Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) ist ein digitaler Prozess, bei dem Unternehmen Rechnungen oder Kontoauszüge an die E-Mail-Adressen oder Online-Konten von Kundinnen und Kunden senden. Dieser Prozess ermöglicht es Kundinnen und Kunden, ihre Rechnungen an einem sicheren Ort zu prüfen und zu bezahlen. Ein sicheres EBPP ist eine schnellere und sicherere Methode als die herkömmliche Abrechnung.

In einer Umfrage aus dem Jahr 2024 gaben 79 % der Organisationen an, Opfer versuchter betrügerischer Aktivitäten geworden zu sein, was den Bedarf an sicheren Abrechnungs- und Zahlungsmethoden unterstreicht. Im Folgenden erläutern wir, wie Unternehmen die sichere elektronische Bereitstellung von Zahlungen handhaben sollten, um ihre Abläufe zu optimieren, Compliance zu gewährleisten und das bestmögliche Kundenerlebnis zu bieten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist EBPP und wie funktioniert es?
  
• Best Practices für die sichere elektronische Bereitstellung von Zahlungen
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Was ist EBPP und wie funktioniert es?

Electronic Bill Presentment and Payment (EBPP) ist der digitale Prozess, durch den Unternehmen Rechnungen oder Abrechnungsbelege über Onlinekanäle generieren, zustellen und Zahlungen einziehen. Im Kern ersetzt EBPP die traditionelle papierbasierte Rechnungsstellung, indem zwei Finanzworkflows in einer einzigen Schnittstelle integriert werden:

• Elektronische Zustellung: Digitale Auszüge und Rechnungsdetails werden direkt an Kundinnen und Kunden übermittelt

• Elektronische Zahlung: Die Kundinnen und Kunden können die Rechnung sofort über digitale Zahlungsmethoden (z. B. Kreditkarten, digitale Wallets) prüfen und begleichen

Indem EBPP die Lücke zwischen der Zustellung der Rechnung und der Zahlungsannahme schließt, können Verzögerungen durch manuelle Verarbeitung vermieden, der Betriebsaufwand reduziert und der Cashflow beschleunigt werden. Die Abkehr von Papierrechnungen spiegelt sich auch im globalen EBPP-Markt wider, dessen Wert im Jahr 2025 auf etwa 16,5 Milliarden US-Dollar geschätzt wurde und der bis 2035 voraussichtlich 41,7 Milliarden US-Dollar erreichen wird.

Obwohl EBPP für jedes Unternehmen mit einem Modell für wiederkehrende Abrechnung wertvoll ist, ist es besonders wichtig für Branchen, die hohe Rechnungsvolumina oder wiederkehrende Abonnements verarbeiten, darunter Versorgungsunternehmen, das Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen, Software-as-a-Service (SaaS) und die Telekommunikation.

So funktioniert Electronic Bill Presentment

Auch wenn individuelle Softwareimplementierungen variieren, folgt ein durchgängiger EBPP-Workflow fünf zentralen Schritten:

• Rechnungsgenerierung: Die Abrechnungs-Engine oder das Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) des Unternehmens generiert automatisch digitale Rechnungsdaten für den Abrechnungszyklus, einschließlich Einzelposten, Steuern, Gebühren und Fälligkeitsdaten.

• Digitale Zustellung (Presentment): Das System stellt die Rechnung über den bevorzugten digitalen Kanal der Kundinnen und Kunden zu, sei es eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, eine Textnachricht (SMS) mit einem Zahlungslink oder ein aktualisierter Kontostand in einem Kundenportal oder einer mobilen App.

• Kundenprüfung: Die Kundinnen und Kunden greifen auf die sichere Schnittstelle zu, um Rechnungsdetails, Zahlungskonditionen und die bisherige Abrechnungshistorie zu prüfen.

• Zahlungsautorisierung: Die Kundinnen und Kunden wählen ihre bevorzugte Zahlungsmethode aus und autorisieren die Transaktion direkt in der EBPP-Schnittstelle.

• Bestätigung und Abgleich: Das Zahlungsgateway wickelt die Gelder ab, sendet einen sofortigen digitalen Zahlungsbeleg an die Kundinnen und Kunden und aktualisiert und gleicht die Transaktion automatisch im Buchhaltungssystem des Unternehmens ab.

Best Practices für eine sichere elektronische Einreichung von Zahlungen

Hier sind einige Best Practices, die Unternehmen bei der Nutzung der sicheren elektronischen Rechnungsstellung für Zahlungen befolgen sollten, unabhängig davon, ob sie ein Biller-Direct- oder ein Konsolidierungsmodell nutzen.
Datensicherheit und -verschlüsselung

End-to-End-Verschlüsselung (E2EE)
E2EE schützt sensible Finanzdaten wie Kreditkartennummern, Bankdaten und persönliche Identifikatoren. Sie verhindert, dass Hacker die Informationen abfangen und ausnutzen: Selbst wenn es Hackern gelingt, in das Netzwerk einzudringen, sind die Informationen für Unbefugte unlesbar.

Dynamische Verschlüsselungscodes
Dynamische Datenverschlüsselungsschlüssel bieten eine weitere Sicherheitsebene. Im Gegensatz zu unveränderlichen statischen Schlüsseln ändern sich dynamische Schlüssel häufig. Das erschwert es Angreifern, die verschlüsselten Daten zu entschlüsseln. Selbst wenn ein Schlüssel kompromittiert wird, minimiert seine begrenzte Lebensdauer den potenziellen Schaden.

Tokenisierung von Zahlungsdaten von Kundinnen und Kunden
Sobald Sie Zahlungsdaten erhalten, ersetzen Sie diese durch ein eindeutiges Token, das für Transaktionen verwendet werden kann, aber im Falle eines Diebstahls keinen Wert hat. Durch dieses Verfahren werden möglichst wenig sensible Informationen offengelegt und das Risiko von Datenschutzverletzungen wird reduziert. Durch den Erhalt eines tokenisierten Zugriffs auf die Anzeige und Begleichung von Rechnungen wird auch der Zahlungsvorgang vereinfacht, da die Kundinnen/Kunden ihre eigenen Rechnungen leichter verwalten können, ohne Kompromisse bei der Sicherheit eingehen zu müssen.

Digitale Signaturen
Digitale Signaturen verifizieren, dass elektronische Rechnungen authentisch sind und nicht manipuliert wurden. Jedem Dokument wird mit kryptografischen Techniken ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck beigefügt. Wenn nach der Unterzeichnung des Dokuments Änderungen vorgenommen werden, wird die Signatur ungültig. Dies weist auf eine mögliche Manipulation hin. Dieser Prozess kann die interne Sicherheit erhöhen und Kundinnen und Kunden beruhigen, dass die von ihnen empfangenen Dokumente echt sind.

Zugriffs- und Authentifizierungskontrollen

Multifaktor-Authentifizierung (MFA)
MFA erfordert, dass Nutzer/innen mehrere Nachweise (z. B. Passwort, Einmalcode, Biometrie) erbringen, um ihre Identität zu beweisen. Dies macht es für unbefugte Personen deutlich schwieriger, Zugriff auf sensible Zahlungsdaten zu erhalten. Nutzen Sie MFA, die speziell auf den Zahlungszugriff zugeschnitten ist, indem Sie noch strengere Regeln wie stärkere Passwortanforderungen und eine häufigere Authentifizierung implementieren.

Eingeschränkter Zugriff auf Systeme
Wenden Sie ein Prinzip der geringsten Privilegien an, wenn Sie Zugriff auf sichere elektronische Rechnungsstellung für Zahlungssysteme gewähren. Mitarbeiter/innen sollten nur Zugriff auf die Daten und Funktionalitäten haben, die für ihre spezifischen Rollen erforderlich sind. Indem Sie den Zugriff auf autorisiertes Personal beschränken, verringern Sie das Risiko einer versehentlichen Offenlegung oder eines Missbrauchs von Daten. Die Integration von MFA kann die Sicherheit erhöhen, indem Benutzer/innen zur Eingabe mehrerer Identifikationsformen aufgefordert werden, um auf sensible Systeme zuzugreifen.

Sichere APIs mit starker Authentifizierung
Wenn Sie Systeme für die sichere elektronische Rechnungsstellung für Zahlungen mit anderen Anwendungen oder Plattformen integrieren, sollten Sie der Nutzung sicherer Application Programming Interfaces (APIs) Priorität einräumen. Diese APIs sollten über starke Authentifizierungsmechanismen wie OAuth 2.0 und OpenID Connect verfügen, sodass nur autorisierte Stellen auf sensible Finanzdaten zugreifen und diese austauschen können. Durch die Einrichtung eines sicheren Kommunikationskanals zwischen Systemen verringern Sie das Risiko von unbefugtem Zugriff und Datenlecks.

Infrastruktur und Systemsicherheit

Dedizierter sicherer Server

Die Isolierung sensibler Finanztransaktionen vom allgemeinen Netzwerkverkehr minimiert Ihre Angriffsfläche und verringert das Risiko eines unbefugten Zugriffs. Bei einer lokalen Infrastruktur bedeutet dies die Bereitstellung dedizierter sicherer Server, die durch Firewalls, Intrusion-Detection-Systeme und routinemäßige Schwachstellen-Scans geschützt sind. Bei cloudgehosteten oder SaaS-gesteuerten Abläufen sollten Unternehmen eine gleichwertige logische Isolierung durchsetzen.

Zahlungs-Gateways mit Algorithmen zur Betrugserkennung
Zahlungsanbieter mit Algorithmen zur Betrugserkennung analysieren Transaktionsmuster in Echtzeit und markieren verdächtige Aktivitäten, die auf Betrug hindeuten könnten. Erwägen Sie Gateways mit fortschrittlichen Funktionen wie maschinellem Lernen zur kontinuierlichen Verbesserung der Erkennungsfunktionen, anpassbaren Risikoeinstellungen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, sowie umfassenden Analyse- und Reporting-Tools zur Verfolgung und Überprüfung markierter Transaktionen. Dieser proaktive Ansatz hilft, betrügerische Aktivitäten zu verhindern, bevor sie sich auf Ihr Unternehmen und Ihre Kundinnen und Kunden auswirken können.

Automatisierte Back-ups
Regelmäßige, automatisierte Back-ups stellen sicher, dass alle elektronischen Abrechnungsdaten, einschließlich Kundeninformationen, Zahlungsaufzeichnungen und Transaktionshistorien, kopiert und sicher gespeichert werden. Im Falle eines Systemausfalls, einer Datenbeschädigung oder eines Cyberangriffs ermöglichen Back-ups eine schnelle und einfache Datenwiederherstellung. Dies hilft, Datenverluste zu vermeiden, Ausfallzeiten zu minimieren und die Geschäftskontinuität sicherzustellen.

Plattformübergreifende Kompatibilität
Ihr sicheres EBPP-System muss mit den Sicherheitsmaßnahmen verschiedener Plattformen kompatibel sein, damit die Sicherheitsstandards unabhängig von dem Gerät oder Betriebssystem, das der Endkunde/die Endkundin verwendet, hoch bleiben. Dies erfordert die Implementierung plattformübergreifender Verschlüsselungsprotokolle, die Sicherstellung einer konsistenten MFA und die regelmäßige Aktualisierung des Systems, um neuen Sicherheitsbedrohungen zu begegnen. Diese plattformübergreifende Kompatibilität ermöglicht es Kundinnen und Kunden, sicher von Desktops, Smartphones und anderen Geräten aus auf ihre Rechnungen zuzugreifen und diese zu verwalten, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen.

Überwachung, Tests und Compliance

Vierteljährliche Sicherheitsaudits
Sicherheitsaudits umfassen eine umfassende Überprüfung der Sicherheitsrichtlinien, -verfahren und -kontrollen zur Identifizierung von Schwachstellen und Mängeln. Vierteljährliche Audits, insbesondere externe, stellen sicher, dass Ihre Sicherheitsmaßnahmen angesichts sich entwickelnder Bedrohungen aktuell und effektiv bleiben. Eine proaktive Behebung identifizierter Probleme kann das Risiko von Datenschutzverletzungen und finanziellen Verlusten verringern.

Penetrationstests
Penetrationstests umfassen die Simulation von Cyberangriffen auf Ihr sicheres EBPP-System, um Schwachstellen zu identifizieren. Konzentrieren Sie diesen Prozess auf den Prozess der elektronischen Rechnungsstellung, um potenzielle Schwachstellen aufzudecken, bevor Angreifer sie ausnutzen können. Testen Sie die Zustellung von Rechnungen, die Zugriffskontrollen und die Zahlungsprozesse und stärken Sie alle Bereiche, in denen die Sicherheit schwach ist.

Compliance mit PCI-DSS-Standards
Der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) ist ein Regelwerk mit umfassenden Sicherheitsanforderungen für die Handhabung, Verarbeitung und Speicherung sensibler Zahlungsdaten. Sie verlangen von Unternehmen die Implementierung von Maßnahmen wie starke Zugriffskontrollen, regelmäßige Sicherheitstests und die Aufrechterhaltung eines sicheren Netzwerks zum Schutz von Karteninhaberdaten. Die Compliance stellt ein hohes Maß an Sicherheit für Ihr Unternehmen sicher und verringert das Risiko von Bußgeldern oder anderen Strafen bei Non-Compliance.

Reaktion auf Vorfälle und Vertrauen von Kundinnen und Kunden

Reaktionsplan für Sicherheitsvorfälle
Ein gut vorbereiteter Reaktionsplan minimiert die Auswirkungen eines Sicherheitsvorfalls und gewährleistet eine schnelle, effektive Reaktion. Entwickeln Sie einen individuellen Plan, der spezifische Verfahren zur Identifizierung, Eindämmung und Behebung von Sicherheitsvorfällen im Zusammenhang mit der sicheren elektronischen Rechnungsstellung für Zahlungen festlegt. Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten, richten Sie Kommunikationskanäle ein und skizzieren Sie die Schritte zur forensischen Analyse und Datenwiederherstellung.

Business Email Compromise
Wenn Sie elektronische Rechnungsbenachrichtigungen per E-Mail versenden, verwenden Sie verschlüsselte E-Mail-Dienste mit E2EE. Dadurch wird sichergestellt, dass unbefugte Parteien den Inhalt der E-Mails, die sensible Abrechnungsinformationen enthalten, nicht abfangen können. Erwägen Sie die Nutzung von Diensten mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Nachrichtenablauf, um die Sicherheit Ihrer Kommunikation weiter zu erhöhen.

Kundenkommunikation
Um Vertrauen bei Ihren Kundinnen und Kunden aufzubauen, sollten Sie klar über die Sicherheitsmaßnahmen kommunizieren, die Sie für deren elektronische Zahlungen implementiert haben. Informieren Sie Ihre Kundinnen und Kunden über die Verschlüsselungsmethoden, Authentifizierungsprozesse und andere Sicherheitsprotokolle, die Sie zum Schutz ihrer Daten verwenden. Klare Kommunikation gibt Kundinnen und Kunden die Gewissheit, dass ihre Zahlungsdaten sicher sind und Ihr Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhält.

Spezifische Datenschutzrichtlinien
Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie die besonderen Datenschutzbelange im Zusammenhang mit der elektronischen Einreichung angemessen berücksichtigt. Beschreiben Sie detailliert, wie Sie Kundendaten erfassen, speichern und verwenden, und erläutern Sie Verfahren zur Datenaufbewahrung und -entsorgung. Transparente, umfassende Datenschutzrichtlinien schaffen Vertrauen bei Kundinnen/Kunden und zeigen Ihr Engagement für den Schutz ihrer Daten.

So kann Stripe Payments Sie unterstützen

Stripe Payments bietet eine einheitliche, globale Zahlungslösung, mit der jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu globalen Konzernen – Zahlungen online, vor Ort und weltweit akzeptieren kann.

Mit Stripe Payments können Sie Folgendes umsetzen:

• Optimierung Ihres Bezahlvorgangs: Schaffen Sie ein reibungsloses Kundenerlebnis und sparen Sie Tausende von Entwicklerstunden mit vorgefertigten Zahlungs-UIs, Zugang zu mehr als 125 Zahlungsmethoden und Link, einem von Stripe entwickelten Digital Wallet.

• Neue Märkte schneller erschließen: Erreichen Sie Kundinnen und Kunden weltweit und reduzieren Sie die Komplexität und Kosten der Verwaltung mehrerer Währungen mit grenzüberschreitenden Zahlungsoptionen, die in 195 Ländern und über 135 Währungen verfügbar sind.

• Online- und Vor-Ort-Zahlungen vereinheitlichen: Schaffen Sie Unified Commerce über Online- und Vor-Ort-Kanäle hinweg, um Interaktionen zu personalisieren, Treue zu belohnen und Ihren Umsatz zu steigern.

• Zahlungs-Performance verbessern: Steigern Sie Ihren Umsatz mit einer Reihe anpassbarer, einfach zu konfigurierender Zahlungstools, darunter No-Code-Betrugsvorbeugung und erweiterte Funktionen zur Verbesserung der Autorisierungsquoten.

• Schnelleres Wachstum dank einer flexiblen, zuverlässigen Plattform: Bauen Sie auf einer Plattform auf, die mit Ihnen mitwächst, mit einer historischen Erreichbarkeit von 99,999 % und branchenführender Zuverlässigkeit.

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