Como titular de un número del impuesto al valor agregado (IVA), es posible que debas actualizar cierta información de la empresa durante tu trayectoria profesional. Es importante gestionar estos cambios adecuadamente para cumplir con la normativa, actualizar los datos de tu empresa ante las autoridades y evitar errores en las declaraciones que podrían dar lugar a sanciones.

En este artículo se explican los cambios en los datos del IVA, incluido qué son, qué información puedes actualizar, cómo completar el formulario de cambio de datos del IVA y los costos asociados.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un cambio en los datos del IVA?
  
• ¿Qué información se puede cambiar?
  
• Cómo cambiar los datos del IVA
  
• ¿Cuánto cuesta cambiar los datos del IVA?
  

¿Qué es un cambio en los datos del IVA?

Cambiar los datos del IVA implica actualizar la información asociada a la actividad de tu empresa. Por ejemplo, es posible que desees cambiar o agregar una actividad comercial a lo largo del tiempo. En tales casos, puedes actualizar la información y notificar a las autoridades pertinentes a través de un proceso administrativo específico. No puedes cambiar el número de IVA que se te asignó cuando comenzaste tu negocio; si quieres cambiarlo, debes cancelar el número de IVA existente y registrarte para obtener uno nuevo.

¿Qué información se puede cambiar?

Puedes actualizar la siguiente información durante un cambio en los datos del IVA:

• Residencia
  Si la dirección de residencia del titular del número de IVA es la misma que la del domicilio social de la empresa, el formulario de cambio de los datos del IVA debe enviarse a la Agenzia delle Entrate. Sin embargo, si solo cambia el lugar de residencia y el lugar de trabajo sigue siendo el mismo, no es necesario que lo informes a la Agenzia delle Entrate.

• Domicilio social
  Si solo cambia el lugar de trabajo (no la residencia del titular), la nueva dirección debe informarse a la Agenzia delle Entrate en el transcurso de 30 días a partir de la mudanza.

• Nombre de la empresa
  Puedes actualizar los datos de registro del IVA agregando un nuevo nombre de la empresa o reemplazando el original. El nombre y apellido completos del titular de la empresa deben permanecer sin cambios y siempre después del nombre de la empresa elegido, como «Stardust Translations di Mario Rossi».

• Código ATECO
  El código ATECO identifica el tipo de actividad que se realiza, y su modificación es obligatoria a efectos fiscales si cambia el sector empresarial. Puedes actualizar tus datos del IVA para cambiar el código ATECO o agregar uno nuevo. De hecho, puedes tener hasta seis códigos ATECO con el mismo número de IVA, lo que te permite ampliar tus servicios sin registrar un nuevo número de IVA. Por ejemplo, si eres traductor autónomo y además quieres trabajar como redactor publicitario, solo tienes que agregar el código ATECO adecuado para ejercer ambas profesiones. Sin embargo, ten cuidado con el tipo de actividad que agregas; si eres trabajador autónomo y agregas un código ATECO para una actividad artesanal o comercial, tendrás que inscribirte en el Registro Mercantil y en el INPS de artesanos o comerciantes (seguro social) iniciando el proceso de comunicación empresarial única Comunicazione Unica.

¿Quién tiene que inscribirse en el Registro Mercantil?

Los empresarios, ya sea que operen como empresas o empresas unipersonales, deben inscribirse en el Registro Mercantil si se dedican al comercio, la artesanía (según el artículo 2195 del Código Civil) o las actividades agrícolas (según el artículo 2135 del Código Civil) a través de una empresa legalmente establecida. Los trabajadores autónomos no están obligados a inscribirse.

Actualización de la dirección PEC para empresas unipersonales inscritas en el Registro Mercantil

Las empresas unipersonales inscritas en el Registro Mercantil deben poseer e informar su dirección PEC (correo electrónico certificado). Deberán informar al Registro Mercantil cualquier cambio en su dirección PEC. A tal efecto, utiliza el formulario I2 y completa la casilla 5/DIRECCIÓN DE LA SEDE con los campos pertinentes:

• «Dirección de correo electrónico certificada (nombre)»
  
• «Dirección de correo electrónico certificada (dominio)»
  

Cómo cambiar los datos del IVA

Los particulares con un número de IVA individual (trabajadores autónomos o empresas unipersonales) deben completar el formulario AA9/12. Las instrucciones para modificar los datos del IVA puede descargarse del sitio web de la Agenzia delle Entrate. Si no estás clasificado como particular, debes completar el formulario AA7/10 para actualizar los datos del IVA. Este artículo se centra en el Formulario AA9/12 para trabajadores autónomos y empresas unipersonales.

Cómo completar el formulario AA9/12

El formulario AA9/12 se utiliza para iniciar y cesar actividades comerciales, y contiene varias secciones. Primero, en la casilla A, denominada «tipo de declaración», marca la casilla 2 para ver «cambiar datos». A continuación, actualiza toda la información necesaria en cada sección del formulario. Por ejemplo, en la casilla C, indica cualquier cambio en los datos del titular, como la residencia o el domicilio a efectos fiscales (la dirección utilizada para las notificaciones y liquidaciones fiscales).

La casilla D contiene los datos de un posible representante, mientras que la casilla G debe completarse para los cambios en el código ATECO (información sobre las actividades realizadas). A continuación, completa la casilla B con el código ATECO de la actividad principal (es decir, la actividad que se espera que genere el mayor volumen de negocios). Esto determina el fondo o administración que debes registrar para los aportes previsionales. Aunque realices varias actividades, solo tienes que darte de alta en un fondo de pensiones y cotizar por la actividad principal.

Presentación del formulario AA9/12 a la Agenzia delle Entrate

Presenta el formulario AA9/12 para modificar los datos del IVA a la Agenzia delle Entrate en el transcurso de 30 días a partir de la modificación de los datos mediante los siguientes métodos:

• Por PEC: envía por PEC con «Cambio de actividad» en la línea de asunto. El formulario puede estar firmado digitalmente o a mano; si está firmado a mano, incluye una copia de la identificación del firmante. La solicitud puede enviarse a cualquier oficina provincial de la Agenzia delle Entrate (puedes encontrar la lista de direcciones PEC aquí). La fecha de presentación de las declaraciones será el día de su envío. El recibo que confirma el cambio de datos de IVA se enviará a la dirección PEC utilizada para la solicitud.

• Por correo certificado: presenta una copia del documento de identidad válido del declarante, enviada a cualquier oficina de la Agenzia delle Entrate.

• A través del software de recopilación de ingresos de la Agencia Tributaria: prepara el formulario AA9/12 y envíalo directamente a través del servicio web desde tu Dashboard. El programa informático puede descargarse de la página web de la Agenzia delle Entrate pertinente.

• En persona (o a través de un apoderado): envíalo a través de cualquier oficina de la Agenzia delle Entrate reservando una cita a través de «Reservar una cita».

Un contribuyente que presente el formulario de cambio de datos de IVA fuera de plazo, después del plazo de 30 días, puede incurrir en una sanción de entre €500 y €2000 (según el artículo 5, párrafo 6, del Decreto Legislativo 471/97). La sanción se reduce si el contribuyente presenta una corrección voluntaria y valida automáticamente su estado.

Mantenerse al día con las regulaciones fiscales en constante cambio puede ser un desafío para tu empresa. Herramientas como Stripe Tax pueden simplificar el cumplimiento de la normativa fiscal al generar informes detallados útiles para presentar declaraciones de impuestos.

¿Cuánto cuesta cambiar los datos del IVA?

La modificación de los datos del IVA siempre es gratuita para los profesionales si se realiza de forma independiente; sin embargo, si utilizas un contador o centro de asistencia tributaria (CAF), incurrirás en una comisión por servicio. Si tienes una empresa unipersonal, depende de si el cambio también debe inscribirse en el Registro Mercantil. En ese caso, también deberás notificarlo y pagar una comisión administrativa de €17.50. Para garantizar el pleno cumplimiento de la normativa, te recomendamos que consultes con tu contador.