Las firmas electrónicas permiten a las empresas firmar documentos de manera electrónica y se consideran legalmente vinculantes cuando se cumplen ciertas condiciones según la ley federal de EE. UU. No usar las firmas electrónicas en cumplimiento de la normativa puede tener consecuencias legales y financieras que podrían afectar tu capacidad para recaudar fondos y constituir una empresa rápidamente.
A continuación, analizaremos las leyes de EE. UU. que regulan las firmas electrónicas, las condiciones que las empresas deben cumplir para que las firmas electrónicas sean válidas y otros factores que se deben tener en cuenta al implementar flujos de trabajo de firmas electrónicas.
Conclusiones principales
Las firmas electrónicas se consideran legalmente válidas en EE. UU. y en muchos otros países siempre que se cumplan condiciones específicas según las leyes de EE. UU.
En EE. UU., dos leyes establecen que las firmas electrónicas son legalmente vinculantes: la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN).
La implementación de flujos de trabajo de firmas electrónicas puede ayudar a los propietarios de empresas a concretar documentos corporativos y de recaudación de fondos importantes con mayor rapidez.
¿Las firmas electrónicas son legalmente vinculantes?
En EE. UU. y en muchos otros países, las firmas electrónicas se consideran legalmente vinculantes. Por lo general, se reconocen como una alternativa aceptable a las firmas manuscritas (o en húmedo) y permiten que los documentos se firmen de forma digital.
Debido a las leyes que las regulan, las firmas electrónicas pueden adoptar diferentes formas, lo que incluye sonidos, símbolos o procesos electrónicos. Cuando se usan de forma adecuada, las firmas electrónicas brindan a los propietarios de empresas una opción segura y legal para firmar y ejecutar documentos con rapidez.
¿Cuáles son las leyes que hacen que las firmas electrónicas sean exigibles?
Dos leyes en EE. UU. establecen la validez legal de las firmas electrónicas: UETA y la Ley ESIGN.
UETA: UETA «establece la equivalencia legal de los registros y firmas electrónicos con los escritos en papel y las firmas manuales». Creada en 1999, la ley ayuda a garantizar que las políticas sobre firmas electrónicas sean coherentes en los diferentes estados de EE. UU. Todos los estados (con la excepción de Nueva York, que sigue su Ley de Firmas y Registros Electrónicos o ESRA), el Distrito de Columbia, Puerto Rico y las Islas Vírgenes de EE. UU. han promulgado la UETA.
Ley ESIGN: La Ley ESIGN es una ley federal de EE. UU. que se basa en la UETA. La ley, promulgada en 2000, «proporciona una regla general de validez para los registros y firmas electrónicos para transacciones en el comercio interestatal o extranjero, o que lo afecten».
¿Cuándo se considera que una firma electrónica no es válida?
La UETA y la Ley ESIGN identifican ciertas excepciones en las que las firmas electrónicas no se consideran válidas. Por ejemplo, las firmas electrónicas no se pueden usar para firmar ciertos documentos legalmente vinculantes como testamentos, codicilos y fideicomisos testamentarios. También se consideran no válidas en documentos, órdenes y notificaciones judiciales oficiales.
El uso de firmas electrónicas sin cumplir la normativa en los tipos de documentos permitidos puede resultar en su invalidación. Por ejemplo, si ambas partes no consienten en firmar un documento de forma electrónica, como un contrato, el documento ejecutado podría no ser válido.
El hecho de no usar las firmas electrónicas de forma correcta puede tener consecuencias legales y financieras para los propietarios de empresas. Los documentos importantes podrían considerarse no válidos —incluso después de que ambas partes los firmen— o es posible que se deban volver a firmar. Esto puede causar demoras al formar una empresa nueva o interrumpir las operaciones empresariales en curso.
¿Qué hace que una firma electrónica sea válida?
Se deben cumplir cuatro requisitos generales para que una firma electrónica sea válida.
Intención clara de firmar: Todas las partes deben demostrar una intención clara de firmar el documento. Por ejemplo, es posible que debas demostrar tu decisión de firmar un documento digital al escribir tu nombre en un campo claramente etiquetado. No hacerlo invalidaría el documento.
Consentimiento para firmar de forma electrónica: Ambas partes deben dar su consentimiento para firmar el documento de forma electrónica. Puedes hacerlo al hacer clic en un botón de «Acepto» que da tu consentimiento explícito para firmar tu nombre con una firma electrónica.
Usar una firma claramente asociada: Las leyes de EE. UU. exigen que las firmas electrónicas estén «claramente asociadas» a un registro. Algunos ejemplos incluyen un sonido, un símbolo o un proceso electrónicos.
Retención adecuada de registros: Al usar firmas electrónicas, debe haber un rastro claro y auditable que muestre quién firmó el documento y cuándo.
¿Cómo se pueden usar las firmas electrónicas en los documentos corporativos y de recaudación de fondos?
El uso de firmas electrónicas puede ayudar a las Startups en fase inicial a administrar de manera eficiente la documentación legal necesaria para la recaudación de fondos y la formación de la empresa. Algunos ejemplos son:
Documentos de fundación
Firmar tus documentos de fundación, como los acuerdos de los fundadores y los estatutos, con firmas electrónicas puede ayudar con el control de versiones de los documentos y mejorar la seguridad. El hecho de que las partes firmen electrónicamente también reduce el riesgo de que se pierdan o se dañen documentos físicos importantes.
Documentos de constitución
Las agencias estatales de EE. UU. establecen los procedimientos que las empresas deben seguir para constituirse en ese estado, y muchos estados permiten presentar los estatutos de constitución en línea. Usar firmas electrónicas en documentos digitales puede ahorrar tiempo en comparación con el envío de copias físicas por correo o la presentación de documentos en persona en una oficina de registro.
Documentos de recaudación de fondos e inversionistas
Las firmas electrónicas pueden reducir la fricción al formalizar documentos importantes de recaudación de fondos y para inversionistas, como los acuerdos simples para capital futuro (SAFE). Como resultado, los acuerdos podrían concretarse con mayor rapidez, lo que permite a los propietarios de empresas comenzar las operaciones antes.
Documentos operativos
Una vez que se establezcan las operaciones de tu Startup, es probable que tengas documentos adicionales que procesar, como contratos de empleados y proveedores, acuerdos de confidencialidad (NDA) y papeleo para otros asuntos legales. Usar firmas electrónicas puede ayudar a reducir las tareas administrativas y mejorar la eficiencia gracias a la gestión de documentos digitales y la menor cantidad de papeleo físico que se debe almacenar.
¿Qué deben buscar las empresas en un flujo de trabajo de firma electrónica?
Los fundadores deben considerar varios factores al establecer flujos de trabajo de firmas electrónicas para documentos empresariales de gran importancia. Estos incluyen:
Cumplimiento de la normativa legal: ¿El flujo de trabajo cumple con la UETA y las regulaciones de ESIGN? ¿Existen requisitos legales alternativos o adicionales en tu jurisdicción?
Funciones de seguridad: Al evaluar las soluciones de firma electrónica, busca funciones de seguridad, como almacenamiento en la nube cifrado con un rastro de auditoría que rastree el historial de los documentos.
Integraciones: ¿Qué herramientas usan tú o tu equipo para gestionar documentos y otros procesos operativos importantes? Elegir soluciones de firma electrónica que se puedan integrar con la tecnología que usa tu empresa podría ayudarte a reducir errores y aumentar la eficiencia.
Personalización: Las necesidades de cada Startup son diferentes. En función de los requisitos de volumen, almacenamiento y enrutamiento, ten en cuenta cuánta personalización se requiere para agregar flujos de trabajo de firmas. El nivel de personalización necesario podría afectar tus costos.
¿Cómo puede ayudar Stripe Atlas?
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Atlas presenta la elección 83(b) por ti —tanto para fundadores de EE. UU. como de otros países— a través del correo certificado del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) con seguimiento para reducir los impuestos sobre los ingresos personales. Obtendrás una elección 83(b) firmada y un comprobante de presentación directamente en el Dashboard de Stripe, con la confirmación del correo certificado.
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Preguntas frecuentes sobre cómo garantizar que las firmas electrónicas sean legalmente vinculantes
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.