Die sichere elektronische Übermittlung von Zahlungen ist ein digitales Verfahren, mit dem Unternehmen Rechnungen oder Abrechnungen an die E-Mail-Adressen oder Online-Konten von Kundinnen/Kunden senden. Bei diesem Verfahren können Kundinnen/Kunden ihre Rechnungen an einem sicheren Ort prüfen und bezahlen. Die sichere elektronische Übermittlung von Zahlungen ist schneller und sicherer als herkömmliche Abrechnungen.

Im Jahr 2022 gaben 65 % der Unternehmen an, Opfer versuchter oder tatsächlicher Betrugsaktivitäten geworden zu sein. Dies unterstreicht die Notwendigkeit sicherer Abrechnungs- und Zahlungsmethoden. Im Folgenden erläutern wir, wie Unternehmen die sichere elektronische Einreichung von Zahlungen handhaben sollten, um ihre Abläufe zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und ihren Kundinnen und Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Wenn Ihr Unternehmen elektronische Zahlungen akzeptiert, sollten Sie Folgendes wissen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Best Practices für eine sichere elektronische Einreichung von Zahlungen
  

Best Practices für eine sichere elektronische Einreichung von Zahlungen

Im Folgenden finden Sie einige Best Practices, die Unternehmen bei der sicheren elektronischen Einreichung von Zahlungen befolgen sollten.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE)

E2EE schützt sensible Finanzdaten wie Kreditkartennummern, Bankdaten und persönliche Identifikatoren. Es verhindert, dass Hacker die Informationen abfangen und ausnutzen: Selbst wenn es Hackern gelingt, in das Netzwerk einzudringen, sind die Informationen für Unbefugte unlesbar.

Schlüssel zur dynamischen Datenverschlüsselung

Dynamische Datenverschlüsselungsschlüssel bieten eine weitere Sicherheitsebene. Im Gegensatz zu unveränderlichen statischen Schlüsseln ändern sich dynamische Schlüssel häufig. Das erschwert es Angreifern, die verschlüsselten Daten zu entschlüsseln. Selbst wenn ein Schlüssel kompromittiert wird, minimiert seine begrenzte Lebensdauer den potenziellen Schaden.

Dedizierter sicherer Server

Ein dedizierter sicherer Server schützt Ihre Vorgänge zur sicheren elektronischen Einreichung von Zahlungen zusätzlich, indem er die sensiblen Finanztransaktionen vom übrigen Netzwerkverkehr isoliert, was die Angriffsfläche verringert und das Risiko eines unbefugten Zugriffs minimiert. Verwenden Sie starke Sicherheitsmaßnahmen wie Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme und regelmäßige Schwachstellen-Scans, um diesen dedizierten Server zu einer hochgradig geschützten Umgebung zu machen.

Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA)

MFA erfordert, dass Nutzer/innen mehrere Nachweise (z. B. Passwort, einmaliger Code, biometrische Daten) vorlegen, um ihre Identität nachzuweisen. Dies erschwert es Unbefugten, an sensible Zahlungsdaten zu gelangen. Verwenden Sie eine speziell auf den Zahlungszugriff zugeschnittene Multi-Faktor-Authentifizierung, indem Sie noch strengere Regeln implementieren, z. B. strengere Passwortanforderungen und häufigere Authentifizierung.

Vierteljährliche Sicherheitsaudits

Sicherheitsaudits beinhalten eine umfassende Überprüfung von Sicherheitsrichtlinien, -verfahren und -kontrollen, um Sicherheitslücken und Schwachstellen zu identifizieren. Vierteljährliche Audits stellen sicher, dass Ihre Sicherheitsmaßnahmen angesichts sich entwickelnder Bedrohungen auf dem neuesten Stand sind und wirksam bleiben. Die proaktive Behebung erkannter Probleme kann das Risiko von Datenschutzverletzungen und finanziellen Verlusten verringern.

Compliance mit PCI-DSS-Standards

Beim Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) handelt es sich um eine Reihe von umfassenden Sicherheitsanforderungen zum Schutz von Karteninhaberdaten. Diese legen hohe Sicherheitsstandards für die Handhabung, Verarbeitung und Speicherung sensibler Zahlungsinformationen fest und verlangen von Unternehmen die Umsetzung von Maßnahmen wie strenge Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitstests und die Bereitstellung eines sicheren Netzwerks. Compliance gewährleistet ein hohes Maß an Sicherheit für Ihr Unternehmen und reduziert das Risiko von Bußgeldern oder anderen Strafen bei Nichteinhaltung.

Zahlungsgateways mit Algorithmen zur Betrugserkennung

Zahlungsgateways und Zahlungsdienstleister mit Algorithmen zur Betrugserkennung analysieren Transaktionsmuster in Echtzeit und kennzeichnen verdächtige Aktivitäten, die auf Betrug hindeuten könnten. Ziehen Sie Gateways mit erweiterten Funktionen in Betracht, wie z. B. maschinelles Lernen, um die Erkennungsfunktionen kontinuierlich zu verbessern, anpassbare Risikoeinstellungen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, und umfassende Berichtstools zur Verfolgung und Überprüfung gekennzeichneter Transaktionen. Dieser proaktive Ansatz hilft, betrügerische Aktivitäten zu verhindern, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Kundinnen und Kunden auswirken können.

Automatisierte Backups

Durch regelmäßige, automatisierte Backups wird sichergestellt, dass alle elektronischen Rechnungsdaten, einschließlich Kundeninformationen, Zahlungsaufzeichnungen und Transaktionshistorie, kopiert und sicher gespeichert werden. Im Falle eines Systemausfalls, einer Datenbeschädigung oder eines Cyberangriffs ermöglichen Backups eine schnelle und einfache Datenwiederherstellung. So werden Datenverluste verhindert, Ausfallzeiten minimiert und die Geschäftskontinuität gewährleistet.

Tokenisierung von Zahlungsinformationen von Kundinnen/Kunden

Sobald Sie Zahlungsdaten erhalten, ersetzen Sie diese durch ein eindeutiges Token, das für Transaktionen verwendet werden kann, aber im Falle eines Diebstahls keinen Wert hat. Durch dieses Verfahren werden möglichst wenig sensible Informationen offengelegt und das Risiko von Datenschutzverletzungen wird reduziert. Durch den Erhalt eines tokenisierten Zugriffs auf die Anzeige und Begleichung von Rechnungen wird auch der Zahlungsvorgang vereinfacht, da die Kundinnen/Kunden ihre eigenen Rechnungen leichter verwalten können, ohne Kompromisse bei der Sicherheit eingehen zu müssen.

Sichere APIs mit starker Authentifizierung

Bei der Vernetzung von Systemen für die sichere elektronische Einreichung von Zahlungen mit anderen Anwendungen oder Plattformen sollten Sie der Verwendung sicherer Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) Vorrang einräumen. Diese APIs sollten über starke Authentifizierungsmechanismen wie OAuth 2.0 und OpenID Connect verfügen, damit nur autorisierte Stellen auf sensible Finanzdaten zugreifen und diese austauschen können. Durch die Einrichtung eines sicheren Kommunikationskanals zwischen den Systemen verringern Sie das Risiko von unbefugten Zugriffen und Datenlecks.

Incident-Response-Plan (Notfallplan) bei Verstößen

Ein gut vorbereiteter Incident-Response-Plan minimiert die Auswirkungen eines Verstoßes und sorgt für eine schnelle, effektive Reaktion. Entwickeln Sie einen individuellen Plan, der spezifische Verfahren zur Ermittlung, Eindämmung und Behebung von Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit der sicheren elektronischen Einreichung von Zahlungen umreißt. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, richten Sie Kommunikationskanäle ein und skizzieren Sie Schritte für die forensische Analyse und Datenwiederherstellung.

Eingeschränkter Zugriff auf Systeme

Implementieren Sie ein Prinzip der geringsten Rechte bei der Gewährung des Zugriffs auf Systeme für die sichere elektronische Einreichung von Zahlungen. Mitarbeiter/innen sollten nur Zugriff auf die Daten und Funktionen haben, die für ihre spezifischen Rollen erforderlich sind. Indem Sie den Zugriff auf autorisiertes Personal beschränken, verringern Sie das Risiko einer versehentlichen Offenlegung oder eines Missbrauchs von Daten. Durch die Einbeziehung der Multi-Faktor-Authentifizierung lässt sich die Sicherheit erhöhen, indem Nutzer/innen aufgefordert werden, sich auf verschiedene Weise zu identifizieren, um auf sensible Systeme zuzugreifen.

Spezifische Datenschutzerklärungen

Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie die besonderen Datenschutzbelange im Zusammenhang mit der elektronischen Einreichung angemessen berücksichtigt. Beschreiben Sie detailliert, wie Sie Kundendaten erfassen, speichern und verwenden, und erläutern Sie Verfahren zur Datenaufbewahrung und -entsorgung. Transparente, umfassende Datenschutzrichtlinien schaffen Vertrauen bei Kundinnen/Kunden und zeigen Ihr Engagement für den Schutz ihrer Daten.

Verschlüsselte E-Mail-Dienste

Wenn Sie Benachrichtigungen über die elektronische Einreichung per E-Mail versenden, verwenden Sie verschlüsselte E-Mail-Dienste mit E2EE. Dadurch wird sichergestellt, dass Unbefugte den Inhalt der E-Mails, einschließlich sensibler Rechnungsinformationen, nicht abfangen können. Erwägen Sie die Verwendung von Diensten mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Ablauf von Nachrichten, um die Sicherheit Ihrer Kommunikation weiter zu erhöhen.

Plattformübergreifende Kompatibilität

Ihr System für die sichere elektronische Einreichung von Zahlungen muss mit den Sicherheitsmaßnahmen auf verschiedenen Plattformen kompatibel sein, damit die Sicherheitsstandards unabhängig vom verwendeten Gerät oder Betriebssystem hoch bleiben. Dies erfordert die Implementierung plattformübergreifender Verschlüsselungsprotokolle, die Sicherstellung einer konsistenten Multi-Faktor-Authentifizierung und die regelmäßige Aktualisierung des Systems, um neue Sicherheitsbedrohungen zu bewältigen. Diese plattformübergreifende Kompatibilität ermöglicht es Kundinnen und Kunden, von Desktops, Smartphones und anderen Geräten aus sicher auf ihre Rechnungen zuzugreifen und diese zu verwalten, ohne dass die Sicherheit beeinträchtigt wird.

Digitale Signaturen

Digitale Signaturen bestätigen, dass elektronische Rechnungen echt sind und nicht manipuliert wurden. Jedem Dokument wird mithilfe kryptografischer Verfahren ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck zugeordnet, und wenn nach der Unterzeichnung des Dokuments Änderungen vorgenommen werden, wird die Signatur ungültig. Das deutet auf eine mögliche Manipulation hin. Dieser Prozess kann die interne Sicherheit erhöhen und den Kundinnen/Kunden die Gewissheit geben, dass die Dokumente, die sie erhalten, echt sind.

Penetrationstests

Bei Penetrationstests werden Cyberangriffe auf Ihr System für die sichere elektronische Einreichung von Zahlungen simuliert, um Schwachstellen zu identifizieren. Konzentrieren Sie sich bei diesem Prozess auf das Verfahren der elektronischen Einreichung, um potenzielle Schwachstellen aufzudecken, bevor Angreifer sie ausnutzen können. Testen Sie die Zustellung von Rechnungen, Zugangskontrollen und Zahlungsvorgänge und verstärken Sie alle Bereiche, in denen Sicherheitsmängel festgestellt werden.

Kundenkommunikation

Um Vertrauen bei Kundinnen und Kunden aufzubauen, sollten Sie klar und deutlich kommunizieren, welche Sicherheitsmaßnahmen Sie für ihre elektronischen Zahlungen implementiert haben. Informieren Sie Ihre Kundinnen/Kunden über die Verschlüsselungsmethoden, Authentifizierungsprozesse und andere Sicherheitsprotokolle, die Sie zum Schutz ihrer Daten verwenden. Eine klare Kommunikation gibt den Kundinnen/Kunden die Gewissheit, dass ihre Zahlungsinformationen sicher sind und dass Ihr Unternehmen zuverlässig und vertrauenswürdig ist.