La presentación y el pago de facturas electrónicas (EBPP, por sus siglas en inglés) es un proceso digital mediante el cual las empresas envían facturas o extractos de facturación a las direcciones de correo electrónico o cuentas en línea de los clientes. Este proceso permite a los clientes consultar y pagar sus facturas en un único lugar seguro. La EBPP segura es un método más rápido y seguro que la facturación tradicional.

En una encuesta de 2024, el 79 % de las organizaciones declararon haber sido víctimas de intentos de fraude, lo que pone de relieve la necesidad de contar con métodos de pago y facturación seguros. A continuación, explicaremos cómo las empresas deben gestionar la presentación electrónica segura de pagos para perfeccionar sus operaciones, mantener el cumplimiento de la normativa y ofrecer la mejor experiencia posible al cliente.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es la EBPP y cómo funciona?
  
• Prácticas recomendadas para la presentación electrónica segura de pagos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  

¿Qué es la EBPP y cómo funciona?

La presentación y el pago de facturas electrónicas es el proceso digital por el que las empresas generan, entregan y cobran el pago de facturas o extractos de facturación a través de canales en línea. En esencia, la EBPP sustituye a la facturación tradicional en papel al integrar dos flujos de trabajo financieros en una única interfaz:

• Presentación electrónica: Envío de extractos digitales y detalles de facturas directamente al cliente

• Pago electrónico: Permite al cliente revisar y pagar la factura al instante utilizando métodos de pago digitales (p. ej., tarjetas de crédito o carteras digitales)

Al acortar la distancia entre la entrega de la factura y la aceptación del pago, la EBPP puede eliminar los retrasos del procesamiento manual, reducir el gasto operativo y acelerar el flujo de caja. Como reflejo de este alejamiento de la facturación en papel, el mercado mundial de EBPP se valoró en unos 16.500 millones $ en 2025 y se prevé que alcance los 41.700 millones $ en 2035.

Aunque la EBPP es valiosa para cualquier empresa con un modelo de facturación recurrente, es especialmente importante para los sectores que manejan grandes volúmenes de facturas o suscripciones recurrentes, como los servicios públicos, la sanidad, los servicios financieros, el software como servicio (SaaS) y las telecomunicaciones.

Cómo funciona la presentación electrónica de facturas

Aunque las distintas implementaciones de software varían, un flujo de trabajo de EBPP de extremo a extremo sigue cinco pasos fundamentales:

• Generación de facturas: El motor de facturación o el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa genera automáticamente los datos de la factura digital para el ciclo de facturación, incluidos los artículos, los impuestos, las comisiones y las fechas de vencimiento.

• Entrega digital (presentación): El sistema entrega la factura al cliente a través de su canal digital preferido, ya sea una notificación automatizada por correo electrónico, una alerta por mensaje de texto (SMS) con un enlace de pago o un saldo actualizado en un portal de clientes o aplicación móvil.

• Revisión del cliente: El cliente accede a la interfaz segura para revisar los detalles de la factura, las condiciones de pago y el historial de facturación.

• Autorización del pago: El cliente selecciona su método de pago preferido y autoriza la transacción directamente en la interfaz de la EBPP.

• Confirmación y conciliación: La pasarela de pagos procesa los fondos, envía un recibo digital inmediato al cliente y actualiza y concilia automáticamente la transacción en el sistema contable de la empresa.

Mejores prácticas para la presentación electrónica segura de los pagos

A continuación, se indican algunas prácticas recomendadas que las empresas deben seguir al usar la presentación electrónica segura de pagos, tanto si utilizan un modelo de facturador directo como de consolidador.
Seguridad y cifrado de datos

Cifrado de extremo a extremo (E2EE)
E2EE protege la información financiera confidencial, como los números de las tarjetas de crédito, los datos bancarios y los identificadores personales. Evita que los hackers intercepten y exploten la información: incluso si los hackers logran vulnerar la red, la información es ilegible para partes no autorizadas.

Claves de cifrado de datos dinámicas
Las claves dinámicas de cifrado de datos añaden otra capa de seguridad. A diferencia de las claves estáticas que no cambian, las claves dinámicas cambian con frecuencia. Esto hace que sea más difícil para los atacantes descifrar los datos cifrados. Aunque una clave se vea comprometida, su vida útil limitada minimiza el daño potencial.

Tokenización de la información de pago del cliente
En cuanto recibas los datos del pago, sustitúyelos por un token único que se pueda usar para transacciones, pero que no tenga ningún valor si te lo roban. Este proceso minimiza la exposición de información confidencial y reduce el riesgo de vulneración de datos. Proporcionar a los clientes acceso tokenizado para ver y pagar facturas también simplifica el proceso de pago, pues facilita a los clientes la gestión de sus propias facturas sin comprometer la seguridad.

Firmas digitales
Las firmas digitales verifican que las facturas electrónicas son auténticas y no se han manipulado. A cada documento se le añade una huella digital única mediante técnicas criptográficas. Si se produce algún cambio una vez firmado el documento, la firma dejará de ser válida. Eso indica una posible manipulación. Este proceso puede mejorar la seguridad interna y garantizar a los clientes que los documentos que reciben son auténticos.

Controles de acceso y autenticación

Autenticación multifactor (MFA)
La MFA exige que los usuarios proporcionen varias pruebas (p. ej., contraseña, código de un solo uso o datos biométricos) para demostrar su identidad. Esto dificulta mucho más el acceso de personas no autorizadas a información de pago confidencial. Utiliza una MFA personalizada específicamente para el acceso a pagos aplicando normas aún más estrictas, como requisitos de contraseña más seguros y una autenticación más frecuente.

Acceso restringido a los sistemas
Aplica un principio de privilegios mínimos a la hora de conceder acceso a los sistemas de presentación electrónica segura de pagos. Los empleados solo deben tener acceso a los datos y las funciones necesarios para sus funciones específicas. Al restringir el acceso al personal autorizado, reduces el riesgo de exposición accidental o uso indebido de los datos. La incorporación de la MFA puede añadir seguridad al requerir que los usuarios proporcionen varias formas de identificación para acceder a sistemas confidenciales.

API seguras con autenticación sólida
Cuando integres los sistemas de presentación electrónica segura de pagos con otras aplicaciones o plataformas, da prioridad al uso de interfaces de programación de aplicaciones (API) seguras. Estas API deben tener mecanismos de autenticación sólidos, como OAuth 2.0 y OpenID Connect, para que solo las entidades autorizadas puedan acceder e intercambiar datos financieros confidenciales. Al establecer un canal de comunicación seguro entre los sistemas, disminuyes el riesgo de acceso no autorizado y fuga de datos.

Infraestructura y seguridad del sistema

Servidor seguro y dedicado

Aislar las transacciones financieras confidenciales del tráfico general de la red minimiza la superficie de ataque y reduce el riesgo de acceso no autorizado. Para la infraestructura local, esto significa desplegar servidores seguros y dedicados protegidos por firewalls, sistemas de detección de intrusos y análisis de vulnerabilidades rutinarios. En el caso de las operaciones alojadas en la nube o basadas en SaaS, las empresas deben aplicar un aislamiento lógico equivalente.

Pasarelas de pago con algoritmos de detección de fraude
Los proveedores de servicios de pago con algoritmos de detección de fraude analizan los patrones de las transacciones en tiempo real y marcan las actividades sospechosas que podrían indicar fraude. Valora usar pasarelas con funciones avanzadas como el machine learning para mejorar continuamente la capacidad de detección, parámetros de riesgo personalizables que se adapten a tus necesidades específicas y herramientas de elaboración de informes completas para rastrear y revisar las transacciones marcadas. Este enfoque proactivo ayuda a evitar las actividades fraudulentas antes de que puedan afectar a tu empresa y a tus clientes.

Copias de seguridad automatizadas
Las copias de seguridad automáticas y periódicas garantizan que todos los datos de facturación electrónica, incluida la información de los clientes, los registros de pago y el historial de transacciones, se copien y se almacenen de forma segura. En caso de fallo del sistema, corrupción de datos o ciberataque, las copias de seguridad permiten una recuperación de datos rápida y sencilla. Esto ayuda a evitar la pérdida de datos, a minimizar el tiempo de inactividad y a garantizar la continuidad de la empresa.

Compatibilidad multiplataforma
Tu sistema de EBPP seguro debe ser compatible con las medidas de seguridad de varias plataformas, para que los estándares de seguridad sigan siendo altos independientemente del dispositivo o del sistema operativo que utilice el cliente. Esto requiere implementar protocolos de cifrado multiplataforma, garantizar una MFA coherente y actualizar el sistema periódicamente para hacer frente a nuevas amenazas a la seguridad. Esta compatibilidad multiplataforma permite a los clientes acceder y gestionar de forma segura sus facturas desde ordenadores, smartphones y otros dispositivos, sin comprometer la seguridad.

Monitorización, pruebas y cumplimiento de la normativa

Auditorías de seguridad trimestrales
Las auditorías de seguridad implican una revisión completa de las políticas, los procedimientos y los controles de seguridad para detectar vulnerabilidades y puntos débiles. Las auditorías trimestrales, especialmente las externas, garantizan que tus medidas de seguridad estén actualizadas y sean eficaces frente a las amenazas en desarrollo. Abordar de forma proactiva cualquier problema detectado puede reducir el riesgo de brechas de datos y pérdidas financieras.

Pruebas de penetración
Las pruebas de penetración consisten en simular ciberataques a tu sistema de EBPP seguro para detectar vulnerabilidades. Centra este proceso en el proceso de presentación electrónica para descubrir cualquier posible punto débil antes de que los atacantes puedan explotarlo. Comprueba la entrega de facturas, los controles de acceso y los procesos de pago, y refuerza las áreas en las que la seguridad sea deficiente.

Cumplimiento de la normativa de los estándares PCI DSS
El Estándar de Seguridad de Datos del Sector de las Tarjetas de Pago (PCI DSS) es un conjunto de requisitos de seguridad completos para manejar, procesar y almacenar información de pago confidencial. Exige a las empresas aplicar medidas, como controles de acceso sólidos, pruebas de seguridad periódicas y mantenimiento de una red segura para proteger los datos de los titulares de las tarjetas. El cumplimiento de la normativa garantiza un alto nivel de seguridad para tu empresa y reduce el riesgo de multas u otras sanciones en caso de incumplimiento.

Respuesta a incidentes y confianza del cliente

Plan de respuesta a incidentes por brechas
Un plan de respuesta a incidentes bien preparado minimiza el impacto de una brecha y garantiza una respuesta rápida y eficaz. Elabora un plan personalizado que establezca procedimientos específicos para identificar, contener y solucionar incidentes de seguridad relacionados con la presentación electrónica segura de pagos. Define funciones y responsabilidades claras, establece canales de comunicación y detalla los pasos para el análisis forense y la recuperación de datos.

Riesgos para el correo electrónico de empresas
Cuando envíes notificaciones de presentación electrónica por correo electrónico, utiliza servicios de correo electrónico cifrados con E2EE. Así se garantiza que partes no autorizadas no puedan interceptar el contenido de los correos electrónicos, que incluye información de facturación confidencial. Considera usar servicios con funciones de seguridad adicionales, como la autenticación en dos pasos y la caducidad de los mensajes, para aumentar aún más la seguridad de tus comunicaciones.

Comunicación con los clientes
Para generar confianza y seguridad entre los clientes, comunícate de forma clara en relación a las medidas de seguridad que has incorporado para sus pagos electrónicos. Informa a los clientes sobre los métodos de cifrado, los procesos de autenticación y otros protocolos de seguridad que usas para proteger sus datos. Una comunicación clara garantiza a los clientes que su información de pago es segura y que tu empresa cumple la normativa sobre privacidad.

Políticas de privacidad específicas
Revisa y actualiza periódicamente tus políticas de privacidad para asegurarte de que abordan adecuadamente los problemas de privacidad específicos asociados a la presentación electrónica. Detalla cómo recopilas, almacenas y utilizas los datos de los clientes y describe los procedimientos para la retención y eliminación de datos. Las políticas de privacidad transparentes y completas generan confianza en los clientes y muestran tu compromiso con la protección de su información.

Cómo puede ayudarte Stripe Payments

Stripe Payments proporciona una solución de pagos unificada y global que ayuda a cualquier empresa —desde startups en expansión hasta empresas globales— a aceptar pagos en línea, en persona y en todo el mundo.

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• Expandirte a nuevos mercados más rápido: llega a clientes de todo el mundo y simplifica la gestión de los tipos de intercambio gracias a las opciones para pagar internacionales, que admiten 195 países y más de 135 divisas.

• Unificar los pagos en línea y en persona: crea una experiencia de comercio unificado entre tus canales en línea y presenciales para personalizar la relación con tus clientes, fomentar su fidelidad y aumentar tus ingresos.

• Mejorar el rendimiento de tus pagos: aumenta tus ingresos con herramientas para pagar configurables y fáciles de implementar, que incluyen soluciones sin programación de protección antifraude y funciones avanzadas para mejorar las tasas de autorización.

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