Las firmas electrónicas permiten a las empresas firmar documentos de forma electrónica y se consideran legalmente vinculantes cuando se cumplen ciertas condiciones en virtud de las leyes federales de EE. UU. No usar las firmas electrónicas de conformidad con la normativa puede acarrear consecuencias legales y financieras que podrían afectar a tu capacidad de recaudar fondos y constituir la empresa rápidamente.
A continuación, analizaremos las leyes de EE. UU. que regulan las firmas electrónicas, las condiciones que deben cumplir las empresas para que estas sean válidas y otros factores a tener en cuenta al implementar flujos de trabajo de firma electrónica.
De un vistazo:
Las firmas electrónicas se consideran legalmente válidas en EE. UU. y en muchos otros países siempre que se cumplan unas condiciones concretas en virtud de las leyes de EE. UU.
En EE. UU., existen dos leyes que establecen que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes: la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN).
Implementar flujos de trabajo de firma electrónica puede ayudar a los propietarios de las empresas a formalizar más rápido los documentos importantes sobre recaudación de fondos y corporativos.
¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas?
En EE. UU. y en muchos otros países, las firmas electrónicas se consideran legalmente vinculantes. Por lo general, se reconocen como una alternativa aceptable a las firmas manuscritas (o en papel) y permiten que los documentos se firmen digitalmente.
Debido a las leyes que las regulan, las firmas electrónicas pueden adoptar diferentes formas, como sonidos, símbolos o procesos electrónicos. Cuando se usan adecuadamente, las firmas electrónicas ofrecen a los propietarios de las empresas una opción segura y legal para firmar y formalizar documentos con rapidez.
¿Cuáles son las leyes que hacen que las firmas electrónicas sean exigibles?
Dos leyes en EE. UU. establecen la validez legal de las firmas electrónicas: la UETA y la Ley ESIGN.
UETA: La UETA «establece la equivalencia legal de los registros y firmas electrónicos con los escritos en papel y las firmas manuales». Creada en 1999, la ley ayuda a garantizar que las políticas sobre firmas electrónicas sean coherentes en los diferentes estados de EE. UU. Todos los estados (a excepción de Nueva York, que se rige por su Ley de Firmas y Registros Electrónicos, o ESRA), el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE. UU. han promulgado la UETA.
Ley ESIGN: La Ley ESIGN es una ley federal de EE. UU. que se basa en la UETA. La ley, promulgada en 2000, «establece una regla general de validez para los registros y firmas electrónicos en transacciones comerciales que se realicen en el comercio interestatal o extranjero o que lo afecten».
¿Cuándo se considera que una firma electrónica no es válida?
La UETA y la Ley ESIGN identifican ciertas excepciones en las que las firmas electrónicas no se consideran válidas. Por ejemplo, las firmas electrónicas no se pueden usar para formalizar ciertos documentos legalmente vinculantes, como testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios. También se consideran no válidas en documentos oficiales, órdenes y notificaciones de los tribunales.
Usar firmas electrónicas sin cumplir la normativa en los tipos de documentos permitidos puede provocar su anulación. Por ejemplo, si ambas partes no consienten firmar un documento, como un contrato, de forma electrónica, el documento formalizado podría no ser válido.
No usar las firmas electrónicas de forma correcta puede acarrear consecuencias legales y financieras para los propietarios de las empresas. Documentos importantes podrían considerarse no válidos (incluso después de que ambas partes los hayan firmado) o tener que volver a firmarse. Esto puede causar retrasos al crear una empresa nueva o interrumpir las operaciones comerciales en curso.
¿Qué hace que una firma electrónica sea válida?
Deben cumplirse cuatro requisitos generales para que una firma electrónica sea válida.
Intención clara de firmar: Todas las partes deben demostrar una intención clara de firmar el documento. Por ejemplo, es posible que debas demostrar tu decisión de firmar un documento digital escribiendo tu nombre en un campo claramente etiquetado. De no hacerlo, el documento quedaría invalidado.
Consentimiento para firmar de forma electrónica: Ambas partes deben dar su consentimiento para firmar el documento de forma electrónica. Puedes hacerlo haciendo clic en un botón de «Acepto» que otorgue explícitamente tu consentimiento para firmar con una firma electrónica.
Usar una firma claramente asociada: Las leyes de EE. UU. exigen que las firmas electrónicas estén «claramente asociadas» a un registro. Algunos ejemplos son un sonido, símbolo o proceso electrónico.
Retención adecuada de los registros: Cuando se usan firmas electrónicas, debe haber un rastro claro y auditable que muestre quién firmó el documento y cuándo.
¿Cómo se pueden usar las firmas electrónicas en la recaudación de fondos y los documentos corporativos?
Usar firmas electrónicas puede ayudar a las startups en sus primeras fases a gestionar de forma eficiente la documentación legal necesaria para la recaudación de fondos o la creación de la empresa. Algunos ejemplos son:
Documentos fundacionales
Firmar tus documentos fundacionales, como los acuerdos de los fundadores y los estatutos, con firmas electrónicas puede ayudar a controlar las versiones de los documentos y mejorar la seguridad. Además, al firmar de forma electrónica, se reduce el riesgo de que se pierdan o dañen documentos físicos importantes.
Documentos de constitución
Las agencias estatales de EE. UU. establecen los procedimientos que deben seguir las empresas para constituirse en cada estado, y muchos estados permiten presentar la escritura de constitución por Internet. El uso de firmas electrónicas en documentos digitales puede ahorrar tiempo en comparación con el envío de copias físicas por correo postal o la presentación de los documentos en persona en una oficina de presentación.
Documentos de recaudación de fondos y para inversores
Las firmas electrónicas pueden reducir la fricción al formalizar documentos importantes para la recaudación de fondos y para inversores, como los Acuerdos simples para capital futuro (SAFE). Como resultado, los acuerdos podrían cerrarse más rápido, lo que permitiría a los propietarios de empresas empezar a operar antes.
Documentos operativos
Una vez establecidas las operaciones de tu startup, es probable que tengas que procesar documentos adicionales, como contratos de empleados y proveedores, acuerdos de confidencialidad (NDA) y papeleo de otras cuestiones legales. Usar firmas electrónicas puede ayudar a reducir las tareas administrativas y mejorar la eficiencia mediante la gestión de documentos digitales y la reducción del papeleo físico que se debe almacenar.
¿Qué deben buscar las empresas en un flujo de trabajo de firma electrónica?
Los fundadores deben tener en cuenta varios factores a la hora de establecer flujos de trabajo de firma electrónica para documentos empresariales de gran importancia. Entre ellos, se incluyen los siguientes:
Cumplimiento de la normativa legal: ¿Cumple legalmente el flujo de trabajo con la UETA y la normativa ESIGN? ¿Existen requisitos legales adicionales o alternativos en tu jurisdicción?
Funciones de seguridad: Al evaluar las soluciones de firma electrónica, busca funciones de seguridad, como un almacenamiento cifrado en la nube con un registro de auditoría que haga un seguimiento del historial del documento.
Integraciones: ¿Qué herramientas usáis tu equipo o tú para gestionar documentos y otros procesos operativos importantes? Elegir soluciones de firma electrónica que se puedan integrar con la tecnología que usa tu empresa podría ayudarte a reducir los errores y aumentar la eficiencia.
Personalización: Las necesidades de cada startup son diferentes. Según los requisitos de volumen, almacenamiento y ruta, valora cuánta personalización hace falta para añadir los flujos de trabajo de firma. El nivel de personalización necesario podría afectar a tus costes.
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Cómo empezar en minutos con Atlas
La solicitud de acceso tarda menos de 10 minutos. Elegirás la estructura de tu empresa, confirmarás que el nombre esté disponible, añadirás hasta cuatro cofundadores, establecerás el reparto del capital y firmarás electrónicamente. A partir de ahí, Atlas se encarga del resto, lo que incluye notificar a los cofundadores para que firmen sus documentos electrónicamente.
Banca y pagos antes de que llegue tu EIN
Atlas presenta tu solicitud del EIN automáticamente después de la constitución. No tienes que esperar. Atlas habilita los pagos y la banca antes de tener el EIN para que puedas empezar a aceptar pagos y realizar transacciones de inmediato. Los fundadores de EE. UU. con un número de la Seguridad Social suelen reunir los requisitos para el procesamiento acelerado por parte del IRS.
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Atlas presenta la elección 83(b) por ti —tanto para fundadores de EE. UU. como de otros países— a través del correo certificado de USPS con seguimiento para reducir los impuestos sobre la renta personal. Obtendrás una elección 83(b) firmada y el justificante de presentación directamente en el Dashboard de Stripe, con la confirmación por correo certificado.
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Preguntas frecuentes sobre cómo garantizar que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.