Les signatures électroniques permettent aux entreprises de signer des documents de manière électronique et sont considérées comme juridiquement contraignantes lorsque certaines conditions sont remplies en vertu de la loi fédérale des États-Unis. Le fait de ne pas utiliser les signatures électroniques en toute conformité peut avoir des conséquences juridiques et financières qui pourraient affecter votre capacité à lever des fonds et à vous constituer en société rapidement.
Ci-dessous, nous aborderons les lois des États-Unis qui réglementent les signatures électroniques, les conditions que les entreprises doivent remplir pour que les signatures électroniques soient valides, et d'autres facteurs à prendre en compte lors de la mise en œuvre de flux de travail de signatures électroniques.
Points clés à retenir
Les signatures électroniques sont considérées comme juridiquement valides aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, pourvu que des conditions précises soient remplies en vertu de la loi des États-Unis.
Aux États-Unis, deux textes législatifs établissent que les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes : la Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et la Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
La mise en œuvre de flux de travail de signatures électroniques peut aider les propriétaires d'entreprise à finaliser plus rapidement d'importants documents de financement et d'entreprise.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes?
Aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, les signatures électroniques sont considérées comme juridiquement contraignantes. Elles sont généralement reconnues comme une solution de rechange acceptable aux signatures manuscrites et permettent de signer des documents numériquement.
En raison des lois qui les régissent, les signatures électroniques peuvent prendre différentes formes, notamment des sons, des symboles ou des processus électroniques. Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les signatures électroniques offrent aux propriétaires d'entreprise une option sécurisée et légale pour signer et valider des documents rapidement.
Quelles sont les lois qui rendent les signatures électroniques exécutoires?
Aux États-Unis, deux lois établissent la valeur juridique des signatures électroniques : l'UETA et l'ESIGN Act.
UETA : L'UETA « établit l'équivalence juridique des dossiers et signatures électroniques avec les documents écrits et les signatures manuscrites ». Créée en 1999, la loi contribue à garantir que les politiques relatives aux signatures électroniques sont cohérentes dans les différents États des États-Unis. Tous les États (à l'exception de New York, qui suit sa propre Electronic Signatures and Records Act, ou ESRA), le district de Columbia, Porto Rico et les Îles Vierges des États-Unis ont adopté l'UETA.
ESIGN Act : L'ESIGN Act est une loi fédérale des États-Unis qui s'appuie sur l'UETA. La loi, promulguée en 2000, « prévoit une règle générale de validité pour les dossiers et signatures électroniques pour les transactions dans le commerce interétatique ou étranger ou l'affectant ».
Quand une signature électronique est-elle considérée comme non valide?
L'UETA et l'ESIGN Act définissent certaines exceptions pour lesquelles les signatures électroniques ne sont pas considérées comme valides. Par exemple, les signatures électroniques ne peuvent pas être utilisées pour signer certains documents juridiquement contraignants tels que les testaments, les codicilles et les fiducies testamentaires. Elles sont également considérées comme non valides sur les documents officiels des tribunaux, les ordonnances des tribunaux et les avis des tribunaux.
L'utilisation de signatures électroniques de manière non conforme sur des types de documents autorisés peut entraîner leur invalidation. Par exemple, si les deux parties ne consentent pas à signer électroniquement un document tel qu'un contrat, le document exécuté pourrait ne pas être valide.
Ne pas utiliser correctement les signatures électroniques peut potentiellement avoir des conséquences juridiques et financières pour les propriétaires d'entreprise. Des documents importants pourraient être considérés comme non valides – même après la signature des deux parties – ou devoir être signés à nouveau. Cela peut causer des retards lors de la constitution d'une nouvelle entreprise ou perturber les activités commerciales en cours.
Qu'est-ce qui rend une signature électronique valide?
Quatre exigences générales doivent être respectées pour qu'une signature électronique soit valide.
Intention claire de signer : Toutes les parties doivent démontrer une intention claire de signer le document. Par exemple, vous pourriez devoir démontrer votre choix de signer un document numérique en tapant votre nom dans un champ clairement identifié. Ne pas le faire invaliderait le document.
Consentement à signer électroniquement : Les deux parties doivent consentir à signer le document de manière électronique. Vous pourriez le faire en cliquant sur un bouton « J'accepte » qui donne explicitement votre consentement à signer votre nom avec une signature électronique.
Utiliser une signature clairement associée : La loi des États-Unis exige que les signatures électroniques soient « clairement associées » à un dossier. Les exemples incluent un son, un symbole ou un processus électronique.
Conservation appropriée des dossiers : Lors de l'utilisation de signatures électroniques, il doit y avoir une piste d'audit claire qui indique qui a signé le document et à quel moment.
Comment les signatures électroniques peuvent-elles être utilisées dans les documents de financement et d'entreprise?
L'utilisation de signatures électroniques peut aider les jeunes entreprises en phase de démarrage à gérer efficacement la documentation juridique nécessaire au financement et à la constitution de l'entreprise. En voici des exemples :
Documents fondateurs
La signature de vos documents fondateurs, tels que les ententes entre les fondateurs et les règlements administratifs, avec des signatures électroniques peut aider au contrôle des versions des documents et améliorer la sécurité. Le fait que les parties signent de manière électronique réduit également le risque de perte ou de détérioration de documents physiques importants.
Documents de constitution
Aux États-Unis, les organismes d'État établissent les procédures que les entreprises doivent suivre pour se constituer en société dans cet État, et de nombreux États vous permettent de déposer des statuts constitutifs en ligne. L'utilisation de signatures électroniques sur des documents numériques peut vous faire gagner du temps par rapport à l'envoi de copies physiques par la poste ou à la soumission de documents en personne à un bureau de déclaration.
Documents de financement et pour les investisseurs
Les signatures électroniques peuvent réduire les frictions lors de l'exécution de documents importants relatifs au financement et aux investisseurs, tels que les conventions d'investissement en capital (SAFE). Par conséquent, les transactions pourraient être conclues plus rapidement, ce qui permettrait aux propriétaires d'entreprise de commencer leurs activités plus tôt.
Documents opérationnels
Une fois les activités de votre jeune entreprise établies, vous aurez probablement d'autres documents à traiter, tels que des contrats d'employés et de fournisseurs, des accords de non-divulgation (NDA), et de la paperasse pour d'autres questions juridiques. L'utilisation de signatures électroniques peut aider à réduire les tâches administratives et à améliorer l'efficacité grâce à la gestion des documents numériques et à la réduction de la paperasserie physique à stocker.
Que devraient rechercher les entreprises dans un flux de travail de signatures électroniques?
Les fondateurs doivent prendre en compte plusieurs facteurs lors de l'établissement de flux de travail de signatures électroniques pour des documents commerciaux à enjeux élevés. Ceux-ci incluent :
Conformité juridique : Le flux de travail est-il juridiquement conforme à l'UETA et aux réglementations ESIGN? Existe-t-il des exigences juridiques alternatives ou supplémentaires dans votre territoire?
Fonctionnalités de sécurité : Lors de l'évaluation des solutions de signature électronique, recherchez des fonctionnalités de sécurité telles que le stockage infonuagique chiffré avec une piste d'audit qui suit l'historique des documents.
Intégrations : Quels outils utilisez-vous ou votre équipe utilise-t-elle pour gérer les documents et autres processus opérationnels importants? Le choix de solutions de signature électronique pouvant s'intégrer à la technologie que votre entreprise utilise pourrait vous aider à réduire les erreurs et à accroître l'efficacité.
Personnalisation : Les besoins de chaque jeune entreprise sont différents. En fonction des exigences de volume, de stockage et d'acheminement, évaluez le degré de personnalisation requis pour ajouter des flux de travail de signature. Le niveau de personnalisation nécessaire pourrait affecter vos coûts.
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Le formulaire d'inscription prend moins de 10 minutes à remplir. Vous choisirez la structure de votre entreprise, confirmerez que votre nom est disponible, ajouterez jusqu'à quatre cofondateurs, définirez la répartition de vos capitaux propres et signerez électroniquement. Ensuite, Atlas prend le relais, notamment en avisant les cofondateurs de signer leurs documents électroniquement.
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Atlas soumet automatiquement votre demande d'EIN après la constitution en société. Vous n'avez pas à attendre. Atlas permet les paiements et les opérations bancaires préalables à l'obtention de l'EIN, de sorte que vous pouvez commencer à accepter des paiements et à effectuer des transactions immédiatement. Les fondateurs des États-Unis disposant d'un numéro de sécurité sociale sont généralement admissibles au traitement accéléré de l'IRS.
Déclaration fiscale automatique 83(b)
Atlas soumet votre choix 83(b) pour vous – pour les fondateurs des États-Unis comme pour les autres – par courrier certifié USPS avec suivi afin de réduire l'impôt sur le revenu des particuliers. Vous obtiendrez un choix 83(b) signé et une preuve de déclaration directement dans le Dashboard Stripe, avec une confirmation par courrier certifié.
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FAQ sur la garantie de la force exécutoire des signatures électroniques
Le contenu de cet article est fourni uniquement à des fins informatives et pédagogiques. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de consulter un avocat compétent ou un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.