Die Meldung der Sales Tax für Illinois bedeutet, dass Sie sich für ein Konto registrieren, Steuern in der korrekten Kombination aus staatlichen und lokalen Sätzen erheben und Steuererklärungen gemäß dem Zeitplan einreichen, den der Bundesstaat basierend auf Ihrer Steuerschuld festlegt. Der Prozess kann kompliziert sein, da in Illinois gleichzeitig zwei verschiedene Zuweisungssysteme angewendet werden: Einzelhändler/innen im Bundesstaat weisen die Steuer basierend auf dem Ort zu, von dem aus sie verkaufen, während Remote- und Marketplace-Verkäufer/innen sie basierend darauf zuweisen, wo die Kundinnen und Kunden die Waren erhalten. Diese Trennung und zahlreiche Home-Rule-Gemeinden wie Chicago, die ihre eigenen, sich addierenden Steuern erheben können, machen Illinois zu einem der am schwierigsten zu verwaltenden Bundesstaaten.

Illinois hat im Geschäftsjahr 2025 (FY) mehr als 10,5 Milliarden USD an Sales Tax eingenommen, was die staatliche Steuer zur zweitgrößten Einnahmequelle des Bundesstaates machte. Im Folgenden erläutern wir, wie Sie die Sales Tax für Illinois melden, wie Sie feststellen, ob Sie einen Nexus in Illinois haben, was der Registrierungsprozess tatsächlich erfordert und wie Sie die ST-1-Steuererklärung bearbeiten.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Illinois besteuert Verkäufer/innen durch die Retailers’ Occupation Tax. Ein Nexus kann durch eine physische Präsenz oder durch das Überschreiten des wirtschaftlichen Schwellenwerts bei Verkäufen an Kundinnen und Kunden in Illinois entstehen.

• Die Meldehäufigkeit (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) hängt von der durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld ab und bestimmt, wann Steuererklärungen und Zahlungen fällig sind.

• Verkäufer/innen im Bundesstaat und Remote-Verkäufer/innen befolgen unterschiedliche Zuweisungsregeln für lokale Steuern. Identische Verkäufe können je nach Standort der Verkäuferin/des Verkäufers unterschiedliche Steuersätze haben.

Was ist die Sales Tax in Illinois?

Illinois besteuert technisch gesehen keine „Verkäufe“. Was auf dem Zahlungsbeleg landet, ist die Retailers’ Occupation Tax, eine Steuer auf das Privileg, Waren im Einzelhandel zu verkaufen. Die Verkäuferin/der Verkäufer trägt die rechtliche Haftung für die Steuer, auch wenn die Kundin/der Kunde sie beim Bezahlvorgang bezahlt. Der allgemeine Satz beträgt im gesamten Bundesstaat 6,25 %, sinkt jedoch für anrechenbare Lebensmittel, Medikamente und medizinische Geräte auf 1,00 %.

Wer muss die Sales Tax für Illinois erheben?

Als Einzelhändler/in verlangt Illinois von Ihnen, die Retailers’ Occupation Tax zu erheben, wenn Sie materielle Güter an Kundinnen und Kunden in diesem Bundesstaat verkaufen. Nexus – die Verbindung, die Illinois die rechtliche Befugnis gibt, ein Unternehmen zur Erhebung seiner Steuern zu verpflichten – begründet diese Steuerpflicht.

Es gibt zwei Arten von Nexus, und die Erfüllung einer der beiden bedeutet, dass Sie die Retailers’ Occupation Tax erheben und abführen müssen:

• Physischer Nexus: Jede Art von physischer Präsenz (z. B. ein Büro, Personal, ein Lager, Warenbestand) in Illinois begründet sofort einen Nexus. Selbst Warenbestand in einem externen Fulfillment-Center zählt dazu.

• Wirtschaftlicher Nexus: Dies gilt für Remote-Verkäufer/innen basierend auf dem Umsatzvolumen und nicht auf der physischen Präsenz. Sobald Sie innerhalb von 12 Monaten 100.000 USD an Bruttoeinnahmen bei Kundinnen und Kunden in Illinois überschreiten, müssen Sie sich registrieren sowie die Sales Tax für Illinois erheben und melden, selbst wenn Sie keine Mitarbeitenden oder Räumlichkeiten in diesem Bundesstaat haben.

Marketplace-Regeln fügen der Steuerpflicht eine weitere Ebene hinzu. Wenn ein Unternehmen nur über einen Marketplace verkauft, der bereits die Steuern für Illinois in seinem Namen erhebt und abführt, muss es sich für diese Umsätze in der Regel nicht separat registrieren. Wenn Verkäufer/innen jedoch neben Marketplace-Verkäufen auch Direktverkäufe tätigen, müssen sie den Nexus nachverfolgen und die Steuern für den Umsatz im Zusammenhang mit diesen Direktverkäufen melden. Zudem handhabt nicht jede Plattform die Steuererhebung in Illinois auf die gleiche Weise. Verkäufer/innen können nicht davon ausgehen, dass der Marketplace die Steuern in ihrem Namen erhebt und abführt, ohne dies zu überprüfen.

Wie registrieren Sie sich für ein Sales Tax-Konto in Illinois?

Die Registrierung für ein Sales Tax-Konto in Illinois beginnt mit Formular REG-1, dem Antrag auf Unternehmensregistrierung in Illinois. Sie können den Antrag auf Papier oder über das Online-Portal des Bundesstaates, MyTax Illinois, einreichen. Online-Einreichungen werden in der Regel innerhalb von ein bis zwei Werktagen bearbeitet, während Einreichungen auf Papier mehrere Wochen dauern können.

Bevor Sie mit der Antragstellung beginnen, sollten Sie folgende Informationen bereithalten:

• Federal Employer Identification Number (EIN): Erforderlich für jedes Unternehmen außer einem Einzelunternehmen, das eine Sozialversicherungsnummer (SSN) verwendet

• Unternehmensstruktur und Eigentumsverhältnisse: Rechtsgültiger Name, Art der juristischen Person und Informationen zu Eigentümer/innen oder Führungskräften

• Geschätzte monatliche Sales Tax-Schuld: Wird verwendet, um Ihre zukünftige Meldehäufigkeit festzulegen

• North American Industry Classification System (NAICS)-Code und Beschreibung der Geschäftstätigkeit: Wird verwendet, um das, was Sie verkaufen, und dessen Besteuerung zu klassifizieren

Sobald der Bundesstaat Ihren Antrag genehmigt, stellt er eine Illinois Business Tax (IBT)-Nummer aus, die zu Ihrer Kontokennung für jede Steuererklärung wird, die Sie danach einreichen. Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Home-Rule-Zuständigkeitsbereichen tätig ist, müssen Sie möglicherweise jeden physischen Standort separat registrieren, da Illinois lokale Steuerpflichten nach Standort nachverfolgt.

Wie oft müssen Sie Steuererklärungen für die Sales Tax in Illinois einreichen?

Illinois legt Ihre Einreichungshäufigkeit basierend auf der durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld fest. Diese Zuweisung wird regelmäßig überprüft, wenn sich Ihre Umsatzmuster ändern.

Die Einreichungsstufen sehen wie folgt aus:

• Monatlich einreichende Unternehmen: Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld von mehr als 200 $ reichen jeden Monat eine Steuererklärung ein.

• Vierteljährlich einreichende Unternehmen: Unternehmen mit einer durchschnittlichen Steuerschuld von 50–200 $ pro Monat reichen vierteljährlich eine Steuererklärung ein.

• Jährlich einreichende Unternehmen: Unternehmen mit einer durchschnittlichen monatlichen Steuerschuld von unter 50 $ sind für eine einzige jährliche Steuererklärung qualifiziert.

Sie müssen Steuererklärungen zusammen mit eventuell geschuldeten Zahlungen bis zum 20. Tag des Monats einreichen, der auf das Ende Ihres Meldezeitraums folgt. Wenn Sie diese Frist versäumen, beginnt Illinois am nächsten Tag mit der Erhebung von Strafen und Zinsen, die auf den noch unbezahlten Restbetrag angewendet werden. Einige größere, monatlich einreichende Unternehmen unterliegen außerdem einer beschleunigten Zahlungsanforderung, bei der ein Teil der geschätzten Steuerschuld des aktuellen Monats fällig wird, bevor der Zeitraum überhaupt endet. Der Rest wird in der regulären Steuererklärung verrechnet.

Wie füllt man die Sales Tax-Steuererklärung ST-1 für Illinois aus?

Das ST-1-Formular ist die Standard-Steuererklärung, die viele registrierte Verkäufer/innen einreichen. Sie beginnen mit den gesamten Bruttoeinnahmen für den Zeitraum und ziehen dann die zulässigen Abzüge ab, bevor Sie einen Steuersatz anwenden.

Folgendes können Sie abziehen:

• Verkäufe zum Wiederverkauf: Waren, die an ein anderes Unternehmen verkauft wurden, das sie weiterverkauft, da die Steuer beim endgültigen Einzelhandelsverkauf und nicht bei jedem Schritt davor anfällt

• Verkäufe an steuerbefreite Organisationen: Käufe durch berechtigte gemeinnützige Organisationen, staatliche Stellen oder andere steuerbefreite Käufer/innen

• Rückgesendete Waren: Waren, die Kundinnen und Kunden während des Meldezeitraums zurückgesendet haben

• Lieferungen in andere Bundesstaaten: Einnahmen aus Waren, die an Standorte außerhalb von Illinois versandt wurden, in denen die Steuer des Bundesstaates nicht gilt

Was nach diesen Abzügen übrig bleibt, sind Ihre steuerpflichtigen Einnahmen. Wenn Sie diesen Wert mit dem anwendbaren Steuersatz multiplizieren, erhalten Sie die geschuldete Basissteuer.

Wenn einige Ihrer Verkäufe unter Home-Rule- oder andere lokale Steuern fallen, müssen Sie Schedule A beifügen, in dem die steuerpflichtigen Einnahmen nach steuerlichem Zuständigkeitsbereich aufgeschlüsselt werden, damit der Bundesstaat die lokalen Anteile an die richtigen Gemeinden und Bezirke weiterleiten kann. Ein Unternehmen, das ein einzelnes Geschäft außerhalb eines Home-Rule-Bereichs betreibt, muss Schedule A möglicherweise nie ausfüllen. Ein Einzelhändler/eine Einzelhändlerin mit Standorten in mehreren Städten in Illinois hingegen könnte Einnahmen auf ein Dutzend oder mehr lokale Steuersätze in einer einzigen Steuererklärung aufteilen. Eine falsche Zuordnung führt dazu, dass der falsche Zuständigkeitsbereich bezahlt wird.

Unternehmen, die mehrere physische Standorte unter einer einzigen Registrierung betreiben, reichen außerdem das Formular ST-2 ein, das die Einnahmen und die geschuldete Steuer nach einzelnen Standorten aufschlüsselt, anstatt das Unternehmen als eine kombinierte Gesamtsumme zu melden. Bei diesen beiden Formularen erwartet Illinois eine standortspezifische Detailgenauigkeit, die in anderen Bundesstaaten im Allgemeinen nicht erforderlich ist.

Wie wirken sich Home-Rule- und lokale Steuern in Illinois auf Ihre Sales Tax-Meldung aus?

Illinois gibt Home-Rule-Gemeinden (in der Regel Städte mit mehr als 25.000 Einwohnerinnen und Einwohnern oder solche, die für die Annahme des Home-Rule-Status gestimmt haben) die Befugnis, ihre eigenen Retailers’ Occupation Taxes auf den staatlichen Steuersatz aufzuschlagen. Chicago ist ein Paradebeispiel: Seine Home-Rule-Steuer summiert sich mit Steuern des Bezirks und des regionalen Nahverkehrs auf insgesamt 10,5 %.

Wie diese lokale Steuer zugewiesen wird, hängt davon ab, in welche Kategorie die Verkäufer/innen fallen:

• Einzelhändler/innen im Bundesstaat mit einer physischen Präsenz in Illinois: Diese Verkäufer/innen weisen Steuern im Allgemeinen weiterhin basierend auf ihrem eigenen Verkaufsstandort nach ursprungsbasierten Regeln zu, dem System, das Illinois seit Jahrzehnten verwendet.

• Remote- und Marketplace-Verkäufer/innen ohne physische Präsenz in Illinois: Diese Verkäufer/innen weisen die Steuer basierend auf der Lieferadresse der Kundinnen und Kunden nach bestimmungsortbasierten Regeln zu. Dabei handelt es sich um eine Änderung, die 2021 mit dem Leveling the Playing Field for Illinois Retail Act des Bundesstaates eingeführt wurde.

Diese Aufteilung existiert, da die ursprungsbasierte Zuweisung einigen in Illinois ansässigen Online-Verkäufer/innen früher einen Anreiz bot, Lager oder Büros in Zuständigkeitsbereichen mit niedrigeren Steuern anzusiedeln, was die lokalen Einnahmen anderswo im Bundesstaat untergrub. Die Anwendung bestimmungsortbasierter Regeln auf Remote-Verkäufer/innen hat diese Lücke geschlossen.

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Häufig gestellte Fragen zur Meldung der Sales Tax für Illinois