Le firme elettroniche consentono alle aziende di firmare i documenti in modo elettronico e sono considerate legalmente vincolanti quando sono soddisfatte determinate condizioni ai sensi della legge federale degli Stati Uniti. Il mancato utilizzo delle firme elettroniche nel rispetto della compliance può avere conseguenze legali e finanziarie che potrebbero influire sulla tua capacità di raccogliere fondi e costituire rapidamente una società.
Di seguito, esamineremo le leggi degli Stati Uniti che regolamentano le firme elettroniche, le condizioni che le aziende devono soddisfare affinché le firme elettroniche siano valide e altri fattori da considerare durante l'implementazione dei flussi di lavoro per la firma elettronica.
Punti salienti
Le firme elettroniche sono considerate legalmente valide negli Stati Uniti e in molti altri Paesi a condizione che siano soddisfatte condizioni specifiche ai sensi della legge degli Stati Uniti.
Negli Stati Uniti, due testi legislativi stabiliscono che le firme elettroniche sono legalmente vincolanti: lo Uniform Electronic Transactions Act (UETA) e l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act.
L'implementazione di flussi di lavoro per la firma elettronica può aiutare i titolari delle aziende a finalizzare più rapidamente importanti documenti aziendali e per la raccolta fondi.
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti?
Negli Stati Uniti e in molti altri Paesi, le firme elettroniche, talvolta chiamate e-signature, sono considerate legalmente vincolanti. In genere sono riconosciute come un'alternativa accettabile alle firme autografe (o manuali) e consentono di firmare i documenti digitalmente.
A causa delle leggi che le regolamentano, le firme elettroniche possono assumere forme diverse, tra cui suoni, simboli o processi elettronici. Se utilizzate correttamente, le firme elettroniche offrono ai titolari delle aziende un'opzione sicura e legale per firmare e convalidare rapidamente i documenti.
Quali sono le leggi che rendono applicabili le firme elettroniche?
Negli Stati Uniti, la validità giuridica delle firme elettroniche è stabilita da due leggi: l'UETA e l'ESIGN Act.
UETA: l'UETA “stabilisce l'equivalenza legale dei registri e delle firme elettroniche con gli scritti cartacei e le firme autografe”. Creata nel 1999, la legge contribuisce a garantire che le politiche in materia di firme elettroniche siano coerenti nei diversi stati degli Stati Uniti. Tutti gli stati (con l'eccezione di New York, che segue il suo Electronic Signatures and Records Act, o ESRA), il Distretto della Columbia, Porto Rico e le Isole Vergini degli Stati Uniti hanno promulgato l'UETA.
ESIGN Act: l'ESIGN Act è una legge federale degli Stati Uniti che si basa sull'UETA. La legge, promulgata nel 2000, “fornisce una regola generale di validità per i registri e le firme elettroniche per le transazioni nel commercio interstatale o estero o che lo influenzano”.
Quando una firma elettronica è considerata non valida?
L'UETA e l'ESIGN Act identificano alcune eccezioni in cui le firme elettroniche non sono considerate valide. Ad esempio, le firme elettroniche non possono essere utilizzate per convalidare alcuni documenti legalmente vincolanti come i testamenti, i codicilli e i trust testamentari. Inoltre, sono considerate non valide per i documenti ufficiali del tribunale, le ordinanze del tribunale e gli avvisi del tribunale.
L'utilizzo delle firme elettroniche non conforme alla compliance sui tipi di documenti consentiti può comportarne l'invalidazione. Ad esempio, se entrambe le parti non acconsentono a firmare elettronicamente un documento come un contratto, il documento sottoscritto potrebbe non essere valido.
L'utilizzo scorretto delle firme elettroniche può potenzialmente avere conseguenze legali e finanziarie per i titolari delle aziende. I documenti importanti potrebbero essere considerati non validi (anche dopo la firma di entrambe le parti) o dover essere firmati di nuovo. Ciò può causare ritardi nella costituzione di una nuova attività o interrompere le operazioni aziendali in corso.
Cosa rende valida una firma elettronica?
Affinché una firma elettronica sia valida, devono essere soddisfatti quattro requisiti generali.
Chiaro intento di firmare: tutte le parti devono dimostrare un chiaro intento di firmare il documento. Ad esempio, potresti dover dimostrare la tua scelta di firmare un documento digitale digitando il tuo nome in un campo chiaramente etichettato. In caso contrario, il documento verrebbe invalidato.
Consenso alla firma elettronica: entrambe le parti devono acconsentire alla firma elettronica del documento. Puoi farlo facendo clic su un pulsante “Accetto” che dà esplicitamente il consenso ad apporre la tua firma in formato elettronico.
Utilizzo di una firma chiaramente associata: la legge degli Stati Uniti richiede che le firme elettroniche siano “chiaramente associate” a un registro. Tra gli esempi rientrano un suono, un simbolo o un processo elettronico.
Adeguata conservazione dei registri: quando si utilizzano le firme elettroniche, deve esserci un percorso chiaro e verificabile che mostri chi ha firmato il documento e quando.
Come possono essere utilizzate le firme elettroniche per la raccolta fondi e i documenti aziendali?
L'uso delle firme elettroniche può aiutare le start-up in fase iniziale a gestire in modo efficiente la documentazione legale necessaria per la raccolta fondi e la costituzione dell'attività. Alcuni esempi includono:
Documenti costitutivi
Firmare i documenti costitutivi, come gli accordi tra i fondatori e lo statuto, con firme elettroniche può aiutare a controllare le versioni dei documenti e a migliorare la sicurezza. Far firmare le parti elettronicamente riduce anche il rischio che importanti documenti fisici vengano smarriti o danneggiati.
Documenti di costituzione
Le agenzie statali degli Stati Uniti stabiliscono le procedure che le aziende devono seguire per costituirsi in quello stato e molti stati consentono di presentare gli atti costitutivi online. L'utilizzo di firme elettroniche sui documenti digitali consente di risparmiare tempo rispetto alla spedizione di copie fisiche o alla presentazione di documenti di persona presso un ufficio di registrazione.
Documenti per la raccolta fondi e per gli investitori
Le firme elettroniche possono ridurre gli ostacoli durante la sottoscrizione di importanti documenti per la raccolta fondi e per gli investitori, come i Simple Agreement for Future Equity (SAFE). Di conseguenza, gli accordi potrebbero essere finalizzati più rapidamente, consentendo ai titolari delle aziende di iniziare a operare prima.
Documenti operativi
Una volta stabilite le operazioni per la tua start-up, probabilmente avrai altri documenti da elaborare, come contratti per dipendenti e fornitori, accordi di non divulgazione (NDA) e pratiche per altre questioni legali. L'uso delle firme elettroniche può contribuire a ridurre le attività amministrative e a migliorare l'efficienza, grazie alla gestione dei documenti digitali e a una minore quantità di documenti fisici da archiviare.
Cosa devono cercare le aziende in un flusso di lavoro per la firma elettronica?
I fondatori devono considerare diversi fattori quando stabiliscono i flussi di lavoro per la firma elettronica per documenti aziendali ad alto rischio. Tra questi rientrano:
Compliance legale: il flusso di lavoro è legalmente conforme all'UETA e alle normative ESIGN? Ci sono requisiti legali alternativi o aggiuntivi nella tua giurisdizione?
Funzionalità di sicurezza: quando valuti le soluzioni per la firma elettronica, verifica la presenza di funzionalità di sicurezza come l'archiviazione nel cloud crittografata con un audit trail che tenga traccia della cronologia dei documenti.
Integrazioni: quali strumenti utilizzate tu o il tuo team per gestire i documenti e altri importanti processi operativi? Scegliere soluzioni per la firma elettronica in grado di integrarsi con la tecnologia utilizzata dalla tua azienda potrebbe aiutarti a ridurre gli errori e ad aumentare l'efficienza.
Personalizzazione: le esigenze di ogni start-up sono diverse. In base ai requisiti di volume, archiviazione e routing, valuta il livello di personalizzazione necessario per aggiungere i flussi di lavoro per la firma. Il livello di personalizzazione necessario potrebbe influire sui costi.
In che modo Stripe Atlas può essere d'aiuto
Stripe Atlas gestisce tutto ciò di cui hai bisogno per lanciare legalmente la tua azienda (costituzione, Employer Identification Number (EIN), configurazione delle quote e dichiarazioni fiscali), così potrai raccogliere fondi, aprire un conto bancario e iniziare ad accettare pagamenti in soli due giorni lavorativi, da qualsiasi parte del mondo.
Unisciti a 100.000+ startup costituite con Atlas, incluse le startup sostenute da investitori di primo piano come Y Combinator, a16z e General Catalyst.
Inizia in pochi minuti con Atlas
Per la richiesta di registrazione occorrono meno di 10 minuti. Sceglierai la struttura della tua azienda, confermerai la disponibilità del nome, aggiungerai fino a quattro cofondatori, imposterai la ripartizione delle quote e firmerai elettronicamente. Successivamente, Atlas si occuperà di tutto il resto, inclusa la notifica ai cofondatori affinché firmino i propri documenti elettronicamente.
Servizi bancari e pagamenti prima dell'arrivo dell'EIN
Atlas presenta automaticamente la tua richiesta per l'EIN dopo la costituzione. Non devi aspettare. Atlas abilita i pagamenti e i servizi bancari pre-EIN, così potrai iniziare ad accettare pagamenti ed effettuare transazioni fin da subito. I fondatori negli Stati Uniti con un Social Security number sono generalmente idonei all'elaborazione rapida da parte dell'IRS.
Presentare automaticamente la richiesta per l'opzione 83(b)
Atlas presenta l'elezione 83(b) al posto tuo (sia per i fondatori statunitensi che per quelli non statunitensi) tramite posta certificata USPS e tracciamento per ridurre le imposte sul reddito delle persone fisiche. Riceverai un'elezione 83(b) firmata e una prova di presentazione direttamente nella Dashboard Stripe, con la conferma della posta certificata.
Documenti legali aziendali con idoneità globale
Atlas fornisce tutti i documenti legali di cui hai bisogno per avviare la tua azienda (redatti da Cooley, uno dei principali studi legali al mondo specializzati in venture capital) e li archivia direttamente nella Dashboard Stripe. Questi documenti sono progettati per aiutarti a raccogliere fondi immediatamente e per garantire che la tua azienda sia protetta dal punto di vista legale, coprendo aspetti come la struttura proprietaria, la distribuzione delle quote e la conformità fiscale.
2.500 $ in crediti Stripe, oltre a 50.000+ $ in sconti dei partner
Le startup Atlas ottengono 2.500 $ in crediti per i prodotti Stripe nel loro primo anno, oltre a 50.000+ $ in sconti su strumenti essenziali: Mercury, AWS, Carta, Xero, Perplexity e altri ancora. Inoltre, il servizio di registered agent nel Delaware è incluso gratuitamente per il primo anno.
Scopri come Atlas può aiutarti ad avviare la tua nuova attività in modo semplice e veloce, oppure inizia oggi stesso.
Domande frequenti su come garantire la validità legale delle firme elettroniche
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.