Como titular de un número del impuesto sobre el valor añadido (IVA), es posible que debas actualizar algunos datos de tu empresa a lo largo de tu carrera profesional. Es importante gestionar adecuadamente estos cambios para cumplir con la normativa, actualizar los datos de tu empresa ante las autoridades y evitar errores en las declaraciones que podrían dar lugar a sanciones.

En este artículo se explican los cambios en los datos del IVA, incluyendo cuáles son, qué información puedes actualizar, cómo completar el formulario de cambio de datos del IVA y los costes asociados.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un cambio en los datos del IVA?
  
• ¿Qué información se puede cambiar?
  
• Cómo cambiar los datos del IVA
  
• ¿Cuánto cuesta cambiar los datos del IVA?
  

¿Qué es un cambio en los datos del IVA?

Modificar los datos del IVA implica actualizar la información asociada a la actividad de tu empresa. Por ejemplo, es posible que quieras cambiar o añadir una actividad comercial a lo largo del tiempo. En tales casos, puedes actualizar la información y notificar a las autoridades pertinentes a través de un proceso administrativo específico. No puedes cambiar el número de IVA que se te asignó cuando creaste tu empresa; si quieres hacerlo, debes cancelar el número de IVA existente y registrarte para obtener uno nuevo.

¿Qué información se puede cambiar?

Puedes actualizar la siguiente información cuando se produzca un cambio en los datos del IVA:

• Residencia
  Si la dirección de residencia del titular del número de IVA es la misma que la del domicilio social de la empresa, el formulario de modificación de datos del IVA debe enviarse a la Agenzia delle Entrate. Sin embargo, si solo cambia el lugar de residencia y el lugar de la actividad sigue siendo el mismo, no es necesario informar de ello a la Agenzia delle Entrate.

• Domicilio social
  En caso de que solo cambie el lugar de la actividad (no la residencia del propietario), se debe informar de la nueva dirección a la Agenzia delle Entrate en un plazo de 30 días a partir de la mudanza.

• Nombre de la empresa
  Puedes actualizar los datos de registro de IVA añadiendo un nuevo nombre de la empresa o sustituyendo el original. El nombre y apellido completos del propietario de la empresa no deben sufrir cambios y siempre deben situarse después del nombre elegido de la empresa como, por ejemplo, «Stardust Translations di Mario Rossi».

• Código ATECO
  El código ATECO identifica el tipo de actividad que se realiza y su modificación es obligatoria a efectos fiscales si cambia el sector empresarial. Puedes actualizar tus datos de IVA para cambiar el código ATECO o añadir uno nuevo. De hecho, puedes tener hasta seis códigos ATECO con el mismo número de IVA, lo que te permite ampliar tus servicios sin registrar un nuevo número de IVA. Por ejemplo, si eres traductor autónomo y además quieres trabajar como redactor publicitario, lo único que tienes que hacer es añadir el código ATECO adecuado para ejercer ambas profesiones. Sin embargo, ten cuidado con el tipo de actividad que añades; si eres autónomo y añades un código ATECO para una actividad artesanal o comercial, deberás inscribirte en el Registro Mercantil y en el INPS de artesanos o comerciantes (seguridad social) iniciando el proceso único de comunicación empresarial Comunicazione Unica.

¿Quién tiene que inscribirse en el Registro Mercantil?

Los empresarios, ya sea que operen como empresas o empresarios individuales, deben inscribirse en el Registro Mercantil si se dedican al comercio, la artesanía (según el artículo 2195 del Código Civil) o las actividades agrícolas (según el artículo 2135 del Código Civil) a través de una empresa legalmente establecida. Los autónomos no están obligados a ello.

Actualización de la dirección PEC para empresas individuales inscritas en el Registro Mercantil

Las empresas individuales inscritas en el Registro Mercantil deben poseer y comunicar su dirección PEC (correo electrónico certificado). Deben informar al Registro Mercantil de cualquier cambio en su dirección PEC. A tal efecto, utiliza el formulario I2 y rellena la casilla 5/DIRECCIÓN DE LA SEDE con los campos correspondientes:

• «Dirección de correo electrónico certificada (nombre)»
  
• «Dirección de correo electrónico certificada (dominio)»
  

Cómo puedes cambiar los datos del IVA

Las personas físicas que tengan un número de IVA individual (autónomos o empresarios individuales) deben rellenar el formulario AA9/12. Las instrucciones para modificar los datos del IVA pueden descargarse del sitio web de la Agenzia delle Entrate. Si no estás clasificado como particular, debes cumplimentar el formulario AA7/10 para actualizar los datos del IVA. Este artículo se centra en el formulario AA9/12 para trabajadores autónomos y empresas individuales.

Cómo se rellena el formulario AA9/12

El formulario AA9/12 se utiliza para iniciar y cesar actividades comerciales y contiene varias secciones. Primero, en la casilla A, etiquetada como «Tipo de declaración», marca la casilla 2 para el «cambio de datos». A continuación, actualiza toda la información necesaria en cada sección del formulario. Por ejemplo, en la casilla C, indica cualquier cambio en los datos del titular, como la residencia o el domicilio a efectos fiscales (la dirección utilizada para las notificaciones y liquidaciones fiscales).

La casilla D contiene los datos de un posible representante, mientras que la casilla G debe cumplimentarse para los cambios en el código ATECO (información sobre las actividades realizadas). A continuación, rellena la casilla B introduciendo el código ATECO de la actividad principal (es decir, la actividad que se espera que genere el mayor volumen de negocios). Esto determina el fondo o la administración que debes registrar para las contribuciones a la pensión. Aunque realices varias actividades, solo tienes que registrarte en un único fondo de pensiones y pagar las cotizaciones para la actividad principal.

Presentación del formulario AA9/12 a la Agenzia delle Entrate

Presenta el formulario AA9/12 para la modificación de los datos del IVA a la Agenzia delle Entrate en un plazo de 30 días a partir de la modificación de los datos utilizando los siguientes métodos:

• Por PEC: Envíalo por PEC con «Cambio de actividad» en la línea de asunto. El formulario puede estar firmado digitalmente o a mano; si está firmado a mano, incluye una copia de la identificación del firmante. La solicitud puede enviarse a cualquier oficina provincial de la Agenzia delle Entrate (puedes consultar aquí la lista de direcciones PEC). La fecha de presentación de las declaraciones será el día en que se envíen. El justificante de confirmación del cambio de los datos del IVA se enviará a la dirección PEC utilizada para la solicitud.

• Por correo certificado: Presenta una copia del documento de identidad válido del declarante en cualquier oficina de la Agenzia delle Entrate.

• A través del software de recopilación de la Agencia Tributaria: Prepara el formulario AA9/12 y envíalo directamente a través del servicio web desde tu Dashboard. El programa informático puede descargarse en la página web de la Agenzia delle Entrate.

• En persona (o a través de un apoderado): Envía a través de cualquier oficina de Agenzia delle Entrate reservando una cita a través de «Reserva una cita».

Un contribuyente que presente el formulario de cambio de datos del IVA fuera de plazo, después del plazo de 30 días, puede incurrir en una sanción de entre 500 y 2000 euros (según el artículo 5, párrafo 6, del Decreto Legislativo 471/97). La sanción se reduce si el contribuyente presenta una rectificación voluntaria, validando automáticamente su condición.

Estar al día con las cambiantes normativas fiscales puede suponer todo un reto para tu empresa. Algunas herramientas, como Stripe Tax, pueden simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal al generar informes detallados que son útiles para la presentación de declaraciones de impuestos.

¿Cuánto cuesta cambiar los datos del IVA?

La modificación de los datos del IVA es siempre gratuita para los profesionales si se hace de forma independiente; sin embargo, el uso de un contable o un centro de asistencia tributaria (CAF) incurrirá en un cargo por servicio. Si tienes una empresa unipersonal, dependerá de si el cambio también debe registrarse en el Registro Mercantil. En ese caso, también deberás comunicárselo y pagar una tasa administrativa de 17,50 €. Para garantizar el pleno cumplimiento de la normativa, te recomendamos que consultes con tu contable.