal da empresa, um endereço comercial registrado e informações sobre as pessoas que possuem ou controlam a empresa.

Os requisitos mudam novamente dependendo de onde o vendedor está sediado. O Stripe Connect aceita o onboarding em mais de 46 países, e os campos de verificação se ajustam de acordo com as regras locais, como um número de imposto sobre valor agregado (IVA) na UE, um número de registro de empresa no Reino Unido ou diferentes tipos de documentos de identificação aceitos dependendo da jurisdição.

Como o fluxo de trabalho de conformidade no onboarding lida com verificações de propriedade e triagem?

Depois que um vendedor é direcionado para o caminho de empresa, o fluxo de trabalho precisa saber quem controla a empresa. De acordo com a regra de due diligence do cliente da Financial Crimes Enforcement Network, as plataformas geralmente precisam identificar qualquer pessoa que possua 25% ou mais de uma empresa, além de pelo menos uma pessoa com controle substancial de gestão. E elas devem recolher nome, data de nascimento, endereço e número de identificação de cada um deles.

A triagem ocorre com base em algumas listas distintas:

• Triagem de sanções: verifica vendedores e proprietários beneficiários em listas como a Specially Designated Nationals List do Escritório de Controle de Ativos Estrangeiros (OFAC) do Tesouro dos EUA e sinaliza qualquer pessoa com quem a plataforma esteja legalmente impedida de fazer negócios.

• Triagem de PEP: identifica PEPs, como funcionários do governo ou seus associados próximos, cujas contas apresentam um perfil de risco mais alto e frequentemente exigem revisão extra mesmo sem uma correspondência direta de sanções.

• Triagem de mídia adversa: busca cobertura de notícias que vincule uma pessoa física ou empresa a fraude ou crime financeiro. Pode capturar possíveis problemas que apenas uma lista de sanções talvez não revele.

Como o fluxo de trabalho de conformidade no onboarding resolve problemas de verificação e decisões de risco?

Nem sempre a verificação se resolve perfeitamente na primeira tentativa.

Estes são alguns cenários que podem surgir durante este processo:

• Inconsistências de rotina: um erro de digitação em um campo de endereço comercial ou um documento um pouco desatualizado se resolve quando o vendedor é solicitado a reenviar ou corrigir a informação.

• Casos de risco mais alto: passam por due diligence aprimorada, o que pode significar solicitações de documentação de fonte de fundos, identificação adicional ou uma descrição mais detalhada do modelo de negócio antes da aprovação de um revisor humano.

• Resolução automatizada: as verificações comparam dados enviados com os bancos de dados emissores e sinalizam inconsistências sem a intervenção da plataforma para casos simples.

• Revisão escalonada: as questões que um sistema automatizado não consegue resolver por conta própria aparecem na fila de revisão da plataforma.

Como o fluxo de trabalho de conformidade no onboarding apoia o monitoramento de conformidade contínuo?

As listas de sanções são atualizadas regularmente, às vezes sem aviso prévio. Portanto, um vendedor que passou pela triagem de sanções na inscrição precisa ser verificado com base na lista atual de forma contínua.

Veja o que procurar em uma estratégia de onboarding que apoia a conformidade contínua:

• Mudanças de propriedade ou controle: um novo acionista majoritário ou uma mudança no endereço comercial registrado pode solicitar uma nova revisão.

• Mudanças de volume ou comportamento: um padrão de transação do vendedor que vai muito além do que a inscrição inicial descreveu é um sinal de alerta comum.

• Ciclos de nova triagem periódicos: a plataforma executa novamente verificações de sanções e PEP em todos os vendedores ativos de acordo com um cronograma definido, independentemente de qualquer outra mudança ter ocorrido.

• Notícias negativas: a detecção de algo novo vinculado ao vendedor ou aos seus proprietários pela triagem de mídia adversa é suficiente para reabrir um caso.

Como o Stripe Connect pode ajudar

O Stripe Connect coordena o movimento de fundos entre múltiplas partes para plataformas de software e marketplaces. Ele oferece onboarding rápido, componentes incorporados, repasses globais e muito mais.

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Perguntas frequentes sobre fluxos de trabalho de conformidade no onboarding de vendedores