Les signatures électroniques permettent aux entreprises de signer des documents de manière électronique et sont considérées comme ayant une valeur juridique lorsque certaines conditions sont remplies en vertu de la loi fédérale américaine. L'utilisation non conforme des signatures électroniques peut avoir des conséquences juridiques et financières susceptibles d'affecter la capacité à lever des fonds et à se constituer rapidement en société.
Nous abordons ci-dessous les lois américaines qui réglementent les signatures électroniques, les conditions que les entreprises doivent remplir pour que ces signatures soient valides, ainsi que d'autres facteurs à prendre en compte lors de la mise en œuvre de flux de travail de signature électronique.
L’essentiel à retenir
Les signatures électroniques sont considérées comme juridiquement valides aux États-Unis et dans de nombreux autres pays tant que des conditions spécifiques sont remplies en vertu de la loi américaine.
Aux États-Unis, deux textes de loi établissent la valeur juridique des signatures électroniques : l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) et l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
La mise en œuvre de flux de travail de signature électronique peut aider les propriétaires d'entreprise à finaliser plus rapidement les documents importants de levée de fonds et d'entreprise.
Les signatures électroniques ont-elles une valeur juridique ?
Aux États-Unis et dans de nombreux autres pays, les signatures électroniques sont considérées comme ayant une valeur juridique. Elles sont généralement reconnues comme une alternative acceptable aux signatures manuscrites et permettent de signer des documents numériquement.
En raison des lois qui les régissent, les signatures électroniques peuvent prendre différentes formes, notamment des sons, des symboles ou des processus électroniques. Lorsqu'elles sont utilisées correctement, les signatures électroniques offrent aux propriétaires d'entreprise une option sécurisée et légale pour signer et exécuter des documents rapidement.
Quelles sont les lois qui rendent les signatures électroniques applicables ?
Deux lois aux États-Unis établissent le statut juridique des signatures électroniques : l'UETA et l'ESIGN Act.
UETA : l'UETA « établit l'équivalence juridique des dossiers et signatures électroniques avec les documents papier et les signatures manuelles ». Créée en 1999, cette loi permet de s'assurer que les politiques en matière de signatures électroniques sont cohérentes dans les différents États américains. Tous les États (à l'exception de New York, qui applique son Electronic Signatures and Records Act, ou ESRA), le district de Columbia, Porto Rico et les îles Vierges américaines ont adopté l'UETA.
ESIGN Act : l'ESIGN Act est une loi fédérale américaine qui s'appuie sur l'UETA. Cette loi, promulguée en 2000, « fournit une règle générale de validité pour les dossiers et signatures électroniques pour les transactions dans ou affectant le commerce interétatique ou étranger ».
Quand une signature électronique est-elle considérée comme non valide ?
L'UETA et l'ESIGN Act identifient certaines exceptions pour lesquelles les signatures électroniques ne sont pas considérées comme valides. Par exemple, elles ne peuvent pas être utilisées pour signer certains documents juridiquement contraignants tels que les testaments, les codicilles et les fiducies testamentaires. Elles sont également considérées comme non valides sur les documents judiciaires officiels, les ordonnances et les avis de tribunaux.
L'utilisation non conforme de signatures électroniques sur des types de documents autorisés peut entraîner leur invalidation. Par exemple, si les deux parties ne consentent pas à signer électroniquement un document tel qu'un contrat, le document exécuté peut ne pas être valide.
Le fait de ne pas utiliser correctement les signatures électroniques peut avoir des conséquences juridiques et financières pour les propriétaires d'entreprise. Des documents importants peuvent être considérés comme non valides, même après la signature des deux parties, ou devoir être signés à nouveau. Cela peut entraîner des retards lors de la création d'une nouvelle entreprise ou perturber les activités commerciales en cours.
Qu'est-ce qui rend une signature électronique valide ?
Quatre exigences générales doivent être remplies pour qu'une signature électronique soit valide.
Intention claire de signer : toutes les parties doivent démontrer une intention claire de signer le document. Par exemple, il peut être nécessaire de démontrer le choix de signer un document numérique en saisissant le nom dans un champ clairement étiqueté. Le fait de ne pas le faire rendrait le document non valide.
Consentement à signer électroniquement : les deux parties doivent consentir à signer le document de manière électronique. Il est possible de le faire en cliquant sur un bouton « J'accepte » qui donne explicitement le consentement pour signer avec une signature électronique.
Utilisation d'une signature clairement associée : les lois américaines exigent que les signatures électroniques soient « clairement associées » à un dossier. Les exemples incluent un son, un symbole ou un processus électronique.
Conservation appropriée des dossiers : lors de l'utilisation de signatures électroniques, il doit y avoir une piste d'audit claire qui indique qui a signé le document et à quel moment.
Comment les signatures électroniques peuvent-elles être utilisées dans les documents de levée de fonds et d'entreprise ?
L'utilisation de signatures électroniques peut aider les jeunes startups à gérer efficacement les documents juridiques nécessaires à la levée de fonds et à la création de l'entreprise. En voici quelques exemples :
Documents fondateurs
La signature de vos documents fondateurs, tels que les accords entre fondateurs et les statuts, au moyen de signatures électroniques peut faciliter le contrôle des versions des documents et améliorer la sécurité. Le fait que les parties signent de manière électronique réduit également le risque de perte ou de détérioration de documents physiques importants.
Documents de constitution
Les agences d'État américaines établissent les procédures que les entreprises doivent suivre pour se constituer dans cet État, et de nombreux États permettent de déposer les statuts en ligne. L'utilisation de signatures électroniques sur des documents numériques permet de gagner du temps par rapport à l'envoi de copies physiques par courrier ou à la soumission de documents en personne dans un bureau d'enregistrement.
Documents de levée de fonds et d'investisseurs
Les signatures électroniques peuvent réduire les frictions lors de l'exécution de documents importants relatifs aux levées de fonds et aux investisseurs, tels que les Simple Agreements for Future Equity (SAFE). Par conséquent, les transactions peuvent être finalisées plus rapidement, ce qui permet aux propriétaires d'entreprise de commencer leurs activités plus tôt.
Documents opérationnels
Une fois les activités de votre startup établies, vous aurez probablement d'autres documents à traiter, tels que des contrats d'employés et de fournisseurs, des accords de confidentialité (NDA) et des documents pour d'autres questions juridiques. L'utilisation de signatures électroniques permet de réduire les tâches administratives et d'améliorer l'efficacité grâce à la gestion des documents numériques et à la réduction des documents physiques à conserver.
Que doivent rechercher les entreprises dans un flux de travail de signature électronique ?
Les fondateurs doivent prendre en compte plusieurs facteurs lors de l'établissement de flux de travail de signature électronique pour des documents commerciaux à fort enjeu. Ces facteurs comprennent :
Conformité juridique : le flux de travail est-il juridiquement conforme à l'UETA et aux réglementations ESIGN ? Existe-t-il des exigences juridiques alternatives ou supplémentaires dans votre juridiction ?
Fonctionnalités de sécurité : lors de l'évaluation des solutions de signature électronique, vérifiez les fonctionnalités de sécurité telles que le stockage cloud chiffré avec une piste d'audit qui suit l'historique des documents.
Intégrations : quels outils utilisez-vous pour gérer les documents et autres processus opérationnels importants ? Le choix de solutions de signature électronique capables de s'intégrer à la technologie utilisée par l'entreprise peut permettre de réduire les erreurs et d'augmenter l'efficacité.
Personnalisation : les besoins de chaque startup sont différents. En fonction des exigences de volume, de stockage et d'acheminement, évaluez le niveau de personnalisation nécessaire pour ajouter des flux de travail de signature. Le niveau de personnalisation requis peut avoir une incidence sur les coûts.
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FAQ sur la valeur juridique des signatures électroniques
Le contenu de cet article est fourni à des fins informatives et pédagogiques uniquement. Il ne saurait constituer un conseil juridique ou fiscal. Stripe ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité, la pertinence, ni l'actualité des informations contenues dans cet article. Nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un avocat compétent ou d'un comptable agréé dans le ou les territoires concernés pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.