As assinaturas eletrônicas permitem que as empresas assinem documentos eletronicamente e são consideradas com validade jurídica quando certas condições são atendidas sob a lei federal dos EUA. O uso de assinaturas eletrônicas sem conformidade pode ter consequências jurídicas e financeiras que podem afetar sua capacidade de levantar fundos e se constituir rapidamente.
Abaixo, discutiremos as leis dos EUA que regulamentam as assinaturas eletrônicas, as condições que as empresas devem atender para que as assinaturas eletrônicas sejam válidas e outros fatores a serem considerados ao implementar fluxos de trabalho de assinatura eletrônica.
Principais conclusões
As assinaturas eletrônicas são consideradas legalmente válidas nos EUA e em muitos outros países, desde que condições específicas sejam atendidas sob a legislação dos EUA.
Nos EUA, duas legislações estabelecem a validade jurídica das assinaturas eletrônicas: a UETA (Uniform Electronic Transactions Act, Lei Uniforme de Transações Eletrônicas) e o ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, Lei de Assinaturas Eletrônicas no Comércio Global e Nacional).
A implementação de fluxos de trabalho de assinatura eletrônica pode ajudar os proprietários de empresas a finalizar documentos corporativos e de captação de recursos importantes com mais rapidez.
As assinaturas eletrônicas têm validade jurídica?
Nos EUA e em muitos outros países, as assinaturas eletrônicas são consideradas com validade jurídica. Elas geralmente são reconhecidas como uma alternativa aceitável às assinaturas manuscritas (ou físicas) e permitem que os documentos sejam assinados digitalmente.
Devido às leis que as regulamentam, as assinaturas eletrônicas podem assumir diferentes formas, incluindo sons, símbolos ou processos eletrônicos. Quando usadas adequadamente, as assinaturas eletrônicas fornecem aos proprietários das empresas uma opção segura e jurídica para assinar e executar documentos rapidamente.
Quais são as leis que garantem a força executória das assinaturas eletrônicas?
Duas leis nos EUA estabelecem a validade jurídica das assinaturas eletrônicas: a UETA e o ESIGN Act.
UETA: a UETA "estabelece a equivalência jurídica de registros e assinaturas eletrônicas com documentos em papel e assinaturas manuais". Criada em 1999, a lei ajuda a garantir que as políticas sobre assinaturas eletrônicas sejam consistentes em diferentes estados dos EUA. Todos os estados (com exceção de Nova York, que segue a ESRA, Electronic Signatures and Records Act, ou Lei de Assinaturas e Registros Eletrônicos), o Distrito de Colúmbia, Porto Rico e as Ilhas Virgens dos EUA promulgaram a UETA.
ESIGN Act: o ESIGN Act é uma lei federal dos EUA que se baseia na UETA. A lei, promulgada no ano 2000, "fornece uma regra geral de validade para registros e assinaturas eletrônicas para transações no comércio interestadual ou estrangeiro, ou que o afetem".
Quando uma assinatura eletrônica é considerada inválida?
A UETA e o ESIGN Act identificam certas exceções nas quais as assinaturas eletrônicas não são consideradas válidas. Por exemplo, assinaturas eletrônicas não podem ser usadas para assinar certos documentos com validade jurídica, como testamentos, codicilos e fundos fiduciários testamentários. Elas também são consideradas inválidas em documentos judiciais oficiais, ordens judiciais e avisos judiciais.
O uso de assinaturas eletrônicas sem conformidade em tipos de documentos permitidos pode resultar em invalidação. Por exemplo, se ambas as partes não consentirem em assinar um documento (como um contrato) eletronicamente, o documento firmado pode não ser válido.
Não usar as assinaturas eletrônicas corretamente pode ter consequências jurídicas e financeiras para os proprietários das empresas. Documentos importantes podem ser considerados inválidos (mesmo depois que ambas as partes assinarem) ou precisar ser assinados novamente. Isso pode causar atrasos na formação de uma nova empresa ou interromper as operações comerciais em andamento.
O que torna uma assinatura eletrônica válida?
Quatro requisitos gerais devem ser atendidos para que uma assinatura eletrônica seja válida.
Intenção clara de assinar: todas as partes devem demonstrar uma intenção clara de assinar o documento. Por exemplo, você pode precisar demonstrar sua escolha de assinar um documento digital digitando seu nome em um campo claramente identificado. Não fazer isso invalidaria o documento.
Consentimento para assinar eletronicamente: ambas as partes devem concordar em assinar o documento eletronicamente. Você pode fazer isso clicando em um botão "Eu concordo" que dá explicitamente o seu consentimento para assinar seu nome com uma assinatura eletrônica.
Uso de uma assinatura claramente associada: a legislação dos EUA exige que as assinaturas eletrônicas sejam "claramente associadas" a um registro. Os exemplos incluem um som, símbolo ou processo eletrônico.
Retenção adequada de registros: ao usar assinaturas eletrônicas, deve haver uma trilha clara e auditável que mostre quem assinou o documento e quando.
Como as assinaturas eletrônicas podem ser usadas em captação de recursos e documentos corporativos?
O uso de assinaturas eletrônicas pode ajudar Startups em estágio inicial a gerenciar com eficiência a documentação jurídica necessária para a captação de recursos e formação de empresas. Os exemplos incluem:
Documentos de fundação
Assinar seus documentos de fundação, como acordos de fundadores e estatutos sociais, com assinaturas eletrônicas pode ajudar no controle de versão do documento e melhorar a segurança. O fato de as partes assinarem eletronicamente também reduz o risco de perda ou danos a documentos físicos importantes.
Documentos de constituição
As agências estaduais dos EUA estabelecem os procedimentos que as empresas devem seguir para se constituir naquele estado, e muitos estados permitem o envio do estatuto social online. O uso de assinaturas eletrônicas em documentos digitais pode economizar tempo em comparação com o envio de cópias físicas por correio ou a entrega de documentos pessoalmente em um escritório de registros.
Documentos de captação de recursos e de investidores
As assinaturas eletrônicas podem reduzir o atrito na execução de documentos importantes de captação de recursos e de investidores, como Acordos Simples para Futura Participação Acionária (SAFEs). Como resultado, os acordos podem ser finalizados mais rapidamente, permitindo que os proprietários das empresas iniciem as operações mais cedo.
Documentos operacionais
Quando as operações da sua Startup estiverem estabelecidas, você provavelmente terá documentos adicionais para processar, como contratos de funcionários e fornecedores, acordos de confidencialidade (NDAs) e burocracia para outras questões jurídicas. O uso de assinaturas eletrônicas pode ajudar a reduzir as tarefas administrativas e melhorar a eficiência com a gestão digital de documentos e menos papelada física para armazenar.
O que as empresas devem buscar em um fluxo de trabalho de assinatura eletrônica?
Os fundadores precisam considerar vários fatores ao estabelecer fluxos de trabalho de assinatura eletrônica para documentos comerciais de alto risco. Eles incluem:
Conformidade jurídica: o fluxo de trabalho está em conformidade jurídica com os regulamentos da UETA e do ESIGN? Existem requisitos jurídicos alternativos ou adicionais na sua jurisdição?
Recursos de segurança: ao avaliar soluções de assinatura eletrônica, verifique recursos de segurança, como armazenamento em nuvem criptografado com uma trilha de auditoria que rastreia o histórico do documento.
Integrações: quais ferramentas você ou sua equipe usam para gerenciar documentos e outros processos operacionais importantes? A escolha de soluções de assinatura eletrônica que possam se integrar à tecnologia usada pela sua empresa pode ajudar você a reduzir erros e aumentar as eficiências.
Personalização: as necessidades de cada Startup são diferentes. Com base nos requisitos de volume, armazenamento e direcionamento, considere quanta personalização é necessária para adicionar fluxos de trabalho de assinatura. O nível de personalização necessário pode afetar os seus custos.
Como o Stripe Atlas pode ajudar
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A inscrição leva menos de 10 minutos. Você escolherá a estrutura da sua empresa, confirmará se o nome está disponível, adicionará até quatro cofundadores, definirá a divisão de participação e assinará eletronicamente. Depois, o Atlas cuida do resto, incluindo a notificação dos cofundadores para assinarem seus documentos eletronicamente.
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O Atlas envia a sua opção 83(b) (tanto para fundadores dos EUA quanto de outros países) por meio do USPS Certified Mail com rastreamento para reduzir os impostos de renda. Você receberá uma opção 83(b) assinada e um comprovante da declaração diretamente no Dashboard da Stripe, com confirmação de correio certificado.
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Perguntas frequentes sobre a validade jurídica de assinaturas eletrônicas
O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.