El procesamiento de pagos centralizado es un tipo de arquitectura en la que todos los terminales de pago de la empresa están conectados a un servidor central para procesar las transacciones y los cobros. Este método es el opuesto del descentralizado, en el que cada terminal funciona a nivel local y realiza los cobros diarios a la institución financiera pertinente. Elegir una arquitectura u otra es importante porque influye en la forma en que las empresas gestionan los pagos.

Las tendencias de pago actuales hacen que dicha elección sea aún más importante, ya que las tarjetas bancarias se han convertido en el método de pago preferido en Francia. En 2024, los pagos con tarjeta superaron por primera vez a los efectuados en efectivo en puntos de venta físicos, lo que supuso un 48 % de las transacciones (frente al 43 % de los realizados en efectivo). En este contexto, el procesamiento de pagos centralizado se ha vuelto clave para las empresas porque ahora disponen de más terminales de pago, puntos de venta y canales que nunca.

En este artículo explicaremos en qué consiste el procesamiento de pagos centralizado, qué ofrece y en qué se diferencia de su variante descentralizada.

De un vistazo

• El procesamiento de pagos centralizado es un tipo de arquitectura en la que todos los terminales de pago de la empresa están conectados a un servidor central en el que se procesan las transacciones y se realizan los cobros. Quien se comunica con el banco es el servidor, y no cada terminal por su cuenta.
  
• Este método es el opuesto del procesamiento de pagos descentralizado, en el que cada terminal funciona a nivel local y realiza los cobros diarios directamente al banco. El procesamiento de pagos centralizado resulta más fácil de configurar para las empresas que disponen de varias ubicaciones o sistemas de pago, pero, en líneas generales, es un sistema más complejo.
  
• El procesamiento de pagos centralizado se dirige principalmente a empresas con un volumen de transacciones elevado o varios puntos de venta, como cadenas de tiendas, franquicias, empresas omnicanal y marketplaces y plataformas que aceptan pagos en nombre de otros.
  
• El procesamiento de pagos centralizado ofrece varias ventajas a nivel operativo, como un resumen de transacciones en tiempo real, una conciliación bancaria más sencilla, la ausencia de cobros diarios manuales y un seguimiento de transacciones más sencillo por punto de venta.
  
• Sin embargo, el procesamiento de pagos centralizado también tiene sus desventajas, entre las que cabe citar que su instalación y mantenimiento resultan más costosos en comparación con los del descentralizado, que requiere disponer siempre de conexión a internet, que los tiempos de configuración son más largos y que los beneficios no son evidentes para aquellas pequeñas empresas que operan con un volumen de transacciones bajo.
  

¿Qué es el procesamiento de pagos centralizado?

El procesamiento de pagos centralizado hace referencia a un método de procesamiento de pagos en el que todos los terminales de una red están conectados a un servidor central. En lugar de comunicarse directamente con el banco o la institución financiera, cada terminal envía sus transacciones al servidor, que las transmite al banco y centraliza los registros.

Por lo general, el procesamiento de pagos incluye todos los sistemas necesarios para los pagos con tarjeta bancaria (físicos y digitales). Los terminales de pago electrónico (TPE) son los dispositivos más visibles, pero solo son un eslabón de la cadena que conecta al titular de la tarjeta, la empresa, el banco de la empresa y las redes de pago (p. ej., CB, Visa, Mastercard). La relación entre la empresa y el proveedor de servicios de pago se formaliza en un contrato de pago electrónico, que es un acuerdo en el que se establecen los términos y las condiciones para aceptar pagos con tarjeta.

Los terminales de pago están centralizados y conectados permanentemente a un servidor central alojado por un proveedor de servicios de pago. El servidor recibe las comunicaciones de los terminales y establece una conexión con la institución financiera. Esto significa que todas las transacciones (p. ej., transacciones con o sin solicitudes de autorización, cobros, cancelaciones, configuraciones y actualizaciones) las procesa el servidor y no los terminales de pago de forma individual.

¿Cuál es la diferencia entre el procesamiento de pagos centralizado y el procesamiento de pagos descentralizado?

En el procesamiento de pagos descentralizado, cada terminal almacena sus transacciones localmente y realiza cobros diarios al banco. En el procesamiento de pagos centralizado, los terminales envían sus transacciones a un único servidor, que se encarga de las autorizaciones, los cobros y los informes de las transacciones.

La mayoría de las empresas utilizan terminales descentralizados, que funcionan de forma independiente. Las transacciones se registran y se almacenan en el terminal; luego, se transmiten al banco durante el cobro diario. Los dispositivos individuales son responsables de las conciliaciones bancarias, las solicitudes de autorización y los informes de transacciones. Al final del día, la empresa recopila los informes de cobro para su contabilidad.

El procesamiento de pagos descentralizado es más fácil de configurar y ofrece mayor flexibilidad, por lo que resulta ideal para las empresas más pequeñas. No obstante, este método requiere una gestión manual y puede complicarse si la empresa tiene varias ubicaciones.

¿A quién le beneficia el procesamiento de pagos centralizado?

El procesamiento de pagos centralizado es ideal para las empresas que gestionan un gran volumen de transacciones a través de varios terminales de pago o puntos de venta. Puede resultar útil para gestionar los pagos a las cadenas de tiendas, franquicias, empresas con varias ubicaciones, grupos hoteleros, farmacias, marketplaces y plataformas online.

Estos tipos de empresas y profesionales son los más beneficiados por el procesamiento de pagos centralizado:

• Cadenas de tiendas y comercio minorista a gran escala
  Para las empresas que tienen varias cajas o ubicaciones puede resultar más eficiente consolidar las transacciones en un único servidor. Los terminales de diferentes ciudades envían la información a una única ubicación.
  
• Franquicias y redes de puntos de venta
  La centralización permite a los gestores hacer un seguimiento de los pagos de cada tienda, a la vez que les da a las tiendas la flexibilidad que necesitan para sus operaciones diarias.
  
• Grupos hoteleros y restaurantes con varias ubicaciones
  Los terminales móviles y la posibilidad de generar informes de transacciones funcionan muy bien en estos sectores, en los que los puntos de pago son numerosos y, con frecuencia, móviles.
  
• Farmacias y empresas de gran volumen
  Los cobros automatizados facilitan la gestión de grandes volúmenes de transacciones y de la necesidad de disponer de datos contables precisos.
  
• Empresas online y omnicanal
  Una solución multicanal centralizada agrupa en un mismo informe las transacciones de puntos de venta físicos, sitios de e-commerce y aplicaciones móviles.
  
• Marketplaces y plataformas
  Las plataformas que aceptan pagos en nombre de otras empresas deben centralizar los pagos entrantes, calcular las comisiones y distribuir los pagos a los vendedores; todo ello cumpliendo una estricta normativa. La parte técnica de la empresa gira en torno a la centralización de las transacciones.
  

¿Cuáles son los beneficios del procesamiento de pagos centralizado?

El procesamiento de pagos centralizado ofrece varias ventajas con respecto al descentralizado, como, por ejemplo, un informe en tiempo real de todas las transacciones, una conciliación bancaria más sencilla y una reducción de la carga administrativa. Además, este método elimina la necesidad de realizar cobros diarios manuales, protege los datos que se procesan fuera de los terminales y permite que las tarjetas de domiciliación para terminales se modifiquen de forma remota en todos los terminales.

Estos son los principales beneficios del procesamiento de pagos centralizado:

• Informes consolidados en tiempo real
  Las transacciones de todos los terminales y puntos de venta se envían al servidor al instante. De este modo, las empresas pueden consultar los ingresos obtenidos de cada sitio web o dispositivo de inmediato, lo cual facilita los análisis de tendencias y la gestión de la empresa.
  
• Conciliación bancaria más sencilla
  Como las transacciones se agrupan en un servidor, los datos se consolidan automáticamente. Las conciliaciones bancarias ya no se llevan a cabo terminal por terminal, lo que reduce la carga administrativa y el riesgo de error humano.
  
• Eliminación de los cobros manuales
  En el caso del procesamiento de pagos descentralizado, cada terminal procesa los cobros al final del día. En cambio, si se utiliza una arquitectura centralizada, los cobros se realizan a nivel de servidor, a menudo en un único cobro que abarca todos los terminales. Esto evita que los empleados tengan que ocuparse de los informes de cobro en cada punto de venta.
  
• Mejora del seguimiento y el control financieros
  El seguimiento de las transacciones por punto de venta es más preciso, lo que mejora el control interno y ayuda a detectar discrepancias.
  
• Modificación remota de las tarjetas de domiciliación para terminales
  El banco al que se envían los fondos cobrados se puede actualizar desde el servidor, lo que propaga los cambios a los terminales seleccionados sin necesidad de actualizar físicamente cada dispositivo.
  
• Mejora de la seguridad de los datos
  Los datos personales confidenciales de las transacciones online no se almacenan en el terminal, lo que minimiza el riesgo en caso de robo de este o fallo de seguridad.
  
• Compatibilidad omnicanal
  Se agrupan las transacciones de todos los tipos de terminales (p. ej., fijos, móviles y nómadas), así como las de sitios web de e-commerce, aplicaciones móviles y marketplaces.
  

¿Cuáles son las desventajas del procesamiento de pagos centralizado?

Los costes iniciales y recurrentes de la configuración del procesamiento de pagos centralizado son mayores que los de un sistema descentralizado debido a las comisiones por alojamiento, suscripciones y mantenimiento. Esta solución requiere una conexión a Internet permanente, así como una comprobación de la instalación por parte del proveedor y el tiempo que este tarda en configurarla.

Estas son las principales desventajas del procesamiento de pagos centralizado:

• Mayores costes de configuración
  La instalación, el alojamiento del servidor y el acceso al Dashboard y a la interfaz de mantenimiento generan unos costes mayores que los del procesamiento de pagos descentralizado. Se necesitan suscripciones adicionales para las operaciones y el soporte al cliente.
  
• Conexión a Internet
  La centralización requiere una conexión permanente entre el terminal y el servidor. Durante una interrupción de la red, los terminales funcionan en un modo limitado que suele permitir a la empresa seguir aceptando pagos sin autorización, hasta un límite acordado por la empresa.
  
• Tiempo de configuración
  El proveedor tiene que configurar entornos para las empresas nuevas, lo que supone un paso adicional en comparación con los terminales descentralizados.
  
• Requisitos de instalación más estrictos
  Los sistemas de procesamiento de pagos centralizados requieren una comprobación de la instalación. La instalación es más compleja que la de los terminales descentralizados, que pueden enchufarse y configurarse rápidamente.
  
• Ventajas limitadas para las pequeñas empresas
  Para las empresas que tienen uno o dos terminales o un volumen de transacciones limitado, el rendimiento esperado no justifica la complejidad y el coste de un procesamiento de pagos centralizado.
  

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