Un flusso di lavoro di compliance per l'attivazione del venditore è la sequenza di controlli che una piattaforma esegue prima che un venditore possa accettare pagamenti e che continua a eseguire per tutto il tempo in cui il venditore rimane attivo. Questi passaggi di attivazione esistono perché il riciclaggio di denaro opera su scala globale: si stima che ogni anno vengano riciclati da 800 miliardi-2.000 miliardi di dollari.
Di seguito, spiegheremo in ordine ogni fase del flusso di lavoro di attivazione, dai campi raccolti al momento della registrazione alla logica di routing che separa i venditori persone fisiche dalle attività registrate. Discuteremo anche dei controlli di titolarità e screening che si applicano agli account aziendali, nonché dei momenti decisionali che si presentano quando la verifica non si risolve in modo netto.
In sintesi
L'attivazione del venditore instrada persone fisiche, ditte individuali e attività registrate verso percorsi di verifica diversi con requisiti documentali differenti.
La divulgazione della titolarità effettiva e lo screening delle sanzioni si applicano una volta che un venditore viene instradato verso il percorso aziendale, e le potenziali corrispondenze passano in genere a una revisione manuale anziché a un rifiuto automatico.
L'approvazione non pone fine al flusso di lavoro di compliance, poiché i venditori necessitano di nuovi screening e monitoraggi periodici in merito alla titolarità, al volume o alle variazioni di rischio per tutta la durata dell'account.
Che cos'è un flusso di lavoro di attivazione dei venditori?
Un flusso di lavoro di attivazione dei venditori è una procedura dettagliata utilizzata da una piattaforma digitale o da un marketplace per registrare, verificare e attivare nuove attività, in modo che possano accettare pagamenti in modo sicuro. Comprende la verifica dell'identità, il routing del tipo di business, la comunicazione della titolarità effettiva e lo screening per sanzioni e persone politicamente esposte (PEP), seguiti da un monitoraggio continuo poiché i profili di rischio e le strutture proprietarie non rimangono fissi.
In che modo la registrazione del venditore avvia il flusso di lavoro di compliance per l'attivazione?
La registrazione è la fase in cui la piattaforma decide cosa richiedere e quando. Il modello comune è la comunicazione progressiva, in base a cui la piattaforma raccoglie le informazioni in più fasi invece che in un'unica soluzione.
Ecco come funziona:
Registrazione iniziale: il venditore invia la propria ragione sociale, il nome commerciale (DBA) se applicabile, il tipo di business, il Paese e un codice fiscale, come l'Employer Identification Number (EIN) per un'azienda o il Social Security number (SSN) per una persona fisica negli Stati Uniti.
Dettagli del payout: in genere le piattaforme raccolgono i dati bancari in questa fase. Quelle che usano un approccio basato sul rischio potrebbero permettere a un account di iniziare a effettuare transazioni prima che i payout siano abilitati, per poi raccogliere i dati bancari in un secondo momento.
Documenti per la verifica: di solito le piattaforme richiedono in seguito un documento di identità rilasciato da un'autorità governativa o i documenti costitutivi di un'attività, subito se il livello di rischio del venditore lo richiede o subito dopo se la piattaforma è in grado di attivare l'account prima di completare la verifica entro una determinata finestra.
In che modo il flusso di lavoro di compliance per l'attivazione instrada i venditori verso il percorso di verifica corretto?
Non tutti i venditori ricevono la stessa lista di controllo. Le piattaforme generalmente indirizzano i venditori lungo uno di tre percorsi:
Venditori individuali: questi venditori verificano la propria identità tramite un documento di identità ufficiale, la data di nascita e le ultime quattro cifre del codice fiscale o l'intero numero, a seconda del volume e del rischio. Dietro l'account non vi è alcuna persona giuridica.
Ditte individuali: questi venditori operano sotto il proprio nome o con un nome commerciale senza una persona giuridica separata, per cui la verifica combina il documento di identità personale con la prova dell'attività aziendale, ad esempio una licenza commerciale o una dichiarazione del nome commerciale. Il venditore rimane responsabile di tutti i requisiti di licenza commerciale locale.
Attività registrate: questi venditori forniscono i documenti di costituzione, un codice fiscale per attività aziendale, un indirizzo commerciale registrato e informazioni sulle persone che possiedono o controllano l'azienda.
I requisiti cambiano nuovamente in base al luogo in cui risiede il venditore. Stripe Connect supporta l'attivazione in più di 46 Paesi, e i campi di verifica si adattano alle regole locali, come la partita IVA (VAT) nell'UE, il numero di iscrizione al registro delle imprese nel Regno Unito o i diversi tipi di documenti di identità accettati a seconda della giurisdizione.
In che modo il flusso di lavoro di compliance per l'attivazione gestisce i controlli di proprietà e screening?
Una volta che un venditore viene instradato lungo il percorso aziendale, il flusso di lavoro deve sapere chi controlla l'azienda. Ai sensi della regola della due diligence della clientela della Financial Crimes Enforcement Network, le piattaforme in genere devono identificare chiunque possieda il 25% o più di un'attività, oltre ad almeno una persona con un controllo gestionale sostanziale. Inoltre, devono raccogliere nome, data di nascita, indirizzo e numero di identificazione per ciascuno di loro.
Lo screening avviene in base ad alcuni elenchi distinti:
Screening delle sanzioni: controlla i venditori e i titolari effettivi rispetto a elenchi quali lo Specially Designated Nationals List (elenco di cittadini appositamente designati) dell'Office of Foreign Assets Control (OFAC) del Tesoro degli Stati Uniti e segnala chiunque a cui la piattaforma è legalmente interdetta dal fare affari.
Screening delle PEP: identifica le PEP, come i funzionari governativi o i loro stretti collaboratori, i cui account presentano un profilo di rischio più elevato e spesso richiedono una revisione aggiuntiva anche in assenza di una sanzione diretta.
Screening dei media con notizie negative: cerca le notizie che legano una persona fisica o un'attività a frodi o reati finanziari. Può cogliere potenziali problemi che un elenco di sanzioni da solo potrebbe non rivelare.
In che modo il flusso di lavoro di compliance per l'attivazione risolve i problemi di verifica e le decisioni in materia di rischio?
La verifica non si risolve sempre in modo lineare al primo tentativo.
Ecco alcuni scenari che possono presentarsi durante questa procedura:
Mancate corrispondenze di routine: un errore di battitura in un campo dell'indirizzo aziendale o un documento leggermente obsoleto si risolvono quando al venditore viene chiesto di inviare di nuovo o correggere le informazioni.
Casi a rischio più elevato: passano a una due diligence rafforzata, che può comportare la richiesta di documentazione sull'origine dei fondi, di ulteriori documenti di identità o di una descrizione più dettagliata del modello di business prima dell'approvazione da parte di un revisore umano.
Risoluzione automatica: i controlli di verifica confrontano i dati inviati con i database di emissione e segnalano le incongruenze senza l'intervento della piattaforma per i casi più semplici.
Revisione inoltrata per competenza: le questioni che un sistema automatizzato non è in grado di risolvere da solo vengono visualizzate nella coda di revisione della piattaforma.
In che modo il flusso di lavoro di compliance per l'attivazione supporta il monitoraggio continuo della compliance?
Gli elenchi delle sanzioni vengono aggiornati regolarmente, a volte senza preavviso, quindi un venditore che ha superato lo screening delle sanzioni al momento della registrazione deve essere controllato rispetto all'elenco attuale su base continuativa.
Ecco cosa cercare in una strategia di attivazione che supporti la compliance continua:
Modifiche di proprietà o controllo: un nuovo azionista di maggioranza o un cambio dell'indirizzo commerciale registrato possono richiedere una nuova revisione.
Cambiamenti di volume o comportamento: un modello di transazione di un venditore che si discosta notevolmente da quanto descritto nella sua richiesta di registrazione iniziale è un segnale di allarme comune.
Cicli di riesame periodici: la piattaforma ripete lo screening delle sanzioni e delle PEP per ogni venditore attivo a intervalli regolari, indipendentemente dal fatto che qualcos'altro sia cambiato.
Notizie negative: se lo screening dei media con notizie negative rileva qualcosa di nuovo legato al venditore o ai suoi proprietari, è sufficiente per riaprire un caso.
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Domande frequenti sui flussi di lavoro di compliance per l'attivazione dei venditori
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.