Elektroniska signaturer (e-signaturer) gör det möjligt för företag att signera dokument elektroniskt och anses juridiskt bindande när vissa villkor uppfylls enligt federal lag i USA. Att inte använda e-signaturer enligt reglerna kan få juridiska och ekonomiska konsekvenser som kan påverka din förmåga att anskaffa medel och bilda bolag snabbt.
Nedan diskuterar vi de lagar i USA som reglerar elektroniska signaturer, de villkor som företag måste uppfylla för att e-signaturer ska vara giltiga samt andra faktorer att tänka på när arbetsflöden för e-signaturer implementeras.
Viktiga lärdomar
E-signaturer anses juridiskt giltiga i USA och många andra länder så länge specifika villkor uppfylls enligt lag i USA.
I USA fastställer två lagstiftningar att e-signaturer är juridiskt bindande: Uniform Electronic Transactions Act (UETA) och Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
Att implementera arbetsflöden för e-signaturer kan hjälpa företagare att slutföra viktiga dokument för kapitalanskaffning och företagsdokument snabbare.
Är e-signaturer juridiskt bindande?
I USA och många andra länder anses elektroniska signaturer, ibland kallade e-signaturer, vara juridiskt bindande. De erkänns vanligtvis som ett acceptabelt alternativ till handskrivna (eller våta) signaturer och gör det möjligt att signera dokument digitalt.
På grund av de lagar som reglerar dem kan e-signaturer ha olika former, inklusive elektroniska ljud, symboler eller processer. När de används på rätt sätt ger e-signaturer företagare ett säkert och juridiskt alternativ för att signera och upprätta dokument snabbt.
Vilka lagar gör e-signaturer verkställbara?
Två lagar i USA fastställer e-signaturers juridiska ställning: UETA och ESIGN Act.
UETA: UETA "fastställer den juridiska motsvarigheten mellan elektroniska register och signaturer och pappersdokument och manuellt signerade signaturer". Lagen skapades 1999 och bidrar till att säkerställa att policyer för e-signaturer är konsekventa i olika delstater i USA. Alla delstater (med undantag för New York, som följer sin Electronic Signatures and Records Act, eller ESRA), District of Columbia, Puerto Rico och Amerikanska Jungfruöarna har antagit UETA.
ESIGN Act: ESIGN Act är en federal lag i USA som bygger på UETA. Lagen, som undertecknades 2000, "anger en allmän regel för giltighet för elektroniska register och signaturer för transaktioner inom eller som påverkar mellanstatlig eller utländsk handel".
När anses en e-signatur vara ogiltig?
UETA och ESIGN Act identifierar vissa undantag då e-signaturer inte anses vara giltiga. Elektroniska signaturer kan till exempel inte användas för att upprätta vissa juridiskt bindande dokument, såsom testamenten, kodiciller och testamentariska truster. De anses också ogiltiga i officiella domstolsdokument, domstolsbeslut och kallelser.
Att använda e-signaturer i strid med reglerna på tillåtna dokumenttyper kan leda till ogiltigförklaring. Till exempel om båda parterna inte samtycker till att signera ett dokument, till exempel ett avtal, elektroniskt, kan det upprättade dokumentet vara ogiltigt.
Att inte använda e-signaturer korrekt kan potentiellt få juridiska och ekonomiska konsekvenser för företagare. Viktiga dokument kan anses vara ogiltiga – även efter att båda parterna har signerat – eller behöva signeras på nytt. Detta kan orsaka förseningar när ett nytt företag bildas eller störa den pågående verksamheten.
Vad gör en e-signatur giltig?
Fyra allmänna krav måste uppfyllas för att en e-signatur ska vara giltig.
Tydlig avsikt att signera: Alla parter måste visa en tydlig avsikt att signera dokumentet. Till exempel kan du behöva visa ditt val att signera ett digitalt dokument genom att skriva ditt namn i ett tydligt markerat fält. Om du inte gör det blir dokumentet ogiltigt.
Samtycke till att signera elektroniskt: Båda parterna måste samtycka till att signera dokumentet elektroniskt. Du kan göra detta genom att klicka på en "Jag godkänner"-knapp som uttryckligen ger ditt samtycke till att skriva under med en e-signatur.
Använd en tydligt kopplad signatur: E-signaturer krävs enligt lag i USA för att vara "tydligt kopplade" till ett register. Exempel på detta är ett elektroniskt ljud, en symbol eller en process.
Korrekt registerhållning: När e-signaturer används måste det finnas ett tydligt och granskningsbart spår som visar vem som har signerat dokumentet och när.
Hur kan e-signaturer användas vid kapitalanskaffning och i företagsdokument?
Att använda e-signaturer kan hjälpa nystartade startups att effektivt hantera den juridiska dokumentation som behövs vid kapitalanskaffning och företagsbildning. Exempel på detta är:
Grundardokument
Att signera dina grundardokument, till exempel grundaravtal och bolagsordning, med e-signaturer kan hjälpa till med versionshantering av dokument och förbättra säkerheten. Att låta parterna signera elektroniskt minskar också risken för att viktiga fysiska dokument tappas bort eller skadas.
Inregistreringsdokument
Delstatsmyndigheter i USA fastställer de rutiner som företag måste följa för att bilda bolag i den delstaten, och många delstater låter dig skicka in registreringsbevis online. Att använda e-signaturer på digitala dokument kan spara tid jämfört med att posta fysiska kopior eller lämna in dokument personligen på ett registreringskontor.
Kapitalanskaffnings- och investerardokument
E-signaturer kan minska friktionen när viktiga kapitalanskaffnings- och investerardokument upprättas, till exempel Simple Agreements for Future Equity (SAFE-avtal). Som ett resultat kan affärer slutföras snabbare, vilket gör att företagare kan påbörja sin verksamhet tidigare.
Operativa dokument
När verksamheten för din startup har etablerats har du förmodligen ytterligare dokument att hantera, till exempel anställnings- och leverantörsavtal, sekretessavtal (NDA) och pappersarbete för andra juridiska ärenden. Att använda e-signaturer kan bidra till att minska de administrativa uppgifterna och förbättra effektiviteten med digital dokumenthantering och mindre fysiskt pappersarbete att lagra.
Vad bör företag titta efter i ett arbetsflöde för e-signaturer?
Grundare måste tänka på flera faktorer när de etablerar arbetsflöden för e-signaturer för affärsdokument med höga insatser. Dessa inkluderar:
Juridisk efterlevnad: Följer arbetsflödet UETA och ESIGN-reglerna rent juridiskt? Finns det alternativa eller ytterligare juridiska krav i din jurisdiktion?
Säkerhetsfunktioner: När du utvärderar e-signaturlösningar bör du leta efter säkerhetsfunktioner som krypterad molnlagring med ett granskningsspår som spårar dokumenthistoriken.
Integrationer: Vilka verktyg använder du eller ditt team för att hantera dokument och andra viktiga operativa processer? Att välja e-signaturlösningar som kan integrera med den teknik som ditt företag använder kan hjälpa dig att minska felen och öka effektiviteten.
Anpassning: Varje startups behov är annorlunda. Baserat på volym, lagring och krav på routing bör du överväga hur mycket anpassning som krävs för att lägga till signaturarbetsflöden. Den anpassningsnivå som behövs kan påverka dina kostnader.
Så här kan Stripe Atlas hjälpa till
Stripe Atlas hanterar allt du behöver för att starta ditt företag juridiskt – bolagsbildning, Employer Identification Number (EIN), aktiefördelning och skattedeklarationer – så att du kan ta in kapital, öppna ett bankkonto och börja ta emot betalningar på bara två arbetsdagar, från var som helst i världen.
Bli en av 100 000+ startups som har bildats med Atlas, inklusive startups med stöd från ledande investerare som Y Combinator, a16z och General Catalyst.
Börja på några minuter med Atlas
Ansökan tar under 10 minuter. Du väljer din företagsstruktur, bekräftar att ditt namn är tillgängligt, lägger till upp till fyra medgrundare, ställer in er aktiefördelning och e-signerar. Sedan tar Atlas vid, vilket inkluderar att meddela medgrundarna att de ska signera sina dokument elektroniskt.
Banktjänster och betalningar innan ditt EIN anländer
Atlas skickar in din EIN-ansökan automatiskt efter bolagsbildningen. Du behöver inte vänta. Atlas möjliggör betalningar och banktjänster innan ditt EIN anländer så att du kan börja ta emot betalningar och göra transaktioner direkt. Grundare i USA med ett Social Security-nummer är vanligtvis berättigade till påskyndad IRS-handläggning.
Automatisk deklaration för val av skatt enligt 83(b)
Atlas skickar in ditt 83(b)-val åt dig – för både grundare i och utanför USA – med USPS Certified Mail och spårning för att sänka din personliga inkomstskatt. Du får ett signerat 83(b)-val och ett inlämningsbevis direkt i Stripe Dashboard, med bekräftelse på det rekommenderade brevet.
Juridiska dokument för företag i världsklass
Atlas tillhandahåller alla juridiska dokument du behöver för att börja driva ditt företag – utformade av Cooley, en av världens ledande advokatbyråer inom venturekapital – och lagrar dem direkt i Stripe Dashboard. Dessa dokument är utformade för att hjälpa dig att ta in kapital omedelbart och se till att ditt företag är juridiskt skyddat. De täcker aspekter som ägarstruktur, aktiefördelning och efterlevnad av skatteregler.
2 500 USD i Stripe-krediter, plus 50 000+ USD i partnerrabatter
Atlas-startups får 2 500 USD i Stripe-produktkrediter under sitt första år, plus 50 000+ USD i rabatter på viktiga verktyg – Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity och fler. En tjänst som registrerat ombud i Delaware ingår också gratis under ditt första år.
Läs mer om hur Atlas kan hjälpa dig att starta ditt nya företag snabbt och enkelt, eller kom igång idag.
Vanliga frågor om att säkerställa att e-signaturer är juridiskt bindande
Innehållet i den här artikeln är endast avsett för allmän information och utbildningsändamål och ska inte tolkas som juridisk eller skatterelaterad rådgivning. Stripe garanterar inte att informationen i artikeln är korrekt, fullständig, adekvat eller aktuell. Du bör söka råd från en kompetent advokat eller revisor som är licensierad att praktisera i din jurisdiktion för råd om din specifika situation.