Elektronische Signaturen (E-Signaturen) ermöglichen es Unternehmen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, und gelten als rechtlich bindend, wenn bestimmte Bedingungen nach US-Bundesrecht erfüllt sind. Die nicht konforme Verwendung von E-Signaturen kann rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben, die Ihre Fähigkeit zur Kapitalbeschaffung und schnellen Unternehmensgründung beeinträchtigen können.
Im Folgenden erörtern wir die US-Gesetze, die elektronische Signaturen regeln, die Bedingungen, die Unternehmen erfüllen müssen, damit E-Signaturen gültig sind, sowie weitere Faktoren, die bei der Implementierung von Workflows für E-Signaturen zu berücksichtigen sind.
Das Wichtigste auf einen Blick
E-Signaturen gelten in den USA und vielen anderen Ländern als rechtsgültig, solange bestimmte Bedingungen nach US-Recht erfüllt sind.
In den USA legen zwei Gesetze fest, dass E-Signaturen rechtlich bindend sind: der Uniform Electronic Transactions Act (UETA) und der Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
Die Implementierung von E-Signatur-Workflows kann Unternehmensinhaberinnen und -inhabern helfen, wichtige Fundraising- und Unternehmensdokumente schneller fertigzustellen.
Sind E-Signaturen rechtlich bindend?
In den USA und vielen anderen Ländern gelten elektronische Signaturen, manchmal auch E-Signaturen genannt, als rechtlich bindend. Sie werden in der Regel als akzeptable Alternative zu handschriftlichen (oder nassen) Signaturen anerkannt und ermöglichen die digitale Unterzeichnung von Dokumenten.
Aufgrund der Gesetze, die sie regeln, können E-Signaturen verschiedene Formen annehmen, einschließlich elektronischer Töne, Symbole oder Prozesse. Bei ordnungsgemäßer Verwendung bieten E-Signaturen Unternehmensinhaberinnen und -inhabern eine sichere und legale Möglichkeit, Dokumente schnell zu unterzeichnen und auszufertigen.
Welche Gesetze machen E-Signaturen durchsetzbar?
Zwei Gesetze in den USA begründen die rechtliche Stellung von E-Signaturen: UETA und der ESIGN Act.
UETA: Der UETA „schafft die rechtliche Gleichwertigkeit von elektronischen Aufzeichnungen und Signaturen mit Papierschriftstücken und handschriftlich unterzeichneten Signaturen“. Das 1999 geschaffene Gesetz trägt dazu bei, dass die Richtlinien für E-Signaturen in den verschiedenen US-Bundesstaaten einheitlich sind. Alle Bundesstaaten (mit Ausnahme von New York, das seinen Electronic Signatures and Records Act oder ESRA befolgt), der District of Columbia, Puerto Rico und die Amerikanischen Jungferninseln haben den UETA erlassen.
ESIGN Act: Der ESIGN Act ist ein US-Bundesgesetz, das auf dem UETA aufbaut. Das im Jahr 2000 unterzeichnete Gesetz „stellt eine allgemeine Gültigkeitsregel für elektronische Aufzeichnungen und Signaturen für Transaktionen im zwischenstaatlichen oder ausländischen Handel oder mit Auswirkungen auf diesen bereit“.
Wann gilt eine E-Signatur als ungültig?
Der UETA und der ESIGN Act nennen bestimmte Ausnahmen, bei denen E-Signaturen nicht als gültig angesehen werden. Beispielsweise können elektronische Signaturen nicht zur Ausfertigung bestimmter rechtsverbindlicher Dokumente wie Testamente, Testamentsnachträge und testamentarische Trusts verwendet werden. Sie gelten auch bei offiziellen Gerichtsdokumenten, gerichtlichen Anordnungen und gerichtlichen Mitteilungen als ungültig.
Die nicht konforme Verwendung von E-Signaturen bei zulässigen Dokumenttypen kann zur Ungültigkeit führen. Wenn beispielsweise nicht beide Parteien der elektronischen Unterzeichnung eines Dokuments wie eines Vertrags zustimmen, ist das ausgefertigte Dokument möglicherweise nicht gültig.
Die unsachgemäße Verwendung von E-Signaturen kann potenziell rechtliche und finanzielle Konsequenzen für Unternehmensinhaberinnen und -inhaber haben. Wichtige Dokumente könnten – selbst nachdem beide Parteien unterzeichnet haben – als ungültig erachtet werden oder neu unterzeichnet werden müssen. Dies kann zu Verzögerungen bei der Gründung eines neuen Unternehmens führen oder den laufenden Geschäftsbetrieb stören.
Wodurch wird eine E-Signatur gültig?
Damit eine E-Signatur gültig ist, müssen vier allgemeine Anforderungen erfüllt sein.
Klare Absicht zur Unterzeichnung: Alle Parteien müssen eine klare Absicht zur Unterzeichnung des Dokuments nachweisen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise Ihre Entscheidung, ein digitales Dokument zu unterzeichnen, durch Eingabe Ihres Namens in ein eindeutig gekennzeichnetes Feld nachweisen. Wenn Sie dies nicht tun, wird das Dokument ungültig.
Zustimmung zur elektronischen Unterzeichnung: Beide Parteien müssen der elektronischen Unterzeichnung des Dokuments zustimmen. Dies können Sie tun, indem Sie auf eine Schaltfläche „Ich stimme zu“ klicken, die ausdrücklich Ihre Zustimmung erteilt, Ihren Namen mit einer E-Signatur zu unterzeichnen.
Verwendung einer eindeutig zugeordneten Signatur: E-Signaturen müssen nach US-Recht einem Datensatz „eindeutig zugeordnet“ sein. Beispiele hierfür sind ein elektronischer Ton, ein Symbol oder ein Prozess.
Ordnungsgemäße Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Bei der Verwendung von E-Signaturen muss ein klarer, überprüfbarer Prüfpfad vorhanden sein, der anzeigt, wer das Dokument wann unterzeichnet hat.
Wie können E-Signaturen beim Fundraising und für Unternehmensdokumente verwendet werden?
Der Einsatz von E-Signaturen kann Start-ups in der Frühphase dabei helfen, rechtliche Dokumente, die für das Fundraising und die Unternehmensgründung erforderlich sind, effizient zu verwalten. Beispiele hierfür sind:
Gründungsdokumente
Die Unterzeichnung Ihrer Gründungsdokumente, wie z. B. Gründervereinbarungen und Satzungen, mit E-Signaturen kann bei der Versionskontrolle von Dokumenten helfen und die Sicherheit verbessern. Wenn Parteien elektronisch unterzeichnen, verringert sich zudem das Risiko, dass wichtige physische Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden.
Gründungsdokumente
Behörden der US-Bundesstaaten legen die Verfahren fest, die Unternehmen befolgen müssen, um sich in dem jeweiligen Bundesstaat eintragen zu lassen, und viele Bundesstaaten ermöglichen es Ihnen, Gründungsurkunden online einzureichen. Die Verwendung von E-Signaturen in digitalen Dokumenten kann im Vergleich zum postalischen Versand physischer Kopien oder der persönlichen Einreichung von Dokumenten bei einer Registrierungsstelle Zeit sparen.
Fundraising- und Investorendokumente
E-Signaturen können Reibungsverluste bei der Ausfertigung wichtiger Fundraising- und Investorendokumente wie Simple Agreements for Future Equity (SAFEs) reduzieren. Dadurch können Geschäftsabschlüsse möglicherweise schneller abgewickelt werden, sodass Unternehmensinhaberinnen und -inhaber früher mit der Geschäftstätigkeit beginnen können.
Operative Dokumente
Sobald der Betrieb für Ihr Start-up läuft, müssen Sie wahrscheinlich weitere Dokumente bearbeiten, wie z. B. Verträge mit Mitarbeitenden sowie Anbieterinnen und Anbietern, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Unterlagen für andere rechtliche Angelegenheiten. Der Einsatz von E-Signaturen kann dazu beitragen, administrative Aufgaben zu reduzieren und die Effizienz durch digitale Dokumentenverwaltung und weniger aufzubewahrende physische Unterlagen zu verbessern.
Worauf sollten Unternehmen bei einem E-Signatur-Workflow achten?
Gründerinnen und Gründer müssen mehrere Faktoren berücksichtigen, wenn sie E-Signatur-Workflows für wichtige Geschäftsdokumente einrichten. Dazu gehören:
Rechtskonformität: Ist der Workflow rechtlich mit dem UETA und den ESIGN-Vorschriften konform? Gibt es in Ihrem Zuständigkeitsbereich alternative oder zusätzliche gesetzliche Anforderungen?
Sicherheitsfunktionen: Achten Sie bei der Bewertung von E-Signatur-Lösungen auf Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Cloud-Speicher mit einem Prüfpfad, der den Verlauf von Dokumenten nachverfolgt.
Integrationen: Welche Tools verwenden Sie oder Ihr Team zur Verwaltung von Dokumenten und anderen wichtigen betrieblichen Prozessen? Die Wahl von E-Signatur-Lösungen, die sich in die von Ihrem Unternehmen verwendete Technologie integrieren lassen, könnte Ihnen helfen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.
Anpassung: Die Anforderungen jedes Start-ups sind unterschiedlich. Berücksichtigen Sie basierend auf den Volumen-, Speicher- und Routing-Anforderungen, wie viel Anpassung erforderlich ist, um Signatur-Workflows hinzuzufügen. Der erforderliche Anpassungsgrad könnte sich auf Ihre Kosten auswirken.
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FAQs zur Sicherstellung der Rechtsverbindlichkeit von E-Signaturen
Der Inhalt dieses Artikels dient nur zu allgemeinen Informations- und Bildungszwecken und sollte nicht als Rechts- oder Steuerberatung interpretiert werden. Stripe übernimmt keine Gewähr oder Garantie für die Richtigkeit, Vollständigkeit, Angemessenheit oder Aktualität der Informationen in diesem Artikel. Sie sollten den Rat eines in Ihrem steuerlichen Zuständigkeitsbereich zugelassenen kompetenten Rechtsbeistands oder von einer Steuerberatungsstelle einholen und sich hinsichtlich Ihrer speziellen Situation beraten lassen.