Maryland cobra un impuesto sobre el uso y las ventas fijo del 6 % en las transacciones de comercio minorista, sin que se superpongan los tipos del condado o la ciudad. Una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland elimina esa obligación del 6 % de una transacción que de otro modo estaría sujeta a impuestos. Se basa en una combinación de lo que se vende, quién lo compra y cómo se utilizará el artículo. Las entidades sin ánimo de lucro, las entidades reguladoras del gobierno, los revendedores, los fabricantes y los agricultores cumplen los requisitos en virtud de distintas normas, y cada uno requiere su propia documentación.

A continuación, explicaremos quién cumple los requisitos de las exenciones en Maryland, qué productos y servicios están exentos y durante cuánto tiempo debes conservar los registros tras una transacción.

De un vistazo:

• Las exenciones del impuesto sobre las ventas de Maryland dependen del producto que se vende, el estatus del comprador o el uso previsto del artículo, y pueden depender de los tres factores.

• Un certificado de exención ausente, incompleto o caducado puede trasladar la responsabilidad fiscal al vendedor durante una auditoría, incluso cuando la venta subyacente habría cumplido los requisitos para la exención.

• Las empresas deben conservar los certificados de exención y reventa archivados durante al menos cuatro años para que coincidan con el período retrospectivo de auditoría estándar de Maryland.

¿Qué es una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland?

Una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland elimina el impuesto sobre las ventas del 6 % de una transacción que de otro modo estaría sujeta a impuestos en el estado. Las exenciones son independientes de las exclusiones. Una exclusión significa que una transacción nunca estuvo dentro del ámbito del impuesto para empezar. Muchos servicios en Maryland entran en esta categoría a menos que la legislación los haya añadido específicamente a la base sujeta a impuestos. Una exención significa que la transacción está sujeta a impuestos en principio, pero queda fuera por ley.

¿Quién cumple los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland?

Los criterios para obtener la exención se dividen en unas cuantas categorías bien definidas, y cada una tiene sus propios requisitos de documentación.

Estos son los principales tipos de empresas que cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland:

• Entidades sin ánimo de lucro: Las entidades benéficas, religiosas, educativas y otras entidades 501(c)(3) pueden solicitar a la Contraloría de Maryland un Certificado de exención del impuesto sobre el uso y las ventas. El certificado lleva un número de exención y generalmente necesita renovación cada cinco años.

• Entidades gubernamentales: Las agencias federales, el estado de Maryland y los gobiernos locales de Maryland están exentos en las compras directas que se pagan con fondos gubernamentales. Un pedido o cheque del gobierno suele sustituir a un certificado, pero un empleado del gobierno que paga con una tarjeta personal y solicita un reembolso no cumple los requisitos.

• Revendedores: Las empresas que compran un inventario que tienen la intención de revender en lugar de utilizar pueden comprar sin pagar impuestos al presentar un certificado de reventa vinculado a su número de registro del impuesto sobre el uso y las ventas de Maryland.

• Fabricantes: La maquinaria, los equipos y ciertos materiales que se utilizan directamente para producir bienes para la venta pueden cumplir los requisitos de exención, aunque los artículos que se utilizan para las operaciones generales de las instalaciones, como el material de oficina, no los cumplen.

• Agricultores: Los productores agrícolas pueden comprar los equipos y aportes de producción que cumplan los requisitos, como piensos y semillas, sin impuestos cuando la compra apoye la producción agrícola.

¿Qué productos cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland?

Varios productos cumplen los requisitos para una exención del impuesto sobre las ventas de Maryland sin importar quién compre. Los productos de alimentación están exentos si son alimentos no preparados destinados al consumo doméstico. La comida preparada, como un sándwich caliente de una charcutería o una comida de restaurante, sigue sujeta a impuestos. Los medicamentos con receta, varios dispositivos médicos duraderos y equipos recetados para el uso de un paciente también están exentos. La ropa y el calzado con un precio de 100 $ o menos por artículo están exentos durante la Shop Maryland Tax-Free Week, que se celebra desde el segundo domingo de agosto hasta el sábado siguiente. Fuera de ese período, la ropa normal está sujeta a impuestos igual que la mayoría de los demás bienes de comercio minorista.

La maquinaria y los equipos de fabricación que se utilizan directamente en la producción también están exentos. Siguen la misma lógica de «uso directo en la producción» que se aplica a la exención de los fabricantes. Asimismo, los equipos y suministros agrícolas reciben un trato exento para los compradores agrícolas que cumplan los requisitos. Los suministros públicos residenciales, entre los que se incluyen la electricidad, el gas natural y el combustible de calefacción doméstica que se utilizan en una residencia, también reciben una exención o un trato fiscal reducido cuando se compran para uso doméstico en lugar de comercial.

¿Cómo se utiliza un certificado de exención del impuesto sobre las ventas de Maryland?

El certificado de exención del impuesto sobre las ventas traslada la responsabilidad de los impuestos no pagados del vendedor a la declaración de exención del comprador.

Funciona de la siguiente manera:

Compras de reventa

Los compradores deben rellenar un certificado de reventa que incluya su número de registro del impuesto sobre el uso y las ventas de Maryland y firmar una declaración de que los bienes se compran para su reventa. Una empresa que compra con regularidad al mismo proveedor puede utilizar un certificado general que cubra todas las compras futuras en lugar de rellenar uno para cada transacción, lo que reduce el papeleo para ambas partes.

Compras de una entidad sin ánimo de lucro o una organización exenta

Al comprar en nombre de entidades sin ánimo de lucro y organizaciones exentas, el comprador presenta su certificado de exención emitido por la contraloría en el momento de la venta. El vendedor debe registrar el número de certificado y confirmar que no haya caducado, ya que un certificado caducado no protege a ninguna de las partes.

Compras gubernamentales

El comprador presenta el mismo tipo de certificado de exención emitido por la contraloría que utilizan las entidades sin ánimo de lucro: una tarjeta tamaño de cartera con un número de ocho dígitos. Como los certificados gubernamentales no caducan, el certificado suele ir acompañado de un pedido o de un método de pago del gobierno. Algunas transacciones con tarjetas de compra relacionadas con viajes no requieren ningún formulario en el punto de venta.

¿Cuáles son los requisitos de mantenimiento de registros para las exenciones del impuesto sobre las ventas de Maryland?

Maryland suele permitir que la contraloría audite las declaraciones hasta de hace cuatro años, lo que establece la base de referencia del tiempo que debes conservar los registros de exención.

Estas son algunas prácticas recomendadas para el mantenimiento de registros:

• Conserva todos los certificados: Guarda los certificados de reventa, los certificados de exención y cualquier correspondencia relacionada durante un período superior a la base de referencia de cuatro años a partir de la fecha de la transacción que cubren.

• Asocia los certificados a las transacciones: Vincula un certificado general a la cuenta activa que cubre y asocia los certificados de un solo uso a la factura o al pedido específicos a los que se aplican.

• Haz un seguimiento de las fechas de caducidad: Los certificados de exención para entidades sin ánimo de lucro caducan en un ciclo, generalmente cada cinco años. Un certificado válido en el momento de la venta, pero caducado en el momento de una auditoría, puede seguir generando exposición si el vendedor no verificó que estaba en vigor en el momento de la venta.

• Documenta también las exenciones basadas en productos: Las exenciones de productos de alimentación, médicos o de semanas sin impuestos en las que no existe ningún certificado, requieren registros claros de lo que se vendió y bajo qué categoría. Estas transacciones también deben poder justificarse sin un formulario firmado por el comprador.

Un certificado caducado, ausente o incompleto que no tenga el número de registro del comprador, una firma obligatoria o una explicación del uso previsto, por ejemplo, da motivos a un auditor para rechazar la exención y evaluar el impuesto contra el vendedor en lugar del comprador.

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Preguntas frecuentes sobre las exenciones del impuesto sobre las ventas de Maryland