El procesamiento de pagos centralizado es un tipo de arquitectura de cobros en la que todas las terminales de pago de una empresa están conectadas a un servidor central a fin de procesar transacciones y acreditaciones de fondos. Este método es el opuesto del procesamiento de pagos descentralizado, en el que cada terminal funciona de forma local y realiza las acreditaciones de fondos diarias a la institución financiera. La elección de la arquitectura es importante porque afecta a la forma en la que las empresas gestionan los pagos.

Dado que las tarjetas bancarias se han convertido en el método de pago más popular en Francia, las tendencias de pago actuales hacen que esta elección cobre aún más importancia. En 2024, los pagos con tarjeta superaron por primera vez a los pagos en efectivo en los puntos de venta físicos, lo que supuso el 48 % de las transacciones (en contraposición con el 43 % de las transacciones en efectivo). Frente a esta tendencia, el procesamiento de pagos centralizado se ha vuelto clave para las empresas, ya que tienen más terminales de pago, puntos de venta y canales de ventas que nunca.

En este artículo explicaremos en qué consiste el procesamiento de pagos centralizado, cuáles son sus ventajas y cómo difiere del procesamiento de pagos descentralizado.

Conclusiones clave

• El procesamiento de pagos centralizado es un tipo de arquitectura de cobro en el que todas las terminales de pago de una empresa están conectadas a un servidor central que procesa las transacciones y lleva a cabo la acreditación de fondos. El servidor, y no cada terminal de pago de manera individual, es el encargado de comunicarse con el banco.
  
• Este método es el opuesto del procesamiento de pagos descentralizado, en el que cada terminal funciona de forma local y realiza las acreditaciones de fondos diarias en el banco. El procesamiento de pagos centralizado es más fácil de configurar para las empresas con múltiples establecimientos o sistemas de pago, pero, en líneas generales, es más complejo.
  
• El procesamiento de pagos centralizado está destinado, sobre todo, a las empresas con un gran volumen de transacciones o diferentes puntos de venta, como cadenas de tiendas, franquicias, empresas omnicanal y plataformas y marketplaces que aceptan pagos de terceros.
  
• El procesamiento de pagos centralizado ofrece múltiples beneficios operativos, como resúmenes de transacciones en tiempo real, conciliación bancaria más sencilla, la supresión de la acreditación de fondos diaria manual y un mayor seguimiento de las transacciones por punto de venta.
  
• Sin embargo, el procesamiento de pagos centralizado tiene algunas desventajas, como costes de instalación y mantenimiento más elevados en comparación con el procesamiento de pagos descentralizado, la necesidad de estar siempre conectado a internet, tiempos de configuración más largos y unos beneficios poco claros para las empresas pequeñas con un volumen de transacciones escaso.
  

¿Qué es el procesamiento de pagos centralizado?

El procesamiento de pagos centralizado es un método de procesamiento de pagos donde todos los terminales de una red se conectan a un servidor central. En lugar de comunicarse directamente con el banco o la institución financiera, cada terminal envía las transacciones al servidor, que las transmite al banco y centraliza los registros.

En general, el procesamiento de pagos incluye todos los sistemas necesarios para realizar pagos con tarjeta (tanto físicos como digitales). Los terminales de pago electrónico (EPT, por sus siglas en inglés) son los dispositivos más visibles, pero son solo un eslabón en la cadena que conecta al titular de tarjeta, a la empresa, al banco de la empresa y a las redes de pagos (p. ej., CB, Visa, Mastercard). La relación entre la empresa y el proveedor de servicios de pago se formaliza mediante un contrato de pago electrónico, un acuerdo que establece los términos y condiciones para aceptar pagos con tarjeta.

Los terminales de pago están centralizados y siempre se encuentran conectados a un servidor central de un proveedor de servicios de pago. El servidor recibe comunicaciones de los terminales y establece una conexión con la institución financiera. Esto significa que todas las transacciones (p. ej., transacciones con o sin solicitud de autorización, acreditaciones de fondos, cancelaciones, configuraciones y actualizaciones) se procesan en el servidor y no de manera individual en cada terminal.

¿Cuál es la diferencia entre el procesamiento de pagos centralizado y el descentralizado?

Con el procesamiento de pagos descentralizado, cada terminal almacena sus transacciones localmente y realiza acreditaciones de fondos diarias al banco. Con el procesamiento de pagos centralizado, los terminales envían sus transacciones a un servidor, que se encarga de las autorizaciones, las acreditaciones de fondos y los informes de transacciones.

La mayoría de las empresas usa terminales descentralizados, que funcionan de manera independiente. Las transacciones se registran y almacenan en el terminal y, luego, se transmiten al banco durante la acreditación de fondos diaria. Los dispositivos individuales son los responsables de las conciliaciones bancarias, las solicitudes de autorización y los informes de transacciones. Al final del día, la empresa recopila los informes de acreditación de fondos para la contabilidad.

El procesamiento de pagos descentralizado es más fácil de configurar y ofrece más flexibilidad; es decir que es la solución ideal para las pequeñas empresas. Sin embargo, este método requiere administración manual y puede volverse complicado si la empresa tiene varios lugares.

¿Quiénes se benefician del procesamiento de pagos centralizado?

El procesamiento de pagos centralizado es ideal para aquellas empresas que gestionen un gran volumen de transacciones en diversos terminales de pago o puntos de venta. Para las cadenas de tiendas, las franquicias, las empresas con varios lugares, los grupos hoteleros, las farmacias, los marketplaces y las plataformas en línea, esta opción puede resultar muy útil para administrar los pagos.

Las empresas y los profesionales que se detallan a continuación son quienes más se benefician del procesamiento de pagos centralizado:

• Cadenas de tiendas y ventas minoristas a gran escala
  A las empresas con varias cajas o lugares les puede resultar más eficiente consolidar sus transacciones en un solo servidor. Los terminales en distintas ciudades envían su información al mismo lugar.
  
• Franquicias y redes de puntos de venta
  La centralización permite a los gerentes supervisar los cobros de cada tienda sin quitarles la flexibilidad necesaria para llevar a cabo sus operaciones cotidianas.
  
• Grupos hoteleros y restaurantes en varias ubicaciones
  Los terminales móviles y la posibilidad de generar informes de las transacciones son muy útiles para estos sectores, en los que los puntos de pago son numerosos y con frecuencia móviles.
  
• Farmacias y empresas con alto volumen de actividad
  Con las acreditaciones de fondos automatizadas resulta más fácil gestionar los grandes volúmenes de transacciones y la necesidad de tener los datos contables precisos.
  
• Empresas en línea y multicanales
  Una solución de varios canales centralizada agrupa en un mismo informe las transacciones de diversos puntos de venta físicos, sitios de comercio electrónico y aplicaciones móviles.
  
• Marketplaces y plataformas
  Las plataformas que aceptan pagos en nombre de otras empresas deben centralizar los pagos entrantes, calcular las comisiones y distribuir los pagos entre los vendedores, y, a su vez, cumplir en todo momento con unas regulaciones muy estrictas. El lado técnico del negocio gira en torno a la centralización de las transacciones.
  

¿Cuáles son las ventajas de procesar los pagos de manera centralizada?

El procesamiento de pagos centralizado ofrece varias ventajas en comparación con su variante descentralizada, como un único informe de todas las transacciones en tiempo real, mayor facilidad de conciliación bancaria y una carga administrativa reducida. Este método elimina la necesidad de realizar acreditaciones de fondos diarias y manuales, protege los datos que están almacenados fuera de la terminal y permite modificar las tarjetas de domicialición de forma remota en todas las terminales.

Estas son las principales ventajas del procesamiento de pagos centralizado:

• Informes unificados y en tiempo real
  Las transacciones que provienen de todas las terminales y puntos de venta se envían de forma instantánea al servidor. De este modo, las empresas pueden ver sus ingresos de cada sitio y dispositivo en el momento, lo que ayuda a analizar las tendencias y a gestionar la empresa de forma más eficaz.
  
• Mayor facilidad de conciliación bancaria
  Como las transacciones están agrupadas en un servidor, los datos se unifican automáticamente. Las conciliaciones bancarias ya no se llevan a cabo terminal por terminal, lo que reduce la carga de trabajo administrativo y el error humano.
  
• Supresión de las acreditaciones de fondos manuales
  En el caso del procesamiento de pagos descentralizado, las acreditaciones de fondos se llevan a cabo en cada terminal al final del día. En una arquitectura centralizada, las acreditaciones de fondos se realizan a nivel del servidor, que suele englobar las de todas las terminales. De este modo, los empleados no tienen que manipular ni recopilar los informes de acreditación de fondos en cada punto de venta.
  
• Mayor eficacia del seguimiento y del control financiero
  El seguimiento de las transacciones por punto de venta es más preciso, por lo que mejora el control interno y ayuda a detectar discrepancias.
  
• Modificación remota de las tarjetas de domiciliación
  El banco al que se envían los cobros se puede actualizar desde el servidor, lo que replica los cambios en las terminales seleccionadas sin necesidad de actualizar físicamente cada dispositivo.
  
• Mejora de la seguridad de los datos
  La información confidencial personal relativa a las transacciones en línea no se almacena en la terminal, lo que minimiza los riesgos si se roba la terminal o esta se ve vulnerada.
  
• Compatibilidad omnicanal
  Las transacciones provenientes de todos los tipos de terminales (p. ej., fija o móvil) se agrupan en conjunto, por lo que pueden incluir transacciones procedentes de sitios de comercio electrónico, aplicaciones móviles y marketplaces.
  

¿Cuáles son las desventajas del procesamiento de pagos centralizado?

La configuración y los costos recurrentes de un sistema de procesamiento de pagos centralizado son mayores que los de un sistema descentralizado debido a las tarifas de mantenimiento, alojamiento web y suscripciones. Esta solución requiere una conexión a Internet permanente, además de una revisión de instalación por parte del proveedor y tiempo para que la configure.

Estas son las principales desventajas de un procesamiento de pagos centralizado:

• Costos de configuración más elevados
  La instalación, el alojamiento web en un servidor y el acceso al Dashboard y a la interfaz de mantenimiento conllevan gastos más elevados que los del procesamiento de pagos descentralizado. Se requieren suscripciones adicionales para operaciones y soporte técnico.
  
• Conexión a Internet
  La centralización exige una conexión permanente entre el terminal y el servidor. Durante un corte, los terminales funcionan en un modo limitado que generalmente le permite a la empresa seguir aceptando pagos sin autorización, hasta un límite acordado.
  
• Tiempo de configuración
  El proveedor debe configurar los entornos de las nuevas empresas, lo que supone un paso adicional en comparación con los terminales descentralizados.
  
• Requisitos de instalación más estrictos
  Los sistemas de procesamiento de pagos centralizado requieren una comprobación de la instalación. Es una tarea más compleja que la que requieren los terminales descentralizados, que pueden enchufarse y configurarse rápidamente.
  
• Beneficios limitados para empresas pequeñas
  Para empresas con uno o dos terminales o con un volumen de transacciones limitado, el retorno de la inversión previsto no justifica la complejidad ni el costo del procesamiento de pagos centralizado.
  

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