Als houder van een btw-nummer moet je tijdens je carrière mogelijk bepaalde bedrijfsgegevens bijwerken. Het is belangrijk om deze wijzigingen goed te beheren om aan de regels te blijven voldoen, je bedrijfsgegevens up-to-date te houden bij de autoriteiten en aangiftefouten te voorkomen die tot boetes kunnen leiden.

In dit artikel worden wijzigingen in btw-gegevens uitgelegd, waaronder wat ze zijn, welke informatie je kunt bijwerken, hoe je het wijzigingsformulier voor btw-gegevens invult en de bijbehorende kosten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een wijziging in btw-gegevens?
  
• Welke informatie kan worden gewijzigd?
  
• Hoe wijzig je btw-gegevens?
  
• Hoeveel kost het om btw-gegevens te wijzigen?
  

Wat is een wijziging in de btw-gegevens?

Het wijzigen van btw-gegevens houdt in dat je de informatie die hoort bij je bedrijfsactiviteit bijwerkt. Je kunt bijvoorbeeld een bedrijfsactiviteit wijzigen of toevoegen. In dergelijke gevallen kun je de informatie bijwerken en de relevante autoriteiten op de hoogte stellen via een specifiek administratief proces. Je kunt het btw-nummer dat aan jou is toegewezen bij het starten van je onderneming niet wijzigen. Als je dit wilt wijzigen, moet je het bestaande btw-nummer opzeggen en je registreren voor een nieuw nummer.

Welke informatie kan worden gewijzigd?

Bij een wijziging van je btw-gegevens kun je de volgende informatie bijwerken:

• Adres
  Als het woonadres van de houder van het btw-nummer gelijk is aan de statutaire zetel van de onderneming, moet het btw-wijzigingsformulier worden verzonden naar de Agenzia delle Entrate. Als echter alleen het woonadres verandert en de vestigingsplaats hetzelfde blijft, hoef je dit niet te melden bij de Agenzia delle Entrate.

• Vestigingsplaats
  Als alleen de vestigingsplaats verandert (niet het woonadres van de eigenaar), moet het nieuwe adres binnen 30 dagen na de verhuizing worden gemeld aan de Agenzia delle Entrate.

• Bedrijfsnaam
  Je kunt de btw-registratiegegevens bijwerken door een nieuwe bedrijfsnaam toe te voegen of de oorspronkelijke naam te vervangen. De volledige voor- en achternaam van de bedrijfseigenaar moeten ongewijzigd blijven en altijd volgen op de gekozen bedrijfsnaam, zoals 'Stardust Translations van Jan Dekkers'.

• ATECO-code
  De ATECO-code geeft aan welk type activiteit wordt uitgeoefend. Als de bedrijfssector verandert, is het voor belastingdoeleinden verplicht om ook deze code te wijzigen. Je kunt je btw-gegevens bijwerken om de ATECO-code te wijzigen of een nieuwe toe te voegen. Per btw-nummer kun je maximaal zes ATECO-codes hebben, dus je kunt je diensten uitbreiden zonder een nieuw btw-nummer te registreren. Als je bijvoorbeeld een freelancevertaler bent en ook als copywriter wilt werken, hoef je alleen maar de juiste ATECO-code toe te voegen om beide beroepen uit te oefenen. Wees echter voorzichtig met het soort activiteit dat je toevoegt. Als je een freelancer bent en een ATECO-code toevoegt voor een ambachtelijke of handelsactiviteit, moet je je registreren bij het Italiaanse ondernemingsregister en het socialezekerheidsregister voor vaklieden of handelaars door het Single Business Communication-proces van Comunicazione Unica te starten.

Wie moet zich inschrijven in het ondernemingsregister?

Ondernemers, of ze nu werkzaam zijn als bedrijf of eenmanszaak, moeten zich inschrijven in het handelsregister als ze handelsactiviteiten, ambachtelijk werk (volgens artikel 2195 van het Burgerlijk Wetboek) of landbouwactiviteiten (volgens artikel 2135 van het Burgerlijk Wetboek) uitoefenen via een wettelijk gevestigd bedrijf. Freelancers zijn niet verplicht om dit te doen.

Bijwerken van het PEC-adres voor eenmanszaken die zijn ingeschreven in het ondernemingsregister

Eenmanszaken die in het ondernemingsregister zijn ingeschreven, moeten eigenaar zijn van hun PEC-adres (gecertificeerde e-mail) en dit opgeven. Zij moeten het ondernemingsregister op de hoogte brengen van eventuele wijzigingen in hun PEC-adres. Gebruik hiervoor het I2-formulier en vul vak 5/ADRES VAN HET HOOFDKANTOOR in met de relevante velden:

• "Gecertificeerd e-mailadres (naam)"
  
• "Gecertificeerd e-mailadres (domein)"
  

Hoe wijzig je btw-gegevens?

Voor personen met een individueel btw-nummer (freelancers of eenmanszaken) moet je het AA9/12-formulier invullen. Instructies voor het wijzigen van btw-gegevens kun je downloaden van de website van de Agenzia delle Entrate. Als je niet als individueel persoon wordt aangemerkt, moet je het AA7/10-formulier invullen om de btw-gegevens bij te werken. Dit artikel richt zich op het AA9/12-formulier voor freelancers en eenmanszaken.

Hoe vul je het AA9/12-formulier in?

Het AA9/12-formulier wordt gebruikt voor het starten en beëindigen van bedrijfsactiviteiten en bevat verschillende secties. In vak A met het label 'type aangifte' vink je vakje 2 aan voor 'gegevenswijziging'. Werk vervolgens alle benodigde informatie in elke sectie van het formulier bij. Vermeld bijvoorbeeld in vak C eventuele wijzigingen in de gegevens van de houder, zoals woonadres of fiscale woonplaats (het adres dat wordt gebruikt voor belastingaangiften en aanslagen).

Vak D bevat gegevens van een mogelijke vertegenwoordiger, terwijl vak G moet worden ingevuld voor wijzigingen in de ATECO-code (informatie over de uitgevoerde activiteiten). Vul vervolgens vak B in door de ATECO-code van de hoofdactiviteit in te voeren (d.w.z. de activiteit die naar verwachting de hoogste omzet zal genereren). Dit bepaalt voor welk fonds of register je je moet aanmelden voor pensioenpremies. Ook als je meerdere activiteiten uitvoert, hoef je je maar bij één pensioenfonds aan te melden en voor de hoofdactiviteit premie te betalen.

AA9/12-formulier indienen bij de Agenzia delle Entrate

Dien het AA9/12-formulier voor het wijzigen van btw-gegevens binnen 30 dagen na de wijziging van de gegevens in bij de Agenzia delle Entrate met behulp van de volgende methoden:

• Via PEC: Indienen via PEC met "Wijziging van activiteit" in de onderwerpregel. Het formulier kan digitaal of handmatig worden ondertekend. Als je het handmatig ondertekent, voeg je een kopie van het identiteitsbewijs van de ondertekenaar toe. De aanvraag kan worden gericht aan elk provinciaal kantoor van de Agenzia delle Entrate (je vindt de lijst met PEC-adressen hier). De indieningsdatum van de declaraties is de dag waarop ze zijn verzonden. Het ontvangstbewijs ter bevestiging van de wijziging van de btw-gegevens wordt naar het PEC-adres gestuurd dat voor de aanvraag is gebruikt.

• Per aangetekende brief: Dien het formulier in met een kopie van het geldige identiteitsbewijs van de aangever en verzend het naar een Agenzia delle Entrate-kantoor.

• Via de compilatiesoftware van de belastingdienst: Vul het AA9/12-formulier in en verstuur het rechtstreeks via de webservice vanaf je dashboard. De software kan worden gedownload van de betreffende webpagina van de Agenzia delle Entrate.

• Persoonlijk (of via een volmacht): Dien het formulier in via een Agenzia delle Entrate-kantoor door een afspraak te maken via "Maak een afspraak."

Een belastingplichtige die het wijzigingsformulier voor btw-gegevens te laat indient, na de termijn van 30 dagen, kan een boete krijgen van tussen de € 500 en € 2.000 (volgens artikel 5, lid 6, van wetsbesluit 471/97). De boete wordt verlaagd als de belastingplichtige een vrijwillige correctie indient, waardoor de status automatisch wordt gevalideerd.

Het kan een uitdaging zijn voor je onderneming om op de hoogte te blijven van de voortdurend veranderende belastingregelgeving. Tools zoals Stripe Tax kunnen de fiscale compliance vereenvoudigen door gedetailleerde rapporten te genereren die handig zijn voor het doen van belastingaangifte.

Hoeveel kost het om btw-gegevens te wijzigen?

Het wijzigen van btw-gegevens is altijd gratis voor professionals als dit zelfstandig gebeurt. Als je echter een accountant of centrum voor belastinghulp (CAF) inschakelt, worden er servicekosten in rekening gebracht. Als je een eenmanszaak hebt, hangt het ervan af of de wijziging ook moet worden geregistreerd in het ondernemingsregister. In dat geval moet je het register ook op de hoogte brengen en administratiekosten van € 17,50 betalen. Om er zeker van te zijn dat je volledig aan de regels voldoet, raden wij je aan je boekhouder te raadplegen.