Maryland erhebt eine pauschale Sales and Use Tax von 6 % auf Einzelhandelstransaktionen, ohne dass zusätzliche Sätze auf Bezirks- oder Stadtebene anfallen. Eine Befreiung von der Sales Tax in Maryland hebt diese Pflicht in Höhe von 6 % für eine Transaktion auf, die ansonsten steuerpflichtig wäre. Sie basiert auf einer Kombination aus der Art des verkauften Artikels, der/dem Käufer/in und der beabsichtigten Verwendung. Gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden, Wiederverkäufer/innen, Hersteller/innen und Landwirtinnen und Landwirte qualifizieren sich nach unterschiedlichen Regeln, von denen jede eine eigene Dokumentation erfordert.

Im Folgenden behandeln wir, wer sich in Maryland für Befreiungen qualifiziert, welche Produkte und Dienstleistungen befreit sind und wie lange Sie nach einer Transaktion Aufzeichnungen aufbewahren müssen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Befreiungen von der Sales Tax in Maryland hängen vom verkauften Produkt, dem Status der/des Käufer/in oder der beabsichtigten Verwendung des Artikels ab und können von allen drei Faktoren abhängen.

• Eine fehlende, unvollständige oder abgelaufene Freistellungsbescheinigung kann die Steuerpflicht bei einer Prüfung auf die/den Verkäufer/in verlagern, selbst wenn der zugrunde liegende Verkauf sich für eine Befreiung qualifiziert hätte.

• Unternehmen sollten Freistellungs- und Wiederverkaufsbescheinigungen mindestens vier Jahre lang aufbewahren, um dem standardmäßigen Prüfungszeitraum von Maryland zu entsprechen.

Was ist eine Befreiung von der Sales Tax in Maryland?

Eine Befreiung von der Sales Tax in Maryland hebt die 6 % Sales Tax für eine Transaktion auf, die ansonsten im Bundesstaat steuerpflichtig wäre. Befreiungen (Exemptions) sind von Ausschlüssen (Exclusions) zu trennen. Ein Ausschluss bedeutet, dass eine Transaktion von vornherein nie in den Geltungsbereich der Steuer fiel. Viele Dienstleistungen in Maryland fallen in diese Kategorie, es sei denn, der Gesetzgeber hat sie ausdrücklich in die steuerpflichtige Bemessungsgrundlage aufgenommen. Eine Befreiung bedeutet, dass die Transaktion im Prinzip steuerpflichtig, aber durch ein Gesetz ausgenommen ist.

Wer kommt für eine Befreiung von der Sales Tax in Maryland infrage?

Die Anspruchsberechtigung fällt in eine Handvoll klar definierter Kategorien, und jede hat ihre eigenen Dokumentationsanforderungen.

Hier sind die wichtigsten Unternehmenstypen, die sich für eine Befreiung von der Sales Tax in Maryland qualifizieren:

• Gemeinnützige Organisationen: Wohltätige, religiöse, pädagogische und andere 501(c)(3)-Einrichtungen können beim Comptroller von Maryland eine Freistellungsbescheinigung für die Sales and Use Tax beantragen. Die Bescheinigung trägt eine Freistellungsnummer und muss in der Regel alle fünf Jahre erneuert werden.

• Staatliche Stellen: Bundesbehörden, der Bundesstaat Maryland und die Kommunalverwaltungen von Maryland sind bei direkten Käufen, die mit staatlichen Mitteln bezahlt werden, befreit. Eine Bestellung oder ein Regierungsscheck ersetzt in der Regel eine Bescheinigung, aber Regierungsangestellte, die mit einer persönlichen Karte bezahlen und eine Erstattung beantragen, sind nicht berechtigt.

• Wiederverkäufer/innen: Unternehmen, die Inventar kaufen, das sie weiterverkaufen und nicht selbst verwenden möchten, können steuerfrei einkaufen, indem sie eine Wiederverkaufsbescheinigung vorlegen, die mit ihrer Registrierungsnummer für die Sales and Use Tax von Maryland verknüpft ist.

• Hersteller/innen: Maschinen, Anlagen und bestimmte Materialien, die direkt zur Herstellung von Verkaufsgütern verwendet werden, können sich für eine Befreiung qualifizieren, obwohl Artikel, die für den allgemeinen Anlagenbetrieb verwendet werden, wie z. B. Büromaterial, nicht berechtigt sind.

• Landwirtinnen und Landwirte: Landwirtschaftliche Erzeuger/innen können qualifizierte Geräte und Produktionsmittel wie Futter und Saatgut steuerfrei kaufen, wenn der Kauf die landwirtschaftliche Produktion unterstützt.

Welche Produkte sind von der Sales Tax in Maryland befreit?

Verschiedene Produkte sind unabhängig von den kaufenden Personen von der Sales Tax in Maryland befreit. Lebensmittel sind befreit, wenn es sich um unzubereitete Lebensmittel für den Verzehr zu Hause handelt. Zubereitete Lebensmittel, wie etwa ein warmes Sandwich aus dem Feinkostladen oder eine Restaurantmahlzeit, bleiben steuerpflichtig. Verschreibungspflichtige Medikamente sowie verschiedene langlebige medizinische Geräte und Ausrüstungen, die für die Nutzung durch Patientinnen und Patienten verschrieben wurden, sind ebenfalls befreit. Kleidung und Schuhe mit einem Preis von 100 $ oder weniger pro Artikel sind während der Shop Maryland Tax-Free Week befreit, die vom zweiten Sonntag im August bis zum darauffolgenden Samstag dauert. Außerhalb dieses Zeitraums ist gewöhnliche Kleidung ebenso wie die meisten anderen Einzelhandelswaren steuerpflichtig.

Maschinen und Anlagen für die Fertigung, die direkt in der Produktion eingesetzt werden, sind ebenfalls befreit. Diese folgen derselben Logik der „direkten Nutzung in der Produktion“, die für die Herstellerbefreiung gilt. Ebenso werden landwirtschaftliche Geräte und Bedarfsartikel für qualifizierte Käuferinnen und Käufer aus der Landwirtschaft von der Steuer befreit. Versorgungsleistungen für Wohngebäude, einschließlich Strom, Erdgas und Heizöl, die in einem Wohnhaus verwendet werden, erhalten ebenfalls eine Befreiung oder eine ermäßigte Besteuerung, wenn sie für den Haushalt und nicht für gewerbliche Zwecke erworben werden.

Wie verwenden Sie eine Freistellungsbescheinigung von der Sales Tax in Maryland?

Die Freistellungsbescheinigung von der Sales Tax verlagert die Haftung für unbezahlte Steuern von der/dem Verkäufer/in auf den Freistellungsanspruch der/des Käufer/in.

Sehen wir uns das näher an:

Käufe zum Wiederverkauf

Käufer/innen müssen eine Wiederverkaufsbescheinigung ausfüllen, die ihre Registrierungsnummer für die Sales and Use Tax von Maryland enthält, und eine Erklärung unterzeichnen, dass die Waren für den Wiederverkauf erworben werden. Ein Unternehmen, das regelmäßig beim selben Lieferanten einkauft, kann eine Pauschalbescheinigung verwenden, die alle zukünftigen Käufe abdeckt, anstatt für jede Transaktion eine neue auszufüllen, was den Papierkram für beide Seiten reduziert.

Käufe durch gemeinnützige oder steuerbefreite Organisationen

Beim Kauf im Namen von gemeinnützigen Organisationen und steuerbefreiten Organisationen legt die/der Käufer/in zum Zeitpunkt des Verkaufs ihre/seine vom Comptroller ausgestellte Freistellungsbescheinigung vor. Die/Der Verkäufer/in sollte die Bescheinigungsnummer notieren und bestätigen, dass sie nicht abgelaufen ist, da eine abgelaufene Bescheinigung keine der beiden Parteien schützt.

Käufe durch Behörden

Die/Der Käufer/in legt die gleiche Art von vom Comptroller ausgestellter Freistellungsbescheinigung vor, die auch gemeinnützige Organisationen verwenden: eine Karte im Brieftaschenformat mit einer achtstelligen Nummer. Da behördliche Bescheinigungen nicht ablaufen, ist der Bescheinigung in der Regel eine Bestellung oder eine behördliche Zahlungsmethode beigefügt. Einige reisebezogene Transaktionen mit Kaufkarten erfordern kein Formular am Point of Sale.

Wie lauten die Aufbewahrungspflichten für Befreiungen von der Sales Tax in Maryland?

Maryland erlaubt dem Comptroller im Allgemeinen, Erklärungen der letzten vier Jahre zu prüfen, was die Grundlage dafür bildet, wie lange Sie Aufzeichnungen über Befreiungen aufbewahren müssen.

Hier sind einige Best Practices für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen:

• Bewahren Sie jede Bescheinigung auf: Bewahren Sie Wiederverkaufsbescheinigungen, Freistellungsbescheinigungen und jegliche damit verbundene Korrespondenz länger als die Grundlage von vier Jahren ab dem Datum der Transaktion auf, die sie abdecken.

• Ordnen Sie Bescheinigungen Transaktionen zu: Verknüpfen Sie eine Pauschalbescheinigung mit dem laufenden Konto, das sie abdeckt, und ordnen Sie Bescheinigungen für den einmaligen Gebrauch der spezifischen Rechnung oder Bestellung zu, für die sie gelten.

• Verfolgen Sie Ablaufdaten: Freistellungsbescheinigungen für gemeinnützige Organisationen laufen zyklisch ab, in der Regel alle fünf Jahre. Eine zum Zeitpunkt des Verkaufs gültige, aber zum Zeitpunkt einer Prüfung abgelaufene Bescheinigung kann dennoch ein Risiko darstellen, wenn die/der Verkäufer/in nicht überprüft hat, ob sie zum Zeitpunkt des Verkaufs aktuell war.

• Dokumentieren Sie auch produktbasierte Befreiungen: Befreiungen für Lebensmittel, medizinische Produkte oder steuerfreie Wochen, für die es keine Bescheinigung gibt, erfordern klare Aufzeichnungen darüber, was unter welcher Kategorie verkauft wurde. Diese Transaktionen müssen auch ohne ein von der/dem Käufer/in unterzeichnetes Formular verteidigbar sein.

Eine abgelaufene, fehlende oder unvollständige Bescheinigung, die beispielsweise nicht über die Registrierungsnummer der/des Käufer/in, eine erforderliche Unterschrift oder eine Erklärung des Verwendungszwecks verfügt, gibt einer/einem Prüfer/in einen Grund, die Befreiung abzulehnen und die Steuer von der/dem Verkäufer/in statt von der/dem Käufer/in zu fordern.

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FAQs zu Befreiungen von der Sales Tax in Maryland