Il Maryland applica un'imposta fissa sulle vendite e sull'uso del 6% sulle transazioni di commercio al dettaglio, senza l'aggiunta di aliquote a livello di contea o città. Un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland rimuove tale obbligo del 6% da una transazione che altrimenti sarebbe tassabile. Si basa su una combinazione di cosa viene venduto, chi lo acquista e come verrà utilizzato l'articolo. Organizzazioni non profit, enti governativi, rivenditori, produttori e agricoltori si qualificano in base a regole diverse, ognuna delle quali richiede una propria documentazione.

Di seguito, illustreremo chi si qualifica per le esenzioni nel Maryland, quali prodotti e servizi sono esenti e per quanto tempo è necessario conservare i registri dopo una transazione.

In sintesi

• Le esenzioni dall'imposta sulle vendite del Maryland dipendono dal prodotto venduto, dallo stato dell'acquirente o dall'uso previsto per l'articolo e possono dipendere da tutti e tre.

• Un certificato di esenzione mancante, incompleto o scaduto può trasferire la responsabilità fiscale sul venditore durante un audit, anche se la vendita sottostante si sarebbe qualificata per l'esenzione.

• Le attività dovrebbero conservare in archivio i certificati di esenzione e di rivendita per almeno quattro anni per allinearsi al periodo standard di audit retroattivo del Maryland.

Che cos'è un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland?

Un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland elimina l'imposta sulle vendite del 6% da una transazione che altrimenti sarebbe tassabile nello Stato. Le esenzioni sono separate dalle esclusioni. Un'esclusione significa che una transazione non è mai rientrata nell'ambito di applicazione dell'imposta sin dall'inizio. Molti servizi nel Maryland rientrano in questa categoria a meno che il legislatore non li abbia specificamente aggiunti alla base imponibile. Un'esenzione significa che la transazione è tassabile in linea di principio ma esclusa per legge.

Chi si qualifica per un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland?

L'idoneità rientra in una serie di categorie ben definite e ciascuna ha i propri requisiti in merito alla documentazione.

Ecco le principali tipologie di attività che si qualificano per un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland:

• Organizzazioni non profit: enti di beneficenza, religiosi, educativi e altre entità 501(c)(3) possono richiedere al Comptroller of Maryland un certificato di esenzione dall'imposta sulle vendite e sull'uso. Il certificato riporta un numero di esenzione e generalmente deve essere rinnovato ogni cinque anni.

• Enti governativi: le agenzie federali, lo Stato del Maryland e i governi locali del Maryland sono esenti sugli acquisti diretti pagati con fondi governativi. Un ordine d'acquisto o un assegno governativo in genere sostituisce un certificato, ma un dipendente pubblico che paga con una carta personale e richiede un rimborso non si qualifica.

• Rivenditori: le attività che acquistano inventario che intendono rivendere anziché utilizzare possono effettuare acquisti senza pagare l'imposta presentando un certificato di rivendita collegato al loro numero di registrazione per l'imposta sulle vendite e sull'uso del Maryland.

• Produttori: i macchinari, le apparecchiature e alcuni materiali utilizzati direttamente per produrre beni per la vendita possono qualificarsi per l'esenzione, sebbene gli articoli utilizzati per le operazioni generali della struttura, come le forniture per ufficio, non si qualifichino.

• Agricoltori: i produttori agricoli possono acquistare apparecchiature idonee e fattori di produzione, come mangimi e sementi, in esenzione d'imposta quando l'acquisto supporta la produzione agricola.

Quali prodotti si qualificano per un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland?

Diversi prodotti si qualificano per un'esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland, indipendentemente da chi li acquista. I generi alimentari sono esenti se si tratta di cibi non preparati destinati al consumo domestico. I cibi preparati, come un panino caldo di gastronomia o un pasto al ristorante, rimangono tassabili. Sono esenti anche i farmaci con prescrizione medica e diverse apparecchiature e dispositivi medici durevoli prescritti per l'uso da parte di un paziente. Abbigliamento e calzature con un prezzo pari o inferiore a 100 $ per articolo sono esenti durante la Shop Maryland Tax-Free Week, che va dalla seconda domenica di agosto al sabato successivo. Al di fuori di questa finestra temporale, il normale abbigliamento è tassabile come la maggior parte degli altri beni del commercio al dettaglio.

Anche i macchinari e le apparecchiature di produzione utilizzati direttamente nella produzione sono esenti. Questi seguono la stessa logica di "uso diretto nella produzione" che si applica all'esenzione per i produttori. Allo stesso modo, le apparecchiature e le forniture agricole beneficiano di un trattamento di esenzione per gli acquirenti agricoli idonei. Anche le utenze residenziali, tra cui l'energia elettrica, il gas naturale e il carburante per il riscaldamento domestico utilizzati in una residenza, ricevono un'esenzione o un trattamento fiscale ridotto se acquistati per uso domestico anziché commerciale.

Come si utilizza un certificato di esenzione dall'imposta sulle vendite del Maryland?

Il certificato di esenzione dall'imposta sulle vendite trasferisce la responsabilità per l'imposta non pagata dal venditore alla richiesta di esenzione dell'acquirente.

Ecco come funziona:

Acquisti per la rivendita

Gli acquirenti devono compilare un certificato di rivendita in cui indicano il loro numero di registrazione per l'imposta sulle vendite e sull'uso del Maryland e firmare una dichiarazione in cui si attesta che le merci vengono acquistate per la rivendita. Un'attività che acquista regolarmente dallo stesso fornitore può utilizzare un certificato quadro che copra tutti gli acquisti futuri, anziché compilarne uno per ogni transazione, riducendo le pratiche burocratiche per entrambe le parti.

Acquisti da parte di organizzazioni non profit o enti esenti

Per gli acquisti per conto di organizzazioni non profit ed enti esenti, l'acquirente presenta il proprio certificato di esenzione emesso dal controllore al momento della vendita. Il venditore deve annotare il numero del certificato e confermare che non sia scaduto, poiché un certificato scaduto non tutela nessuna delle due parti.

Acquisti governativi

L'acquirente presenta lo stesso tipo di certificato di esenzione emesso dal controllore utilizzato dalle organizzazioni non profit: una tessera in formato portafoglio con un numero di otto cifre. Poiché i certificati degli enti governativi non scadono, il certificato è generalmente accompagnato da un ordine d'acquisto o da un metodo di pagamento governativo. Alcune transazioni con carte di acquisto per i viaggi non richiedono un modulo nel point of sale.

Quali sono i requisiti di conservazione dei registri per le esenzioni dall'imposta sulle vendite del Maryland?

Il Maryland in genere consente al controllore di controllare le dichiarazioni risalenti a quattro anni prima, il che stabilisce la tempistica di base per la conservazione dei registri delle esenzioni.

Ecco alcune best practice per la conservazione dei registri:

• Conserva ogni certificato: conserva i certificati di rivendita, i certificati di esenzione e qualsiasi corrispondenza correlata per un periodo superiore ai quattro anni di base dalla data della transazione a cui si riferiscono.

• Abbina i certificati alle transazioni: collega un certificato quadro all'account continuativo che copre e associa i certificati monouso alla fattura o all'ordine specifico a cui si applicano.

• Monitora le date di scadenza: i certificati di esenzione per le organizzazioni non profit scadono a cicli regolari, in genere ogni cinque anni. Un certificato valido al momento della vendita ma scaduto al momento di un audit può comunque creare un rischio se il venditore non ne ha verificato la validità al momento della vendita.

• Documenta anche le esenzioni basate sui prodotti: le esenzioni per generi alimentari, prodotti medici o quelle applicabili durante la settimana esentasse, per le quali non esiste un certificato, richiedono registri chiari di ciò che è stato venduto e in quale categoria. Tali transazioni devono comunque essere dimostrabili in assenza di un modulo firmato dall'acquirente.

Un certificato scaduto, mancante o incompleto, ad esempio privo del numero di registrazione dell'acquirente, di una firma obbligatoria o di una spiegazione dell'uso previsto, fornisce a un revisore i motivi per annullare l'esenzione e applicare l'imposta al venditore anziché all'acquirente.

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Domande frequenti sulle esenzioni dall'imposta sulle vendite del Maryland