Declarar el impuesto sobre las ventas de Illinois significa registrarse para obtener una cuenta, cobrar el impuesto con la combinación correcta de tipos estatales y locales, y presentar las declaraciones en el calendario que el estado asigne en función de tu responsabilidad fiscal. El proceso puede complicarse porque Illinois ejecuta dos sistemas de origen diferentes a la vez: los minoristas del estado determinan el origen del impuesto en función del lugar desde donde venden, mientras que los vendedores a distancia y en marketplaces lo determinan en función del lugar donde el cliente recibe los bienes. Esa división, además de los numerosos municipios con autonomía local (home rule), como Chicago, que pueden aplicar sus propios impuestos acumulativos, hace que Illinois sea uno de los estados más difíciles de gestionar correctamente.

Illinois recaudó más de 10.500 millones de $ en impuestos sobre las ventas en el año fiscal (FY) de 2025, lo que convirtió al impuesto estatal en la segunda mayor fuente de ingresos del estado. A continuación, repasaremos cómo declarar el impuesto sobre las ventas de Illinois, cómo determinar si tienes un nexo en Illinois, qué requiere realmente el proceso de registro y cómo completar la declaración ST-1.

De un vistazo:

• Illinois grava a los vendedores a través del impuesto sobre la ocupación de los minoristas. El nexo puede deberse a una presencia física o a que se haya superado el umbral económico en las ventas con clientes de Illinois.

• La frecuencia de presentación (mensual, trimestral o anual) depende de la obligación fiscal mensual media y determina cuándo vencen las declaraciones y los pagos.

• Los vendedores del estado y a distancia siguen reglas de origen diferentes para los impuestos locales. Las ventas idénticas pueden tener tipos impositivos diferentes según la ubicación del vendedor.

¿Qué es el impuesto sobre las ventas de Illinois?

Técnicamente, Illinois no grava las «ventas». Lo que termina en el recibo es el impuesto sobre la ocupación de los minoristas, un impuesto sobre el privilegio de vender bienes al por menor. El vendedor asume la responsabilidad jurídica del impuesto aunque el cliente lo pague en el proceso de compra. El tipo general es del 6,25 % en todo el estado, aunque se reduce al 1,00 % para los alimentos, medicamentos y aparatos médicos que cumplan los requisitos.

¿Quién debe cobrar el impuesto sobre las ventas de Illinois?

Como minorista, Illinois requiere que cobres el impuesto sobre la ocupación de los minoristas (Retailers' Occupation Tax) si vendes bienes tangibles a clientes en el estado. El nexo —la conexión que otorga a Illinois la autoridad legal para hacer que una empresa cobre su impuesto— establece esta obligación fiscal.

Existen dos tipos de nexo, y cumplir los requisitos de cualquiera de ellos significa que debes cobrar y remitir el impuesto sobre la ocupación de los minoristas:

• Nexo físico: Tener cualquier tipo de presencia física (p. ej., una oficina, un empleado, un almacén o inventario) en Illinois establece el nexo de forma instantánea. Incluso el inventario en un centro de gestión logística de terceros cuenta.

• Nexo económico: Esto se aplica a los vendedores a distancia en función del volumen de ventas, en lugar de la presencia física. Una vez que superes los 100.000 $ en ingresos brutos con clientes de Illinois en un período de 12 meses, deberás registrarte, cobrar y declarar el impuesto sobre las ventas de Illinois, incluso si tienes cero empleados o metros cuadrados en el estado.

Las reglas de los marketplaces añaden otra capa de responsabilidad fiscal. Si una empresa vende únicamente a través de un marketplace que ya está cobrando y remitiendo el impuesto de Illinois en su nombre, por lo general no necesita registrarse por separado para esas ventas. Pero si un vendedor también realiza ventas directas junto con las ventas en un marketplace, debe hacer un seguimiento del nexo y declarar los ingresos vinculados a esas ventas directas. Además, no todas las plataformas gestionan el cobro de impuestos de Illinois de la misma manera. Un vendedor no puede dar por sentado que el marketplace cobra y remite el impuesto en su nombre sin confirmarlo.

¿Cómo registrarse para obtener una cuenta de impuestos sobre las ventas de Illinois?

El registro para obtener una cuenta de impuestos sobre las ventas de Illinois comienza con el Formulario REG-1, la Solicitud de registro de empresas de Illinois. Puedes presentarlo en papel o a través del portal en línea del estado, MyTax Illinois. Los envíos en línea se suelen procesar en uno o dos días hábiles, mientras que las presentaciones en papel pueden tardar varias semanas.

Antes de iniciar la solicitud de acceso, ten a mano esta información:

• Número de identificación de empleador federal (EIN): Requerido para cualquier empresa que no sea una empresa unipersonal que utilice un número del Seguro Social (SSN)

• Detalles de la estructura de la empresa y la propiedad: Nombre legal, tipo de entidad e información sobre los propietarios o directivos

• Obligación fiscal mensual estimada del impuesto sobre las ventas: Se utiliza para asignar tu frecuencia de presentación en adelante

• Código del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) y descripción de la actividad empresarial: Se utiliza para clasificar qué vendes y cómo se grava

Una vez que el estado aprueba tu solicitud de acceso, emite un número de Impuesto Comercial de Illinois (IBT), que se convierte en el identificador de tu cuenta para cada declaración que presentes después. Si tu empresa opera en varias jurisdicciones con autonomía local (home rule), es posible que tengas que registrar cada ubicación física por separado, ya que Illinois realiza un seguimiento de las obligaciones fiscales locales por sitio.

¿Con qué frecuencia tienes que presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas de Illinois?

Illinois asigna tu frecuencia de presentación en función de la obligación tributaria mensual media. Revisa esta asignación periódicamente a medida que cambian tus patrones de ventas.

Así son los niveles de presentación:

• Declarantes mensuales: Las empresas con una obligación mensual media superior a 200 $ declaran cada mes.

• Declarantes trimestrales: Las empresas con una media de entre 50 $ y 200 $ al mes declaran de forma trimestral.

• Declarantes anuales: Las empresas con una obligación mensual media inferior a 50 $ cumplen los requisitos para presentar una única declaración anual.

Debes presentar las declaraciones, junto con cualquier pago adeudado, como máximo el día 20 del mes siguiente al final de tu período de declaración. Si no cumples este plazo, Illinois comienza a aplicar penalizaciones e intereses al día siguiente, aplicados a cualquier saldo que siga sin pagarse. Algunos declarantes mensuales de mayor tamaño también se enfrentan a un requisito de pago acelerado, en el que una parte de la obligación estimada del mes actual vence incluso antes del cierre del período. El resto se concilia en la declaración estándar.

¿Cómo completar la declaración del impuesto sobre las ventas de Illinois ST-1?

El ST-1 es la declaración estándar que presentan muchos vendedores registrados. Se empieza por los ingresos brutos totales del período y, a continuación, se restan las deducciones permitidas antes de aplicar ningún tipo.

Esto es lo que puedes restar:

• Ventas para la reventa: Bienes vendidos a otra empresa que los va a revender, ya que el impuesto se aplica en la venta minorista final, no en cada paso anterior

• Ventas a organizaciones exentas: Compras por parte de entidades sin ánimo de lucro que cumplan los requisitos, entidades gubernamentales u otros compradores exentos

• Bienes devueltos: Mercancía que los clientes devolvieron durante el período de presentación

• Entregas fuera del estado: Ingresos por bienes enviados a ubicaciones fuera de Illinois, donde el impuesto del estado no se aplica

Lo que queda después de esas restas son tus ingresos gravables. Multiplicar esa cifra por el tipo aplicable te da el impuesto base a pagar.

Si alguna de tus ventas está sujeta al principio de autonomía local (home rule) u otros impuestos locales, deberás adjuntar el Anexo A, que desglosa los ingresos gravables por jurisdicción fiscal para que el estado pueda dirigir las cuotas locales a los municipios y condados correspondientes. Es posible que una empresa que gestione una sola tienda fuera de una zona con autonomía local nunca necesite tocar el Anexo A. Por otro lado, un minorista con ubicaciones en varias ciudades de Illinois podría estar dividiendo sus ingresos entre una docena o más de tipos locales en una sola declaración. Si se equivoca en la asignación, se pagará a la jurisdicción equivocada.

Las empresas que operan en varias ubicaciones físicas bajo un solo registro también presentan el Formulario ST-2, que detalla los ingresos y los impuestos adeudados por los sitios individuales en lugar de informar de la empresa como un total combinado. Entre los dos formularios, Illinois espera un nivel de detalle específico de la ubicación que otros estados generalmente no requieren.

¿Cómo afectan la autonomía local y los impuestos locales de Illinois a tu presentación del impuesto sobre las ventas?

Illinois otorga a los municipios con autonomía local (home rule) (por lo general, ciudades con poblaciones de más de 25.000 habitantes o que han votado para adoptar el estatus de autonomía local) el poder de superponer sus propios impuestos sobre la ocupación de los minoristas al tipo estatal. Chicago es un excelente ejemplo: su impuesto de autonomía local se acumula con los impuestos de tránsito del condado y regionales para alcanzar un 10,5 % combinado.

El origen de ese impuesto local depende de la categoría en la que encaje el vendedor:

• Minoristas del estado con presencia física en Illinois: Por lo general, estos vendedores siguen determinando el origen del impuesto en función de su propia ubicación de venta en virtud de las reglas basadas en el origen, el sistema que Illinois ha utilizado durante décadas.

• Vendedores a distancia y en marketplaces sin presencia física en Illinois: Estos vendedores determinan el origen del impuesto en función de la dirección de envío del cliente en virtud de las reglas basadas en el destino, un cambio introducido en 2021 por la Ley de Nivelación del Terreno de Juego para el Comercio Minorista de Illinois del estado.

Esa división existe porque la determinación de origen basada en el origen solía dar a algunos vendedores en línea con sede en Illinois un incentivo para ubicar almacenes u oficinas en jurisdicciones con impuestos más bajos, lo que reducía los ingresos locales en otras partes del estado. La aplicación de reglas basadas en el destino a los vendedores a distancia cerró esa brecha.

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Preguntas frecuentes sobre cómo declarar el impuesto sobre las ventas de Illinois