Elektronische handtekeningen (e-handtekeningen) stellen ondernemingen in staat documenten elektronisch te ondertekenen en worden als juridisch bindend beschouwd wanneer er wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden onder de federale wetgeving in de VS. Het niet compliant gebruiken van e-handtekeningen kan juridische en financiële gevolgen hebben die mogelijk invloed hebben op jouw vermogen om fondsen te werven en de onderneming snel op te richten.
Hieronder bespreken we de wetten in de VS die elektronische handtekeningen reguleren, de voorwaarden waaraan ondernemingen moeten voldoen voor geldige e-handtekeningen, en andere factoren om te overwegen bij het implementeren van workflows voor e-handtekeningen.
Kernpunten
E-handtekeningen worden in de VS en veel andere landen als juridisch geldig beschouwd, zolang er wordt voldaan aan specifieke voorwaarden volgens de wetgeving in de VS.
In de VS bepalen twee wetgevingen dat e-handtekeningen juridisch bindend zijn: de Uniform Electronic Transactions Act (UETA) en de Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
Het implementeren van workflows voor e-handtekeningen helpt eigenaren van ondernemingen om belangrijke documenten voor fondsenwerving en ondernemingen sneller af te ronden.
Zijn e-handtekeningen juridisch bindend?
In de VS en veel andere landen worden elektronische handtekeningen, ook wel e-handtekeningen genoemd, als juridisch bindend beschouwd. Ze worden doorgaans erkend als een acceptabel alternatief voor handgeschreven (of natte) handtekeningen en maken het mogelijk documenten digitaal te ondertekenen.
Vanwege de wetten die ze reguleren, kunnen e-handtekeningen verschillende vormen aannemen, waaronder elektronische geluiden, symbolen of processen. Bij correct gebruik bieden e-handtekeningen eigenaren van ondernemingen een veilige en juridische optie om documenten snel te ondertekenen en uit te voeren.
Welke wetten maken e-handtekeningen afdwingbaar?
Twee wetten in de VS bepalen de juridische status van e-handtekeningen: UETA en de ESIGN Act.
UETA: UETA 'stelt de juridische gelijkwaardigheid vast van elektronische documenten en handtekeningen met papieren geschriften en handmatig geplaatste handtekeningen.' De wet is opgesteld in 1999 en zorgt ervoor dat het beleid voor e-handtekeningen consistent is in de verschillende staten van de VS. Alle staten (met uitzondering van New York, dat de eigen Electronic Signatures and Records Act of ESRA volgt), het District of Columbia, Puerto Rico en de Amerikaanse Maagdeneilanden hebben UETA aangenomen.
ESIGN Act: De ESIGN Act is een federale wet in de VS die voortbouwt op UETA. De wet is in 2000 aangenomen en 'biedt een algemene regel voor de geldigheid van elektronische documenten en handtekeningen voor transacties in of met betrekking tot interstatelijke of buitenlandse handel.'
Wanneer wordt een e-handtekening als ongeldig beschouwd?
UETA en de ESIGN Act benoemen bepaalde uitzonderingen waarbij e-handtekeningen niet als geldig worden beschouwd. Elektronische handtekeningen kunnen bijvoorbeeld niet worden gebruikt om bepaalde juridisch bindende documenten uit te voeren, zoals testamenten, codicillen en testamentaire trusts. Ze worden ook als ongeldig beschouwd op officiële gerechtsdocumenten, gerechtelijke bevelen en gerechtelijke kennisgevingen.
Het niet-compliant gebruiken van e-handtekeningen op toegestane documenttypen kan leiden tot ongeldigheid. Als beide partijen bijvoorbeeld niet instemmen met de elektronische ondertekening van een document zoals een contract, is het uitgevoerde document mogelijk niet geldig.
Het niet correct gebruiken van e-handtekeningen kan mogelijk juridische en financiële gevolgen hebben voor eigenaren van ondernemingen. Belangrijke documenten kunnen als ongeldig worden beschouwd – zelfs nadat beide partijen hebben ondertekend – of moeten opnieuw worden ondertekend. Dit veroorzaakt vertragingen bij het oprichten van een nieuwe onderneming of verstoort lopende bedrijfsactiviteiten.
Wat maakt een e-handtekening geldig?
Aan vier algemene vereisten moet worden voldaan om een e-handtekening geldig te laten zijn.
Duidelijke intentie om te ondertekenen: Alle partijen moeten een duidelijke intentie tonen om het document te ondertekenen. Je toont bijvoorbeeld je keuze om een digitaal document te ondertekenen aan door je naam in een duidelijk gemarkeerd veld te typen. Als je dit niet doet, wordt het document ongeldig.
Instemming om elektronisch te ondertekenen: Beide partijen moeten instemmen met de elektronische ondertekening van het document. Je doet dit bijvoorbeeld door op een knop 'Ik ga akkoord' te klikken waarmee je expliciet instemt met de ondertekening van jouw naam met een e-handtekening.
Een duidelijk gekoppelde handtekening gebruiken: Volgens de wetgeving in de VS moeten e-handtekeningen 'duidelijk gekoppeld' zijn aan een document. Voorbeelden zijn een elektronisch geluid, symbool of proces.
Correcte bewaring van documenten: Bij het gebruik van e-handtekeningen moet er een duidelijk, controleerbaar spoor zijn dat laat zien wie het document heeft ondertekend en wanneer.
Hoe kunnen e-handtekeningen worden gebruikt in documenten voor fondsenwerving en ondernemingen?
Het gebruik van e-handtekeningen helpt start-ups in de beginfase bij het efficiënt beheren van de juridische documentatie die nodig is voor fondsenwerving en het oprichten van een onderneming. Voorbeelden zijn onder meer:
Oprichtingsdocumenten
Het ondertekenen van jouw oprichtingsdocumenten, zoals overeenkomsten tussen oprichters en statuten, met e-handtekeningen helpt bij het versiebeheer van documenten en verbetert de beveiliging. Door partijen elektronisch te laten ondertekenen, is de kans ook kleiner dat belangrijke fysieke documenten kwijtraken of beschadigd raken.
Oprichtingsdocumenten
Overheidsinstanties in de VS stellen de procedures vast die ondernemingen moeten volgen om zich in die staat als rechtspersoon op te richten, en in veel staten kun je de oprichtingsakte online indienen. Het gebruik van e-handtekeningen op digitale documenten bespaart tijd vergeleken met het per post versturen van fysieke exemplaren of het persoonlijk indienen van documenten bij een registratiekantoor.
Documenten voor fondsenwerving en investeerders
E-handtekeningen verminderen frictie bij het uitvoeren van belangrijke documenten voor fondsenwerving en investeerders, zoals Simple Agreements for Future Equity (SAFE's). Hierdoor worden deals mogelijk sneller afgerond, waardoor eigenaren van ondernemingen eerder met hun activiteiten kunnen beginnen.
Operationele documenten
Zodra de activiteiten voor jouw start-up zijn opgezet, heb je waarschijnlijk aanvullende documenten om te verwerken, zoals contracten voor werknemers en leveranciers, geheimhoudingsverklaringen (NDA's) en papierwerk voor andere juridische zaken. E-handtekeningen gebruiken helpt administratieve taken te verminderen en de efficiëntie te verbeteren, met digitaal documentbeheer en minder fysiek papierwerk om op te slaan.
Waar moeten ondernemingen op letten bij een workflow voor e-handtekeningen?
Oprichters moeten rekening houden met verschillende factoren bij het opzetten van workflows voor e-handtekeningen voor belangrijke zakelijke documenten. Deze omvatten:
Juridische naleving (compliance): Is de workflow in lijn met UETA en de ESIGN-regelgeving? Zijn er alternatieve of aanvullende juridische vereisten in jouw regio?
Beveiligingsfuncties: Controleer bij het evalueren van oplossingen voor e-handtekeningen op beveiligingsfuncties zoals versleutelde cloudopslag met een controlespoor dat de documentgeschiedenis bijhoudt.
Integraties: Welke tools gebruiken jij of je team om documenten en andere belangrijke operationele processen te beheren? Het kiezen van oplossingen voor e-handtekeningen die integreren met de technologie die jouw onderneming gebruikt, helpt je om fouten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.
Aanpassing: De behoeften van elke start-up zijn anders. Overweeg op basis van de vereisten voor volume, opslag en routing hoeveel aanpassing er nodig is om handtekeningworkflows toe te voegen. Het benodigde niveau van aanpassing kan invloed hebben op de kosten.
Hoe Stripe Atlas je kan helpen
Stripe Atlas regelt alles wat je nodig hebt om je bedrijf juridisch te starten – oprichting, Employer Identification Number (EIN), aandelenstructuur en belastingaangiften – zodat je kapitaal kunt ophalen, een bankrekening kunt openen en binnen slechts twee werkdagen overal ter wereld betalingen kunt accepteren.
Sluit je aan bij meer dan 100.000 startups die zijn opgericht met Atlas, waaronder startups die worden ondersteund door topinvesteerders zoals Y Combinator, a16z en General Catalyst.
Binnen enkele minuten aan de slag met Atlas
Het invullen van het aanmeldformulier duurt minder dan 10 minuten. Je kiest de bedrijfsstructuur, bevestigt dat de naam beschikbaar is, voegt maximaal vier medeoprichters toe, bepaalt de aandelenverdeling en ondertekent elektronisch. Vervolgens neemt Atlas het over en informeert onder andere de medeoprichters om hun documenten elektronisch te ondertekenen.
Bankzaken en betalingen regelen voordat de EIN binnenkomt
Atlas dient je EIN-aanvraag automatisch in na de oprichting. Je hoeft niet te wachten. Atlas maakt betalingen en bankieren vóór de EIN mogelijk, zodat je direct betalingen kunt accepteren en transacties kunt uitvoeren. Oprichters in de VS met een Social Security-nummer komen doorgaans in aanmerking voor een versnelde verwerking door de IRS.
Automatische indiening van belastingkeuzeformulier 83(b)
Atlas dient de 83(b)-verkiezing voor je in – voor zowel oprichters in de VS als daarbuiten – via aangetekende post van USPS met tracking om persoonlijke inkomstenbelasting te verlagen. Je krijgt een ondertekende 83(b)-verkiezing en een bewijs van aangifte rechtstreeks in het Stripe-dashboard, inclusief een bevestiging van de aangetekende zending.
Juridische documenten van wereldklasse
Atlas levert alle juridische documenten die je nodig hebt om je bedrijf te runnen – opgesteld door Cooley, een van 's werelds toonaangevende advocatenkantoren voor durfkapitaal – en slaat ze rechtstreeks op in het Stripe-dashboard. Deze documenten zijn ontworpen om je te helpen onmiddellijk kapitaal op te halen en ervoor te zorgen dat je bedrijf juridisch is beschermd, waarbij aspecten zoals eigendomsstructuur, aandelenverdeling en fiscale compliance worden gedekt.
$ 2500 aan Stripe-tegoed, plus $ 50K+ aan partnerkortingen
Start-ups van Atlas krijgen $ 2500 aan Stripe-producttegoed voor hun eerste jaar, plus $ 50.000+ aan kortingen op essentiële tools – Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity en meer. De service van een geregistreerde agent in Delaware is ook inbegrepen en gratis in je eerste jaar.
Lees meer over hoe Atlas je kan helpen je nieuwe onderneming snel en eenvoudig op te zetten, of ga vandaag nog aan de slag.
Veelgestelde vragen over het juridisch bindend maken van e-handtekeningen
De inhoud van dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatieve en educatieve doeleinden en mag niet worden opgevat als juridisch of fiscaal advies. Stripe verklaart of garandeert niet dat de informatie in dit artikel nauwkeurig, volledig, adequaat of actueel is. Voor aanbevelingen voor jouw specifieke situatie moet je het advies inwinnen van een bekwame, in je rechtsgebied bevoegde advocaat of accountant.